Organizator sadržaja je SharePoint funkcija koja može automatski da upravlja nekim važnim zadacima biblioteke. Ovo ne samo da štedi vreme već i pomaže da budete sigurni da se bibliotekom dokumenata upravlja dosledno.
Šta organizator sadržaja može da uradi?
Organizator sadržaja može automatski da uradi sledeće zadatke:
-
Usmeravanje dokumenata u različite biblioteke ili fascikle Kada je na snazi, organizator sadržaja se ponaša kao kontrolor za dokumente. Svaki pud kada se dokument otpremi, organizator sadržaja koristi pravila koja ste vi kreirali da bi utvrdio gde treba da premesti dokument. Zatim, on usmerava dokument u odgovarajuću biblioteku ili fasciklu, koje mogu biti locirane na različitoj kolekciji lokacija. Pravila mogu biti zasnovana na kombinaciji tipova sadržaja i metapodataka.
-
Otpremanje svih dokumenata u biblioteku za otpremanje Moguće je konfigurisati organizator sadržaja da smesti sve otpremljene dokumente u biblioteku za otpremanje, gde se metapodaci mogu uneti i proces prosleđivanja dovršiti.
-
Upravljanje veličinom fascikle Moguće je konfigurisati organizator sadržaja da nadgleda broj stvaki u fasciklama, i da obezbedi da fascikle ne sadrže veći broj stavki od navedenog broja stavki. Podrazumevano ograničenje je 2500 stavki, i kada se dostigne taj broj stavki, organizator sadržaja automatski kreira novu fasciklu i smešta dokument u nju. Moguće je navesti broj stavki koji organizator sadržaja dozvoljava u jednoj fascikli.
-
Upravljanje dupliranim prosleđivanjima Kada se otpremi dokument koji već postoji u biblioteci, organizator sadržaja može da koristi SharePoint verzijama ili da promenite ime datoteke dodavanjem jedinstvenih znakova. Ovo obezbeđuje da se obe stavke, i postojeći dokument i duplikat, sačuvaju.
-
Održavanje evidencija nadgledanja Organizator sadržaja može da sadrži evidencije nadgledanja o dokumentu uskladištenom sa dokumentom nakon što se usmeri.
Aktiviranje funkcije organizatora sadržaja na lokaciji
Morate imati bar dozvole vlasnika lokacije i moraju biti omogućene funkcije objavljivanja.
Kako da aktivirate funkciju organizatora sadržaja za lokaciju
-
Idite na lokaciju koju želite da konfukurišete.
-
Izaberite Postavke
Na SharePoint stavku kliknite Postavke
-
Na stranici Stranica Postavke, u grupi Radnje na lokaciji izaberite stavku Upravljanje funkcijama lokacije.
-
Pored imena funkcije organizatora sadržaja kliknite na dugme Aktiviraj. Kada je funkcija aktivirana, reč Aktivno se pojavljuje u koloni Status.
Konfigurisanje organizatora sadržaja za usmeravanje dokumenata
Napomena: Morate imati barem dozvole vlasnika lokacije da biste konfigurisali organizator sadržaja.
-
Idite na lokaciju za koju želite da konfigurišete organizator sadržaja da automatski usmerava dokumente na određena mesta.
-
Izaberite Postavke
Na SharePoint stavku kliknite Postavke
-
U grupi Administracija lokacijeizaberite stavku Postavke organizatora sadržaja.
Napomena: Veza za postavke organizatora sadržaja je dostupna samo ako je funkcija aktivirana za ovu lokaciju.
-
U odeljku Preusmeravanje korisnika u biblioteku za otpremanje potvrdite izbor u polju za potvrdu da biste nametnuli organizatora sadržaja. Ovo automatski preusmerava korisnike u biblioteku za otpremanje kada oni pokušaju da otpreme dokument.
-
U odeljku Slanje na drugu lokaciju potvrdite izbor u polju za potvrdu ako želite da omogućite pravilima da usmere dokumenata na drugu lokaciju.
-
U odeljku Particionisanje fascikle potvrdite izbor u polju za potvrdu Kreiraj potfascikle kada ciljna lokacija bude imala previše stavki da biste automatski kreirali potfascikle kada lokacija premaši navedeni broj stavki.
-
U polju Broj stavki u jednoj fascikli otkucajte broj dokumenata koji se može uskladištiti u fascikli pre kreiranja nove.
-
U polju Format imena fascikle navedite konvenciju imenovanja za sve nove fascikle koje se kreiraju.
-
-
U odeljku Dupliranje prosleđivanja izaberite da li želite da duplikati koriste funkciju za kreiranje verzija ili bi duplikati uvek trebalo da imaju jedinstvene karakteristike koje se dodaju imenu datoteke stavke.
-
U odeljku Čuvanje konteksta potvrdite izbor u polju za potvrdu ako želite da čuvate evidencije nadzora ili metapodatke kao stavku nadzoru o prosleđenoj stavci ili dokumentu.
-
U odeljku Upravljači pravilima unesite korisnička imena koja su upravljači pravilima u organizaciji. Upravljači pravilima moraju imati dozvole "Upravljanje veb lokacijom" da bi pristupili stranici sa postavkama pravila organizatora sadržaja. Više informacija potražite u članku Kreiranje pravila organizatora sadržaja za usmeravanje dokumenata.
-
Potvrdite izbor u odgovarajućim poljima za potvrdu da bi se e-poruke automatski slale upravljačima pravila. Organizator sadržaja može da pošalje e-poruku kada se prosleđivanje ne podudara sa pravilom ili kada se neki sadržaj prosledi organizatoru sadržaja.
Napomena: E-poštu mora da konfiguriše administrator SharePoint ili mreže da bi se omogućila ova poštanski sandučići.
-
U odeljku Mesta prosleđivanja unesite informacije o drugim lokacijama ili iz softveru za razmenu e-poruka koji mogu da šalju sadržaj na trnutnu lokaciju.
Savet: Ovaj odeljak vam daje URL adresu veb usluge za prosleđivanje sadržaja na lokaciju u slučaju da želite da kreirate tok posla ili prilagođeno rešenje za prosleđivanje dokumenata iz sistema e-pošte.
