Skapa och administrera ett chattrum i Lync

Namnge det nya chattrummet

När du skapar ett chattrum är det bra att ge det ett namn som är unikt och beskrivande.

1. Ange ett namn i fältet Rumsnamn på sidan Skapa ett rum. Rumsnamn kan innehålla upp till 256 alfanumeriska tecken eller specialtecken, inklusive mellanslag, i valfri kombination.

2. Kontrollera att namnet inte är upptaget genom att klicka på ikonen Kontrollera namn. Om namnet är upptaget uppmanas du att välja ett annat.

Om du bestämmer dig för att ändra rumsnamnet vid ett senare tillfälle, visas det nya namnet för dig, rummets medlemmar och användare från och med det tillfället. Det bästa är ändå att hitta ett lämpligt namn från början och behålla det. Om du byter namnet kan det skapa förvirring för användare som har ställt in aviseringar eller lagt till rummet som Favorit.

Ange en chattrumsbeskrivning

När du skapar rummet klickar du på Beskrivning i fönstret Skapa ett rum och skriver en beskrivning av rummets syfte. Håll beskrivningen kort (upp till 256 tecken) och skriv så att andra kan avgöra om de vill begära medlemskap eller ställa in aviseringar som visar vad som diskuteras i rummet. Du kan ändra beskrivningen när som helst.

Ange sekretessinställning

Alla chattrum i Lync har en sekretessinställning som avgör vem som kan hitta och delta i rummet. De tre inställningarna är:

• Öppet – Alla kan hitta rummet (via sökfunktionen), öppna det samt läsa och skriva i det (”publicera meddelanden”). Öppna rum har inga ”medlemskap” i egentlig bemärkelse.

• Stängt – Användare som inte är medlemmar kan hitta rummet och se vilka som är medlemmar, men bara medlemmar kan öppna, läsa eller publicera meddelanden i rummet. (Detta är standardinställningen.) För att bli medlem i ett stängt rum måste användaren be en chattrumsadministratör om att bli tillagd i medlemslistan. Vem som är chattrumsadministratör visas på rumskortet.

• Hemligt – Icke-medlemmar kan inte hitta rummet eller rumskortet, ta reda på vilka som är medlemmar eller läsa och anslå meddelanden.

Du kan när som helst ändra sekretessinställningen för ett rum som du hanterar. Mer information om sekretessinställningar för chattrum och rumsmedlemskap finns i Så här fungerar chattrumsmedlemskap i Lync.

Lägga till webbprogram till chattrummet

Beroende på hur organisationen har valt att använda fortlöpande chattrum i Lync, kan det finnas möjlighet att lägga till flera användbara webbaserade program som gör chattrummet till ett ännu mer produktivt ställe för dess medlemmar. Om det finns webbaserade program tillgängliga för rummet visas rubriken Tillägg i fönstret Skapa ett rum. Klicka bara på pilen i den nedrullningsbara listrutan under rubriken och välj de webbprogram som du vill lägga till.

Lägga till och ta bort chattrumsadministratörer

Som rumsadministratör kan du lägga till andra som kan dela på hanteringen av ett rum du skapar. (Moderatorer måste finnas med i gruppen möjliga medlemmar för rummets kategori. Se beskrivningen nedan.)

Om du vill lägga till en rumsadministratör öppnar du chattrumsfönstret och skriver namnen på de användare som du vill tilldela administratörsroller i fältet Administratörer. De kan nu lägga till medlemmar och redigera vissa inställningar för rummet. När du har lagt till namnen på administratörerna (separerade med semikolon) klickar du på knappen Kontrollera namn för att kontrollera att användarna finns i Lync. De nya administratörerna blir inte automatiskt medlemmar i rummet, du behöver själv lägga till dem som medlemmar.

Lägga till och ta bort medlemmar i chattrum

Som rumsadministratör kan du även styra vem som kan delta i de stängda eller hemliga rum du skapar. (Rum med sekretessinställningen ”öppet” saknar inställningar för medlemskap.) Det innebär att du kan lägga till medlemmar som du vill (så länge de tillhör gruppen med möjliga medlemmar för rummets kategori). Du kan också ta bort medlemmar från rummet. Skriv namnen på dem du vill bjuda in som medlemmar i Medlemmar. (Du blir själv automatiskt medlem i stängda och hemliga rum som du skapar.)

Om du inte vill underrätta dina kontakter om att de har blivit medlemmar i ditt nya rum väljer du knappen Inga inbjudningar skickas till medlemmar. Det är motsvarande inställning för den överordnade rumskategori som rummet sorterar under som styr om aviseringar visas i de enskilda medlemmarnas Nytt-listor (på samma sätt som kontaktaviseringar) i chattrumsvyn i Lync-huvudfönstret.

Bekräfta chattrumsinställningarna

När du har valt de alternativ du vill använda enligt instruktionerna ovan, klickar du på knappen Skapa.

Vem kan administrera chattrum?

Du kan administrera chattrum i Lync om följande gäller:

• Du har skapat ett chattrum, vilket automatiskt gör dig till chattrumsadministratör.

• Du har tilldelats behörighet som chattrumsadministratör av Lync-administratören.

• Du har utsetts till chattrumsadministratör av den som skapade rummet.

• Du har rumsadministratörsbehörighet, vilket gör att du kan administrera alla chattrum i de Lync-miljöer du hanterar.

Om du är administratör för ett chattrum visas ditt namn i rutan Administratörer på chattrummets rumskort.

Som rumsadministratör styr du över de flesta rumsinställningar. Förutom att skapa egna fortlöpande chattrum kan du ändra sekretessinställningar, tilldela ytterligare rumsadministratörer och ta bort och lägga till medlemmar. Du kan ändra namn och beskrivning för rummen du administrerar och lägga till webbprogram i rumsmiljön om administratören har gjort dem tillgängliga. Du kan även inaktivera ett rum, vilket gör att medlemmar inte har tillträde till det.

Den här tabellen innehåller åtgärder och information om vad du kan och inte kan göra som rumsadministratör.

Du utför administratörsåtgärderna på sidan Redigera ett rum. Så här kommer du dit:

1. Klicka på ikonen Chattrum i huvudfönstret i Lync så att chattrumsvyn visas.

1. Klicka på rubriken Medlem i. De rum du har tillgång till visas.

2. Placera markören på ikonen Chattrum för det rum vars inställningar du vill ändra.

3. Klicka på ikonen Öppna rum .

4. Klicka på knappen Mer (chattrumsfönstrets nedre högra hörn).

5. Klicka på Hantera det här rummet.

1. Nu befinner du dig på sidan Redigera ett rum, där du kan ändra de inställningar som beskrevs tidigare. När du är klar klickar du på Spara ändringar.

Om chattrumskategorier

En ”chattrumskategori” i Lync är ett antal rumsegenskaper som kan tillämpas på flera rum, som ett sätt att förenkla. Ett fastighetsbolag kan till exempel skapa en rumskategori specifikt för dem som arbetar med försäljning, en annan kategori för den juridiska avdelningen, ytterligare en för ledningsgruppen osv. Varje rumskategori kan ha specifika inställningar för bl.a. bevarande av handlingar samt obligatorisk sekretesstyp. Alla rum i kategorin får automatiskt dessa inställningar.

Rumskategorifunktionen påverkar också medlemskap, utöver inställningar för rummet. När fortlöpande chatt i Microsoft Lync 2013 installeras första gången skapar Lync-administratören en lista över möjliga chattrumsdeltagare. När listan har skapats kan administratören välja att skapa underkategorier baserade på din organisations behov. En underkategori omfattar alla användare och grupper som kan vara medlemmar i ett chattrum i kategorin. Om administratören t.ex. ställer in en rumskategoris omfattning till contoso.com kan alla grupper och användare vid Contoso läggas till som medlem i rummen i den underkategorin. Om omfattningen är Försäljning, kan bara grupper och användare i just den distributionslistan läggas till som medlemmar.

Om det finns flera rumskategorier som är tillgängliga för dig som rumsadministratör visas de i en lista i fönstret Skapa ett rum. Välj den kategori som har de inställningar och det medlemsregister du vill använda.