Dobro upravljanje projekta pogosto zajema primerjavo projekta z njegovo prejšnjo različico. To je ključni del sledenja projekta.
Preden začnete slediti načrt, morate nastavite osnovni načrt, da ga lahko pozneje primerjate z posodobljenim načrtom v projektu. Med napredovanjem projekta boste morda želeli redno shranjevati prehodni načrt.
Opomba: Če želite nastaviti ali posodobiti osnovni načrt ali začasni načrt v projekt podjetja, morate imeti vzpostavljeno povezavo s strežnikom Microsoft Project Server in potrebna dovoljenja. Če želite več informacij o nastavitvah dovoljenj, se obrnite na strežnik skrbnik.
Kaj želite narediti?
Več informacij o osnovnih in začasnih načrtih
Osnovni in začasni načrti so si podobni v tem, da vam omogočajo primerjavo trenutnih datumov glede na prejšnji datum. Vendar pa obstajajo med njimi pomembne razlike, ki jih morate poznati.
Osnovni načrti
Osnovni načrt je skupina skoraj 20 primarnih referenčnih vrednosti (v petih kategorijah: začetni datumu, končni datumi, trajanja, delo in ocene strošek), ki jih lahko nastavite za beleženje prvotnega načrta projekta, ko je ta načrt dokončan in prečiščen. Z napredovanjem projekta lahko nastavite tudi dodatne osnovne načrte (skupaj 11 za vsak projekt), s katerimi lahko izmerite spremembe v načrtu. Če na primer vaš projekt vsebuje več faz, lahko shranite ločen osnovni načrt ob koncu posamezne faze in tako primerjate načrtovane vrednosti glede na dejanske podatke.
Ker so v osnovnem načrtu referenčne vrednosti, s katerimi primerjate napredek projekta dejanski, mora osnovni načrt vključevati vaše najboljše ocene za trajanje opravila, začetne in končne datume, stroške in druge spremenljivke projekta, ki jih želite spremljati. Osnovni načrt mora predstavljati tudi pogodbeno obveznost za projekt. Informacije v osnovnem načrtu, ki se vedno razlikujejo od trenutnih podatkov, lahko nakazujejo, da izvirni načrt ni več točen, morda zato, ker je treba pregledati obseg ali ker se je spremenila narava projekta. Če se zainteresirane skupine projekta strinja glede odstopanj, lahko spremenite ali preuredite osnovni načrt kadar koli med projektom. Morda boste ugotovili, da je nastavljanje več osnovnih načrtov še posebej uporabno pri dolgih projektih ali projektih, v katerih je osnovni načrt upodobljen ne glede na bistvene spremembe načrtovanih opravil ali stroškov.
Začasni načrti
Po drugi strani pa je začasni načrt nabor trenutnih podatkov projekta, ki jih shranite po začetku projekta in jih lahko primerjate z osnovnim načrtom, da ocenite napredek projekta. Začasni načrt zajema le dve vrsti informacij:
-
trenutne začetne datume,
-
trenutne končne datume.
Za en projekt lahko nastavite največ 10 začasnih načrtov. Če želite ohraniti zapise obširnejših podatkov projekta med fazo načrtovanja, je priporočljivo, da nastavite več osnovnih načrtov namesto začasnih načrtov. Tako boste morda želeli nastaviti osnovni načrt za vsako glavno načrtovanje mejnik. Če morate nato shraniti le začetne datume opravil in končne datume, ko se projekt že začne, lahko nastavite več začasnih načrtov. Tako lahko nastavite začasni načrt na primer za vsak mesec ali vsako četrtletje.
Nastavitev osnovnega načrta
-
Na zavihku Pogled v skupini Pogledi opravil kliknite Gantogram.
-
Če nastavljate osnovni načrt za določena opravila, izberite opravila skupaj s podopravili in opravili povzetka, ki jih želite vključiti v osnovni načrt. (Če nastavljate osnovni načrt za celoten projekt, preskočite ta korak.)
Namig: Če želite izbrati sosednja opravila, pridržite tipko SHIFT, nato pa kliknite prvo in zadnje želeno opravilo. Če želite izbrati nesosednja opravila, pridržite tipko CTRL, nato pa kliknite posamezna želena opravila. Hkrati lahko izberete največ 10 opravil.
-
Kliknite zavihek Projekt. V skupini Urnik pokažite na Nastavitev osnovnega načrta in nato kliknite Nastavi osnovni načrt.
-
Kliknite Nastavi osnovni načrt in nato izberite osnovni načrt, ki ga želite nastaviti.
-
V razdelku Za naredite nekaj od tega:
-
Če želite nastaviti osnovni načrt za vse podatke v projektu, kliknite Celoten projekt.
-
Če želite nastaviti osnovni načrt le za opravila, ki ste jih izbrali v pogledu gantograma, kliknite Izbrana opravila.
-
-
V razdelku Zberi osnovne načrte izberite, kako naj bodo podatki osnovnega načrta zbrani:
-
Za vsa opravila povzetka Potrdite to potrditveno polje, če želite, da se posodobljeni podatki osnovnega načrta zberejo v ustreznih opravilih povzetka. Sicer podatki osnovnega načrta morda ne bodo natančno odražali podatkov podopravila osnovnega načrta.
-
Iz podopravil v izbrana opravila povzetka Potrdite to potrditveno polje, če želite, da se podatki osnovnega načrta za izbrana opravila povzetka posodobijo tako, da odražajo izbrisana podopravila in dodana opravila, za katera ste predhodno shranili vrednosti osnovnega načrta.
Opomba: Če ste izbrali podopravila in njihova opravila povzetka, potrdite obe potrditveni polji.
-
Nastavitev začasnega načrta
-
Kliknite zavihek Projekt. V skupini Urnik pokažite na Nastavitev osnovnega načrta in nato kliknite Nastavi osnovni načrt.
-
Kliknite Nastavitev začasnega načrta.
-
V polju Kopiraj kliknite začetno in končno vrednost ali osnovne vrednosti, ki jih želite shraniti. (Trenutne začetne, končne in začasne vrednosti niso oštevilčene.)
-
V polju V kliknite ime začasnega načrta, v katerega želite kopirati vrednosti.Začasni načrti so shranjeni v začetnih in končnega poljih.
Opomba: Če izberete en osnovni načrt v polju Kopiraj in drug osnovni načrt v polju V, boste shranili osnovni načrt in ne začasni načrt. Vsi podatki osnovnega načrta se bodo kopirali. Če izberete osnovni načrt v polju Kopiraj in nato začetni in končni začasni načrt v polju V, se bosta iz osnovnega načrta v začasni načrt kopirala le začetni in končni datum.
-
Če želite shraniti del želenega urnika, kliknite Celoten projekt ali Izbrana opravila.
Posodobitev osnovnega ali začasnega načrta
Če pride do sprememb, potem ko ste že nastavili osnovni ali začasni načrt, lahko posodobite shranjene podatke.
Namig: Če pride do sprememb, medte ko se projekt že izvaja, boste morda raje shranili drugi nabor podatkov osnovnega ali začasnega načrta, namesto da bi posodobili obstoječe shranjene podatke.
-
Na zavihku Pogled v skupini Pogledi opravil kliknite Gantogram.
-
V polju Ime opravila izberite opravila, vključno s podopravil in opravili povzetka, ki vsebujejo podatke osnovnega ali začasnega načrta, ki jih želite posodobiti. (Če posodabljate podatke osnovnega ali začasnega načrta za celoten projekt, izpustite ta korak.)
Namig: Če želite izbrati sosednja opravila, pridržite tipko SHIFT, nato pa kliknite prvo in zadnje želeno opravilo. Če želite izbrati nesosednja opravila, pridržite tipko CTRL, nato pa kliknite posamezna želena opravila. Hkrati lahko izberete največ 10 opravil.
-
Kliknite zavihek Projekt. V skupini Urnik pokažite na Nastavitev osnovnega načrta in nato kliknite Nastavi osnovni načrt.
-
Naredite nekaj od tega:
-
Če posodabljate osnovni načrt, kliknite Nastavitev osnovnega načrta in nato izberite osnovni načrt, ki ga želite posodobiti.
-
Če želite posodobiti začasni načrt, kliknite Nastavitev začasnega načrta. Na seznamu Kopiraj izberite podatke, ki jih želite kopirati. Na seznamu V kliknite začasni načrt, ki ga želite posodobiti.
-
-
V razdelku Za naredite nekaj od tega:
-
Če posodabljate podatke osnovnega ali začasnega načrta za celoten projekt, kliknite Celoten projekt.
-
Če želite posodobiti podatke osnovnega ali začasnega načrta le za opravila, ki ste jih izbrali v pogledu gantograma, kliknite Izbrana opravila.
-
-
V razdelku Zberi osnovne načrte izberite, kako naj bodo zbrani posodobljeni podatki osnovnega načrta:
-
Za vsa opravila povzetka Potrdite to potrditveno polje, če želite, da se posodobljeni podatki osnovnega načrta zberejo v ustreznih opravilih povzetka. Sicer podatki osnovnega načrta morda ne bodo natančno odražali podatkov podopravila osnovnega načrta.
-
Iz podopravil v izbrana opravila povzetka Potrdite to potrditveno polje, če želite, da se podatki osnovnega načrta za izbrana opravila povzetka posodobijo tako, da odražajo izbrisana podopravila in dodana opravila, za katera ste predhodno shranili vrednosti osnovnega načrta.
Opomba: Če ste izbrali podopravila in njihova opravila povzetka, potrdite obe potrditveni polji.
-
-
Kliknite V redu.
-
Ko se pojavi vprašanje, ali želite prepisati obstoječe shranjene podatke, kliknite Da.
Analiziranje podatkov osnovnega in začasnega načrta
Ko nastavite podatke osnovnega ali začasnega načrta, jih lahko primerjate z načrtovanimi in dejanskimi podatki, če si želite ogledati, kako poteka vaš projekt glede na začetne cilje.
Ogled podatkov o projektu po osnovnem načrtu
Ko nastavite osnovni načrt za celoten projekt, si lahko ogledate podatke po osnovnem načrtu vzporedno s trenutno načrtovanimi podatki, dejanskimi podatki in odmikom.
-
Na zavihku Projekt v skupini Lastnosti kliknite Podatki o projektu.
-
Kliknite Statistika.
Primerjava podatkov po osnovnem načrtu in načrtovanih podatkov
Podatke po osnovnem načrtu in načrtovane podatke lahko primerjate na dva načina:
-
Če si želite ogledati odmik od podatkov v pogledu lista, kliknite zavihek Pogled. V skupini Podatki kliknite Tabele in nato Odmik.
-
Če si želite ogledati odmik od podatkov v grafičnem prikazu, kliknite zavihek Pogled. V skupini Pogledi opravil kliknite Gantogramin nato še Gantogram sledenja.
V tabeli odmika so prikazani začetni in končni datumi za načrtovane podatke in podatke po osnovnem načrtu, ki vam omogočajo, da ocenite svoje predvidevanje o napredovanju projekta (osnovni načrt) glede na to, kako projekt pravzaprav napreduje (dejansko).
Če odmik v projektu ne prikazuje pričakovanih vrednosti, je lahko vzrokov več:
-
Morda niste nastavili osnovnega načrta. Varianca je vrednost osnovnega načrta v primerjavi z dejansko vrednostjo za polje. Če ni osnovnega načrta, Project izračuna to razliko tako, da uporabi vrednost 0 za polja osnovnega načrta, kar povzroči odstopanja, ki so tako velika kot načrtovano polje. Recimo, da imate načrtovane stroške za opravilo v višini 60 $. Če osnovni načrt ni nastavljen, je strošek po osnovnem načrtu 0 $. Polje »Odmik stroškov « zato prikazuje 60 $.
-
Morda ste nastavili več osnovnih načrtov, vendar Project izračuna odmik le glede na začetne vrednosti osnovnega načrta (torej vrednosti za polje Po osnovnem načrtu in ne vrednosti za Po osnovnem načrtu 1 do Po osnovnem načrtu 10). V tem primeru bodo podatki morda prikazani v poljih odmika, vendar bodo morda zastareli in mogoče preveliki.
-
Mogoče ste dodali v projekt nova opravila, niste pa jih dodali v osnovni načrt. V tem primeru boste morda videli odstopanja, ki so enaka načrtovanim vrednostim.
-
Morda niste posodobili dejanskih vrednosti za opravila, ki so dokončana ali v teku. V tem primeru so lahko odstopanja enaka načrtovanim vrednostim ali drugače večja, kot ste pričakovali.
-
Morda ste dodali nova opravila ali pa ste dodelili vire in nato nastavili osnovni načrt, vendar podatki osnovnega načrta za opravilo povzetka še niso bili posodobljeni. V tem primeru so dejanske vrednosti odstopanj prikazane za posamezna opravila ne pa za opravila povzetka.
Primerjava več osnovnih načrtov
Če želite ohraniti zapise za razširjene podatke projekta med fazo načrtovanja, boste morda želeli nastaviti več osnovnih načrtov, ker se v osnovnih načrtih shrani več vrednosti kot v začasnih načrtih. Če si želite ogledati podatke o sledenju v več osnovnih načrtih, uporabite pogled gantograma z več osnovnimi načrti.
-
Na zavihku Pogled v skupini Pogledi opravil kliknite Gantogram.
-
Kliknite Več pogledov.
-
V pogovornem oknu Več pogledov izberite Gantogram z več osnovnimi načrti in nato kliknite Uporabi.
Opomba: Privzeto so v pogledu gantograma z več osnovnimi načrti prikazani prvi trije osnovni načrti (Osnovni načrt, Osnovni načrt 1 in Osnovni načrt 2). Če želite prikazati druge osnovne načrte, spremenite sloge vrstic v gantogramu.
Opomba: V nekaterih primerih morda nimate dovoljenja za nastavitev osnovnega načrta za projekt. Če uporabljate klasično upravljanje dovoljenj, lahko skrbnik omogoči uporabnikom shranjevanje zaščitenih in/ali nezaščitenih osnovnih načrtov. Če nimate dovoljenja za nastavitev osnovnega načrta, se prikaže sporočilo o napaki, ko kliknete Nastavi osnovni načrt.
Če želite nastaviti osnovni načrt za projekt:
-
Pojdite na Načrt v hitrem zagonu, nato pa na zavihku Opravilo v skupini Urejanje kliknite Nastavi osnovni načrt in nato kliknite oštevilčen osnovni načrt, ki ga želite uporabiti za trenutne podatke projekta. Shranite lahko največ 11 različnih naborov podatkov osnovnega načrta, vključno z neštevilčeno po osnovnem načrtu.
Namig: Ko shranite osnovni načrt, je datum, ko je bil shranjen, vključen zraven osnovnega načrta na seznamu osnovnih načrtov, med katero lahko izbirate, ko nastavite osnovni načrt. Na ta način lahko izberete, kateri oštevilčen osnovni načrt želite uporabiti, in je dober sklic, da si zapomnite, kdaj ste nazadnje zajeli osnovni načrt podatkov projekta.
Izbrišete lahko tudi osnovne vrstice, ki ste jih nastavili.
Če želite počistiti osnovni načrt za projekt:
-
Pojdite na Načrt v hitrem zagonu, nato pa na zavihku Opravilo v skupini Urejanje kliknite Počisti osnovni načrt in nato kliknite oštevilčen osnovni načrt, ki ga želite počistiti.
