Môže sa stať, že budete chcieť zoradiť údaje, nie podľa abecedného alebo číselného poradia, ale podľa používateľom definovaného poradia (nazývaného aj vlastné alebo logické poradie). Napríklad zoradenie pracovných dní tak, aby sa prvý pondelok zobrazil, dáva väčší zmysel ako zoradenie v abecednom poradí, kde sa ako prvý zobrazí piatok. Údaje môžete zoradiť v údajovom zobrazení tabuľky alebo dotazu alebo vo formulárovom zobrazení formulára.
Čo vás zaujíma?
Zoradenie malého konečného počtu jedinečných hodnôt polí
V tomto postupe napíšete výraz, ktorý používa funkciu IIf na poradie názvov zamestnancov.
Najskôr vytvorte tabuľku, ktorá obsahuje tri polia – Názov, Meno a Priezvisko. Do poľa Názov zadajte nasledujúce hodnoty pre štyri nové záznamy:
-
Inside Sales Coordinator
-
Manažér predaja
-
Obchodný zástupca
-
Viceprezident, predaj
Do polí Meno a Priezvisko v štyroch záznamoch zadajte požadované mená.
-
Teraz otvorte tabuľku v údajovom zobrazení.
-
Na karte Domov kliknite v skupine Zoradiť & filter na položku Rozšírené a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Rozšírený filter alebo zoradenie .
-
Pridajte do mriežky požadované polia, ako napríklad Meno, Priezvisko a Názov.
-
Kliknite pravým tlačidlom myši na riadok Poľa v prvom prázdnom stĺpci, kliknite na položku Lupa a potom zadajte nasledujúci výraz:
IIf ([Title] = "Vice President, Sales", 1, IIf ([Title] = "Sales Manager", 2, IIf ([Title] = "Sales Representative", 3, IIf ([Title] = "Inside Sales Coordinator", 4, 5))))
Názov je názov poľa obsahujúceho hodnoty, ktoré sa zoradia. Hodnoty uzavreté v úvodzovkách sú jednotlivé hodnoty uložené v poli. Nasledujúca číselná hodnota je priradené poradie. Predchádzajúci výraz priradí poradie 1 až 4 k štyrom rôznym názvom a všetkým ostatným priradí poradie 5. Pri zoraďovaní sa názvy, ktoré nie sú uvedené v tomto výraze, priradia rovnaké poradie (5).
-
V riadku Zoradiť pre stĺpec obsahujúci výraz kliknite na položku Vzostupne.
-
Na karte Domov kliknite v skupine Zoradiť & filter na položku Prepnúť filter.
Funkcia IIf vráti číselnú hodnotu, ktorá zodpovedá hodnote v poli Názov. Ak je napríklad hodnota v poli Názov manažérom predaja, priradené číslo je 2. Ak je v poli Názov hodnota, ktorá nie je uvedená ako argument vo funkcii , napríklad Okresný koordinátor, priradí sa mu číslo 5. Dotaz potom zoradí tieto čísla vo vzostupnom poradí.
Zoradenie veľkého počtu jedinečných hodnôt polí
Ak chcete zoradiť veľké množstvo hodnôt, lepší spôsob zoradenia údajov je vytvorenie vyhľadávacej tabuľky.
Predpokladajme, že tabuľka Zamestnanci odkazuje na viac ako 50 rôznych názvov. Najprv budete musieť vytvoriť vyhľadávaciu tabuľku a pripraviť existujúcu tabuľku na vyhľadanie novej tabuľky. Potom vytvorte vzťah medzi dvomi tabuľkami a vytvorte dotaz.
Vytvorenie vyhľadávacej tabuľky a úprava existujúcej tabuľky
-
Vytvorte novú vyhľadávaciu tabuľku, ktorá bude obsahovať názvy. Zadajte názov tabuľky tblTitles a nastavte polia na typy údajov uvedené v zátvorkách, ako je to znázornené v nasledujúcej tabuľke:
TitleID (Automatické číslovanie)
Titul (Text)
1
Viceprezident, predaj
2
Manažér predaja
3
Obchodný zástupca
4
Inside Sales Coordinator
-
Nastavte pole TitleID ako hlavný kľúč.
-
Upravte tabuľku Zamestnanec tak, aby vyhľadávala tabuľku tblTitles.
-
V návrhovom zobrazení zmeňte názov poľa Názov na TitleID.
-
V stĺpci Typ údajov zmeňte typ údajov na číslo.
-
-
On the General tab, under Field Properties, change Field Size to Long Integer.
-
Uložte tabuľku a ignorujte upozornenie o strate údajov.
-
Prepnite na údajové zobrazenie.
-
Vyplňte stĺpec Názvy hodnotou TitleID, ktorá zodpovedá hodnote názvu.
Napríklad pre záznamy, v ktorých je hodnota názov Manažér predaja, zadajte 2. Pre obchodného zástupcu zadajte 3.
-
Uložte a zatvorte tabuľku.
Vytvorenie vzťahu medzi dvomi tabuľkami
-
Na karteDatabázové nástroje v skupine Vzťahy kliknite na položku Vzťahy.
-
Na karte Návrh kliknite v skupine Vzťahy na položku Pridať tabuľky (alebo Zobraziť tabuľky v Accesse).
-
Vyberte položky tblTitles a Employees a kliknutím na položku Pridať ich pridajte do okna Vzťahy. Zatvorte dialógové okno Zobrazenie tabuľky.
-
Presuňte pole TitleID z tabuľky tblTitles do poľa TitleID v tabuľke Zamestnanci.
Otvorí sa dialógové okno Úprava vzťahov .
-
Uistite sa, že názvy polí zobrazené v oboch stĺpcoch sú titleID a tiež to, že v poli Typ vzťahu sa zobrazuje položka One-To-Many. V prípade potreby môžete zmeniť názvy polí.
-
Začiarknite políčko Zabezpečiť referenčnú integritu.
-
Kliknite na tlačidlo Vytvoriť a vytvorte vzťah.
Dialógové okno Úprava vzťahov sa zavrie a zmeny sa uložia.
-
Zavrite kartu Vzťahy .
Vytvorenie dotazu
-
Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.
-
V dialógovom okne Pridanie tabuliek (Zobraziť tabuľku v Accesse) kliknite na kartu Tabuľky , dvakrát kliknite na položku Zamestnanci a potom dvakrát kliknite na položku tblTitles.
-
Pridajte polia EmployeeID (ID Zamestnanca), LastName (Priezvisko) a FirstName (Meno) z tabuľky Employees (Zamestnanci) a Title (Názov) z tabuľky tblTitles do mriežky návrhu dotazu.
-
Prepnite na údajové zobrazenie.
