SharePoint erbjuder en skalbar funktionsrika upplevelse för att hantera innehåll. Om du har en stor mängd filer att hantera kan du överväga att använda en webbplatsmall för Dokumentcenter. Den här mallen är optimerad för dokumenthantering i stor skala. Det kan spara tid och hjälpa dig att bli effektivare. Versioner, dokument-IDs, dokumentuppsättningar, metadatanavigering och innehållstyper ingår i mallen.
En dokumentcenterwebbplats fungerar för båda dessa scenarier:
-
Redigeringsmiljö I en dokumentcenterredigeringsmiljö skapar och redigerar användarna tusentals dokument eller medietillgångar som lagras på en central lagringsplats.
-
Innehållsarkiv I ett innehållsarkiv, till exempel en kunskapsbas, lagrar eller visar användare dokument.
Den här artikeln innehåller information om funktionerna i webbplatsmallen för dokumentcenter.
Information om hur du skapar ett dokumentcenter finns i Använda mallar för att skapa olika typer av SharePoint-webbplatser
Vad finns på en dokumentcenterwebbplats?
Webbplatsmallen för dokumentcenter innehåller funktioner som gör det enklare och mer effektivt att skapa och hantera stora uppsättningar dokument. I de flesta fall kan webbplatsägare lägga till var och en av de här funktionerna separat. Webbplatsmallen för dokumentcenter aktiverar automatiskt de rekommenderade dokumenthanteringsfunktionerna. I följande avsnitt beskrivs de här funktionerna kort.
Du kan använda dokumentcenterwebbplatsen som redigeringsmiljö eller materialarkiv. I en redigeringsmiljö checkar användarna in och ut filer och skapar mappstrukturer för dessa filer. Versionshantering är aktiverad och tidigare versioner av varje dokument sparas. Dessutom kan arbetsflöden styra dokumentens livscykler.
Däremot sker mycket lite redigering i ett innehållsarkiv. Användarna visar eller överför dokument. Webbplatsmallen för dokumentcenter har stöd för att skapa en typ av innehållsarkiv som kallas kunskapsbasarkiv. Kunskapsbaser innehåller vanligtvis enstaka versioner av dokument och en webbplats kan skalas till miljontals filer. I ett vanligt scenario, till exempel ett tekniskt supportcenter för en stor organisation, kan tusentals personer komma åt innehållet, främst för att läsa det. Endast vissa överför nytt innehåll till webbplatsen.
Nedan beskrivs några SharePoint-funktioner som du kan ta med på en dokumentcenterwebbplats. Förutom de här funktionerna kan vissa organisationer anpassa utseendet och navigeringen i ett dokumentcenter. Vissa lägger till anpassade webbdelar.
Hanterade metadata är ett system som tilldelar vissa termer till dokument i SharePoint. Sedan kan du använda de termerna för att klassificera dokumenten. Du kan också använda metadata för att skapa ett kraftfullt navigeringsverktyg för användare som kan hjälpa dem att snabbt hitta det de söker.
Anta till exempel att ditt företag har en kunskapsbas som innehåller artiklar som hjälper personer att felsöka problem med produkter. Du kan skapa metadatatermer som gör det möjligt för användare att filtrera information efter produkt, efter problemtyp eller andra egenskaper.
På en dokumentcenterwebbplats får varje innehållsbit ett unikt ID som inte är relaterat till dokumentplatsen, t.ex. en URL-länk. Det innebär att om du flyttar eller byter namn på dokumentet förblir ID:t detsamma. Du kan använda ID:t för att skapa en permanent länk för dokumentet och minimera brutna länkar.
Versioner aktiveras automatiskt på en dokumentcenterwebbplats. Det innebär att du automatiskt har en historik över alla olika versioner av en fil. I till exempel en dokumentgranskningsprocess innebär det att du har en post för alla uppdateringar som har angetts under granskningscykeln. Du kan spåra uppdateringar, kontakta svarare och så vidare. Om ett problem uppstår med den aktuella versionen av en artikel kan du dessutom snabbt återgå till den senast kända versionen.
En innehållstyp är en viss typ av innehåll tillsammans med en grupp inställningar för innehållet. När någon skapar ett dokument med en definierad innehållstyp får den automatiskt alla lämpliga inställningar för den innehållstypen. Ett dokumentcenter kan ha en samling innehållstyper – olika typer av dokument, video, mallar och så vidare.
Ordna innehåll tas inte med automatiskt på dokumentcenterwebbplatser, men många användare lägger till det. Ordna innehåll är en funktion i SharePoint som gör att du kan hantera objektens övergripande organisation och struktur. Med hjälp av metadata eller innehållstyper kan Ordna innehåll automatiskt dirigera dokument och andra objekt till specifika platser. Om du till exempel har en kunskapsbas kanske du har Ordna innehåll automatiskt skickar alla nya inskickade material till ett speciellt bibliotek som samlar in artiklar för en viss produkt.
