|
|
Začnite načrtovati projekt, še preden zaženete Microsoft Project. Zabeležite osnutke zamisli o ciljih projekta z Wordom, Excelom, OneNotom ali Outlookom. Ko o svojih zamislih navdušite še druge, začnite načrtovati načrt v Projectu. Nazaj na Zemljevid Projecta, kjer najdete več člankov o vodenju projektov. |
Namigi za projektno vodenje pred zagonom . . .
-
Prepričajte se, da imate projekt Prepričajte se, da je to, o katerem razmišljate, dejanski projekt. Projekt ima tri značilnosti:
-
To je začasno in enolično Načrtovanje tovarne za proizvodnjo avtomobilov je projekt, ker gre za enkratno dejavnost. Proizvodnja avtomobilov v obratu je ponavljajoča se vrsta dejavnosti in zato ni projekt.
-
Jasno je določil izdelke, Izdelki dajo fokusu in namenu projekta. Zainteresirane skupine ne bodo čutile, da so njihove naložbe v projekt vredne, če izdelki niso jasno navedeni.
-
Ima začetek in konec Brez končnega datuma projekta zainteresirane skupine in vlagatelji ne bodo uživali rezultatov projekta in koristi, ki so jih njihove naložbe lahko izvašla.
Nekaj primerov, na podlagi lahko določite, ali gre za projekt.
-
|
Dejavnosti, ki niso projekti |
Jasno določeni projekti |
|---|---|
|
Proizvodnja avtomobilov |
|
|
Zmanjšanje nevarnosti konkurence |
|
-
Prepoznavanje omejitev projekta omejitve so dejavniki, ki omejujejo možnosti vodje pri načrtovanju in upravljanju projekta. Večina projektov ima tri omejitve:
-
Časovno omejeno obdobje Končni datumi za večje izdelke običajno popravijo skupno dolžino projekta.
-
Omejeni človeški in drugi viri: Projektni vodje imajo po navadi na voljo omejeno število ljudi, katerim lahko dodelijo delo v projektu, ali omejen proračun.
-
Majhen obseg Projekt je po navadi omejen s tem, koliko lahko skupina doseže. Če ima projekt preveč izdelkov ali funkcij, morda ne bo dovolj časa za njihovo izvedbo.
-
Če spremenite eno omejitev, ta po navadi vpliva na drugi dve in lahko vpliva na splošno kakovost. Če na primer zmanjšate trajanje projekta, morajo projektni vodje sprejeti odločitve o številu delavcev, potrebnih za dokončanje izdelkov projekta. Če ni na voljo dovolj delavcev, lahko zaradi krajšanje projekta pride do drugih učinkov, kot je na primer obseg projekta.
-
Zgodaj prepoznajte zainteresirane skupine Nič ne boli projekta bolj kot neuspeh ugotoviti, kdo so kritične zainteresirane skupine in kako najbolje komunicirati z njimi. Če po začetku projekta ne prepoznate kritičnih zainteresiranih skupin, lahko projekt zmleti do prekinitve ali postane preko proračuna, ko se predlagajo novi cilji in metode projekta.
1. korak: zabeležite grobe zamisli
|
Medtem ko razmišljate o projektu in kaj želite z njim doseči, zabeležite zamisli z OneNotom. Opombe lahko vsebujejo e-pošto, povezave do spletnih mest, videov ali grobih specifikacij. |
|
|
Projekti se včasih začnejo kot preprosti seznami v Excelu. Ko postanejo vse bolj obsežni, jih lahko uvozite v Project, kjer nato bolj učinkovito organizirate in načrtujete opravila. |
|
|
Uporabite Microsoft 365 v katerem koli računalniku za zajem zapiskov o projektu kjer koli |
Z grobimi specifikacijami projekta lahko delate Microsoft 365. Če uporabljate računalnik z internetno povezavo, lahko kjer koli delate z dokumenti s polno različico Worda, Excela, PowerPointa ali OneNota na zahtevo. |
|
Delajte z Office za splet brez Microsoft 365. Če imate Microsoftov račun, lahko s spletnimi različicami Worda, Excela, PowerPointa ali OneNota zajamete grobe zamisli o projektu. |
2. korak: vzpostavite stik z zainteresiranimi skupinami
|
Ne glede na to, na kateri stopnji načrtovanja projekta ste, z dobro predstavljenim poročilom boste lažje dobili soglasje zainteresiranih skupin glede dostave izdelkov projekta. |
|
|
Če ne morete organizirati sestanka z zainteresiranimi skupinami, se povežite z njimi prek spletnih srečanj. Dajte v skupno rabo PowerPointove diapozitive, Excelove liste ali OneNotove zapiske, da boste lažje govorili o grobih načrtih za projekt. Uporabniki lahko sodelujejo v spletnih srečanjih v storitvi Microsoft Teams v pisarni, na poti ali v prenosni napravi. |
|
|
Ko se med delom v načrtu projekta prikaže vprašanje, klepetajte z njimi v spletu z aplikacijo Teams. |
3. korak: začetek projekta
|
Kopirajte vsebino iz Worda, Outlooka ali PowerPointa in jo prilepite v Project |
Kopirajte seznam opravil v Wordu, Outlooku ali PowerPointu in ga prilepite v Project, da hitro začnete načrt. Project bo ohranil strukturo orisa in oblikovanje. |
|
Ustvarjanje novega projekta na podlagi drugega projekta ali predloge |
Ustvarite nov projekt na osnovi predloge, ki ima vnaprej izpolnjena opravila, podobna vašim. Veliko teh projektov so ustvarili strokovnjaki s področja, da vam olajšajo začetek. |
|
Premaknite v Project seznam opravil, ki ste ga začeli v Excelu. Project bo ohranil strukturo orisa in oblikovanje. |
|
|
Uvažanje SharePointovega seznama opravil v obliki grobega projekta |
Projekti se včasih začnejo kot seznami opravil v SharePointu za skupno rabo z osebami brez Projecta. Ko seznam opravil doseže določeno velikost, ga premaknite v Project, da delo nadaljujete tam. |
|
Ko začnete projekt v Projectu, lahko začnete dojiti opravila, jih organizirati, povezati, dodati osebe in tako naprej. |
Vrnitev na Zemljevid Projecta
