När du kör en import- eller exportguide i Access kan du spara de inställningar du använde som en specifikation, så att du när som helst kan upprepa importen eller exporten.
Du måste köra en import- eller exportåtgärden innan du kan spara en specifikation. Du kan emellertid använda en befintlig specifikation för en åtgärd du aldrig har utfört innan om åtgärden uppfyller något av följande villkor:
-
Om den enda skillnaden mellan åtgärden du vill köra och en befintlig specifikation är namnet på källfilen (vid en import) eller målfilen (vid en export) så kan du ändra namnet på käll- eller målfilen i den befintliga specifikationen och köra den.
-
Om du behöver exportera formaterade data och den enda skillnaden mellan åtgärden du vill utföra och en befintlig specifikation är kolumn- eller filterinställningar så kan du ändra de här inställningarna i specifikationen. Aktuella inställningar för kolumner och filter avgör alltid vad som exporteras, inte de inställningar som användes när specifikationen skapades.
Köra en sparad import- eller exportspecifikation från Access
Så här gör du om du har sparat information som en specifikation och vill upprepa samma åtgärd.
Kör specifikationen
-
Öppna Access-databasen som innehåller specifikationen om den inte redan är öppen. När du kör en importspecifikation är den aktuella databasen måldatabas. När du kör en exportspecifikation är den aktuella databasen källdatabas.
-
Om specifikationen exporterar formaterade data till en Excel-arbetsbok eller ett Word-dokument ska du öppna objektet och kontrollera att de fält du vill exportera inte är dolda i vyn. Granska också filterinställningarna och se till att de poster du vill exportera visas i vyn.
-
Klicka på Sparade importer eller Sparade exporter på fliken Externa data så att dialogrutan Hantera dataaktiviteter öppnas.
-
Klicka på den specifikation du vill köra i dialogrutan Hantera dataaktiviteter på fliken Sparade importer eller Sparade exporter.
-
Om du vill ändra källfil (när du kör en import) eller målfil (när du kör en export) klickar du på sökvägen till filen och redigerar den.
Observera att du kan ändra käll- och målfil, men att den nya fil du anger måste uppfylla alla krav som är nödvändiga för att kunna slutföra åtgärden.
-
Innan du klickar på Kör ska du kontrollera att käll- och målfilerna finns, att källdata är redo att importeras och att åtgärden inte kommer att skriva över några data i målfilen av misstag. Gör allt du skulle göra för att säkerställa att en åtgärd i en guide skulle lyckas innan du kör en sparad specifikation.
-
Klicka på Kör.
Du ser ett meddelande i Access om status för åtgärden. Om det inte gick att utföra åtgärden felsöker du felet på samma sätt som om du skulle använda en guide.
Tips: Om meddelandet inte anger orsaken till felet kan du försöka med att starta import- eller exportguiden och gå igenom dialogrutorna för att utföra samma åtgärd.
Köra en sparad import- eller exportspecifikation från Outlook
Om du har konfigurerat specifikationen som en Outlook-uppgift kan du starta åtgärden från Outlook.
Obs!: Du kan inte ändra sökvägen eller namnet på den externa filen i specifikationen innan du startar åtgärden när du kör specifikationen från Outlook. Om du vill ändra filnamnet i specifikationen ska du starta åtgärden från Access i stället för som en uppgift i Outlook.
Innan du startar åtgärden i Outlook ska du se till att Access är installerat i datorn och att käll- och målfilerna finns. Gör allt du skulle göra för att säkerställa att en åtgärd i en guide skulle lyckas innan du kör en sparad specifikation.
Kör specifikationen
-
Starta Outlook och klicka på Uppgifter i navigeringsfönstret. Dubbelklicka på uppgiften för att öppna den.
-
Klicka på Kör import eller Kör export i gruppen Microsoft Office Access på fliken Uppgift. Klicka på OK i det bekräftelsemeddelande som visas.
Om åtgärden körs utan fel visas inget meddelande. Om det inte går att utföra åtgärden visas ett meddelande som förklarar den troliga orsaken till felet. Prova att felsöka felet på samma sätt som om du skulle använda en guide.
Tips: Om meddelandet inte anger orsaken till felet kan du försöka med att starta import- eller exportguiden och gå igenom dialogrutorna för att utföra samma åtgärd.
Vad mer behöver jag veta?
-
Information om hur du schemalägger specifikationer för körning vid vissa tidpunkter finns i artikeln Schemalägga en import- eller exportåtgärd.
-
Information om hur du byter namn på en specifikation, tar bort specifikationer eller uppdaterar namn på filer i specifikationer finns i artikeln Hantera dataaktiviteter.
