Uvoz ili veza sa podacima u tekstualnoj datoteci

U ovom članku

• Osnovne informacije o tekstualnim datotekama i podržanim formatima

• Uvoz podataka iz tekstualne datoteke

• Šta još treba da znam o uvozu?

• Rešavanje problema sa vrednostima koje nedostaju ili nisu tačne u uvezenoj tabeli

• Veza ka tekstualnoj datoteci

• Rešavanje problema sa greškom #Num! i netačnim vrednostima u povezanoj tabeli

Osnovne informacije o tekstualnim datotekama i podržanim formatima

Tekstualna datoteka sadrži neoblikovane znakove koji mogu da se pročitaju, kao što su slova i brojevi, i specijalne znakove, kao što su tabulatori, znakovi za položaj u sledećem redu i znakovi za povratak na početak reda. Access podržava sledeće oznake tipa datoteke — .txt, .csv, .asc i .tab.

Da biste tekstualnu datoteku koristili kao izvornu datoteku za uvoz ili povezivanje, sadržaj datoteke mora da se organizuje na takav način da čarobnjaci za uvoženje ili povezivanje mogu da podele sadržaj na skup zapisa (redove) i svaki zapis na kolekciju polja (kolone). Ispravno organizovane tekstualne datoteke spadaju u jedan od dva tipa:

• Razgraničene datoteke    U razgraničenoj datoteci svaki zapis stoji u posebnom redu, a polja su razdvojena jednim znakom koji se naziva znak za razgraničavanje. Znak za razgraničavanje može da bude bilo koji znak koji se ne pojavljuje u vrednostima polja, kao što je tabulator, tačka i zarez, zarez i tako dalje. Sledeći primer prikazuje tekst razdvojen zarezima.

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• Datoteke fiksne širine    U datoteci fiksne širine svaki zapis stoji u zasebnom redu a širina svih polja ostaje ista u svim zapisima. Na primer, prvo polje svakog zapisa uvek je dugačko sedam znakova, drugo polje svakog zapisa uvek je dugačko 12 znakova i tako dalje. Ako se stvarna dužina vrednosti polja menja od zapisa do zapisa, vrednosti kraće od zahtevane širine moraju na kraju da se popunjene razmacima. Sledeći primer prikazuje tekst fiksne širine.

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludo         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

Vrh stranice

Uvoz podataka iz tekstualne datoteke

Ako vam je cilj da uskladištite neke ili sve podatke koji se nalaze u tekstualnoj datoteci u Access bazi podataka, trebalo bi da uvezete sadržaj datoteke u novu tabelu ili da dodate podatke u postojeću tabelu. Uvezene podatke možete da prikazujete i uređujete, a promene koje pravite na podacima ne utiču na izvornu tekstualnu datoteku.

Tokom operacije uvoza možete da navedete kako da se organizuje izvorna datoteka i da li želite da napravite novu tabelu ili da dodate podatke u postojeću tabelu.

Na kraju operacije uvoza možete odabrati da sačuvate detalje operacije uvoza u vidu specifikacije. Specifikacija uvoza pomaže da kasnije ponavljate operaciju uvoza, a da pri tom ne morate ponovo da prolazite kroz korake čarobnjaka za uvoz teksta.

Priprema izvorne datoteke

1. Otvorite izvornu tekstualnu datoteku u uređivaču teksta, kao što je Beležnica.

   Napomena: Tokom operacije uvoza možete da uvezete samo jednu tekstualnu datoteku. Da biste uvezli više datoteka, ponovite operaciju uvoza za svaku datoteku.

2. Pregledajte sadržaj izvorne tekstualne datoteke i izvršite radnju opisanu u ovoj tabeli.

   Element	Opis
   Razgraničene ili fiksne širine	Proverite da li datoteka dosledno prati jedan od formata. Ako je datoteka razgraničena, identifikujte znak za razgraničavanje. Ako datoteka ima polja fiksne širine, proverite da li je svako polje u svakom zapisu iste širine.
   Kvalifikatori teksta	Neke razgraničene datoteke mogu da sadrže vrednosti polja koje su unutar jednostrukih ili dvostrukih znakova navoda, kao što je prikazano iznad: "Dejan Marković",25,5.4.2017,"Njujork" "Nebojša Stanković",27,2018,"Čikago" Znak koji okružuje vrednost polja naziva se kvalifikator teksta. Kvalifikatori teksta nisu neophodni, ali su od ključne važnosti ako važi bilo koji od sledećih uslova: Znak za razgraničavanje polja je deo vrednosti polja. Na primer, ako se kao znak za razgraničavanje polja koristi zarez i Beograd, Valjevo je ispravna vrednost polja, tu vrednost treba da navedete unutar para kvalifikatora, kao ovde: "Beograd, Valjevo" Želite da Access vrednosti koje nisu tekstualne, kao što su 0452934 i 0034539, tretira kao tekstualne vrednosti i čuva ih u tekstualnom polju. Tokom operacije uvoza možete da navedete da li datoteka koristi kvalifikator i, ako ga sadrži, navedite znak koji se ponaša kao kvalifikator. Proverite da li se isti kvalifikator teksta koristi u celoj datoteci i da li su samo tekstualne vrednosti okružene parom kvalifikatora.
   Broj polja	Broj izvornih polja ne sme da pređe 255 – Access ne može da podrži više od 255 polja u tabeli.
   Preskakanje zapisa i vrednosti	Ako vas zanima samo deo tekstualne datoteke, uredite izvornu datoteku pre nego što započnete operaciju uvoza. Nije moguće preskakati zapise tokom operacije uvoza. Ako dodajete podatke u novu tabelu, možete da preskočite određena polja, ali ta operacija nije dostupna ako dodajete sadržaj u postojeću tabelu. Kada dodajete podatke u postojeću tabelu, struktura izvornih podataka mora da se podudara sa strukturom odredišne tabele. Drugim rečima, izvorni podaci moraju da imaju isti broj kolona kao odredišna tabela i tipovi podataka izvornih podataka moraju da se poklapaju sa tipovima podataka odredišne tabele.
   Prazni redovi i polja	Izbrišite sve nepotrebne prazne redove u datoteci. Ako postoje prazna polja, pokušajte da dodate podatke koji nedostaju. Ako planirate da dodate zapise u postojeću tabelu, proverite da li odgovarajuće polje u tabeli prihvata prazne vrednosti. Polje može da bude bez vrednosti (null) ako je svojstvo polja Potrebno postavljeno na opciju Ne, a postavka svojstva ValidationRule ne sprečava postojanje polja bez vrednosti.
   Specijalni znakovi	Pregledajte i uklonite dodatne znakove kao što su tabulatori, znakovi za položaj u sledećem redu i znakovi za kraj reda.
   Tipovi podataka	Da biste izbegli greške tokom uvoza, proverite da li svako izvorno polje sadrži isti tip podataka u svakom redu. Access skenira prvih 25 redova datoteke kako bi odredio tip podataka polja u tabeli. Preporučujemo da se uverite da prvih 25 izvornih polja ne sadrže mešavinu vrednosti različitih tipova podataka u bilo kojim poljima. Proverite i da li su netekstualne vrednosti koje treba da se tretiraju kao tekstualne vrednosti okružene jednostrukim ili dvostrukim znacima navoda. Ako izvorna datoteka sadrži mešane vrednosti u redovima posle 25. reda, operacija uvoza može i dalje da ih preskače ili neispravno konvertuje. Informacije o rešavanju problema potražite u odeljku Rešavanje problema sa vrednostima koje nedostaju ili nisu tačne u uvezenoj tabeli u nastavku ovog članka.
   Imena polja	Za razgraničene tekstualne datoteke, ako datoteka ne obuhvata imena polja, dobra praksa jeste da ih postavite u prvi red. Tokom operacije uvoza možete da navedete da Access tretira vrednosti u prvom redu kao imana polja. Prilikom uvoza tekstualnih datoteka fiksne širine, Access ne pruža opciju da vrednosti u prvom redu koristite kao ime polja. Napomena: Kada dodate razgraničenu tekstualnu datoteku u postojeću tabelu, proverite da li se ime svake kolone tačno podudara sa imenom odgovarajućeg polja. Operacija uvoza neće uspeti ako se ime kolone razlikuje od imena odgovarajućeg polja u tabeli. Otvorite odredišnu tabelu u prikazu dizajna da biste pronašli imena polja.

3. Zatvorite izvornu datoteku ako je otvorena. Otvorena izvorna datoteka može da izazove greške u konvertovanju podataka tokom operacije uvoza.

Pokretanje procesa uvoza u programu Access

1. Otvorite Access bazu podataka u koju će se uskladištiti uvezeni podaci. Ako podatke ne želite da uskladištite ni u jednu postojeću bazu podataka, napravite praznu bazu podataka.

2. Pre nego što pokrenete operaciju uvoza, odlučite da li podatke želite da uskladištite u novu ili u postojeću tabelu.

   • Pravljenje nove tabele    Ako odaberete da podatke uskladištite u novu tabelu, Access pravi tabelu i uvezene podatke dodaje u nju. Ukoliko tabela navedenog imena već postoji, Access sadržaj te tabele zamenjuje uvezenim podacima.

   • Dodavanje podataka u postojeću tabelu    Ako dodajete podatke u postojeću tabelu, proces uvoza dodaje podatke u navedenu tabelu.

     Dok nastavljate, ne zaboravite da operacije dodavanja ne uspevaju uglavnom zbog toga što se izvorni podaci ne podudaraju sa strukturom i postavkama polja odredišne tabele. Da biste to izbegli, otvorite tabelu u prikazu dizajna i pregledajte sledeće:

     • Prvi red    Ako prvi redi izvorne tekstualne datoteke ne sadrži imena polja, obezbedite da se položaj i tip podataka svake kolone podudara sa onim u odgovarajućem polju u tabeli. Za razgraničene tekstualne datoteke, ako prvi red sadrži naslove kolona, redosled kolona i polja ne mora da se poklapa, ali ime i tipovi podataka svake kolone moraju tačno da se podudaraju sa onima od odgovarajućeg polja. Prilikom uvoza tekstualnih datoteka fiksne širine, Access ne pruža opciju da vrednosti u prvom redu koristite kao ime polja.

     • Polja koja nedostaju ili dodatna polja    Ako neka polja ne postoje u odredišnoj tabeli, dodajte ih pre nego što pokrenete operaciju uvoza. Međutim, ako odredišna tabela sadrži polja koja ne postoje u izvornoj datoteci, nije potrebno da ih izbrišete iz tabele ako ona prihvataju prazne vrednosti.

       Savet: Polje prihvata prazne vrednosti ako je svojstvo polja Potrebno postavljeno na opciju Ne, a postavka svojstva ValidationRule ne sprečava da postoji polje bez vrednosti.

     • Primarni ključ    Ako se u tabeli nalazi polje primarnog ključa, izvorna datoteka mora da ima kolonu koja sadrži vrednosti koje su kompatibilne sa poljem primarnog ključa. Pored toga, uvezene vrednosti ključa moraju da budu jedinstvene. Ako uvezeni zapis sadrži vrednost primarnog ključa koja već postoji u odredišnoj tabeli, operacija uvoza prikazuje poruku o grešci. Izvorne podatke morate da uredite tako da sadrže vrednosti jedinstvenog ključa, a zatim da ponovo pokrenete operaciju uvoza.

     • Indeksirana polja    Ako je svojstvo Indeksirano polja u tabeli postavljeno na opciju Da (Bez duplikata), odgovarajuća kolona u izvornoj tekstualnoj datoteci mora da sadrži jedinstvene vrednosti.

3. Lokacija čarobnjaka za uvoz ili povezivanje teksta razlikuje se u zavisnosti od verzije programa Access. Odaberite korake odgovarajuće za vašu verziju programa Access:

   • Ako koristite najnoviju verziju verzije programa Microsoft 365 za pretplatu programa Access ili Access 2019, na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz & veze izaberite stavku Novi izvor podataka > Iz datoteke > Tekstualna datoteka.

   • Ako koristite Access 2016, na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz & izaberite stavku Tekstualna datoteka.

4. Access otvara dijalog Preuzimanje spoljnih podataka - tekstualna datoteka.

   

5. U dijalogu Preuzimanje spoljašnjih podataka – tekstualna datoteka, u polju Ime datoteke otkucajte ime izvorne datoteke.

6. Navedite željeni način skladištenja uvezenih podataka.

   • Izaberite opciju Uvezi izvorne podatke u novu tabelu u aktuelnoj bazi podataka kako biste podatke sačuvali u novoj tabeli. Kasnije će se od vas zatražiti da imenujete ovu tabelu.

   • Izaberite stavku Dodaj kopiju zapisa u tabelu, a zatim sa padajuće liste izaberite tabelu da biste podatke dodali u postojeću tabelu.

     Napomena: Ako želite da se povežete sa izvorom podataka pravljenjem povezane tabele, pročitajte odeljak Povezivanje sa tekstualnom datotekom u nastavku ovog članka.

7. Kliknite na dugme U redu.

   Access skenira sadržaj datoteke i preporučuje način na koji datoteka treba da se organizuje. Ako datoteka koristi znak za razgraničavanje za razdvajanje polja, proverite da li je izabrana opcija Razgraničeno. Ako datoteka sadrži polja fiksne širine, proverite da li je izabrana opcija Fiksna širina. Ako niste sigurni da li datoteka ima polja fiksne širine ili razgraničena polja, pročitajte prethodni odeljak Priprema izvorne datoteke.

   Napomena: Ako izvorna tekstualna datoteka sadrži kartice ili druge specijalne znakove, oni su u čarobnjaku za uvoz teksta predstavljeni kao mala polja između kolona podataka.

8. Kliknite na dugme Dalje.

   Informacije koje čarobnjak prikazuje zavise od toga da li izaberete opciju „Razgraničeno“ ili „Fiksna širina“.

   Razgraničeno

   Izaberite ili navedite znak koji razgraničava vrednosti polja – „Tabulator“, „Tačka i zarez“, „Zarez“, „Razmak“ ili „Drugo“. Ako datoteka koristi kvalifikator teksta, u polju Kvalifikator teksta, izaberite dvostruki znak navoda (") ili jednostruki znak navoda ('). Ako prvi red izvorne datoteke sadrži imena polja, potvrdite izbor u polju za potvrdu Prvi red sadrži imena polja. Zatim kliknite na dugme Dalje.

   Fiksna širina

   Čarobnjak prikazuje sadržaj datoteke. Ako Access otkrije strukturu po kolonama u podacima, postavlja vertikalne linije u podatke kako bi razdvojio polja. Pregledajte strukturu koju predloži čarobnjak i, ako je neophodno, pratite uputstva na stranici čarobnjaka da biste dodavali, uklanjali ili prilagođavali redove. Zatim kliknite na dugme Dalje.

9. Ako odaberete da dodate podatke, pređite na 13. korak. Ako uvozite podatke u novu tabelu, kliknite na dugme Dalje. U ovom trenutku bi trebalo da pregledate svojstva polja prikazana u čarobnjaku.

   Napomena: Stranica čarobnjaka na kojoj možete da navedete informacije o poljima koja uvozite ne prikazuje se ako dodajete zapise u postojeću tabelu.

10. Kliknite na kolonu na donjoj polovini stranice čarobnjaka da biste prikazali svojstva odgovarajućeg polja. Ako želite, pregledate i promenite ime i tip podataka odredišnog polja.

    Access pregleda prvih 25 redova u svakoj koloni da bi predložio podrazumevani tip podataka za odgovarajuće polje. Ako u prvih 25 redova kolone postoje različiti tipovi vrednosti, kao što su tekstualne i numeričke vrednosti, čarobnjak predlaže tip podataka koji je kompatibilan sa svim vrednostima ili sa većinom vrednosti u koloni – najčešće je to tekstualni tip podataka. Iako možete da odaberete drugi tip podataka, imajte u vidu da će se vrednosti koje nisu kompatibilne sa odabranim tipom podataka zanemariti ili pogrešno konvertovati. Dodatne informacije o tome kako se ispravljaju vrednosti koje nedostaju ili nisu tačne potražite u odeljku Rešavanje problema sa vrednostima koje nedostaju ili nisu tačne u uvezenoj tabeli u nastavku ovog članka.

11. Svojstvo Indeksirano postavite na opciju Da kako biste napravili indeks za polje. Potvrdite izbor u polju za potvrdu Nemoj da uvezeš polje (Preskoči) da biste potpuno preskočili izvornu kolonu. Zatim kliknite na dugme Dalje.

12. Ako se zapisi dodaju u novu tabelu, čarobnjak traži da navedete primarni ključ za tabelu. Ako izaberete opciju Neka Access doda primarni ključ, Access u odredišnu tabelu dodaje polje tipa „Automatsko numerisanje“ kao prvo polje i automatski ga popunjava jedinstvenim ID-ovima, počevši od 1. Kliknite na dugme Dalje.

    Napomena: Stranica čarobnjaka na kojoj možete da navedete informacije o poljima koja uvozite ne prikazuje se ako dodajete zapise u postojeću tabelu.

13. Access prikazuje poslednju stranicu čarobnjaka. Ako uvozite zapise u novu tabelu, navedite ime odredišne tabele. U polju Uvezi u tabelu otkucajte ime tabele. Ako tabela već postoji, odziv vas pita da li želite da zamenite postojeći sadržaj tabele. Kliknite na dugme Da kako biste nastavili ili na dugme Ne da biste naveli drugo ime odredišne tabele.

    Čemu služi dugme Napredno?

    Dugme Napredno u čarobnjaku za uvoz teksta omogućava da pravite ili otvarate specifikaciju uvoza u formatu koji koriste starije verzije programa Access. Preporučujemo da ne koristite dugme Napredno ako nemate specifikacije uvoza iz starijih verzija programa Access. Ako želite da sačuvate detalje o ovoj operaciji uvoza, umesto toga možete da saznate više o ovoj proceduru u sledećem odeljku.

14. Kliknite na dugme Završi da biste uvezli podatke.

    Access pokušava da uveze podatke. Ako se uvezu neki podaci, čarobnjak prikazuje dijalog koji vam govori status operacije uvoza. Nasuprot tome, ako operacija uopšte ne uspe, Access prikazuje poruku o grešci Došlo je do greške pri pokušaju uvoza datoteke.

15. Otvorite odredišnu tabelu u prikazu lista sa podacima. Uporedite podatke u tabeli sa izvornom datotekom i proverite da li su podaci koji se pojavljuju ispravni.

Šta još treba da znam o uvozu?

• Informacije o tome kako da sačuvate detalje uvoza kao specifikaciju koju kasnije možete ponovo da koristite potražite u članku Čuvanje detalja operacije uvoza ili izvoza u vidu specifikacije.

• Informacije o tome kako da pokrenete sačuvane specifikacije uvoza potražite u članku Pokretanje sačuvane operacije uvoza ili izvoza.

• Informacije o tome kako se planira pokretanje specifikacija u određeno vreme potražite u članku Planiranje operacije uvoza ili izvoza.

• Informacije o tome kako se menja ime specifikacije, kako se brišu specifikacije ili ažuriraju imena izvornih datoteka u specifikacijama potražite u članku Upravljanje zadacima za podatke.

Rešavanje problema sa vrednostima koje nedostaju ili nisu tačne u uvezenoj tabeli

Ako vidite poruku Došlo je do greške pri pokušaju uvoza datoteke, operacija uvoza u potpunosti nije uspela. Nasuprot tome, ako operacija uvoza prikaže stranicu sa pitanjem da li želite da sačuvate detalje o operaciji, operacija je uspela da uveze sve ili neke podatke. Statusna poruka navodi i ime tabele za evidenciju grešaka koja sadrži opis svih grešaka do kojih je došlo tokom operacije uvoza.

Važno je da zapamtite da bi trebalo da pregledate sadržaj i strukturu tabele pre nego što počnete da je koristite, čak i ako statusna poruka ukazuje na uspešno dovršenu operaciju, da biste proverili da li sve izgleda ispravno.

Otvorite odredišnu tabelu u prikazu lista sa podacima da biste videli da li su u tabelu uspešno dodati svi podaci. Onda bi trebalo da otvorite tabelu u prikazu dizajna da biste pregledali tip podataka i druge postavke svojstava polja.

Sledeća tabela opisuje korake koje možete da preduzmete da biste ispravili vrednosti koje nedostaju ili nisu tačne.

Pored toga, možda ćete poželeti da pregledate tabelu za evidenciju grešaka na poslednjoj stranici čarobnjaka u prikazu lista sa podacima. Tabela ima tri polja – „Greška“, „Polje“ i „Red“. Svaki red sadrži informacije o određenoj grešci, a trebalo bi da vam sadržaj polja „Greška“ pomogne u rešavanju problema.

Potpuna lista niski sa greškama i saveti za rešavanje problema

Vrh stranice

Veza ka tekstualnoj datoteci

Koristite povezivanje kako biste se povezali sa podacima u drugoj datoteci bez njenog uvoza — na taj način možete da prikažete najnovije podatke u originalnom programu i u Access datoteci bez pravljenja i održavanja kopije u programu Access. Ako ne želite da kopirate sadržaj tekstualne datoteke u Access bazu podataka, ali i dalje želite da pokrećete upite i generišete izveštaje koji su zasnovani na tim podacima, trebalo bi da povežete tekstualnu datoteku, a ne da je uvezete.

Kada napravite vezu ka tekstualnoj datoteci, Access pravi novu tabelu koja je povezana sa izvornom datotekom. Sve promene koje napravite u izvornoj datoteci odražavaju se u povezanoj tabeli, ali ne možete da uređujete sadržaj odgovarajuće tabele u programu Access. Ako želite da promenite sadržaj ili strukturu podataka, trebalo bi da otvorite izvornu datoteku i izvršite promenite u njoj.

Rešavanje problema sa greškom #Num! i netačnim vrednostima u povezanoj tabeli

Čak i ako vidite poruku Završeno je povezivanje tabele, trebalo bi ipak da otvorite tabelu u prikazu lista sa podacima da biste proverili da li svi redovi i kolone prikazuju ispravne podatke.

Ako negde u tabeli vidite greške ili netačne podatke, preduzmite odgovarajuću radnju da biste ih ispravili kao što je opisano u sledećoj tabeli, a zatim ponovo pokušajte da izvršite povezivanje. Imajte u vidu da vrednosti ne možete da dodate direktno u povezanu tabelu, zato što je tabela samo za čitanje.

Vrh stranice