Včasih boste morda želeli razvrstiti podatke, ne po abecednem ali številskem vrstnem redu, ampak po uporabniško določenem vrstnem redu (imenovanem tudi po meri ali logičnem vrstnem redu). Razvrščanje delovnih dni na primer tako, da je prvi prikazan ponedeljek, je bolj smiselno kot razvrščanje po abecednem vrstnem redu, kjer je prvi prikazan petek. Podatke lahko razvrstite v pogledu podatkovnega lista tabele ali poizvedbe ali v pogledu obrazca obrazca.
Kaj želite narediti?
Razvrščanje majhnega, končnega števila enoličnih vrednosti polja
V tem postopku boste napisali izraz, ki uporablja funkcijo IIf za razvrstitev naslovov zaposlenih.
Najprej ustvarite tabelo s tremi polji – Naslov, Ime in Priimek. V polje Naslov vnesite te vrednosti za štiri nove zapise:
-
Inside Sales Coordinator
-
Vodja prodaje
-
Prodajni zastopnik
-
Podpredsednik, prodaja
V polji Ime in Priimek štirih zapisov vnesite poljubna imena.
-
Zdaj odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista.
-
Na zavihku Osnovno v skupini Razvrsti & filter kliknite Dodatno in nato v priročnem meniju kliknite Napredni filter/razvrščanje.
-
V mrežo dodajte že prikazana že določena polja, kot so Ime, Priimek in Naslov.
-
Z desno tipko miške kliknite vrstico Polje v prvem praznem stolpcu, kliknite Povečava in nato vnesite ta izraz:
IIf ([Naziv] = "Podpredsednik, prodaja", 1, IIf ([Naslov] = "Vodja prodaje", 2, IIf ([Naslov] = "Prodajni zastopnik", 3, IIf ([Naslov] = "Koordinator notranje prodaje", 4, 5))))
Naslov je ime polja, ki vsebuje vrednosti, ki jih želite razvrstiti. Vrednosti med narekovaji so posamezne vrednosti, shranjene v polju. Številska vrednost, ki sledi, je red, ki mu je dodeljen. Prejšnji izraz dodeli red od 1 do 4 štirim različnim naslovom in dodeli red 5 vsem drugim. Ko izvedete razvrščanje, so naslovom, ki niso omenjeni v tem izrazu, dodeljena enaka stopnja (5).
-
V vrstici Razvrsti za stolpec, ki vsebuje izraz, kliknite Naraščajoče.
-
Na zavihku Osnovno v skupini & filtriraj kliknite Preklop filtra.
Funkcija IIf vrne številsko vrednost, ki ustreza vrednosti v polju »Naslov«. Če je vrednost v polju »Naslov« na primer »Upravitelj prodaje«, je dodeljena številka 2. Če je v polju »Naslov« vrednost, ki ni navedena kot argument v funkciji – na primer District Coordinator – mu je dodeljena številka 5. Poizvedba nato razvrsti te številke v naraščajočem vrstnem redu.
Razvrščanje velikega števila enoličnih vrednosti polja
Če morate razvrstiti veliko število vrednosti, je bolje, da razvrstite podatke tako, da ustvarite iskalno tabelo.
Recimo, da se tabela »Zaposleni« nanaša na več kot 50 različnih naslovov. Najprej boste morali ustvariti iskalno tabelo in pripraviti obstoječo tabelo za iskanje nove tabele. Nato poenotite dve tabeli in ustvarite poizvedbo.
Ustvarjanje iskalne tabele in spreminjanje obstoječe tabele
-
Ustvarite novo iskalno tabelo, v kateri bodo shranjeni naslovi. Poimenujte table tblTitles in nastavite polja na podatkovne tipe, označene v oklepajih, kot je prikazano v tej tabeli:
ID naslova (Samoštevilo)
Naslov (Besedilo)
1
Podpredsednik, prodaja
2
Vodja prodaje
3
Prodajni zastopnik
4
Inside Sales Coordinator
-
Polje »TitleID« nastavite kot primarni ključ.
-
Spremenite tabelo Zaposleni tako, da poišče tabelo »tblTitles«.
-
V pogledu načrta spremenite ime polja » Naslov« v »ID Naslova«.
-
V stolpcu Podatkovni tip spremenite podatkovni tip vŠtevilo.
-
-
Na zavihku Splošno v razdelku Lastnosti polja spremenite Velikost polja na Dolgocelo število.
-
Shranite tabelo in prezrite opozorilo o izgubi podatkov.
-
Preklopi v pogled podatkovnega lista.
-
Stolpec Naslovi izpolnite z vrednostjo TitleID, ki ustreza vrednosti naslova.
Na primer, za zapise, pri katerih je vrednost »Naslov« »Upravitelj prodaje«, vnesite 2. Za prodajnega zastopnika vnesite 3.
-
Shranite in zaprite tabelo.
Ustvarjanje relacij med dvema tabelama
-
Na zavihku Orodja za zbirke podatkov v skupini Relacije kliknite Relacije.
-
Na zavihku Načrt v skupini Relacije kliknite Dodaj tabele (ali Pokaži tabele v Accessu).
-
Izberite »naslov« in » Zaposleni« in kliknite Dodaj , da jih dodate v okno »Relacije«. Zaprite pogovorno polje Pokaži tabelo.
-
Povlecite polje »TitleID« iz tabele »tblTitles« v polje »IdImena« v tabeli »Zaposleni«.
Odpre se pogovorno okno Urejanje relacij.
-
Prepričajte se, da so imena polj, ki so prikazana v dveh stolpcih, oba TitleID in da polje Vrsta relacije prikazuje »Ena proti mnogo«. Po potrebi lahko spremenite imena polj.
-
Potrdite polje Vzpostavi referenčno integriteto.
-
Kliknite Ustvari, če želite ustvariti relacijo.
Pogovorno okno Urejanje relacij se zapre in shrani spremembe.
-
Zaprite zavihek Relacije .
Ustvarjanje poizvedbe
-
Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.
-
V pogovornem oknu Dodajanje tabel (Pokaži tabelo v Accessu) kliknite zavihek Tabele, dvokliknite Zaposleni in nato dvokliknite naslov.
-
Dodajte polja EmployeeID, LastName in FirstName iz tabele »Zaposleni« in polja »Naslov« iz tabele tblTitles v mrežo načrta poizvedbe.
-
Preklopi v pogled podatkovnega lista.
