Uporaba programa Microsoft Query za pridobivanje zunanjih podatkov

S funkcijo Microsoft Query lahko vzpostavite povezavo z zunanjimi viri podatkov, izberete podatke iz teh zunanjih virov, uvozite te podatke na delovni list in po potrebi osvežite podatke, da bodo podatki delovnega lista sinhronizirani s podatki v zunanjih virih.

Vrste zbirk podatkov, do katere lahko dostopate     Podatke lahko pridobite iz več vrst zbirk podatkov, vključno z Microsoft Office Accessom, strežnikom Microsoft SQL Server in storitvami Microsoft SQL Server OLAP Services. Podatke lahko pridobite tudi iz Excelovih delovnih zvezkov in besedilnih datotek.

Microsoft Office ponuja gonilnike, s katerimi lahko pridobite podatke iz teh virov podatkov:

• Microsoft SQL Server Analysis Services (ponudnik OLAP )

• Microsoft Office Access

• dBASE

• Microsoft FoxPro

• Microsoft Office Excel

• Oracle

• Paradoks

• Zbirke podatkov z besedilno datoteko

Za pridobivanje informacij iz virov podatkov, ki niso navedeni tukaj, vključno z drugimi vrstami zbirk podatkov OLAP, lahko uporabite tudi gonilnike ODBC ali gonilnike vira podatkov drugih izdelovalcev. Če želite informacije o namestitvi gonilnika ODBC ali gonilnika vira podatkov, ki ni naveden tukaj, si oglejte dokumentacijo za zbirko podatkov ali se obrnite na dobavitelja zbirke podatkov.

Izbiranje podatkov iz zbirke podatkov     Podatke iz zbirke podatkov pridobite tako, da ustvarite poizvedbo, ki je vprašanje o podatkih, shranjenih v zunanji zbirki podatkov. Če so na primer vaši podatki shranjeni v Accessovi zbirki podatkov, boste morda želeli poznati podatke o prodaji za določen izdelek po regijah. Del podatkov lahko pridobite tako, da izberete le podatke za izdelek in regijo, ki jih želite analizirati.

Z aplikacijo Microsoft Query lahko izberete stolpce s podatki, ki jih želite, in uvozite le te podatke v Excel.

Posodabljanje delovnega lista z eno operacijo     Ko imate zunanje podatke v Excelovem delovnem zvezku, lahko kadar koli spremenite zbirko podatkov osvežiti podatke posodobite, ne da bi morali znova ustvariti povzetke poročil in grafikonov. Ustvarite lahko na primer mesečni povzetek prodaje in ga osvežite vsak mesec, ko so na voljo novi zneski prodaje.

Kako Microsoft Query uporablja vire podatkov     Ko nastavite vir podatkov za določeno zbirko podatkov, ga lahko uporabite, kadar koli želite ustvariti poizvedbo za izbiranje in pridobivanje podatkov iz te zbirke podatkov – ne da bi morali znova vtipkati vse podatke o povezavi. Microsoft Query uporablja vir podatkov za povezovanje z zunanjo zbirko podatkov in prikaz podatkov, ki so na voljo. Ko ustvarite poizvedbo in v Excel vrnete podatke, Microsoft Query Excelov delovni zvezek ponudi tako s poizvedbo kot tudi informacijami o viru podatkov, tako da lahko znova vzpostavite povezavo z zbirko podatkov, ko želite osvežiti podatke.

Uporaba dodatka Microsoft Query za uvoz podatkov     če želite uvoziti zunanje podatke v Excel z aplikacijo Microsoft Query, upoštevajte ta osnovna navodila, od katerih je vsako podrobneje opisano v teh razdelkih.

Kaj je vir podatkov?     Vir podatkov je shranjen nabor informacij, ki excelu in microsoft queryu omogoča, da vzpostavita povezavo z zunanjo zbirko podatkov. Ko za nastavitev vira podatkov uporabite Microsoft Query, poimenujte vir podatkov, nato pa vnesite ime in mesto zbirke podatkov ali strežnika, vrsto zbirke podatkov ter podatke za prijavo in geslo. Informacije vključujejo tudi ime gonilnika OBDC ali gonilnika vira podatkov, ki je program za povezovanje z določeno vrsto zbirke podatkov.

Če želite nastaviti vir podatkov z aplikacijo Microsoft Query:

1. Na zavihku Podatki v skupini Pridobi zunanje podatke kliknite Iz drugih virov in nato iz microsoft queryja.

   Opomba: Excel 365 je Microsoft Query premaknil v menijsko skupino Podedovani čarovniki.  Ta meni privzeto ni prikazan.  Če želite to omogočiti, pojdite v razdelek Datoteka, Možnosti, Podatki in omogočite v razdelku Pokaži podedovane čarovnike za uvoz podatkov.

2. Naredite nekaj od tega:

   • Če želite določiti vir podatkov za zbirko podatkov, besedilno datoteko ali Excelov delovni zvezek, kliknite zavihek Zbirke podatkov.

   • Če želite določiti vir podatkov kocke OLAP, kliknite zavihek Kocke OLAP . Ta zavihek je na voljo le, če ste Microsoft Query zagnali v Excelu.

3. Dvokliknite nov <vira podatkov>.

   -ali-

   Kliknite <nov vir podatkov>in nato kliknite V redu.

   Odpre se pogovorno okno Ustvarjanje novega vira podatkov.

4. V 1. koraku vnesite ime, da določite vir podatkov.

5. V 2. koraku kliknite gonilnik za vrsto zbirke podatkov, ki jo uporabljate kot vir podatkov.

   Opombe: 

   • Če gonilniki ODBC, ki so nameščeni s programom Microsoft Query, ne podpirajo zunanje zbirke podatkov, do katere želite dostopati, morate gonilnik ODBC, ki je združljiv z Microsoft Officeom, pridobiti in namestiti pri neodvisnem prodajalcu, na primer pri proizvajalcu zbirke podatkov. Če potrebujete navodila za namestitev, se obrnite na prodajalca zbirke podatkov.

   • Zbirke podatkov OLAP ne zahtevajo gonilnikov ODBC. Ko namestite Microsoft Query, so nameščeni gonilniki za zbirke podatkov, ki so bile ustvarjene s storitvami Microsoft SQL Server Analysis Services. Če se želite povezati z drugimi zbirkami podatkov OLAP, morate namestiti gonilnik vira podatkov in odjemalsko programsko opremo.

6. Kliknite Vzpostavi povezavo in vnesite informacije, ki jih potrebujete za vzpostavitev povezave z virom podatkov. Za zbirke podatkov, Excelove delovne zvezke in besedilne datoteke so informacije, ki jih posredujete, odvisne od vrste vira podatkov, ki ste ga izbrali. Morda boste morali vnesti prijavno ime, geslo, različico zbirke podatkov, ki jo uporabljate, mesto zbirke podatkov ali druge informacije, ki so značilne za vrsto zbirke podatkov.

   Pomembno: 

   • Uporabljajte zapletena gesla, ki so sestavljena iz velikih in malih črk, številk in simbolov. Šibka gesla niso sestavljena iz teh elementov. Primer zapletenega gesla: Y6dh!et5. Primer šibkega gesla: Hiša27. Gesla naj bodo sestavljena iz 8 ali več znakov. Geslo s 14 ali več znaki je še boljše.

   • Geslo si morate obvezno zapomniti. Če ga pozabite, ga Microsoft ne more pridobiti. Gesla, ki si jih zabeležite, shranite na varno mesto, ki je ločeno od informacij, ki so zaščitene z geslom.

7. Ko vnesete zahtevane informacije, kliknite V redu ali Dokončaj , da se vrnete v pogovorno okno Ustvarjanje novega vira podatkov.

8. Če so v zbirki podatkov tabele in želite, da se določena tabela samodejno prikaže v čarovniku za poizvedbe, kliknite polje za 4. korak in nato kliknite želeno tabelo.

9. Če ne želite vtipkati prijavnega imena in gesla, ko uporabljate vir podatkov, potrdite polje Shrani moj ID uporabnika in geslo v definicijo vira podatkov. Shranjeno geslo ni šifrirano. Če potrditveno polje ni na voljo, se obrnite na skrbnika zbirke podatkov, da ugotovite, ali je ta možnost na voljo.

   Varnostno opozorilo: Izognite se shranjevanju podatkov, ki vzpostavljate povezavo z viri podatkov. Ti podatki se lahko shranijo kot navadno besedilo, do katerega lahko dostopa zlonameren uporabnik in ogrozi varnost vira podatkov.

Ko dokončate te korake, se ime vira podatkov prikaže v pogovornem oknu Izbira vira podatkov.

Uporaba čarovnika za poizvedbe za večino poizvedb     S čarovnikom za poizvedbe lahko preprosto izberete in združite podatke iz različnih tabel in polj v zbirki podatkov. S čarovnikom za poizvedbe lahko izberete tabele in polja, ki jih želite vključiti. Notranje združevanje (operacija poizvedbe, ki določa, da so vrstice iz dveh tabel združene na osnovi identičnih vrednosti polja) se ustvari samodejno, ko čarovnik prepozna polje s primarnim ključem v eni tabeli in polje z istim imenom v drugi tabeli.

S čarovnikom lahko razvrstite nabor rezultatov in izvedete preprosto filtriranje. V zadnjem koraku čarovnika lahko izberete, ali želite vrniti podatke v Excel ali podrobneje določiti poizvedbo v aplikaciji Microsoft Query. Ko ustvarite poizvedbo, jo lahko zaženete v Excelu ali v aplikaciji Microsoft Query.

Če želite zagnati čarovnika za poizvedbe, izvedite te korake.

1. Na zavihku Podatki v skupini Pridobi zunanje podatke kliknite Iz drugih virov in nato iz microsoft queryja.

2. V pogovornem oknu Izbira vira podatkov se prepričajte, da je potrjeno polje Uporabi čarovnika za poizvedbe za ustvarjanje / urejanje poizvedb.

3. Dvokliknite vir podatkov, ki ga želite uporabiti.

   -ali-

   Kliknite vir podatkov, ki ga želite uporabiti, in nato V redu.

Delo neposredno v aplikaciji Microsoft Query za druge vrste poizvedb     Če želite ustvariti bolj zapleteno poizvedbo, kot jo omogoča čarovnik za poizvedbe, lahko delate neposredno v dodatku Microsoft Query. Microsoft Query lahko uporabite za ogled in spreminjanje poizvedb, ki jih začnete ustvarjati v čarovniku za poizvedbe, ali pa ustvarite nove poizvedbe brez čarovnika. Delate neposredno v aplikaciji Microsoft Query, če želite ustvariti poizvedbe, ki naredite to:

• Izbiranje določenih podatkov v polju     V veliki zbirki podatkov boste morda želeli izbrati nekaj podatkov v polju in izpisati podatke, ki jih ne potrebujete. Če na primer potrebujete podatke za dva od izdelkov v polju, ki vsebuje informacije za številne izdelke, lahko s funkcijo pogoji izberete podatke le za dva želene izdelke.

• Pridobivanje podatkov na podlagi različnih pogojev vsakič, ko zaženete poizvedbo     Če morate ustvariti isto Excelovo poročilo ali povzetek za več območij v istih zunanjih podatkih – na primer ločeno poročilo o prodaji za vsako regijo – lahko ustvarite poizvedba s parametri. Ko zaženete poizvedbo s parametri, ste pozvani, da se vrednost uporabi kot pogoj, ko poizvedba izbere zapise. Poizvedba s parametri vas lahko na primer pozove k vnosu določenega območja in to poizvedbo lahko znova uporabite za ustvarjanje vsakega od regionalnih poročil o prodaji.

• Združevanje podatkov na različne načine     Notranja združevanja, ki jih ustvari čarovnik za poizvedbe, so najpogostejša vrsta združevanja, ki se uporablja pri ustvarjanju poizvedb. Včasih pa želite uporabiti drugo vrsto združevanja. Če imate na primer tabelo s podatki o prodaji izdelkov in tabelo s podatki o strankah, notranje združevanje (vrsta, ki jo ustvari čarovnik za poizvedbe), prepreči pridobivanje zapisov strank za stranke, ki niso opravili nakupa. S poizvedbo Microsoft Query lahko združite te tabele tako, da so pridobljeni vsi zapisi strank, skupaj s podatki o prodaji za tiste stranke, ki so opravile nakupe.

Če želite zagnati Microsoft Query, izvedite te korake.

1. Na zavihku Podatki v skupini Pridobi zunanje podatke kliknite Iz drugih virov in nato iz microsoft queryja.

2. V pogovornem oknu Izbira vira podatkov se prepričajte, da je potrditveno polje Uporabi čarovnika za poizvedbe za ustvarjanje / urejanje poizvedb prazno.

3. Dvokliknite vir podatkov, ki ga želite uporabiti.

   -ali-

   Kliknite vir podatkov, ki ga želite uporabiti, in nato V redu.

Vnovična raba in skupna raba poizvedb     V čarovniku za poizvedbe in v programu Microsoft Query lahko poizvedbe shranite kot datoteko .dqy, ki jo lahko spremenite, znova uporabite in daste v skupno rabo. Excel lahko datoteke .dqy odpre neposredno, kar vam ali drugim uporabnikom omogoča, da iz iste poizvedbe ustvarite dodatne zunanje obsege podatkov.

Če želite odpreti shranjeno poizvedbo v Excelu:

1. Na zavihku Podatki v skupini Pridobi zunanje podatke kliknite Iz drugih virov in nato iz microsoft queryja. Prikaže se pogovorno okno Izbira vira podatkov.

2. V pogovornem oknu Izbira vira podatkov kliknite zavihek Poizvedbe.

3. Dvokliknite shranjeno poizvedbo, ki jo želite odpreti. Poizvedba je prikazana v aplikaciji Microsoft Query.

Če želite odpreti shranjeno poizvedbo in je Microsoft Query že odprt, kliknite meni Datoteka microsoft Query in nato Odpri.

Če dvokliknete datoteko .dqy, se odpre Excel, zažene poizvedbo in nato vstavi rezultate na nov delovni list.

Če želite dati v skupno rabo Excelov povzetek ali poročilo, ki temelji na zunanjih podatkih, lahko drugim uporabnikom dodelite delovni zvezek, ki vsebuje zunanji obseg podatkov, ali pa ustvarite predloga. S predlogo lahko shranite povzetek ali poročilo, ne da bi shranili zunanje podatke, tako da je datoteka manjša. Zunanji podatki se pridobijo, ko uporabnik odpre predlogo poročila.

Ko ustvarite poizvedbo v čarovniku za poizvedbe ali v aplikaciji Microsoft Query, lahko podatke vrnete na Excelov delovni list. Podatki se nato spremeni v zunanji obseg podatkov ali datoteko poročilo vrtilne tabele jo lahko oblikujete in osvežite.

Oblikovanje pridobljenih podatkov     V Excelu lahko za predstavitev in povzemanje podatkov, ki jih pridobi Microsoft Query, uporabite orodja, kot so grafikoni ali samodejne delne vsote. Podatke lahko oblikujete, oblikovanje pa se ohrani, ko osvežite zunanje podatke. Namesto imen polj lahko uporabite svoje oznake stolpcev in samodejno dodate številke vrstic.

Excel lahko samodejno oblikuje nove podatke, ki jih vnesete na koncu obsega, da se bodo ujemali s prejšnjimi vrsticami. Excel lahko tudi samodejno kopira formule, ki so se ponovile v prejšnjih vrsticah, in jih razširi na dodatne vrstice.

To možnost (ali znova izklopite) lahko kadar koli vklopite tako:

1. Kliknite Datoteka > Možnosti > Napredno.

2. V razdelku Možnosti urejanja potrdite polje Razširi oblike obsega podatkov in formule. Če želite znova izklopiti samodejno oblikovanje obsega podatkov, počistite to potrditveno polje.

<c0>Osveževanje zunanjih podatkov</c0>.     Ko osvežite zunanje podatke, zaženete poizvedbo, da pridobite nove ali spremenjene podatke, ki se ujemajo z vašimi specifikacijami. Poizvedbo lahko osvežite tako v Microsoft Query kot tudi v Excelu. V Excelu je na voljo več možnosti za osveževanje poizvedb, vključno z osveževanjem podatkov ob vsakem odpiranju delovnega zvezka in samodejnim osveževanjem v časovnih intervalih. Med osveževanjem podatkov lahko še naprej delate v Excelu, med osveževanjem podatkov pa lahko preverite tudi stanje. Če želite več informacij, glejte Osveževanje zunanje podatkovne povezave v Excelu.

Na vrh strani