Ju fler e-postmeddelanden du skickar och tar emot, desto större kan din Outlook-postlåda växa. Stora postlådor kan ta längre tid att öppna och söka, och många e-postleverantörer, bland annat Microsoft 365, begränsar postlådans maximala storlek. Om du får ett meddelande om att postlådan överskrider storleksgränsen kan det vara till hjälp att ta bort meddelanden och mappar, men om du lagrar informationen i en Outlook-datafil (.pst) eller Offline-Outlook-datafil (.ost) kanske datafilen inte minskar i storlek automatiskt.
Obs! Om du använder ett POP-konto lagras all information om ditt e-postkonto, inklusive mappar, e-postmeddelanden, kontakter, kalender och uppgiftsinformation i en Outlook-datafil (.pst). Om du använder ett Microsoft 365-, Exchange-, IMAP- eller Outlook.com-konto lagras en kopia av postlådan i en Outlook-datafil (.ost) som är offline.
Om du vill minska storleken på din Outlook-datafil (.pst) eller Offline-Outlook-datafil (.ost) kan du komprimera datafilen manuellt. Välj din version av Outlook nedan för att se anvisningar om hur du minskar storleken på en PST- eller OST-fil.
Det finns flera sätt att minska postlådans storlek.
Du kan använda verktyget Rensning av postlåda för att visa storleken på din postlåda och enskilda mappar. Det här verktyget kan också hjälpa dig att söka efter äldre eller mycket stora meddelanden som du kanske vill ta bort eller flytta till en Outlook-datafil (.pst).
Ofta är orsaken till en stor postlåda en stor borttagen mapp. Verktyget innehåller en knapp för att visa storleken på mappen Borttaget och tömma mappen Borttaget.
Ibland lagrar Outlook objekt i konflikt i en mapp som heter Konflikter. Konflikter inträffar när en kopia av ett objekt som lagras på e-postservern inte är synkroniserad med en kopia av ett objekt som lagras på den lokala datorn. Verktyget Rensning av postlåda kan ta bort dessa konflikter åt dig.
Kör verktyget Rensning av postlåda
-
Klicka på fliken Arkiv.
-
Klicka på Verktyg > Rensning av postlåda.
-
Välj Visa postlådestorlek, Hitta objekt som är äldre än, Hitta objekt som är större än, Visa storlek på borttagna objekt, Töm mappen Borttaget , Visa konflikter eller Tomma konflikter för att utföra önskad uppgift.
Använda Konversationsrensning för att ta bort överflödiga meddelanden
I en lång e-posttråd finns det ofta många meddelanden som innehåller samma information som tidigare meddelanden. Konversationsrensning kan ta bort överflödiga meddelanden automatiskt. Mer information finns i Använda konversationsrensning för att ta bort överflödiga meddelanden.
Söka efter stora meddelanden
Du kan söka efter alla meddelanden som är större än en viss storlek i sökrutan i Outlook. Klicka i sökrutan och skriv: messagesize:>5 MB. Då visas alla meddelanden som är större än 5 MB. Du kan ta bort vissa eller alla dessa meddelanden eller flytta dem till en annan Outlook-datafil (.pst). Mer information om hur du flyttar objekt finns i Flytta eller kopiera ett meddelande mellan mappar.
Om du tar bort objekt från en Outlook-datafil (.pst) eller Offline-Outlook-datafil (.ost) komprimeras filen automatiskt i bakgrunden när du inte använder datorn, men Outlook körs fortfarande.
Obs!Outlook komprimerar bara filen om det finns mer än 20 % av "tomt utrymme" (oanvänt utrymme) i filen.
Du kan också använda följande steg för att manuellt starta komprimeringsprocessen omedelbart, vilket kan ta flera minuter att slutföra.
-
Ta bort alla objekt som du inte vill behålla och töm mappen Borttaget .
-
Klicka på Arkiv > Kontoinställningar > Kontoinställningar.
-
Klicka på den datafil som du vill komprimera på fliken Datafiler och klicka sedan på Inställningar.Obs! Om du använder ett Exchange- eller Outlook.com e-postkonto måste du dessutom klicka på fliken Avancerat > Outlook-datafilinställningar.
-
I dialogrutan Outlook-datafil klickar du på Komprimera nu och sedan på OK.
Obs!: Du behöver inte avsluta Outlook när du har komprimerat en Outlook-datafil.
