Rekommendationer för organisationer när de använder Outlook-kalendern

Arbeta i ett scenario med chef/ombud

Om din organisation tillåter det konfigurerar du Outlook så att det ansluter till din Exchange-postlåda med cachelagrat Exchange-läge. Det ger bästa prestanda.

Nyare versioner av Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook för iOS, Outlook för Android och Microsoft Outlook för Mac innehåller många förbättringar av ombudsfunktionen. Mer information om dessa versioner finns i:

Ombudsfunktionen i Outlook i blandade versioner av Microsoft Outlook och Entourage

För scenarier med ny modelldelning (REST) rekommenderas de förenklade behörighetsnivåerna (kan redigeras, kan visa rubriker och platser osv.) i stället för att anpassa behörigheter för ombud. Anpassade behörighetsnivåer stöds inte i delning av nya modeller och kan leda till oväntade resultat.

Begränsa antalet ombud

Outlook begränsar inte antalet ombud som du kan lägga till. Vi rekommenderar dock att du bara ger Editor-behörighet till ett (1) ombud. På så sätt kan du spåra när och hur ett möte har bearbetats. Med tanke på att ett ombud kan använda flera enheter för att komma åt dina data gör många ombud med editorbehörigheter det mycket svårt att avgöra varför möten saknas eller är inaktuella.

Även om du bara beviljar Editor-behörigheter till ett ombud bör du undvika att lägga till ett stort antal ombud med behörigheten Granskare eller Deltagare. Det beror på att ett stort antal ombud kan uttömma andra resurser. Storleksgränsen för regeldata kan till exempel nås. När du lägger till ett ombud sker olika ändringar:

Outlook tillämpar behörigheter på relevanta mappar.
Attributet PublicDelegates Active Directory uppdateras för att lägga till behörigheten "Skicka för" till ombudet.
Outlook lägger till ombudet i en vidarebefordrningsregel för chefens postlåda. Då vidarebefordras mötesförfrågningar till ombudet.
Outlook sparar ytterligare ombudsinformation i chefens postlåda.

Vart och ett av dessa komponentområden kan ha olika begränsningar. När de här gränserna närmar sig kan prestanda och stabilitet påverkas.

Kommentarer:

Under utvecklingen och testningen av produkten använde Microsoft högst fyra (4) ombud. Ombuden använde dessutom bara Outlook. Enheter inkluderades inte i testningen.
Om ombudet med behörigheten Redigerare måste ersättas tillfälligt eller på obestämd tid ändrar du behörigheterna från Editor till Granskare eller ingen. Tilldela sedan Editor-behörighet till det nya ombudet eller reservdelegaten.

Arbeta med återkommande möten

Ange slutdatum och begränsa antalet förekomster

Outlook gör det enkelt att schemalägga ett möte med flera vanliga förekomster. Vi rekommenderar att du alltid anger ett slutdatum och begränsar den återkommande serien till ett visst antal förekomster. Troligtvis kommer återkommande möten att kräva ändringar någon gång. Till exempel läggs deltagare till eller tas bort från en enda förekomst, eller så ändras mötesplatsen eller tiden på grund av semesterdatum eller oförutsedda omständigheter. Outlook sparar var och en av dessa unika ändringar som ett mötes undantag. Möten med ett mycket stort antal undantag resulterar i en mötesserie som är svår att hantera. Dessutom kan det introducera oväntat beteende. Du kan alltid skapa en ny mötesserie när den aktuella slutar. Tänk på frekvensen när du tänker på antalet förekomster. Under ett år kommer ett två gånger i veckan-möte att ha cirka 90 fler förekomster än ett månadsmöte under samma period.

Avsluta ett återkommande möte före det ursprungliga slutdatumet

Även om du kan ställa in ett återkommande möte är ett bättre alternativ att ändra slutdatumet för serien. På så sätt kan du och deltagarna hålla koll på de möten som har inträffat tidigare. Om du avbokar det återkommande mötet helt och hållet går den historiken förlorad. Det bästa alternativet är att ange ett nytt slutdatum och sedan skicka uppdateringen till alla deltagare. Då avslutas mötesserien tidigt, samtidigt som tidigare möten registreras.

Meddelanden:

Om du avslutar mötesserien tidigt försvinner undantag som är kopplade till det återkommande mötet. Mer information om undantag finns i "Ange slutdatum och begränsa antalet förekomster" ovan.
Den här metoden gäller även när du behöver ändra ämne för en befintlig mötesserie. Avsluta mötesserien tidigt och skapa ett nytt återkommande möte med hjälp av ett annat Ämne.

Mer information om hur du avbryter alla framtida möten i en serie finns i: Ställa in alla framtida möten i en serie

Ändra organisatören

Outlook erbjuder inte något sätt att ändra en mötesorganisatör. Om du vill ändra mötesorganisatören för ett återkommande möte avslutar du det återkommande mötet. Det gör du genom att ange ett tidigare slutdatum och skicka uppdateringen till alla deltagare. När du har slutfört det här steget bör den nya organisatören skapa ett nytt återkommande möte.

Mer information om hur du anger ett tidigare slutdatum finns i Ställa in ett möte.

Undvik att använda ett återkommande möte för att dela bifogade filer

Bifogade filer lägger till komplexiteten i återkommande mötes undantag. Varje undantag innehåller en egen kopia av de bifogade filerna. När undantag läggs till i återkommande möten skapas nya kopior av de bifogade filerna. Om du gör ändringar i en uppsättning bifogade filer sprids inte dessa ändringar till de andra undantagen. Om du kräver att alla deltagare har den senaste kopian av ändringarna för ett visst möte rekommenderas det, när det är möjligt, att spara bifogade filer i SharePoint eller på OneDrive och dela med en länk.

Obs!: Åtgärder för att lägga till och ta bort bifogade filer i fristående, icke-återkommande möten stöds fullt ut.

Behandla alla mötesförfrågningar och avbokningar

Även om du kan ta bort en mötesförfrågan direkt från Inkorgen bör du behandla mötesförfrågan på rätt sätt genom att antingen acceptera eller avböja den. Använd alltid kommandot Ta bort från kalender för att bearbeta mötesavbokningar från Inkorgen. Undvik att bearbeta möten direkt från kalendermodulen.

Undvik att kopiera möten

Som standard tar Outlook bort alla länkar mellan ett kopierat möte och det ursprungliga mötet. Det förhindrar inkonsekvenser. Nyare versioner av Outlook lägga till textsträngen "Kopiera:" i ämnet. Det gör det enkelt att identifiera möteskopior.

Från och med Outlook version 2311 stöds inte längre kopiering av möten. Det här är en avsiktlig ändring för att förhindra kopiering av möten. Åtgärder relaterade till kopierade möten ger oväntade resultat, så vi rekommenderar att du undviker att kopiera möten. Detta har länge dokumenterats som bästa praxis. För att begränsa de oväntade resultaten implementerade Outlook-teamet blockering av kopieringsmöten.

Mer information om den senaste uppdateringen för att blockera kopiering av möten finns i:

Outlook blockerar kopiering av möten med "Kopiering av möten stöds inte".

Vidarebefordra mötesförfrågningar

När du använder Outlook för att vidarebefordra ett möte till någon som inte ursprungligen bjudits in till mötet skickar Outlook ett meddelande om vidarebefordran av mötet till mötesorganisatören. När organisatören får mötesaviseringen läggs den nya deltagaren till i organisatörens möte. Om befintliga deltagare behöver veta att ytterligare en deltagare har lagts till i mötet måste organisatören öppna mötet och skicka en mötesuppdatering till alla deltagare.

Obs!: Om du vill informera någon om ett möte, men inte bjuda in dem, drar du bara mötesförfrågan från kalendern till ikonen E-post längst ned till vänster i Outlook. Då öppnas ett e-postmeddelande med information om mötet som du kan skicka. Observera att det här e-postmeddelandet inte lägger till mottagarna i mötet, utan innehåller bara mötesinformation som datum, tid, ämne och dagordning.

För Microsoft Exchange-användare

I Microsoft Exchange Server 2007 introducerades även meddelanden om vidarebefordran av möten som en del av funktionen Kalender dirigering. Om du använder Outlook för att ansluta till en postlåda i en Exchange Server-organisation kan meddelandebeteendet för vidarebefordran av möten vara föremål för Exchange-inställningar, om det konfigureras av Exchange-administratören. Exchange-administratören kan till exempel förhindra att meddelanden om vidarebefordran av möten skickas till fjärrdomäner.

Vi rekommenderar vanligtvis att en deltagare inte vidarebefordrar ett möte om de inte finns i samma Exchange-organisation som organisatören, såvida inte alla följande villkor uppfylls:

Deltagaren använder Microsoft Outlook 2010 eller senare.
Deltagarens Exchange-administratör tillåter att meddelanden om vidarebefordrade möten skickas till fjärrdomäner.
Organisatören använder en Microsoft Outlook-klient.

När det gäller en deltagare som använder ett e-postsystem som inte är ett Exchange-e-postsystem rekommenderar vi vanligtvis att du inte vidarebefordrar ett möte, såvida inte alla följande villkor är uppfyllda:

Deltagaren använder Microsoft Outlook 2010 eller senare.
Organisatören använder en Microsoft Outlook-klient.

Om organisatören av någon anledning inte får aviseringen om vidarebefordran av mötet läggs inte mötesdeltagare till i organisatörens möte. Om organisatören sedan ändrar mötet och skickar ut en uppdatering skickas uppdateringen endast till de ursprungliga inbjudna deltagarna. Deltagarna som tidigare fått den vidarebefordrade kopian av mötet får inte uppdateringen.

Om ovanstående begränsningar hindrar dig från att konsekvent vidarebefordra mötesinbjudningar är det bäst att bara be mötesorganisatören att lägga till önskade deltagare. Det är viktigt att be mötesorganisatören att lägga till önskade deltagare om du inte är säker på att både dina och önskade deltagares miljöer uppfyller ovanstående villkor.

Obs!: Outlook-ombud får inte meddelanden om vidarebefordran av möten.

Ytterligare rekommendationer för Microsoft Exchange-användare

Underhålla enheter som ansluter till kalendern

Kontrollera att alla enheter som ansluter till kalendern har alla de senaste uppdateringarna installerade. Vissa enheter använder Exchange ActiveSync för att synkronisera kalendern och andra mappar. Dessa enheter omfattar Outlook för iOS, Outlook för Android, Apple iOS och Android-enheter. Research In Motion (RIM) BlackBerry-enheter och andra kan också synkroniseras med kalendern.

Mer information om några av de kända problemen finns i: Aktuella problem med Microsoft Exchange ActiveSync och enheter från tredje part.

Obs!: I vissa fall kan flera Outlook-klienter och -enheter ändra objekt samtidigt, vilket kan orsaka konflikter. För att minimera sannolikheten ska du inte bearbeta samma objekt på två eller flera klienter eller enheter inom en relativt kort tidsperiod.

Underhålla tillägg som integreras med Outlook

De flesta, om inte alla, Outlook tillägg får åtkomst Outlook data. Ett tillägg kan ändra ett Outlook objekt som du redigerar samtidigt, oavsett om det finns i Outlook eller på en annan enhet. Detta kan innebära konflikter. Se till att installera de senaste uppdateringarna för tillägg eller program som integreras med Outlook för att minimera sannolikheten. Avinstallera eller inaktivera något av dessa program och tillägg som du inte använder eller som inte behöver integreras med Outlook.