Uvoz ili veza sa podacima u Excel radnoj svesci

Uobičajeni slučajevi uvoza Excel podataka u Access

• Dugogodišnji ste korisnik programa Excel, ali, kako napredujete, poželeli ste da za rad sa podacima koristite Access. Podatke iz Excel radnih listova želite da premestite u neke Access baze podataka.

• Vaše odeljenje ili radna grupa koristi Access, ali vi povremeno primate podatke u Excel formatu koji treba da budu objedinjeni sa Access bazama podataka. Ove Excel radne listove želite da uvozite u bazu podataka kada ih primite.

• Access koristite za upravljanje podacima, ali sedmični izveštaji koje primate od ostatka tima su Excel radne sveske. Želeli biste da unapredite proces uvoza kako biste osigurali uvoz podataka u bazu podataka svake sedmice u određeno vreme.

Ako prvi put uvozite podatke iz programa Excel

• Ne postoji način da Excel radnu svesku sačuvate kao Access bazu podataka. Excel ne obezbeđuje funkcionalnost za kreiranje Access baze podataka na osnovu Excel podataka.

• Kada otvorite Excel radnu svesku u programu Access (u dijalogu Otvaranje datoteke, sa liste Datoteke tipa izaberite stavku Microsoft Office Excel datoteke, a zatim izaberite željenu datoteku), Access će kreirati vezu sa radnom sveskom, a neće uvesti podatke koje ona sadrži. Povezivanje sa radnom sveskom je u osnovi različito od uvoza radnog lista u bazu podataka. Više informacija o povezivanju potražite u odeljku Povezivanje sa podacima u programu Excel u nastavku ovog članka.

Priprema radnog lista

1. Pronađite izvornu datoteku i izaberite radni list koji sadrži podatke koje želite da uvezete u Access. Ako želite da uvezete samo deo radnog lista, možete da definišete imenovani opseg koji uključuje samo one ćelije koje želite da uvezete.
   
   Definisanje imenovanog opsega (opcionalno)   

   1. Prebacite se u Excel i otvorite radni list koji sadrži podatke koje želite da uvezete.

   2. Izaberite opseg ćelija koje sadrže podatke koje želite da uvezete.

   3. Kliknite desnim tasterom miša unutar izabranog opsega i izaberite stavku Imenuj opseg ili Definiši ime.

   4. U dijalogu Novo ime navedite ime opsega u polju Ime i kliknite na dugme U redu.

      Imajte u vidu da tokom operacije uvoza možete da uvezete samo jedan radni list. Ponovite operaciju uvoza za svaki radni list koji želite da uvezete u slučaju da želite da uvezete više radnih listova.

2. Redigujte izvorne podatke i izvršite sledeće radnje opisane u ovoj tabeli.

   Element	Opis
   Broj kolona	Broj izvornih kolona koje želite da uvezete ne sme da pređe 255 zato što Access ne može da podrži više od 255 polja u tabeli
   Preskakanje kolona i redova	Preporučuje se da u izvorni radni list ili imenovani opseg uključite samo one redove i kolone koje želite da uvezete Redovi    Redove ne možete da filtrirate niti preskačete tokom operacije uvoza Kolone    Kolone ne možete da preskačete tokom operacije ako odaberete dodavanje podataka u postojeću tabelu
   Tabelarni format	Uverite se da se ćelije nalaze u tabelarnom formatu. Ako radni list ili imenovani opseg uključuje objedinjene ćelije, sadržaj ćelija će biti postavljen u polje koje odgovara prvoj koloni na levoj strani, a druga polja će ostati prazna
   Prazne kolone, redovi i ćelije	Izbrišite sve prazne kolone i redove koji nisu neophodni u radnom listu ili opsegu. Ako se u radnom listu ili opsegu nalaze prazne ćelije, pokušajte da dodate podatke koji nedostaju. Ako planirate da zapise dodate u postojeću tabelu, uverite se da odgovarajuće polje u tabeli može da bude bez vrednosti (vrednosti koje nedostaju ili su nepoznate). Polje može da bude bez vrednosti ako je svojstvo polja Potrebno postavljeno na Ne, a postavka svojstva Pravilo za validaciju ne sprečava postojanje polja bez vrednosti
   Vrednosti grešaka	Ako neke ćelije u radnom listu ili opsegu sadrže vrednosti grešaka, kao što su #NUM i #DIV, ispravite ih pre pokretanja operacije uvoza. Ukoliko izvorni radni list ili opseg sadrže vrednosti grešaka, Access će u odgovarajuća polja u tabeli postaviti vrednost „null“. Više informacija o načinima ispravljanja tih grešaka potražite u odeljku Rešavanje problema sa vrednostima koje nedostaju ili nisu tačne u nastavku ovog članka
   Tip podataka	Uverite se da svaka izvorna kolona sadrži isti tip podataka u svakom redu da biste izbegli greške tokom uvoza. Access skenira prvih osam izvornih redova da bi odredio tip podataka polja u tabeli. Preporučuje se da se uverite da prvih osam izvornih redova ne sadrži vrednosti različitih tipova podataka u kolonama. Ako sadrži, Access koloni možda neće dodeliti tačan tip podataka. Osim toga, preporučuje se da svaku izvornu kolonu u programu Excel oblikujete i dodelite joj određeni format podataka pre pokretanja operacije uvoza. Oblikovanje se posebno preporučuje ako se u koloni nalaze različiti tipovi podataka. Na primer, kolona „BrojLeta“ u radnom listu može da sadrži numeričke i tekstualne vrednosti, kao što su 871, AA90 i 171. Da biste izbegli vrednosti koje nedostaju ili nisu tačne, postupite na sledeći način: Kliknite desnim tasterom miša na zaglavlje kolone i izaberite stavku Oblikuj ćelije. Na kartici Broj, u oknu Kategorija izaberite odgovarajući format. Za kolonu „BrojLeta“ verovatno biste odabrali format Tekst Kliknite na dugme U redu Ako su izvorne kolone oblikovane, ali i dalje sadrže mešovite vrednosti nakon osmog reda, moguće je da operacija uvoza ipak preskoči vrednosti ili ih pogrešno konvertuje. Više informacija o rešavanju problema potražite u odeljku Rešavanje problema sa vrednostima koje nedostaju ili nisu tačne
   Prvi red	Ako prvi red u radnom listu ili imenovani opseg sadrže imena kolona, možete da podesite Access da podatke u prvom redu uzme u obzir kao imena polja tokom operacije uvoza. Ukoliko izvorni radni list ili opseg ne uključuju imena, preporučuje se da ih dodate pre pokretanja operacije uvoza Napomena: Ako planirate da u postojeću tabelu dodate podatke, uverite se da se ime svake kolone tačno podudara sa imenom odgovarajućeg polja. Operacija uvoza neće uspeti ukoliko se ime kolone razlikuje od imena odgovarajućeg polja u tabeli. Otvorite tabelu u prikazu dizajna u programu Access kako biste videli imena polja

3. Zatvorite izvornu radnu svesku ako je otvorena. Otvorena izvorna datoteka može da prouzrokuje greške u konvertovanju podataka tokom operacije uvoza.

Priprema odredišne baze podataka

1. Otvorite Access bazu podataka u kojoj će biti uskladišteni uvezeni podaci. Uverite se da baza podataka nije samo za čitanje i da imate dozvole da je menjate.

   –ili–

   Ako podatke ne želite da uskladištite ni u jednu postojeću bazu podataka, kreirajte praznu bazu podataka. Da biste to uradili, postupite na sledeći način:

   Izaberite karticu Datoteka, kliknite na dugme Novo i izaberite stavku Prazna baza podataka.

2. Pre nego što počnete sa operacijom uvoza, odlučite da li podatke želite da uskladištite u novu ili u postojeću tabelu.

   Kreiranje nove tabele    Ako odaberete da podatke uskladištite u novu tabelu, Access će kreirati tabelu i uvezene podatke dodati u nju. Ukoliko tabela navedenog imena već postoji, Access će sadržaj te tabele zameniti uvezenim podacima.

   Dodavanje podataka u postojeću tabelu    Ako odaberete da podatke dodate u postojeću tabelu, redovi iz Excel radnog lista se dodaju u navedenu tabelu.

   Imajte u vidu da operacije dodavanja ne uspevaju uglavnom zbog toga što se izvorni podaci ne podudaraju sa strukturom i postavkama polja u odredišnoj tabeli. Da biste to izbegli, otvorite odredišnu tabelu u prikazu dizajna i redigujte sledeće:

   • Prvi red    Ako prvi red izvornog radnog lista ili imenovanog opsega ne sadrži naslove kolona, uverite se da se položaj i tip podataka svake kolone u izvornom radnom listu podudara sa položajem i tipom podataka odgovarajućih polja u tabeli. Ukoliko prvi red sadrži naslove kolona, nije potrebno da se redosled kolona i polja podudara, ali ime i tip podataka svake kolone mora da se tačno podudara sa imenima i tipovima podataka odgovarajućih polja.

   • Polja koja nedostaju ili dodatna polja    Ako neka polja iz izvornog radnog lista ne postoje u odredišnoj tabeli, dodajte ih pre pokretanja operacije uvoza. Međutim, ako tabela sadrži polja koja ne postoje u izvoru, nije potrebno da izbrišete ta polja iz tabele ako ona prihvataju vrednost „null“.

     Savet: Polje prihvata vrednost „null“ ako je njegovo svojstvo Potrebno postavljeno na vrednost Ne, a postavka svojstva Pravilo za validaciju ne sprečava postojanje vrednosti „null“.

   • Primarni ključ    Ako se u tabeli nalazi polje primarnog ključa, izvorni radni list ili opseg moraju da imaju kolonu koja sadrži vrednosti koje su kompatibilne sa poljem primarnog ključa, a uvezene vrednosti ključa moraju da budu jedinstvene. Ako uvezeni zapis sadrži vrednost primarnog ključa koja već postoji u odredišnoj tabeli, operacija uvoza će prikazati poruku o grešci.

   • Indeksirana polja    Ako je za neko polje u tabeli svojstvo Indeksirano postavljeno na Da (Bez duplikata), odgovarajuća kolona u izvornom radnom listu ili opsegu mora da sadrži jedinstvene vrednosti.

     Pređite na sledeće korake za pokretanje operacije uvoza.

Pokretanje operacije uvoza

1. Lokacija čarobnjaka za uvoz/povezivanje razlikuje se u zavisnosti od verzije programa Access. Odaberite korake odgovarajuće za vašu verziju programa Access:

   • Ako koristite najnoviju verziju programa Microsoft 365, Access 2021 ili Access 2019, na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz & veze izaberite stavku Novi izvor podataka > Iz datoteke >Excel.

   • Ako koristite opciju Access 2016, na kartici Spoljni podaci, u grupi Uvoz & izaberite stavku Excel.

   Napomena: Kartica Spoljni podaci nije dostupna ako baza podataka nije otvorena.

2. U dijalogu Preuzimanje spoljašnjih podataka – Excel unakrsna tabela, u polje Ime datoteke upišite ime Excel datoteke koja sadrži podatke koje želite da uvezete.

   –ili–

   Kliknite na dugme Potraži i u dijalogu Otvaranje datoteke pronađite datoteku koju želite da uvezete.

3. Navedite željeni način skladištenja uvezenih podataka.

   Izaberite opciju Uvezi izvorne podatke u novu tabelu u aktuelnoj bazi podataka kako biste podatke sačuvali u novoj tabeli. Kasnije će se od vas zatražiti da imenujete ovu tabelu.

   Izaberite stavku Dodaj kopiju zapisa u tabelu i sa padajuće liste izaberite odgovarajuću tabelu da biste podatke dodali u postojeću tabelu. Ova opcija nije dostupna ukoliko baza podataka ne sadrži tabele.

   Ako želite da se povežete sa izvorom podataka kreiranjem povezane tabele, pročitajte odeljak Povezivanje sa podacima u programu Excel u nastavku ovog članka.

4. Kliknite na dugme U redu.

   Pokrenuće se čarobnjak za uvoz unakrsnih tabela i provesti vas kroz proces uvoza. Pređite na sledeći skup koraka.

Korišćenje čarobnjaka za uvoz unakrsnih tabela

1. Na prvoj stranici čarobnjaka izaberite unakrsnu tabelu koja sadrži podatke koje želite da uvezete, a zatim kliknite na dugme Dalje.

2. Na drugoj stranici čarobnjaka izaberite opciju Prikaži radne listove ili opciju Prikaži imenovane opsege, izaberite radni list ili imenovani opseg koji želite da uvezete, a zatim kliknite na dugme Dalje.

3. Ako prvi red izvornog radnog lista ili opsega sadrži imena polja, potvrdite izbor Prvi red sadrži naslove kolona i kliknite na dugme Dalje.

   Ukoliko uvozite podatke u novu tabelu, Access će koristiti ove naslove kolona za imenovanje polja u tabeli. Ova imena možete da promenite u toku operacije uvoza ili nakon nje. Ako podatke dodajete u postojeću tabelu, uverite se da se naslovi kolona u izvornom radnom listu tačno podudaraju sa imenima polja u odredišnoj tabeli.

   Pređite direktno na korak 6 ukoliko podatke dodajete u postojeću tabelu. Ako podatke dodajete u novu tabelu, pratite preostale korake.

4. Čarobnjak će vas upitati da redigujete svojstva polja. Kliknite na kolonu u donjoj polovini stranice da biste prikazali odgovarajuća svojstva polja. Opcionalno, postupite na neki od sledećih načina:

   • Ako želite, redigujte i izmenite ime i tip podataka odredišnog polja.

     Access pregleda prvih osam redova u svakoj koloni da bi predložio tip podataka za odgovarajuće polje. Ako kolona radnog lista u prvih osam redova sadrži različite tipove vrednosti, kao što je tekst i brojevi, čarobnjak predlaže tip podataka koji je kompatibilan sa svim vrednostima u koloni – najčešće je to tekstualni tip podataka. Iako možete da odaberete drugi tip podataka, imajte u vidu da će vrednosti koje nisu kompatibilne sa odabranim tipom podataka biti zanemarene ili pogrešno konvertovane tokom procesa uvoza. Više informacija o ispravljanju vrednosti koje nedostaju ili nisu tačne potražite u odeljku Rešavanje problema sa vrednostima koje nedostaju ili nisu tačne u nastavku ovog članka.

   • Svojstvo Indeksirano postavite na Da kako biste kreirali indeks za polje.

   • Potvrdite izbor Nemoj da uvezeš polje (Preskoči) da biste potpuno preskočili izvornu kolonu.

     Kada završite sa izborom opcija, kliknite na dugme Dalje.

5. Na sledećem ekranu navedite primarni ključ tabele. Ako izaberete opciju Neka Access doda primarni ključ, Access će u odredišnu tabelu dodati polje tipa „Automatsko numerisanje“ kao prvo polje i automatski ga popuniti jedinstvenim ID vrednostima, počevši sa 1. Kliknite na dugme Dalje.

6. Na poslednjem ekranu čarobnjaka navedite ime odredišne tabele. U polju Uvezi u tabelu otkucajte ime tabele. Ako tabela već postoji, Access prikazuje odziv sa pitanjem da li želite da zamenite postojeći sadržaj tabele. Kliknite na dugme Da da biste nastavili ili na dugme Ne da biste naveli drugo ime odredišne tabele, a zatim kliknite na dugme Završi da biste uvezli podatke.

   Ako je Access mogao da uveze neke ili sve podatke, čarobnjak prikazuje stranicu koja pokazuje status operacije uvoza. Pored toga, detalje operacije možete da sačuvate za buduću upotrebu u vidu specifikacije. U suprotnom, ako operacija ni delimično ne uspe, Access prikazuje poruku Došlo je do greške pri pokušaju uvoza datoteke.

7. Kliknite na dugme Da da biste sačuvali detalje o operaciji za buduću upotrebu. Čuvanje detalja vam pomaže da operaciju ponovite kasnije, a da pritom ne morate ponovo da prolazite kroz korake čarobnjaka.

Pogledajte članak Čuvanje detalja operacije uvoza ili izvoza u vidu specifikacije da biste saznali kako da sačuvate detalje specifikacije.

Pogledajte članak Pokretanje sačuvane specifikacije uvoza ili izvoza da biste saznali kako da pokrenete sačuvani uvoz ili specifikacije veze.

Pogledajte članak Planiranje specifikacije uvoza ili izvoza da biste saznali kako da planirate zadatke uvoza i povežete zadatke da se pokreću u određeno vreme.

Niske sa greškama i saveti za rešavanje problema

Vrh stranice

Uobičajeni slučajevi povezivanja sa Excel radnim listom iz programa Access

Sa Excel radnim listom se obično povezujete (umesto da ga uvozite) iz sledećih razloga:

• Želite i dalje da čuvate podatke u Excel radnim listovima, ali da pritom možete da koristite moćne opcije za upite i izveštaje u programu Access.

• Vaš odeljenje ili radna grupa koriste Access, ali podaci iz spoljnih izvora sa kojima radite nalaze se u Excel radnim listovima. Ne želite da održavate kopije spoljnih podataka, ali želite da sa njima da radite u programu Access.

Ako se prvi put povezujete sa Excel radnim listom

• Vezu sa Access bazom podataka nije moguće kreirati iz programa Excel.

• Kada se povezujete sa Excel datotekom, Access će kreirati novu tabelu koja se često naziva povezana tabela. Tabela prikazuje podatke iz izvornog radnog lista ili imenovanog opsega, ali se oni u stvari ne skladište u bazu podataka.

• Excel podatke ne možete da povežete sa postojećom tabelom u bazi podataka. To znači da podatke nećete moći da dodate u postojeću tabelu izvršavanjem operacije povezivanja.

• Baza podataka može da sadrži više povezanih tabela.

• Sve promene koje napravite na podacima u programu Excel automatski će se odraziti na povezanu tabelu. Međutim, sadržaj i struktura povezane tabele u programu Access su samo za čitanje.

• Kada otvorite Excel radnu svesku u programu Access (u dijalogu Otvaranje datoteke, sa liste Datoteke tipa izaberite stavku Microsoft Excel i izaberite željenu datoteku), Access kreira praznu bazu podataka i automatski pokreće čarobnjak za povezivanje unakrsnih tabela.