Centar za čuvanje zapisa je namenjen da služi kao centralno skladište u kojem organizacija može da skladišti i upravlja svim svojim zapisima kao što su pravni ili finansijski dokumenti. Centar za čuvanje zapisa podržava ceo proces upravljanja zapisima, od prikupljanja zapisa preko upravljanja zapisima do njihovog odlaganja.
Predložak lokacije "centar za čuvanje zapisa" sličan je drugim SharePoint lokacijama u kojima ona služi kao opšti skladište za dokumente i omogućava saradnju između korisnika lokacije. Međutim, predložak sajta "centar za čuvanje zapisa" je unapred konfigurisan sajt dizajniran da pomogne organizacijama da primene svoje upravljačke zapise i programe za zadržavanje. Kreiranje verzija, nadgledanje, upravljanje metapodacima, e-otkrivanje i usmeravanje zapisa koje može da se prilagodi su ugrađene funkcije koje mogu da vam pomognu da efikasnije upravljate zapisima.
Napomena: U sistemu SharePoint smo predstavili Korišćenje nalepnica za zadržavanje za proglašenje sadržaja kao zapisa, čime se efikasno zamenjuje potreba da koristite centar za čuvanje zapisa. Ako koristite centar za čuvanje zapisa, možete da nastavite da ga koristite pored nalepnica za zadržavanje. Međutim, kretanje napred, u svrhu upravljanja zapisima, preporučujemo da koristite nalepnice za zadržavanje umesto centra za čuvanje zapisa.
Definisanje plana upravljanja zapisima
Na najvišem nivou, postoje dva značajna koraka u dizajnu sajta centar za čuvanje zapisa za primenu programa za upravljanje zapisima:
-
Organizacija mora da razvije strategiju upravljanja zapisima i formalni plan upravljanja zapisima. Ovo je saradnja koji obuhvata koordinaciju između menadžera rekorda, službenika za usaglašenost, IT stručnjake i informacije o zaposlenima.
-
Organizacija zatim mora da konfiguriše neke lokacije centra za čuvanje zapisa da bi sprovela plan upravljanja zapisima.
Odeljci ispod prikazuje osnovne elemente uključene u svakom od ovih koraka.
Planiranje upravljanja zapisima
Pre nego što organizacija može da konfiguriše sajt centra za čuvanje zapisa kao rešenje za upravljanje zapisima, trebalo bi da razvije formalni plan za strategiju upravljanja zapisima. Određeni elementi formalnog plana za upravljanje zapisima će verovatno biti jedinstveni za pojedinačne organizacije ili preduzeća. Međutim, praktično svi planovi upravljanja zapisima uključujete sledeće dokumente i procese:
Plan datoteke Plan datoteke opisuje tipove dokumenata ili stavki koje organizacija priznaje kao zvanične poslovne zapise. Označava gde se ovi zapisi skladište i pruža informacije koje razlikuju jedan tip zapisa. Plan datoteke služi kao sveobuhvatna zbirka smernica, procesa i uputstava za kreiranje, skladištenje i upravljanje zapisima. Plan datoteke bi trebalo da pokriva sve zapise, bez obzira na medije, uključujući novine, blogove, wikis, e-poštu i elektronske datoteke. Mora da navodi i način na koji je svaki zapis klasifikovan, osiguran i konačno uništen. To bi trebalo da uključuje i pitanja za specijalne kategorije zapisa, kao što su poverljivi, vitalni, trgovinski tajni ili privilegovani zapisi. Konačno, plan datoteke mora navesti osobe koje su odgovorne za upravljanje svakim tipom zapisa.
Zapisi biblioteke Biblioteke albuma su suštinski biblioteke dokumenata koje kreirate da biste klasifikovali i uskladištili važne zapise. Kreirajte biblioteku zapisa za svaki tip zapisa koji želite da zadržite. Zapisi se automatski usmeravaju na odgovarajuću biblioteku na osnovu postavki koje su podešene u organizatoru sadržaja.
Tipovi sadržaja Pravite tipove sadržaja da biste definisali tipove zapisa koje organizacija treba da uskladišti i identifikuje jedinstvena svojstva za svaki tip zapisa. Definisanjem tipova sadržaja za određene tipove zapisa, organizacija može da osigura da se svakoj od ovih grupa sadržaja upravlja na dosledan način. Office dokumenti, PDFs, Tifs (skenirane slike), e-pošta, razgovori sa razgovorima, video zapisi i fizički zapisi mogu se klasifikovati i uskladištiti sa tipovima sadržaja koje kreirate. Bilo koji zapis pod imenom "ugovor", na primer, biće tretiran na isti način i na dosledan način u okviru sistema upravljanja zapisima sistema SharePoint. Korišćenje tipova sadržaja za klasifikaciju i skladištenje zapisa je alternativni metod za korišćenje biblioteka zapisa.
Plan za zadržavanje Raspored zadržavanja precizira koliko dugo se svaki tip zapisa u planu datoteka mora zadržati (period zadržavanja) i proces za njihovo izbacivanje kada dostigne kraj ovog perioda (proces trajnog odlaganja). Uputstva u rasporedu zadržavanja obično se zasnivaju na zakonskim zahtevima, riziku organizacije i potrebi za poslovnom prilikom. Pored toga, raspored zadržavanja obično opisuje scenarija upravljanja rizikom koji određuju period zadržavanja za svaki tip zapisa.
Dokument zahtevi za usaglašenost Dokument zahtevi za usaglašenost definiše pravila za koja IT sistemi za upravljanje zapisima moraju da se pridržavaju, mogućnosti koje moraju da imaju i vrste redovnog praćenja koje moraju da podrže da bi se obezbedila usaglašenost.
-
Formalni proces za obustavljanje trajnog odlaganja zapisa Ovaj proces, koji se često naziva čekanje, sadrži detalje kako organizacija obudaje argument trajnog vremena kada se dešavaju događaji kao što je sporni postupak, revizije ili istrage.
-
Sistem za nadgledanje i prijavljivanje rukovanja zapisima Da biste se uverili da zaposleni popunjavaju, pristupaju i upravljaju zapisima po definisanoj politici i procesima, program za upravljanje zapisima mora imati proces ili sistem za nadgledanje i izveštavanje o upravljanju zapisima.
Konfigurisanje sajta centra za čuvanje zapisa
Kada se organizacija angažuje u detaljnom planiranju upravljanja zapisima i razvije formalni plan za upravljanje zapisima, može da kreira i konfiguriše sajt centra za čuvanje zapisa kako bi joj pomogao da sprovede ovaj program.
Treba da izvršite sledeće korake da biste konfigurisali sajt centra za čuvanje zapisa:
-
Kreirajte biblioteke ili liste zapisa da biste upravljali i uskladištili sve tipove zapisa koji su navedeni u planu.
-
Preporučujemo da kreirate jednu biblioteku zapisa za svaki tip sadržaja u planu zapisa.
-
Kada se zapisi proslede u centar za čuvanje zapisa, oni su usmereni na relevantnu listu ili biblioteku.
-
-
Kreirajte kolone za relevantne biblioteke dokumenata, liste ili tipove sadržaja koji će sadržati i prikazati metapodatke za svaki tip zapisa koji je naveden u planu.
-
Navedite smernice za upravljanje informacijama za svaki tip zapisa na sajtu centra za čuvanje zapisa. Ove smernice bi trebalo da odražavaju periode zadržavanja i zahtjeve nadgledanja koje su navedene u planu za datoteku organizacije i rasporedu za zadržavanje.
-
Konfigurišite organizator sadržaja da usmeri svaki tip zapisa na odgovarajuću lokaciju. Kada se zapisi proslede na lokaciju centra za čuvanje zapisa, bilo ručno ili programsko, aplikacija koristi ovu funkciju da bi odredila kako da klasifikuje zapis na sajtu centra za čuvanje zapisa i gde da ga pošalje.
