Sprievodca navrhovaním zostáv

Vytvorenie náčrtu zostavy

Tento krok nie je potrebný. Možno zistíte, že Sprievodca zostavou programu Access alebo nástroj Zostava (oba sú k dispozícii na karte Create v skupine Zostavy) poskytujú dostatočný počiatočný návrh zostavy. Ak sa však rozhodnete zostavu navrhnúť bez použitia týchto nástrojov, môže byť pre vás užitočné vytvoriť hrubý náčrt zostavy na papieri tak, že nakreslíte pole, do ktorého každé pole prejde, a napíšete názov poľa do každého poľa. Prípadne môžete na vytvorenie mockupu zostavy použiť programy, ako je napríklad Word alebo Visio. Bez ohľadu na spôsob, ktorý použijete, nezabudnite uviesť dostatočný počet riadkov na označenie opakovania údajov.

Môžete napríklad použiť riadok pre informácie o produkte, potom niekoľko opakujúcich sa riadkov pre predaj daného produktu a nakoniec riadok súčtov predaja pre produkt. Potom sa postupnosť zopakuje pre ďalší produkt a tak ďalej až do konca zostavy. Alebo je zostava jednoduchým zoznamom údajov v tabuľke, v takom prípade môže vaša skica obsahovať len rad riadkov a stĺpcov.

Po vytvorení skice určite, ktoré tabuľky alebo tabuľky obsahujú údaje, ktoré chcete zobraziť v zostave. Ak sú všetky údaje obsiahnuté v jednej tabuľke, zostavu môžete založiť priamo na tejto tabuľke. Častejšie sa požadované údaje ukladajú do viacerých tabuliek, ktoré je potrebné spojiť v dotaze, a až potom ich môžete zobraziť v zostave. Dotaz možno vložiť do vlastnosti ZdrojZáznamov zostavy alebo môžete vytvoriť samostatný uložený dotaz a založiť na tom zostavu.

Rozhodnite sa, ktoré údaje sa majú vložiť do každej sekcie zostavy

Každá zostava má jednu alebo viac sekcií zostavy. Jedna sekcia, ktorá sa nachádza v každej zostave, je sekcia Podrobností. Táto sekcia sa raz zopakuje pre každý záznam v tabuľke alebo dotaze, na ktorých je zostava založená. Ostatné sekcie sú voliteľné a opakujú sa menej často a zvyčajne sa používajú na zobrazenie informácií, ktoré sú spoločné pre skupinu záznamov, stranu zostavy alebo celú zostavu.

Nasledujúca tabuľka popisuje, kde sa jednotlivé sekcie nachádzajú a ako sa sekcia zvyčajne používa.

Informácie o pridávaní alebo odstraňovaní sekcií hlavičky a päty zostavy alebo sekcií hlavičky a päty strany nájdete v časti Pridanie alebo odstránenie sekcií hlavičky a päty zostavy alebo strany v tomto článku. Sekcie hlavičky a päty skupiny môžete pridať pomocou tably Zoskupenie, zoradenie a súčet v zobrazení rozloženia alebo návrhovom zobrazení.

Rozhodnite sa, ako usporiadať podrobné údaje

Väčšina zostáv je usporiadaná v tabuľkovom alebo skladanom rozložení, ale Access vám poskytuje flexibilitu používať prakticky všetky požadované usporiadania záznamov a polí.

Tabuľkové rozloženie    Tabuľkové rozloženie je podobné tabuľkovému hárku. Označenia sú v hornej časti a údaje sú zarovnané v stĺpcoch pod označeniami. Tabuľkový odkaz na vzhľad údajov v tvare tabuľky. Ide o typ zostavy, ktorú Access vytvoriť po kliknutí na položku Zostava v skupine Zostavy na karte Create. Tabuľkové rozloženie je vhodné použiť, ak zostava obsahuje relatívne malý počet polí, ktoré chcete zobraziť v jednoduchom formáte zoznamu. Nasledujúci obrázok zobrazuje zostavu zamestnancov, ktorá bola vytvorená pomocou tabuľkového rozloženia.

Skladané rozloženie    Skladané rozloženie pripomína formulár, ktorý vyplníte pri otvorení bankového účtu alebo nákupe od online predajcu. Každá časť údajov je označená a polia sú naskladané na seba. Toto rozloženie je vhodné pre zostavy, ktoré obsahujú príliš veľa polí na zobrazenie v tabuľkovom formáte, t. j. šírka stĺpcov by presiahla šírku zostavy. Nasledujúci obrázok znázorňuje zostavu zamestnancov, ktorá bola vytvorená pomocou skladaného rozloženia.

Kombinované rozloženie    Môžete kombinovať prvky tabuľkových a skladaných rozložení. Pre každý záznam môžete napríklad usporiadať niektoré polia vo vodorovnom riadku v hornej časti sekcie Podrobnosti a usporiadať ďalšie polia z rovnakého záznamu do jedného alebo viacerých skladaných rozložení pod horným riadkom. Nasledujúci obrázok znázorňuje zostavu zamestnancov, ktorá bola vytvorená pomocou zmiešaného rozloženia. Polia ID, Last Name a First Name sú usporiadané v tabuľkovom ovládacom rozložení a polia Pracovná pozícia a Telefón do práce sú usporiadané v skladanom rozložení. V tomto príklade sa mriežka používa na vizuálne oddelenie polí pre každého zamestnanca.

Rozloženie podľa okrajov    Ak na vytvorenie zostavy použijete Sprievodcu zostavou, môžete použiť rozloženie podľa okrajov. Toto rozloženie používa celú šírku stránky na čo najhutnejšie zobrazenie záznamov. Samozrejme, môžete dosiahnuť rovnaké výsledky bez použitia Sprievodcu zostavou, ale môže to byť náročný proces na presné zarovnanie polí. Nasledujúci obrázok znázorňuje zostavu zamestnancov, ktorá bola vytvorená pomocou rozloženia podľa okrajov Sprievodcu zostavou.

Rozloženie podľa okrajov je vhodné použiť, ak v zostave zobrazujete veľké množstvo polí. Ak v predchádzajúcom príklade použijete tabuľkové rozloženie na zobrazenie rovnakých údajov, polia sa rozšíria mimo okraj strany. Ak použijete skladané rozloženie, každý záznam zaberá oveľa viac zvislého priestoru, čím sa plytvá papierom a zostava sa bude ťažšie čítať.

Na začiatok stránky

Pridanie sekcií hlavičky a päty zostavy alebo strany

1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na zostavu, ktorú chcete zmeniť, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

2. Overte, ktoré sekcie sa už v zostave nachádzajú. Sekcie sú oddelené tieňovanými vodorovnými pruhmi nazývanými selektory sekcií. Označenie na každom selektore sekcie označuje sekciu priamo pod ňou.

   

   Každá zostava obsahuje sekciu Podrobností a môže obsahovať aj sekcie Hlavička zostavy, Hlavička strany, Päta strany a Päta zostavy. Okrem toho, ak sa v zostave nachádzajú úrovne zoskupenia, môžu sa zobraziť hlavičky alebo päty skupiny (napríklad hlavička Súbor ako hlavička zobrazená na predchádzajúcom obrázku). Hlavičky a päty skupiny sú predvolene pomenované pomocou názvu poľa alebo výrazu, ktorý je základom skupiny. V tomto prípade je názov poľa zoskupenia "Zaradiť ako".

3. Ak chcete do zostavy pridať sekcie hlavičky a päty strany alebo sekcie hlavičky a päty zostavy, kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľný selektor sekcie a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Hlavička alebo päta strany alebo Hlavička alebo päta zostavy .

   Upozornenie: Ak sa sekcia už v zostave nachádza, Access vás upozorní, že odstráni existujúcu sekciu a ovládacie prvky, ktoré obsahuje.

   Teraz môžete premiestniť existujúce ovládacie prvky alebo pridať nové ovládacie prvky do nových sekcií.

Access vždy pridáva sekcie hlavičiek a piat strán a zostáv vo dvojiciach. To znamená, že sekciu hlavičky strany alebo zostavy nie je možné pridať bez pridania príslušnej sekcie päty. Ak nepotrebujete obe sekcie, sekciu nie je možné odstrániť, ale veľkosť nepoužívanej sekcie môžete zmeniť na nulu (0), aby ste do zostavy nepridáli ďalšie zvislé rozstupy. Umiestnite ukazovateľ do dolnej časti nepoužívanej sekcie, kým sa nezmení na obojsmernú šípku , a potom ťahajte nahor, kým sa sekcia neskryje. Ak sa v sekcii nachádzajú ovládacie prvky, musíte ich pred úplným skrytím sekcie odstrániť.

Odstránenie sekcií hlavičky a päty zostavy alebo strany

1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na zostavu, ktorú chcete zmeniť, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

2. Kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľný selektor sekcie a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Hlavička alebo päta strany alebo Hlavička alebo päta zostavy .

Ak odstraňujete pár hlavičky a päty a tieto sekcie obsahujú ovládacie prvky, Access vás upozorní, že odstránením sekcií sa odstránia aj ovládacie prvky a že akciu nebudete môcť vrátiť späť. Kliknutím na tlačidlo Áno odstránite sekcie a odstránite ovládacie prvky. Ak chcete operáciu zrušiť, kliknite na tlačidlo Nie .

Na začiatok stránky

Nastavenie štýlov formátovania pre textové pole, ktoré zobrazuje pole rtf

1. Pravým tlačidlom myši kliknite na zostavu na navigačnej table a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Zobrazenie rozloženia .

2. Kliknite na textové pole, ktoré zobrazuje pole rtf, a potom na karte Formát v skupine Písmo kliknite na štýl formátovania, ktorý chcete použiť.

   Access použije formátovanie na všetok text v poli rtf, ktoré ešte nemá tento typ formátovania (ale nie hodnotu) použitého v zobrazení, ktoré podporuje zadávanie údajov, ako je napríklad údajové zobrazenie pre tabuľku alebo dotaz alebo formulárové zobrazenie formulára. Ak je napríklad časť textu v poli naformátovaná červenou farbou písma a v textovom poli použijete modrú farbu písma, Access zmení všetok text na modrú s výnimkou textu, ktorý bol individuálne formátovaný ako červená. Ak je časť textu v poli formátovaná veľkosťou písma 11 bodov a v textovom poli použijete veľkosť písma s veľkosťou 14 bodov, Access použije veľkosť písma 14 bodov na všetok text okrem textu, ktorý bol individuálne formátovaný na 11 bodov.

   Polia prílohy    Polia prílohy používajú špeciálny ovládací prvok, ktorý sa nepoužíva pre žiadny iný typ údajov. K záznamu môžete priložiť viacero súborov pomocou jedného poľa Príloha, ale v poli sa môžu naraz zobrazovať len informácie o jednej prílohe. Ovládací prvok prílohy predvolene zobrazuje ikonu alebo obrázok v závislosti od typu súboru prílohy, ktorá sa aktuálne zobrazuje v ovládacom prvku. Ak chcete, môžete nastaviť vlastnosti ovládacieho prvku prílohy tak, aby sa všetky priložené súbory zobrazovali ako ikony, alebo aby sa v poli jednoducho zobrazovala ikona spinky a počet príloh. Za predpokladu, že už v zostave používate ovládací prvok prílohy, môžete na úpravu vlastností ovládacieho prvku pre rôzne použitie ovládacieho prvku použiť nasledujúci postup.

Nastavenie zobrazovaných vlastností poľa Príloha

1. Pravým tlačidlom myši kliknite na zostavu na navigačnej table a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Zobrazenie rozloženia .

2. Kliknite na ovládací prvok prílohy. Ak sa hárok vlastností ešte nezobrazuje, zobrazte ho stlačením klávesu F4. Na hárku vlastností kliknite na kartu Formát .

   Ako pomôcku na nastavenie vlastností ovládacieho prvku prílohy použite nasledujúcu tabuľku.

   Vlastnosť	Nastavenie
   Zobraziť ako	Obrázok alebo ikona zobrazuje grafiku ako obrázky a všetky ostatné súbory ako ikony. Toto je predvolené nastavenie. Ikona zobrazí všetky súbory ako ikony. Spinka zobrazuje ikonu spinky a počet príloh v zátvorkách.
   Predvolený obrázok	Ak chcete, aby sa predvolený obrázok zobrazil v ovládacom prvku prílohy, ak nie sú k dispozícii žiadne priložené súbory, kliknite na položku v poli vlastnosti, vyhľadajte požadovaný obrázok a potom kliknite na položku Otvoriť. Poznámka: Predvolený obrázok sa nezobrazí, ak je vlastnosť Zobraziť ako nastavená na spinku.
   Zarovnanie obrázka	V zozname vyberte požadované zarovnanie. Predvolené nastavenie je Centrovať. Úprava tohto nastavenia môže v závislosti od nastavenia vlastnosti Režim veľkosti obrázka spôsobiť neočakávané výsledky.
   Režim veľkosti obrázka	Toto nastavenie je k dispozícii iba vtedy, ak je vlastnosť Zobraziť ako nastavená na obrázok alebo ikonu. Clip zobrazí obrázok v jeho skutočnej veľkosti. Obrázok je orezaný, ak je príliš veľký na to, aby sa zmestil do ovládacieho prvku. Roztiahnutím sa obrázok roztiahne tak, aby vyplnil celý ovládací prvok. Poznámka: Pokiaľ ovládací prvok prílohy nemá rovnakú presnú veľkosť ako obrázok, pomocou tohto nastavenia sa obrázok skreslí, takže sa bude zobrazovať natiahnutý zvislo alebo vodorovne. Lupa zobrazí obrázok čo možno najviac bez orezania alebo skreslenia obrázka. Toto je predvolené nastavenie.

3. Ak na zobrazenie grafiky používate ovládací prvok, upravte veľkosť ovládacieho prvku prílohy tak, aby ste videli požadovanú veľkosť podrobností.

Na začiatok stránky