Introduktion till formulär

Ett formulär i Access är ett databasobjekt som du kan använda för att skapa ett användargränssnitt för ett databasprogram. Ett ”bundet” formulär är ett som är direkt anslutet till en datakälla, till exempel en tabell eller fråga och kan användas för att ange, redigera eller visa data från den datakällan. Alternativt kan du skapa ett ”obundet” formulär som inte länkar direkt till en datakälla men som fortfarande innehåller kommandoknappar, etiketter och andra kontroller som du behöver för att använda ditt program.

Den här artikeln handlar främst om bundna formulär. Du kan använda bundna formulär till att styra åtkomsten till data, till exempel vilka fält eller rader med data som visas. Vissa användare kan till exempel behöva se endast vissa fält i en tabell med många fält. Att ge dessa användare med ett formulär som innehåller endast dessa fält gör det lättare för dem att använda databasen. Du kan också lägga till kommandoknappar och andra funktioner i ett formulär för att automatisera ofta utförda åtgärder.

Se på bundna formulär som fönster genom vilka personer kan se och nå din databas. Ett effektivt formulär gör användningen av databasen snabbare, eftersom användarna inte måste söka efter det de behöver. Ett visuellt tilltalande formulär gör att det upplevs lättare och mer effektivt att arbeta med databasen och hjälper också till att förhindra att felaktiga data anges.

Obs!: Den här artikeln förutsätter att du redan har skapat en tabell (eller en fråga som baseras på en eller flera tabeller) och att du vill skapa ett formulär för att visa eller ändra data.

Artikelinnehåll

Skapa ett formulär med formulärverktyget
Skapa ett delat formulär med verktyget Delat formulär
Skapa ett formulär som visar flera poster med verktyget Flera objekt
Skapa ett formulär med Formulärguiden
Skapa ett formulär med hjälp av verktyget Tomt formulär
Förstå layoutvyn och designvyn
Finjustera formulär i layoutvyn
Finjustera formulär i designvyn

Skapa ett formulär med verktyget Formulär

Du kan använda verktyget Formulär till att skapa ett formulär med ett enda musklick. När du använder det här verktyget placeras alla fält från den underliggande datakällan i formuläret. Du kan börja använda det nya formuläret direkt eller så kan du ändra det i layoutvyn eller designvyn för att bättre passa dina behov.

Använd verktyget Formulär för att skapa ett nytt formulär

Klicka på den tabell eller fråga i navigeringsfönstret som innehåller de data du vill visa i formuläret.
Klicka på Formulär i gruppen Formulär på fliken Skapa.

Access skapar formuläret och visar det i layoutvyn. I layoutvyn kan du göra designändringar av formuläret medan de visar data. Du kan till exempel justera storleken på textrutorna så att de passar data, om det behövs.

Om Access hittar en enskild tabell som har en 1:N-relation till tabellen eller frågan som du använde för att skapa formuläret, lägger Access till ett datablad i formuläret som baseras på den relaterade tabellen eller frågan. Om du till exempel skapar ett enkelt formulär som baseras på tabellen Anställda, och det finns ett 1:N-förhållande som definieras mellan tabellen Anställda och tabellen Order, visar databladet alla poster i tabellen Order som är relaterade till den aktuella anställd-posten. Du kan ta bort databladet från formuläret om du inte behöver det. Om det finns mer än en tabell med en 1:N-relation till den tabell som du använde för att skapa formuläret lägger Access inte till några datablad i formuläret.

Skapa ett delat formulär med verktyget Delat formulär

I ett delat formulär får du två vyer av data på samma gång – en formulärvy och en databladsvy.

Ett delat formulär skiljer sig från en kombination av formulär och underformulär på så sätt att de två vyerna är anslutna till samma datakälla och synkroniseras med varandra hela tiden. Om du markera ett fält i en del av formuläret markeras samma fält i en annan del av formuläret. Du kan lägga till, redigera eller ta bort data från någon av delarna (så länge postkällan kan uppdateras och du inte har konfigurerat formuläret att förhindra dessa åtgärder).

Genom att arbeta med delade formulär får du fördelen med båda typerna av formulär i en enda formulär. Du kan till exempel använda databladsdelen av formuläret till att snabbt hitta en post och sedan använda formulärsdelen till att visa eller redigera posten.

Skapa ett nytt delat formulär med verktyget Delat formulär:

Klicka på tabellen eller frågan i navigeringsfönstret som innehåller de data som du vill visa i formuläret. Du kan också öppna tabellen eller frågan i databladsvyn.
Klicka på Fler formulär i gruppen Formulär på fliken Skapa och sedan på Delat formulär.

Skapa ett formulär som visar flera poster med verktyget Flera objekt

När du skapar ett formulär med hjälp av formulärverktyget visas en post i taget i formuläret som Access skapar. Om du vill ha ett formulär som visar flera poster men som är mer anpassningsbart än ett datablad kan du använda verktyget Flera objekt.

Klicka på den tabell eller fråga i navigeringsfönstret som innehåller de data du vill visa i formuläret.
Klicka på Fler formulär i gruppen Formulär på fliken Skapa och sedan på Flera objekt.

Access skapar formuläret och visar det i layoutvyn. I layoutvyn kan du göra designändringar av formuläret medan data visas.

När du använder verktyget Flera objekt liknar formuläret som Access skapar ett datablad. Data ordnas i rader och kolumner och du ser fler än en post i taget. Men ett Flera objekt-formulär ger dig fler anpassningsalternativ än ett datablad, till exempel möjligheten att lägga till grafiska element, knappar och andra kontroller. Mer information om anpassning av formulär finns i avsnitten Finjustera formulär i layoutvyn och Finjustera formulär i designvyn.

Skapa ett formulär med Formulärguiden

Om du vill vara mer selektiv när det gäller vilka fält som visa i formuläret kan du använda Formulärguiden istället för de olika formulärsverktygen som nämns tidigare. Du kan också definiera hur data ska grupperas och sorteras, och du kan använda fält från fler än en tabell eller fråga, så länge du har angett relationer mellan tabellerna och frågorna i förväg.

På fliken Skapa i gruppen Formulär klickar du på Formulärguiden.
Följ anvisningarna på sidorna i Formulärguiden.

Obs!: Om du vill ta med fält från flera tabeller och frågor i formuläret klickar du inte på Nästa eller Slutför när du har valt fält från den första tabellen eller frågan på första sidan i Formulärguiden. Upprepa i stället stegen för att välja en tabell eller fråga och klicka på de övriga fält som du vill ta med i formuläret. Fortsätt genom att klicka på Nästa eller Slutför.
Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

Skapa ett formulär med verktyget Tomt formulär

Om guiden eller formulärsverktygen inte uppfyller dina behov kan du använda verktyget Tomt formulär till att skapa ett formulär. Det här kan vara ett mycket snabbt sätt att skapa ett formulär, särskilt om du bara tänker ha med några få fält i formuläret.

Klicka på Tomt formulär i gruppen Formulär på fliken Skapa.

Access öppnar ett tomt formulär i layoutvyn och visar fönstret Fältlista .
Klicka i fönstret Fältlista på plustecknet (+) bredvid tabellen eller tabellerna som innehåller fälten du vill ha med i formuläret.
Om du vill lägga till ett formulär dubbelklickar du på det eller drar det till formuläret.
- När det första fältet har lagts till kan du lägga till flera fält på en gång genom att hålla ned Ctrl-tangenten, klicka på flera fält och sedan dra dem till formuläret samtidigt.
- Du kan ändra ordningen på tabellerna i fönstret Fältlista beroende på vilken del av formuläret som är markerat. Om fältet du vill lägga till inte syns markerar du en annan del av formuläret och försöker sedan att lägga till fältet igen.
Använd verktygen i gruppen Sidhuvud/sidfot på fliken Design för formulärlayout om du vill lägga till en logotyp, rubrik eller datum och tid i formuläret.
Använd verktygen i gruppen Kontroller på fliken Design för formulärlayout för att lägga till fler olika kontroller i formuläret.

Om du vill ha ett något större urval kontroller växlar du till designvyn genom att högerklicka på formuläret och sedan klicka på Designvy.

Förstå layoutvyn och designvyn

Layoutvy Layoutvyn är den mest intuitiva vyn att använda för formulärändringar, och den kan användas för nästan alla ändringar som du vill göra i ett formulär i Access.

I layoutvyn körs faktiskt formuläret. Därför kan du se dina data i stort sett som de kommer att visas när du använder formuläret. Men du kan också ändra formulärets design i den här vyn. Eftersom du kan se data medan du ändrar formuläret är det här en mycket användbar vy för att ange storleken på kontroller eller utföra nästa vilken annan uppgift som helst som påverkar formulärets utseende och användbarhet.

Om du träffar på en uppgift som inte kan utföras i layoutvyn kan du växla till designvyn. I vissa situationer visar Access ett meddelande om att du måste växla till designvyn innan du kan göra en viss ändring.

Designvy Designvyn ger dig en mer detaljerad vy av formulärets struktur. Du kan se avsnitten Sidhuvud, Detalj och Sidhuvud för formuläret. Formuläret körs inte när det visas i designvyn. Därför kan du inte se underliggande data när du gör designändringar. Men det finns vissa uppgifter som du kan utföra enklare i designvyn än i layoutvyn. Du kan:

Lägga till en flera olika kontroller i formuläret, till exempel bundna objektfält, sidbrytningar och diagram.
Redigera textrutors kontrollkällor i själva textrutorna, utan att använda egenskapsbladet.
Ändra storlek på formuläravsnitt, till exempel formulärets sidhuvud eller avsnittet Detalj.
Ändra vissa formulärsegenskaper som inte kan ändras i layoutvyn.

Finjustera formulär i layoutvyn

När du har skapat ett formulär kan du enkelt finjustera designen genom att arbeta i layoutvyn. Med hjälp av faktiska formulärsdata som vägledning kan du ordna om kontrollerna och justera storleken på dem. Du kan placera nya kontroller på formuläret och ange egenskaperna för fomuläret och dess kontroller.

Om du vill växla till layoutvyn högerklickar du på formulärsnamnet i navigeringsfönstret och klickar sedan på Layoutvy.

Access visar formuläret i layoutvyn.

Du kan använda egenskapssidan till att ändra egenskaper för formuläret samt dess kontroller och avsnitt. Tryck på F4 om du vill visa egenskapssidan.

Du kan använda fönstret Fältlista till att lägga till fält från den underliggande tabellen eller frågan i formulärdesignen. Om du vill visa fönstret Fältlista:

Klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Verktyg på fliken Design för formulärlayout eller använd kortkommandot genom att trycka på ALT+F8.

Du kan sedan dra fälten direkt från fönstret Fältlista till formuläret.

Om du vill lägga till ett fält kan du dubbelklicka på det eller dra det från fönstret Fältlista till avsnittet på formuläret där du vill visa det.
Om du vill lägga till flera fält samtidigt håller du ned Ctrl och klickar på de fält du vill lägga till. Dra sedan de markerade fälten till formuläret.

Finjustera formulär i designvyn

Du kan också finjustera formulärets design i designvyn. Du kan lägga till nya kontroller och fält i formuläret genom att lägga till dem i designrutnätet. På egenskapssidan finns många egenskaper som du kan ställa in för att anpassa formuläret.

Om du vill växla till designvyn högerklickar du på formulärsnamnet i navigeringsfönstret och klickar sedan på Designvy.

Access visar formuläret i designvyn.