V Excelu lahko zaščitite svoje delo – če želite na primer preprečiti, da bi nekdo odprl delovni zvezek brez gesla, dodelite delovnemu zvezku dostop samo za branje ali pa zaščitite le delovni list, da ne bi pomotoma izbrisali kakršnih koli formul. V tej temi bomo razpravljali o različnih načinih, kako uporabiti primarne možnosti za zaščito in distribucijo Excelovih datotek.
Opozorilo:
-
Če pozabite ali izgubite geslo, ga Microsoft ne more pridobiti namesto vas.
-
Ne smete predvidevati, da je delovni zvezek ali delovni list varen samo zato, ker ste ga zaščitili z geslom, ki je varno – vedno dvakrat premislite, pred razpošljete Excelove delovne zvezke, ki bi lahko vsebovali občutljive osebne podatke, kot so številke kreditnih kartic, številka socialnega zavarovanja, identifikacija zaposlenega itd.
-
Raven zaščite delovnega lista ni varnostna funkcija. Ta zaščita zgolj preprečuje uporabnikom spreminjanje zaklenjenih celic na delovnem listu.
Spodaj so opisane različne možnosti, s pomočjo katerih lahko zaščitite Excelove podatke:
-
Raven datoteke: Ta možnost vključuje zaklepanja Excelove datoteke, tako da določite geslo, brez katerega uporabniki ne morejo odpreti ali spremeniti datoteke. Izbirate lahko med dvema možnostma:
-
Šifriranje datoteke: Ko izberete to možnost, določite geslo in zaklenete Excelovo datoteko. Tako drugim uporabnikom preprečite odpiranje datoteke. Če želite več informacij, glejte Zaščita Excelove datoteke.
-
Nastavitev gesla za odpiranje ali spreminjanje datoteke: Nastavite geslo za odpiranje ali spreminjanje datoteke. To možnost uporabite, ko morate različnim uporabnikom dodeliti dostop samo za branje ali za urejanje. Če želite več informacij, glejte Zaščita Excelove datoteke.
-
Označi kot končno: To možnost uporabite, če želite označiti Excelovo datoteko kot končno različico in želite preprečiti vse nadaljnje spremembe drugih uporabnikov. Če želite več informacij, glejte Dodajanje ali odstranjevanje zaščite v dokumentu, delovnem zvezku ali predstavitvi.
-
Omeji dostop: Če ima vaša organizacija dovoljenja za nastavitev z uporabo upravljanja pravic do informacij (IRM), lahko uporabite katera koli dovoljenja za upravljanje pravic do informacij, ki so na voljo za vaš dokument. Če želite več informacij, glejte Dodajanje ali odstranjevanje zaščite v dokumentu, delovnem zvezku ali predstavitvi.
-
Digitalni podpis: V Excelovo datoteko lahko dodate digitalne podpise. Če želite več informacij, glejte Dodajanje ali odstranjevanje digitalnega podpisa v Officeovih datotekah.
Opomba: Če želite dodati digitalni podpis, potrebujete veljavno potrdilo overitelja potrdil (CA).
-
-
Raven delovnega zvezka: Strukturo delovnega zvezka lahko zaklenete tako, da določite geslo. Če zaklenete strukturo delovnega zvezka, preprečite drugim uporabnikom dodajanje, premikanje, brisanje, skrivanje ali preimenovanje delovnih listov. Če želite več informacij o zaščiti delovnih zvezkov, glejte Zaščita delovnega zvezka.
-
Raven delovnega lista: Če zaščitite list, lahko nadzorujete delo uporabnika v delovnih listih. Določite lahko, kaj točno lahko uporabnik naredi na listu, in tako zagotovite, da to ne vpliva na pomembne podatke v delovnem listu. Morda želite uporabniku omogočiti le dodajanje vrstic in stolpcev ali razvrščanje in uporabo samodejnega filtra. Ko je omogočena zaščita lista, lahko zaščitite druge elemente, na primer celice, obsege, formule in kontrolnike ActiveX ali kontrolnike obrazca. Če želite več informacij o zaščiti delovnih listov, glejte Zaščita delovnega lista.
Katero raven zaščite naj uporabim?
-
Če želite nadzorovati raven dostopa, ki bi jo uporabniki morali imeti za Excelovo datoteko, uporabite zaščito na ravni datoteke. Denimo, da imate tedensko poročilo o stanju članov skupine v Excelovi datoteki. Ne želite, da bi kdorkoli zunaj vaše skupine lahko celo odprl datoteko. Na voljo sta dve možnosti:
-
Če ne želite, da drugi odpirajo datoteko: Excelovo datoteko lahko šifrirate, kar je najpogosteje uporabljeni način. To pravzaprav pomeni, da zaklenete datoteko z geslom in nihče razen vas je ne more odpreti.
-
Če želite omogočiti dostop samo za branje ali urejanje različnim uporabnikom: Morda želite vodjem v svoji ekipi omogočiti urejanje tedenskega poročila o stanju, vendar morajo imeti člani ekipe dostop samo za branje. Excelovo datoteko lahko zaščitite tako, da določite dve gesli: eno za odpiranje in drugo za spreminjanje. Pozneje lahko daste ustrezna gesla v skupno rabo s skupino, odvisno od dostopa, ki jim ga želite dodeliti.
-
-
Če želite nadzorovati, kako naj uporabniki delajo z delovnimi listi v strukturi delovnega zvezka, uporabite zaščito na ravni delovnega zvezka. Recimo, da ima vaš delovni zvezek s poročilom o stanju več delovnih listov, vsak delovni list pa se imenuje po članu skupine. Želite se prepričati, da lahko vsak član skupine doda podatke na svoj delovni list, vendar ne more spremeniti nobenih delovnih listov v delovnem zvezku, naj gre za dodajanje novega delovnega lista ali premikanje delovnih listov v delovnem zvezku.
-
Če želite nadzorovati, kako naj uporabniki delajo znotraj posameznega delovnega lista, uporabite zaščito na ravni delovnega lista. Recimo, da vsak delovni list v delovnem zvezku poročila o stanju vsebuje podatke, ki so skupni vsem delovnim listom, na primer vrstico glave ali določeno postavitev poročila, in res ne želite, da kdorkoli to spreminja. Z zaščito delovnega lista lahko določite, da lahko uporabniki izvajajo le določene funkcije na listu. Uporabnikom lahko na primer omogočite, da vnašajo podatke, a jim preprečite brisanje vrstic ali stolpcev, ali da lahko le vstavljajo hiperpovezave ali razvrščajo podatke.
Za Excelove podatke lahko uporabite eno ali več ravni zaščite, odvisno od vaših potreb ali potreb organizacije. Uporabite lahko vse možnosti, ki so na voljo, ali kombinacijo možnosti – to je popolnoma odvisno od ravni varnosti, ki jo želite za svoje Excelove podatke. Odločite se lahko na primer za šifriranje Excelove datoteke in hkrati omogočite zaščito delovnega zvezka in delovnega lista, pri čemer uporabite zaščito delovnega lista za osebni delovni list, zato da pomotoma ne izbrišete nobene formule.
Potrebujete dodatno pomoč?
Kadar koli lahko zastavite vprašanje strokovnjaku v skupnosti tehničnih strokovnjakov za Excel ali pa pridobite podporo v skupnostih.
