Du kan skriva ut data från en tabell, en fråga, ett formulär eller en rapport i Microsoft Access-databasen, men du kan ange utskriftsalternativ för rapporter som ger en iögonfallande och läsbar utskriven kopia av dina data.
Att skriva ut data direkt från tabeller eller frågor fungerar när du bara vill skriva ut en enkel lista. Formulär är bättre lämpade för att visa eller skriva ut data för en enskild post eller en relaterad uppsättning poster, och inte för att skriva ut större uppsättningar med data eller datasammanfattningar. Genom att skriva ut data från en rapport kan du jämföra, sammanfatta och summera stora mängder data och sedan presentera informationen i en snygg layout.
Mer information om hur du skapar en rapport finns i Introduktion till rapporter i Access.
I den här artikeln
Välj alternativ för utskriftsformat
När du har skapat rapporten kan du ange alternativ för utskriftslayouten i dialogrutan Utskriftsformat . De här alternativen hjälper dig att finjustera formatet med alternativ för marginalinställningar, användning av stödlinjer och kolumner eller att bara skriva ut data från rapporten utan formatering. Så här anger du utskriftssidans alternativ:
-
Högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och klicka sedan på Förhandsgranska.
-
Klicka på Utskriftsformat i gruppen Sidlayout på fliken Förhandsgranska och ange önskade marginaler, orientering och kolumninställningar.
Inställningar för fliken Utskriftsalternativ
|
Inställning |
Beskrivning |
|---|---|
|
Marginaler (tum) |
Öka eller minska standardmarginalerna efter behov och se ändringarna som visas på exempelsidan. |
|
Skriv endast ut data |
Välj det här alternativet om du inte vill skriva ut layoutfunktionerna i rapporten, till exempel rutnät. |
|
Delat formulär |
Det här alternativet är inte tillgängligt för en rapport. |
Om du vill anpassa marginalerna i rapporten går du till fliken Förhandsgranska , gruppen Sidstorlek , klickar på Marginaler och väljer ett lämpligt alternativ så visas en förhandsgranskning av rapporten med de ändrade marginalinställningarna.
Inställningar för sidflik
|
Inställning |
Beskrivning |
|---|---|
|
Orientering |
Välj stående eller liggande orientering. Om du vill se hur rapporten visas kan du i stället för att ange orienteringen här ange den från fliken Förhandsgranska sida. Klicka på Stående eller Liggande i gruppen Sidlayout på fliken Förhandsgranska. |
|
Papper |
Välj pappersstorlek och källa. |
|
Skrivare för kundtillägg... |
Om du väljer Använd specifik skrivare kan du ange flera andra alternativ för skrivare och dokumentformat. |
Inställningar för fliken Kolumner
Obs!: De här alternativen är också tillgängliga på fliken Förhandsgranska i gruppen Sidlayout under Kolumner.
|
Inställning |
Beskrivning |
|---|---|
|
Rutnätsinställningar |
Markera antalet kolumner och radavstånd. Om inställningen är för en enskild kolumn är alternativen Kolumnavstånd och Kolumnlayout inte tillgängliga. |
|
Samma som information |
Välj det här alternativet om du vill skriva ut kolumnen i samma storlek som du angav i rapporten. Om du vill justera kolumnbredden och kolumnhöjden avmarkerar du markeringen och skriver in nya värden. |
|
Kolumnstorlek |
Välj bredd och höjd på kolumnerna. |
|
Kolumnlayout |
Välj i vilken riktning du vill att kolumnerna ska skrivas ut. Det här alternativet är bara tillgängligt när du har fler än en kolumn. |
Välj skrivarinställningar
När du har slutfört utskriftsinställningarna för rapporten kan du välja specifika skrivaralternativ för att styra utskriftslayouten eller sidorna du vill skriva ut och antalet kopior.
-
Högerklicka på rapporten som du vill skriva ut i navigeringsfönstret och klicka på Förhandsgranska.
-
På fliken Förhandsgranska i gruppen Skriv ut klickar du på Skriv ut.
Tangentbordsgenväg Tryck på Ctrl+P.
-
Välj utskriftsalternativ och klicka sedan på OK för att skriva ut rapporten.
I följande tabell beskrivs de resultat du kan förvänta dig av specifika skrivarinställningar:
|
Inställning |
Beskrivning |
|---|---|
|
Skrivare |
Välj den skrivare där du vill att rapporten ska skrivas ut. Om du inte har angett orientering och pappersstorlek klickar du på knappen Egenskaper . |
|
Utskriftsintervall |
|
|
Copies |
Markera antalet kopior och välj Sortera om du vill att kopiorna ska skrivas ut i uppsättningar för en flersidig rapport. |
Om du vill spara papper eller skicka ett utskriftsjobb till ett tryckerier, eller skicka rapporten via e-post, kan du skapa ett .pdf- eller xps-format för rapporten: Klicka på PDF eller XPS i gruppen Data på fliken Förhandsgranska.
Förhandsgranska före utskrift
Använd alternativet Förhandsgranska för att kontrollera hur den utskrivna versionen av rapporten visas.
Du kan öppna en rapport i förhandsgranskningsvyn på något av följande sätt:
-
Om du vill förhandsgranska en rapport som inte redan är öppen högerklickar du på rapporten som du vill förhandsgranska i navigeringsfönstret och klickar sedan på Förhandsgranska.
eller
-
Klicka på Arkiv > Skriv ut och sedan på Förhandsgranska.
eller
-
Om rapporten är öppen högerklickar du på dokumentfliken för rapporten och klickar sedan på Förhandsgranska.
Du kan göra ytterligare formateringsändringar från Förhandsgranskning med hjälp av alternativen på fliken Förhandsgranska .
Om du vill se flera sidor i rapporten, gå till andra sidor eller visa flera sidor samtidigt när du förhandsgranskar rapporten kan du prova något av följande alternativ:
-
Klicka på knappen Öppna/stäng av slutaren (<<) i det övre högra hörnet i navigeringsfönstret och expandera sedan rapportvyområdet.
-
Placera rapporten med hjälp av de vågräta eller lodräta rullningslisterna.
-
Om du vill förstora ett område i rapporten klickar du på pilen under Zooma i gruppen Zooma på fliken Förhandsgranska och väljer en förstoringsgrad. Du kan också använda zoomkontrollen längst ned till höger i fönstret.
-
Om du vill förhandsgranska flera sidor i taget klickar du på Två sidor i gruppen Zooma eller klickar på Fler sidor och väljer sedan ett alternativ.
Välj utskriftsalternativ: Klicka på Skriv ut i gruppen Skriv ut och välj sedan utskriftsalternativen.
Stäng förhandsgranskning: Klicka på Stäng förhandsgranskning i gruppen Stäng förhandsgranskning.
