Vi har gjort stora uppdateringar av hur Outlook för Windows ansluter till och uppdaterar delade kalendrar. De här förbättringarna är tillgängliga för alla Outlook 365-kunder som använder den senaste månatliga företagskanalen, aktuell kanal eller Semi-Annual Enterprise-kanalen.
Obs!: De uppdaterade funktionerna för kalenderdelning fortsätter att få stegvisa uppdateringar och korrigeringar. Aktuell kanal och Månatlig företagskanal är de första kanalerna som inkluderar dessa uppdateringar. Det tar längre tid för dessa uppdateringar att nå Semi-Annual Enterprise-kanalen. Därför rekommenderar vi starkt att användare som delar och öppnar delade kalendrar växlar till antingen Aktuell kanal eller Månatlig företagskanal.
I den här artikeln beskrivs de efterlängtade förbättringarna tillsammans med andra ändringar av formulär och funktion. Kontrollera först att förbättringarna är aktiverade enligt beskrivningen här för att vara säker på att du drar nytta av den förbättrade upplevelsen.
Obs!: Förbättringar av delad kalender är nu aktiverade som standard i de senaste versionerna av Outlook, i alla uppdateringskanaler för Microsoft 365-applikationer. Den Semi-Annual Enterprise-kanalen var den sista uppdateringskanalen för att aktivera förbättringar av delad kalender som standard (i version 2202, som släpptes 12 juli 2022).
Efterlängtade förbättringar
Direktsynkronisering och vy av delade kalendrar
Tidigare, om ändringar gjorts i en delad kalender, kan det ta upp till några minuter för mottagaren av den delade kalendern att se samma ändringar återspeglas i deras vy av den delade kalendern. Nu ändras synkroniseringen och visas direkt.
På samma sätt tog det upp till några sekunder innan kalendern lästes in när du valde en delad kalender. Kalendern är nu alltid förinstallerad och kalendern visas direkt när du väljer den.
När du redigerar seriens slutdatum återställs inte det förflutna
-
Markera händelsen.
-
Välj Hela serien och sedan OK.
-
Välj Redigera återkommande och gör ändringarna.
-
Utöka eller avsluta en mötesserie genom att ändra seriens slutdatum
Tidigare mötesinformation ändras inte och meddelandet visas inte: Om du har ändrat specifika avtalade tider i serien ignoreras ändringarna och avtalade tider matchar serien igen.
Acceptera ett möte utan att behöva skicka ett svar
Om du väljer Acceptera > Skicka inget svar kan andra fortfarande se ditt svar på fliken Spårning. Tidigare kunde organisatören inte se ditt svar om du inte uttryckligen skickade ett svarsmeddelande. Den här förbättringen gäller även om du väljer att inte skicka ett svar om du preliminärt accepterar eller om du avböjer.
Inget meddelande om vem som ska skicka en uppdatering till
Om du redigerar ett möte eller en mötesserie och bara har ändrat listan med deltagare behöver du inte välja om du vill Skicka uppdateringar endast till tillagda eller borttagna deltagare eller Skicka uppdateringar till alla deltagare. Outlook räknar ut det åt dig och skickar bara till tillagda eller borttagna deltagare.
Observera att om mötet innehåller en grupp eller en distributionslista och minst en deltagare har tagits bort skickas mötesuppdateringen igen till de grupperna och listorna för att säkerställa att inga användare i gruppen tas bort från mötet.
Små förändringar i form och funktion
Senast ändrad av visas inte längre i mötesobjektet
Tidigare visades "Senast ändrad av" längst ned till höger i mötesobjektet. Det här värdet har inte alltid varit korrekt för delade kalendrar, så vi har tagit bort det. Det här är ett befintligt problem som inte är specifikt för de senaste uppdateringarna av delade kalendrar. Vi utvärderar den här funktionen på nytt och kan återinföra den i framtiden.
Det går inte längre att lägga till samma kalender flera gånger
Tidigare var det möjligt att lägga till samma delade kalender flera gånger genom att lägga till den i olika kalendergrupper. Detta stöds inte längre. Om du försöker lägga till en delad kalender som redan har lagts till läggs den inte till.
I nästa avsnitt finns information om markeringsbeteende för delade kalendrar som tidigare lagts till flera gånger.
Dubblettkalendrar väljer samtidigt
Om flera mappar visas för samma delade kalender delas markeringstillståndet i de kalendrarna. Om du markerar någon av de dubblettkalendrar markeras med andra ord alla mappar för den delade kalendern.
Beteendet ovan inträffar under följande förhållanden:
-
Du har beviljats fullständig åtkomstbehörighet till en postlåda och Outlook ansluter automatiskt till den via AutoMapping.
-
Du får också direkt behörighet till kalendern från samma postlåda. Sedan accepterar du delningsinbjudan eller så öppnar du den specifika kalendern direkt genom att klicka på Lägg till kalender och sedan öppna delad kalender.
Det går inte att lägga till bifogade filer när du svarar på en mötesinbjudan
Du kan välja Acceptera för att acceptera en inbjudan eller välja Svara > Vidarebefordra för att vidarebefordra en inbjudan, men du kan inte lägga till nya bifogade filer i mötessvaret.
Händelseutkast sparas inte automatiskt
Välj Spara om du vill spara ett mötes- eller händelseutkast manuellt. Om du vill fortsätta redigera senare markerar och öppnar du utkastet från den delade kalendern. Du ser meddelandet Du har inte skickat den här mötesinbjudan ännu högst upp.
Inget utkast till stöd för mötesuppdateringar
När du redigerar ett möte som redan har skickats
-
Om du sparar ändringarna uppmanas du att spara ändringarna och skicka en uppdatering eller fortsätta redigera utan att spara.
-
Om du stänger utkastet utan att spara uppmanas du att spara ändringarna och skicka en uppdatering eller stänga mötet utan att skicka en uppdatering. Ändringarna ignoreras om du väljer det andra alternativet.
Inställningen Ladda ned delade mappar ignoreras
En av de tidigare rekommendationerna för att åtgärda problem med delad kalender var att avmarkera alternativet "Ladda ned delade mappar". Den här begränsningen behövs inte längre med förbättringarna och inställningens status ignoreras för alla delade kalendrar som har uppgraderats till den nya delningsplattformen när du använder en Outlook för Windows-klient med förbättrade delade kalendrar aktiverade.
Leveransregeln för fördröjning gäller inte
I Outlook för Windows kan användare konfigurera en regel för att fördröja leveransen av utgående e-post med ett visst antal minuter. Tidigare försenades inbjudningsmeddelandet till deltagarna, men mötesinbjudan lades fortfarande till i ägarens kalender. Om du avbokade mötesmeddelandet som hölls i Utkorgen ställdes inte det associerade mötet bort från ägarens kalender. Den här avvikelsen har skapat förvirring och vi har beslutat att ta bort den här funktionen i den här uppdateringen. När förbättringarna har aktiverats skickas utgående mötesinbjudningar direkt för uppdaterade kalendrar, och regler för fördröjning av leverans gäller endast utgående e-postmeddelanden och utgående inbjudningar för ännu inte uppdaterade kalendrar.
Stöd för anpassade formulär
Alla anpassade formulär måste publiceras till ett organisationsformulärbibliotek. Anpassade formulär som publicerats i personliga formulärbibliotek stöds inte.
Acceptera eller avböj automatiskt
Tidigare var det möjligt att aktivera en inställning för att automatiskt acceptera eller avböja mötesförfrågningar. Den här inställningen stöds inte med förbättringar av delad kalender aktiverade.
När du kopierar möten läggs prefixet "Kopiera" till ämne
Tidigare, om en administratör (ombud) kopierar ett möte genom att dra och släppa det i chefens kalender visas en uppmaning om att acceptera mötet. Om det godkänns blir chefen (rektorn) deltagare i mötet.
När du kopierar ett möte genom att dra och släppa det i chefens kalender med de senaste uppdateringarna visas inte ledtexten och en ny mötesförfrågan skapas med prefixet "Kopiera" som läggs till i ämnet. När mötesförfrågan skickas blir den verkställande (rektorn) mötets organisatör.
Viktigt!: I version 16.0.16827.15000 och senare kan du inte längre kopiera möten i Outlook.
Bästa praxis är att undvika att kopiera möten – Metodtips för organisationer när Outlook Kalender används.
