Tips om marknadsföring med e-post

Håll din e-postmarknadsföring juridisk

2003-lagen CAN-SPAM Act (Controlling the Spammed Of Non-Solicited Pornography and Marketing Act) beskriver krav för dem som skickar kommersiell e-post. Dessutom förklaras utsträckta lagar för skräppostavs skräppostavsägare och företag vars produkter annonseras i skräppost om de bryter mot lagen, och mottagarna får rätt att be dem att stoppa skräpposten.

Lagen omfattar e-post vars huvudsakliga syfte är att göra reklam för en kommersiell produkt eller tjänst, inklusive innehåll på en webbplats. Ett "transaktions- eller relationsmeddelande" – e-post som underlättar en transaktion som överenskommits eller uppdaterar en kund i en befintlig affärsrelation – får inte innehålla falsk eller missvisande routningsinformation, men är annars undantagen från de flesta bestämmelser i CAN-SPAM Act. Om du vill ha mer information klickar du på en länk i avsnittet Se även.

Göra innehållet relevant och kortfattat

Räkna med att de flesta av dina kunder och potentiella kunder har tid och intresse för att läsa bara vad som gäller dem, så länge det går snabbt. Ju mer du riktar varje e-postmeddelande till enskilda mottagares intressen, desto troligare är det att de öppnar, läser och svarar på dina meddelanden. Funktionerna för e-koppling av Microsoft Office Publisher 2007 kan hjälpa dig att effektivt dirigera innehållet till varje mottagares intressen.

Följande är de typer av innehåll som fungerar bra vid marknadsföring med e-post:

• Veckoerbjudanden, rabatter och andra kampanjerbjudanden

• Inbjudningar till evenemang och seminarium

• Uppdateringar av produktinformation

• Informationsbrev

Effektiva marknadsföringsmeddelanden för e-post innehåller följande element (de flesta av dem krävs också av CAN-SPAM Act):

• En tydlig, kort ämnesrad    Även om du vill att mottagarna ska öppna e-postmeddelandet kan du inte spela upp några trick och använda inga gimmicks. Bara utlova en verklig fördel eller ett värde som du kan leverera. CAN-SPAM Act kräver att ämnesraden korrekt representerar innehållet i meddelandet.

  Se också till att ämnesraden är under 50 tecken så att den inte trunkeras i mottagarens inkorg och undvik skiljetecken om du inte ställer en fråga – det slösar mycket utrymme. Undvik framför allt att använda utropstecken. Det är ett bra tips om att meddelandet är marknadsföringserbjudandet.

• Avisering om att ditt e-postmeddelande är en annons eller en begäran    Can-SPAM Act kräver att det här meddelandet är tydligt och iögonfallande och att du tillhandahåller ett sätt för mottagarna att ta bort sig själva från distributionslistan , en metod för att avanmäla sig.

• En giltig avsändaradress    CAN-SPAM Act kräver att du anger en gatuadress. Det är också en bra idé att ange ett telefonnummer. Du vill ju att mottagarna ska kontakta dig.

• Ett alternativ för avanmälning    Can-SPAM Act kräver att du anger en avsändar-e-postadress eller en annan webbaserad svarsmekanism som gör att mottagarna kan be dig att inte skicka framtida e-postmeddelanden till den e-postadressen. Du måste uppfylla begäran inom 10 arbetsdagar från det att begäran om avanmälning har mottagits och minst 30 dagar efter att e-postmeddelandet skickades. Du kan inte heller hjälpa någon annan att skicka e-post till adressen till någon som har avanmält sig.

Erbjuda en tydlig uppmaning om att vidta åtgärder

I det första stycket ska du se vilka åtgärder som mottagarna kan vidta. Låt dem inte bläddra igenom meddelandet för att hitta det, men om du vill se om det i slutet ifall de bestämmer sig för att läsa hela meddelandet innan de agerar.

Här följer några av de alternativ som krävs för att en samtalsåtgärd ska vidtas:

• Klicka på en länk om du vill ha mer information.

• Registrera dig om du vill få ett specialerbjudande.

• Besök en webbsida för att kvalificera dig (och göra sidan relevant för det specifika erbjudandet).

• Ladda ned ett nyhetsbrev, ett spel, en skärmsläckare, en kupong eller ett informationsblad.

• Ringa ett telefonsamtal.

Göra meddelandet personligt

Ju mer personlig ton, eller röst, desto bättre – skriver du ditt meddelande som om det kommer från en person i stället för från en impersonlig institution. Personer vill skapa relationer med andra, inte med ett företag.

Gör det mer personligt genom att ge lite extra information, till exempel information som är relaterad till dina kunders intressen i ditt företag. En restaurang kan till exempel ta med vingranskningar eller recept som en del av en vanlig e-postkommunikation. När kunderna provar de här recepten hemma bygger restaurang upp kompetensen och utökar relationen mellan kund och verksamhet. Utbildning, skälade åsikter, princip står eller humor gör att ditt företag verkar mer användbart och mänskliga – men känner även igen riskerna de innebär. Se till att du känner till målgruppen väl och hur de kan tro att de kommer att reagera.

Var konsekvent

När du skickar en serie e-postmeddelanden ska du se till att vara konsekventa i dina meddelanden, i layouten och när du ska göra utskicket. Med den här konsekvensen kan vi se till att ditt företag är tillförlitligt, organiserat och väletablerat.

Skicka en serie e-postmeddelanden samtidigt varje dag, vecka och månad. Om dina meddelanden dirigeras till andra företag (eller personer på deras arbete) ska du skicka dem så att de kan läsas under arbetsveckan, men inte på måndag morgon (skicka inte dina meddelanden mellan fredag på dagen och måndagen på dagen). Om dina meddelanden dirigeras till konsumenter hemma kan du skicka dem så att kunderna ser dina meddelanden under helgen.

Om utskick inte är tillräckligt ofta kommer kunderna att glömma ditt företag. Börja med att testa ett schema med veckoutskick och gå vidare därifrån. Men om du är osäker är det bättre att skicka för sällan än för ofta.

Formatera meddelandet noggrant

Om du skapar ett e-postmeddelande från en publikation för utskrift kan det vara för brett och tvinga mottagaren att rulla vågrätt. Ju mer du vill att mottagarna ska rulla lodrätt, desto mindre troligt är det att de ser hela meddelandet. Även om du väljer en publikation som är utformad för e-postmeddelanden kan du förhandsgranska meddelandet för att kontrollera layout och storlek så att du kan göra nödvändiga ändringar i text, grafik och layout innan du skickar det.

Hur ändrar jag sidstorleken?

1. Klicka på dialogruteprogrammet bredvid Stycke på fliken Sidlayout.

2. Välj E-postunder Layout.

3. Ändra måttenför Bredd och Höjd underSida.

Vissa teckensnitt som du använder i en utskriven publikation kanske inte är lätta att läsa online. Överväg att använda ett webbteckensnitt eller ett teckensnittsschema som är utformat för att öka läsbarheten på skärmen, särskilt för användare med skärmar i olika storlekar och upplösningar. En lista över webbteckensnitt och teckensnittsscheman i Microsoft Office Publisher finns i Använda ett teckensnittsschema.

Fundera också på målgruppens e-postfunktioner. Om de finns i bredband eller företagsnätverk behöver de inte vänta länge på att ladda ned grafikrika filer. Eftersom ett e-postmeddelande med mycket grafik och färgformatering kräver en ganska stor filstorlek kan det ta mottagare med långsammare anslutningar lång tid att ladda ned eller öppna meddelandet. De här mottagarna kommer troligtvis att bestämma att meddelandet inte är värt att vänta.

Testa meddelandet innan du skickar det

Innan du skickar e-post till en stor lista med mottagare bör du testa e-postmeddelandet, dess innehåll och eventuella mekanismer som du har angett för att spåra och svara, inklusive hyperlänkar i meddelandets brödtext. Börja med att förhandsgranska meddelandet. Eftersom det kan uppstå problem i förhandsgranskningen av webbläsaren skickar du meddelandet till dig själv för att kontrollera storleken på filen och den slutliga formateringen. Det är bäst att be flera andra att testa meddelandet och ge dig deras feedback. Du får lära dig mest om vad du kan ha missat om du kan observera objektiva testare medan de öppnar, läser och svarar på meddelandet.

Vill du avanmäla dig eller registrera dig?

E-post skickas till andra på huvudsakligen två sätt: på oväntade sätt eller på begäran.

• Oväntade!  — Välja bort    Om inte ett e-postmeddelande kommer från någon du känner kan du betrakta oväntade eller oönskade meddelanden som skräppost. Du behöver ett sätt att begära att bli borttagen eller avanmäla dig från ytterligare utskick. Avanmälning av e-post är ett oönskade e-postmeddelande som gör att mottagarna kan ta bort sig själva från fler utskick.

  Avanmälning av e-post är vanligtvis (men inte alltid) en olägenhet. Ett exempel på eventuellt legitimt avanmälning via e-post är ett oombedd meddelande om ett kommande evenemang som är relevant för deltagarna i ett tidigare seminarium som du har varit värd för. Det är stor chans att de är intresserade. Det finns fortfarande ett bättre sätt.

• Jag bad om det!  — Välja    I stället för att skicka oönskad e-post till deltagare från förra årets seminarium skulle det vara bättre att ha bett dem på seminarium att ange sina e-postadresser om de vill bli meddelade om kommande evenemang. De som väljer att bli meddelade har anmält sig och gett dig tillåtelse att skicka till dem och berätta vilken typ av information de vill få. Den här listan med förkvalificerade prenumeranter ser till att du inte slösar på meddelanden på ointressant kunder. Det innebär att du har en gyllene möjlighet att fortsätta skapa en relation.

Riktlinjer för inanmälning

Skapa en relation med kunder och potentiella kunder genom att undvika överraskningar.

Ange tydliga förväntningar i varje steg som dina kunder måste gå igenom för att anmäla sig. Den här processen kan vara den viktigaste delen av marknadsföringen via e-post. Följ de här riktlinjerna för att skapa kundens förtroende för integriteten:

• Erbjuda flera olika sätt att prenumerera på    Be om e-postadresser vid varje kontakt (serviceräknare, kontantregister, webbplats, katalog, nyhetsbrev, telefonsamtal). På varje sida på webbplatsen kan du till exempel lägga till ett förkortat prenumerationsformulär, länka till en prenumerationssida eller en tydlig bild som uppmuntrar besökare att prenumerera.

• Informera tydligt om vad du behöver deras personliga information för    Här börjar du skapa förtroende och du behöver kundernas förtroende för att få deras lojala och företag. Meddela dem att du inte säljer eller delar din distributionslista (och se till att du inte gör det). Gör din sekretesspolicy tillgänglig (vid utskrift eller på webben) nästan vid den tidpunkt då de prenumererar, och gör det enkelt för dem att skicka eller ställa frågor om den.

• Förklara fördelarna med att prenumerera    Ge dina kunder goda skäl att prenumerera. Vad är det för dem? Får de reda på försäljningen innan de börjar? Får du gratis frakt på deras första köp? Vill du få specialerbjudanden, uppdateringar om nya och kommande produkter eller produkttips?

• Tillhandahåll incitament    Ge prenumeranterna en kupong eller rabatt. Ange dem i en ritning för en ny produkt. Erbjuda kostnadsfri leverans vid nästa köp.

• Meddela prenumeranter hur ofta de vill ta emot e-postmeddelanden    Om du inte kan bestämma rätt frekvens kan du meddela dig och se till att du går igenom frekvensen.

• Be prenumeranter att ange sina e-postadresser två gånger    Användare skriver ofta fel. Kontrollera att de validerar den e-postadress de ger dig.

• Använd registrering med dubbel registrering    Om det är möjligt att personer oavsiktligt lägger till sig själva i distributionslistan eller som personer kan skicka in någon annans namn kan du be dem att bekräfta sitt bidrag. När du ber de som är intresserade att bekräfta sin intresserisk kan det irriterande för dem med marginal intresse, och det bekräftar att alla på din distributionslista verkligen vill ta emot dina e-postmeddelanden. Dubbel val av person gör sitt arbete att se till att du inte skickar oönskade e-postmeddelanden, vilket kan skada företagets rykte.

• Tack användare för att de prenumererar    Omedelbart. Beskriv vad de registrerat sig för att ta emot och hur ofta, samt hur de själva kan ta bort sig från listan.

• Gör det lika enkelt att avsluta prenumerationen som att prenumerera    Du kan låta prenumeranterna använda prenumerationsformuläret för att själva ta bort sig från e-postlistan.

• Påminn användarna om att de prenumererar    Inkludera en rubrik i varje meddelande som du skickar som tack för att du prenumererar.

• Hålla reda på varje prenumerant    Oavsett om du spårar det i ett kundhanteringssystem, i en databas, i ett kalkylblad eller i en utskriven lista ska du ha den här informationen med dina kunddata. Om prenumeranter senare glömmer att de prenumererar och klagar på att få oönskad e-post från dig, bör du kunna ange datum och sätt för prenumerationen. (Skriftligen? Är du på ett webbformulär? I e-post?) Och du behöver ta bort dem från prenumerationslistan med vänlig vilja.

• Svara snabbt    Svara på förfrågningar, förfrågningar och klagomål så snabbt som du svarar på beställningar. Fokusera återigen på att skapa förtroende för att få kundernas lojala och verksamhet.