Uvod u SharePoint tok posla

Tokovi posla pomažu osobama da sarađuju na dokumentima i upravljaju projektnim zadacima primenom poslovnih procesa na dokumente i stavke na SharePoint lokaciji. Tokovi posla pomažu organizacijama da se pridržavaju usaglašenih poslovnih procesa, a mogu da poboljšaju i efikasnost i produktivnost organizacije upravljanjem zadacima i koracima koji su uključeni u poslovni proces. To omogućava osobama koje izvršavaju te zadatke da se koncentrišu na obavljanje posla umesto na upravljanje tokom posla.

Napomene:

SharePoint 2010 tokovi posla su povučeni od 1. avgusta 2020. za nove zakupca i uklonjeni iz postojećih zakupaca 1. novembra 2020. Ako koristite SharePoint 2010 tokove posla, preporučujemo da migrirate u Power Automate ili druga podržana rešenja. Više informacija potražite u članku Povlače se SharePoint 2010 tok posla.
SharePoint 2013 tok posla je zastareo od aprila 2023. i biće isključen za nove zakupca od 2. aprila 2024. Biće uklonjen iz postojećih zakupaca i biće potpuno povučen od 2. aprila 2026. Ako koristite SharePoint 2013 tok posla, preporučujemo da migrirate u Power Automate ili druga podržana rešenja. Više informacija potražite u članku Povlače se SharePoint 2013 tok posla u usluzi Microsoft 365.
Sistemski generisane e-poruke iz tokova posla se no-reply@sharepointonline.com sa imenom za prikaz "SharePoint Online"

Šta su to tokovi posla?

Tok posla je ponekad opisan kao niz zadataka koji stvara rezultat. U kontekstu SharePoint proizvodi i tehnologije, tok posla je uže definisan kao automatizovani prenos dokumenata ili stavki kroz niz radnji ili zadataka koji su povezani sa poslovnim procesom. Tokovi posla mogu da se koriste za dosledno upravljanje uobičajenim poslovnim procesima unutar organizacije tako što omogućavaju organizaciji da primeni poslovnu logiku na dokumente ili stavke na SharePoint listi ili u biblioteci. Poslovna logika je u suštini skup uputstava koja navode i kontrolišu radnje koje se odigravaju u dokumentu ili stavci.

Tokovi posla mogu da umanje troškove i vreme potrebno za koordinisanje uobičajenih poslovnih procesa, kao što su odobrenje projekta ili pregled dokumenta, upravljanjem i praćenjem ljudskih zadataka koji su povezani sa ovim procesima. Na primer, na SharePoint lokaciji možete dodati tok posla u biblioteku dokumenata koja usmerava dokument grupi osoba na odobrenje. Kada autor dokumenta pokrene ovaj tok posla na dokumentu u biblioteci, tok posla kreira zadatke za odobravanje dokumenta, dodeljuje ove zadatke učesnicima toka posla, a zatim šalje obaveštenja e-poštom učesnicima sa uputstvima za zadatak i vezom ka dokumentu koji treba odobriti. Dok je tok posla u toku, vlasnik toka posla (u ovom slučaju – autor dokumenta) ili učesnici toka posla mogu da pogledaju stranicu Status toka posla kako bi videli koji učesnici su dovršili svoje zadatke toka posla. Kada učesnici toka posla dovrše zadatke toka posla, tok posla se završava i vlasniku toka posla se automatski šalje obaveštenje da je tok posla dovršen.

Radnje u toku posla Odobravanje u prethodnom primeru prate proces prikazan na sledećoj ilustraciji.

Dijagram toka posla „Odobrenje“

Tokovi posla ne samo da podržavaju postojeće ljudske procese, već i proširuju načine na koje osobe mogu da sarađuju i da rade sa dokumentima, listama i bibliotekama. Korisnici lokacije mogu da pokrenu i učestvuju u tokovima posla pomoću prilagodljivih obrazaca koji su dostupni iz dokumenta ili stavke na SharePoint listi ili u biblioteci. Pored toga, funkcionalnost toka posla u SharePoint proizvodima je tesno povezana sa programom Microsoft Office 2013 tako da se sledeći zadaci toka posla mogu izvršiti u oba proizvoda:

Prikažite listu tokova posla koji su dostupni za dokument ili stavku.
Pokrenite tok posla na dokumentu ili stavci.
Prikažite, uredite ili ponovo dodelite zadatak toka posla.
Dovršite zadatak toka posla.

Vrh stranice

Tri tipa SharePoint platformi toka posla

SharePoint 2010 platforma toka posla preneta je u Office 365 i SharePoint Server 2013, pa svi tokovi posla koji su napravljeni na ovoj platformi nastavljaju da rade. Ova platforma je zasnovana na Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

SharePoint 2013 platforma toka posla zasnovana je na Windows Workflow Foundation 4 (WF) i znatno redizajnirana. Možda je najpoznatija funkcija ove nove platforme toka posla korišćenje usluge Microsoft Azure kao hosta izvršavanja toka posla. Mašina izvršavanja toka posla sada postoji izvan usluge Office 365 i SharePoint Server 2013, u usluzi Microsoft Azure.

U usluzi SharePoint Online, Microsoft Flow je sada dostupan. Ovo je naša najnovija mašina toka posla, pristup na adresi: https://flow.microsoft.com . Da biste saznali više o korišćenju usluge MS Flow, posetite: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Da biste rešili problem sa uslugom MS Flow, posetite https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Vrh stranice

Ugrađeni tokovi posla

SharePoint lokacija sadrži nekoliko ugrađenih tokova posla koji se rešavaju uobičajenim poslovnim scenarijima:

Odobravanje Ovaj tok posla usmerava dokument ili stavku na grupu osoba na odobrenje. Tok posla „Odobravanje“ je povezan sa tipom sadržaja dokumenta i samim tim je automatski dostupan u bibliotekama dokumenata.
Prikupljanje povratnih informacija Ovaj tok posla usmerava dokument ili stavku na grupu osoba radi povratnih informacija. Redaktori mogu da obezbede povratne informacije koje se zatim kompajliraju i šalju osobi koja je započela tok posla. Tok posla „Prikupljanje povratnih informacija“ je povezan sa tipom sadržaja dokumenta i samim tim je automatski dostupan u bibliotekama dokumenata.
Prikupljanje potpisa Ovaj tok posla usmerava Microsoft Office dokument na grupu osoba kako bi se prikupili njihovi digitalni potpisi. Ovaj tok posla mora da se pokrene u Office 2013 programu. Učesnici moraju da dovrše svoje zadatke potpisivanja tako što će dodati svoj digitalni potpis u dokument u relevantnim Office programima. Tok posla „Prikupljanje potpisa“ je povezan sa tipom sadržaja dokumenta i samim tim je automatski dostupan u bibliotekama dokumenata. Međutim, tok posla „Prikupljanje potpisa“ pojavljuje se za dokument u biblioteci dokumenata samo ako taj dokument sadrži jedan ili više Microsoft Office redova za potpis.
Objavljivanje odobrenja Ovaj tok posla je sličan toku posla „Odobravanje“ u tome što automatizuje usmeravanje sadržaja na stručnjake i zainteresovana lica radi redigovanja i odobravanja. Ono što tok posla „Objavljivanje“ odobrenja čini jedinstvenim je da je dizajniran posebno za lokacije za objavljivanje na kojima je objavljivanje novih i ažuriranih veb-stranica strogo kontrolisano.
Tri faze Ovaj tok posla može se koristiti za upravljanje poslovnim procesima koji zahtevaju da organizacije prate velike količine problema ili stavki – na primer, problema sa podrškom za korisnike, potencijalnim klijentima ili zadacima projekta.

Svaki od gorenavedenih tokova posla može se prilagoditi za vašu organizaciju na nekoliko načina. Na primer, kada dodate tok posla na listu, u biblioteku ili tip sadržaja da bi bio dostupan za upotrebu u dokumentu ili stavkama, možete da prilagodite liste zadataka i liste istorije u kojima su uskladištene informacije o toku posla.

Kada korisnik lokacije pokrene tok posla na dokumentu ili stavci, korisnik može imati opciju da dodatno prilagodi tok posla tako što će navesti listu učesnika, krajnji rok i uputstva za zadatak.

Vrh stranice

Podrška za prilagođene tokove posla

Iako se ugrađeni tokovi posla mogu prilagoditi tako da ispunjavaju različite potrebe, organizacija može odabrati da dizajnira i razvije tokove posla koji su jedinstveni za poslovne procese u organizaciji. Tokovi posla mogu biti jednostavni ili složeni u zavisnosti od zahteva poslovnih procesa. Projektanti mogu da kreiraju tokove posla koje su započele osobe koje koriste lokaciju ili mogu da kreiraju tokove posla koji se pokreću automatski na osnovu događaja, kao što je vreme kada je stavka kreirana ili promenjena. Ako je vaša organizacija razvila i primenila prilagođene tokove posla, ti tokovi posla mogu biti dostupni pored ili umesto ugrađenih tokova posla koji su već opisani.

Postoje dva načina na koji prilagođeni tokovi posla mogu biti kreirani:

Power users can design no-code workflows for use in a specific list or library by using Microsoft SharePoint Designer 2013 and Office Visio 2013 SharePoint Designer 2013 tokovi posla se kreiraju sa liste dostupnih aktivnosti toka posla i osoba koja kreira tok posla može da primeni tokove posla direktno na listu ili u biblioteku gde će se koristiti. SharePoint Designer 2013 takođe radi ruku pod ruku sa programom Visio 2013 radi obezbeđivanja iskustva vizuelnog razvoja toka posla za pravljenje dijagrama pomoću oblika i konektora. Tokove posla možete da uvezete iz programa Visio 2013 u SharePoint Designer 2013 i obrnuto.
Profesionalni projektanti softvera mogu da kreiraju tokove posla pomoću programa Visual Studio 2012 ili novije verzije Ovi tokovi posla sadrže prilagođeni kôd i prilagođene aktivnosti toka posla. Kada profesionalni projektant kreira prilagođene tokove posla, administrator servera može da ih primeni na više lokacija.

Vrh stranice

Koraci u korišćenju tokova posla

Postoji nekoliko koraka vezanih za korišćenje toka posla u dokumentu ili stavci liste. Pojedinci u različitim ulogama mogu da dovrše svaki korak. Na primer, administrator lokacije može da učini tok posla dostupnim za korišćenje u biblioteci dokumenata, autor sadržaja može da pokrene tok posla ili izmeni tok posla u toku, a treća osoba (na primer, redaktor dokumenta ili davalac odobrenja) može da dovrši zadatak toka posla.

Dodavanje toka posla sa liste, iz biblioteke ili tipa sadržaja

Da biste koristili tok posla, morate ga dodati na listu, u biblioteku ili tip sadržaja da bi bio dostupan za dokumente ili stavke na određenoj lokaciji. Morate imati dozvolu za upravljanje listama da biste dodali tok posla na listu, u biblioteku ili tip sadržaja. U većini slučajeva, administratori lokacija ili pojedinci koji upravljaju određenim listama ili bibliotekama vrše ovaj zadatak.

Dostupnost toka posla u okviru lokacije može da se razlikuje u zavisnosti od toga gde se dodaje:

Ako dodate tok posla direktno na listu ili u biblioteku, dostupan je samo za stavke na toj listi ili u toj biblioteci.
Ako dodate tok posla u tip sadržaja liste (instanca tipa sadržaja lokacije koji je dodat na određenu listu ili u biblioteku), dostupan je samo za stavke tog tipa sadržaja na određenoj listi ili u biblioteci sa kojim je taj tip sadržaja povezan.
Ako dodate tok posla tipu sadržaja lokacije, taj tok posla je dostupan za sve stavke tog tipa sadržaja na svakoj listi i u biblioteci u koju je dodata instanca tog tipa sadržaja lokacije.
Ako želite da tok posla bude široko dostupan na listama ili u bibliotekama na lokaciji, možete da kreirate tok posla lokacije.

Kada dodate tok posla na listu, u biblioteku ili tip sadržaja, možete da prilagodite tok posla za određenu lokaciju tako što ćete navesti različite opcije:

Ime za ovu instancu toka posla
Listu zadataka na kojoj su uskladišteni zadaci povezani sa tokom posla
Listu istorije koja snima sve događaje koji su povezani sa tokom posla
Način na koji želite da se tok posla pokreće
Dodatne opcije koje su specifične za pojedinačni tok posla, na primer, kako se zadaci usmeravaju učesnicima, koje okolnosti dovršavaju tok posla i koje radnje se javljaju posle završetka toka posla.

Kada dodate tok posla na listu, u biblioteku ili tip sadržaja, on postaje dostupan za dokumente ili stavke na određenoj lokaciji; ne pokrećete stvarni tok posla.

Pokretanje toka posla u dokumentu ili stavci

Pošto se tok posla doda na listu, u biblioteku ili tip sadržaja i tako postane dostupan za korišćenje, možete da pokrenete ovaj tok posla na dokumentu ili stavci (ako je tok posla konfigurisan tako da dozvoljava ručno pokretanje). Da biste pokrenuli tok posla, izaberite željeni tok posla sa liste tokova posla dostupnih za dokument ili stavku. Ako je neophodno, možda ćete morati da popunite obrazac sa informacijama koji zahteva tok posla. U zavisnosti od toga kako je tok posla dizajniran i konfigurisan, možda imate opciju da dodatno prilagodite tok posla kada ga pokrenete na dokumentu ili stavci tako što ćete prilagoditi takve opcije kao što su učesnici, krajnji rok i uputstva za zadatak.

Izmena toka posla koji je u toku

Pošto je tok posla pokrenut na stavci, možda ćete morati da promenite ponašanje toka posla. Na primer, kada se tok posla pokrene, osoba koja je pokrenula tok posla možda mora da doda još neke učesnike. Ili učesnik toka posla možda mora ponovo da dodeli zadatak drugoj osobi ili zahteva promenu dokumenta ili stavke koja je u fokusu toka posla. Možete da izmenite neke ugrađene tokove posla dok je tok posla u toku. Ako je vaša organizacija razvila i primenila prilagođene tokove posla, moguće je da su promene tokova posla dozvoljene.

Dovršavanje zadataka toka posla

Bilo koji događaj toka posla koji zahteva ljudsku interakciju predstavljen je zadatkom toka posla. Kada tok posla dodeljuje zadatak učesniku toka posla, primalac zadatka može da dovrši taj zadatak ili da zahteva promene u samom toku posla tako što će urediti obrazac zadatka toka posla. Učesnici toka posla mogu da dovrše zadatke toka posla na SharePoint lokaciji ili direktno unutar Office 2013 programa. Kada učesnik toka posla dovrši zadatak toka posla ili zahteva promenu u toku posla, tok posla se premešta na sledeći relevantan korak.

Praćenja statusa tokova posla

Vlasnici toka posla i učesnici mogu da prate napredak toka posla tako što će pogledati stranicu statusa koja je povezana sa tokom posla. Stranica „Status“ uključuje informacije o statusu o istaknutim zadacima toka posla. Ona uključuje informacije o istoriji koje su relevantne za tok posla.

Alatke izveštavanja mogu da obezbede agregatnu analizu istorije toka posla. Organizacije mogu da koriste ovu analizu da bi pronašle uska grla u procesima ili da bi utvrdile da li grupa ispunjava ciljeve performansi za dati poslovni proces. Nekoliko unapred definisanih Microsoft Office Excel izveštaja mogu da se koriste sa bilo kojim tokom posla. Pored toga, informacije o istoriji toka posla dostupne su kao izvor podataka SharePoint liste koji se može koristiti i analizirati u drugim programima ili prilagođenim rešenjima nadgledanja poslovnih procesa.

Vrh stranice