Oboznámenie sa s tabuľkami, formulármi, dotazmi a inými objektmi v databáze Access môže zjednodušiť vykonávanie širokej škály úloh, ako je napríklad zadávanie údajov do formulára, pridávanie alebo odstraňovanie tabuliek, hľadanie a nahradenie údajov a spúšťanie dotazov.
Tento článok obsahuje základný prehľad štruktúry databázy Access. Access poskytuje niekoľko nástrojov, ktoré môžete použiť na oboznámenie sa so štruktúrou konkrétnej databázy. Tento článok tiež vysvetľuje ako, kedy a prečo jednotlivé nástroje použiť.
Obsah tohto článku
Prehľad
Databáza je kolekciou informácií, ktoré súvisia s konkrétnym predmetom alebo účelom, akými sú sledovanie objednávok zákazníkov alebo spravovanie kolekcie hudby. Ak vaša databáza nie je uložená v počítači alebo sú v ňom uložené len jej časti, môžete sledovať informácie z rozličných zdrojov, ktoré je potrebné koordinovať a organizovať.
Predpokladajme, že telefónne čísla vašich dodávateľov sú uložené v rozličných umiestneniach: v súbore karty s telefónnymi číslami dodávateľa, v súbore s informáciami o produkte v kartotékovej skrinke a v tabuľkovom hárku obsahujúcom informácie o objednávke. Ak sa telefónne číslo dodávateľa zmení, možno bude potrebné aktualizovať túto informáciu na všetkých troch miestach. V dobre navrhnutej Access databáze sa telefónne číslo ukladá len raz, takže tieto informácie je potrebné aktualizovať len na jednom mieste. Ak teda aktualizujete telefónne číslo dodávateľa, automaticky sa aktualizuje, keď ho použijete kdekoľvek v rámci databázy.
Access databázových súborov
Na spravovanie všetkých informácií v jednom súbore môžete použiť Access. V databázovom súbore Access môžete použiť:
-
tabuľky na ukladanie údajov,
-
dotazy na vyhľadanie a načítanie požadovaných údajov,
-
formuláre na zobrazovanie, pridávanie a aktualizovanie údajov v tabuľkách,
-
zostavy na analyzovanie alebo tlač údajov v špecifickom rozložení.
1. Uložte raz údaje do tabuľky, no zobrazujte ich z rozličných umiestnení. Keď údaje aktualizujete, automaticky sa aktualizujú všade, kde sa zobrazujú.
2. Načítajte údaje pomocou dotazu.
3. Zobrazte alebo zadajte údaje pomocou formulára.
4. Zobrazte alebo vytlačte údaje pomocou zostavy.
Všetky tieto položky – tabuľky, formuláre a zostavy – predstavujú databázové objekty.
Poznámka: Niektoré Access databázy obsahujú prepojenia na tabuľky uložené v iných databázach. Môžete mať napríklad jednu Access databázu, ktorá neobsahuje nič iné ako tabuľky, a ďalšiu Access databázu, ktorá obsahuje prepojenia na tieto tabuľky, ako aj dotazy, formuláre a zostavy založené na prepojených tabuľkách. Vo väčšine prípadov nezáleží na tom, či je tabuľka prepojenou tabuľkou alebo či je uložená v databáze.
Tabuľky a vzťahy
Ak chcete uložiť údaje, vytvorte jednu tabuľku pre každý typ sledovaných informácií. Typy informácií môžu zahŕňať informácie o zákazníkoch, produkty alebo podrobnosti objednávky. Ak chcete spojiť údaje z rozličných tabuliek do dotazu, formulára alebo zostavy, urobíte to definovaním vzťahov medzi tabuľkami.
1. Informácie o zákazníkoch, ktoré kedysi existovali v poštovom zozname sa teraz nachádzajú v tabuľke Zákazníci.
2. Informácie o objednávkach, ktoré sa kedysi nachádzali v tabuľkovom hárku sa teraz nachádzajú v tabuľke Objednávky.
3. Jedinečný identifikátor, akým je identifikácia zákazníka, odlišuje jeden záznam tabuľky od druhého. Pridaním poľa jedinečného identifikátora jednej tabuľky do inej tabuľky a definovaním vzťahu medzi týmito dvoma poľami Access môžu zodpovedať súvisiacim záznamom z oboch tabuliek, aby ste ich mohli spojiť vo formulári, zostave alebo dotaze.
Dotazy
Dotaz vám môže pomôcť vyhľadať a načítať údaje spĺňajúce vami zadané podmienky vrátane údajov z viacerých tabuliek. Dotaz tiež možno použiť na aktualizáciu alebo odstránenie viacerých záznamov v rovnakom čase a vykonanie preddefinovaných alebo vlastných výpočtov z vašich údajov.
1. Tabuľka Zákazníci obsahuje informácie o zákazníkoch.
2. Tabuľka Objednávky obsahuje informácie o objednávkach zákazníkov.
3. Tento dotaz načíta údaje o čísle objednávky a požadovanom dátume z tabuľky Objednávky a údaje o názve spoločnosti a meste z tabuľky Zákazníci. Dotaz vráti len objednávky požadované v apríli a týkajú sa zákazníkov z Londýna.
Formuláre
Formulár možno použiť na jednoduché zobrazovanie, zadávanie a zmenu údajov po jednotlivých riadkoch. Formulár tiež možno použiť na vykonávanie iných akcií, napríklad odosielanie údajov do iných aplikácií. Formuláre zvyčajne obsahujú ovládacie prvky, ktoré sú prepojené s podkladovými poliami v tabuľkách. Keď otvoríte formulár, Access načíta údaje z jednej alebo viacerých z týchto tabuliek a potom zobrazí údaje v rozložení, ktoré ste vybrali pri vytváraní formulára. Formulár môžete vytvoriť pomocou niektorého z príkazov Formulár na páse s nástrojmi, Sprievodcu formulárom alebo sami v návrhovom zobrazení.
1. Tabuľka zobrazuje mnoho záznamov v tom istom čase, no ak chcete zobraziť všetky údaje v jednom zázname, možno bude potrebné posúvať sa horizontálnym smerom. Pri zobrazovaní tabuľky tiež nemožno aktualizovať údaje z viac než jednej tabuľky v rovnakom čase.
2. Formulár sa zameriava na jeden záznam a dokáže zobraziť polia z viac ako jednej tabuľky. Dokáže zobrazovať aj obrázky a iné objekty.
3. Formulár môže obsahovať tlačidlo, po kliknutí na ktoré sa vytlačí zostava, otvoria iné objekty alebo vykonajú iné automatizované úlohy.
Zostavy
Zostavu možno použiť na rýchlu analýzu údajov alebo ich prezentáciu určitým spôsobom – tlačeným či v inom formáte. Môžete napríklad kolegom odoslať zostavu, ktorá zoskupuje údaje a vypočítava súčty. Takisto máte možnosť vytvoriť zostavu s údajmi z adries formátovanými na tlač menoviek s adresami.
1. Použite zostavu na vytvorenie menoviek s adresami.
2. Použite zostavu na zobrazenie súčtov v grafe.
3. Použite zostavu na zobrazenie vypočítaných súčtov.
Teraz, keď už viete o základnej štruktúre Access databáz, čítajte ďalej a zistite, ako používať vstavané nástroje na preskúmanie konkrétnej Access databázy.
Zobrazenie podrobností o objektoch v databáze
Jedným z najlepších spôsobov, ako získať informácie o určitej databáze, je použitie nástroja Dokumentácia databázy. Nástroj Dokumentácia databázy sa používa na vytvorenie zostavy obsahujúcej podrobné informácie o objektoch v databáze. Najskôr si vyberiete, ktoré objekty zostavy budú podrobné. Keď spustíte nástroj Dokumentácia databázy, jeho zostava bude obsahovať všetky údaje o vybraných databázových objektoch.
-
Otvorte databázu, ktorú chcete dokumentovať.
-
Kliknite na kartu Databázové nástroje a potom v skupine Analyzovať na položku Dokumentácia databázy.
-
V dialógovom okne Dokumentácia kliknite na kartu zodpovedajúcu typu databázového objektu, ktorý chcete zaznamenať. Ak chcete vytvoriť zostavu všetkých objektov v databáze, kliknite na kartu Všetky typy objektov.
-
Vyberte jeden alebo viaceré objekty uvedené na karte. Ak chcete vybrať všetky objekty na karte, kliknite na položku Vybrať všetko.
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Nástroj Dokumentácia databázy vytvorí zostavu obsahujúcu podrobné údaje o každom vybratom objekte a potom túto zostavu otvorí v zobrazení Ukážka pred tlačou. Ak nástroj Dokumentácia databázy spustíte napríklad pre formulár na zadanie údajov, zostava vytvorená nástrojom Dokumentácia bude obsahovať zoznam vlastností formulára ako celku, vlastností všetkých jednotlivých častí formulára a vlastností všetkých tlačidiel, menoviek, textových polí a iných ovládacích prvkov formulára, ako aj všetky moduly kódu a používateľské povolenia priradené k formuláru.
-
Ak chcete zostavu vytlačiť, kliknite na karte Ukážka pred tlačou v skupine Tlačiť na položku Tlačiť.
Preskúmanie tabuľky v návrhovom zobrazení
Otvorením tabuľky v návrhovom zobrazení získate podrobný pohľad na štruktúru tabuľky. Môžete napríklad vyhľadať nastavenie typu údajov pre jednotlivé polia, vyhľadať akékoľvek vstupné masky alebo zistiť, či tabuľka používa vyhľadávacie polia – polia používajúce dotazy na extrahovanie údajov z iných tabuliek. Tieto informácie sú užitočné, pretože typy údajov a vstupné masky môžu ovplyvniť schopnosť vyhľadávania údajov a spúšťania aktualizačných dotazov. Predpokladajme napríklad, že chcete použiť aktualizačný dotaz na aktualizáciu určitých polí v jednej tabuľke tým, že skopírujete údaje v podobných poliach z inej tabuľky. Dotaz sa nespustí, ak sa typy údajov pre jednotlivé polia v zdroji a cieľových tabuľkách nezhodujú.
-
Otvorte databázu, ktorú chcete analyzovať.
-
Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, ktorú chcete preskúmať, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie.
-
Podľa potreby si poznamenajte názvy jednotlivých polí tabuľky a typy údajov priradené k jednotlivým poliam.
Typy údajov priradené k poľu môžu obmedziť veľkosť a typ údajov, ktoré môžu používatelia do poľa zadať. Používatelia napríklad môžu mať obmedzený počet znakov, ktorý môžu zadať do textového poľa, na 20 a nemôžu zadávať textové údaje do poľa nastaveného na používanie typu údajov Číslo.
-
Ak chcete určiť, či je pole vyhľadávacím poľom, kliknite na kartu Vyhľadávanie v spodnej časti mriežky návrhu tabuľky v časti Vlastnosti poľa.
Vyhľadávacie pole zobrazuje jednu množinu hodnôt (jedno alebo viacero polí, napríklad krstné meno a priezvisko), no zvyčajne ukladá inú množinu hodnôt (jedno pole, napríklad číselný identifikátor). Vyhľadávacie pole môže napríklad ukladať identifikačné číslo zamestnanca (uložená hodnota), no zobrazovať meno zamestnanca (zobrazená hodnota). Keď používate vyhľadávacie pole vo výrazoch alebo operáciách hľadania alebo nahradenia, použijete uloženú hodnotu nie zobrazenú hodnotu. Oboznámenie sa s uloženými a zobrazenými hodnotami vyhľadávacích polí je najlepším spôsobom, ako zaistiť, že výraz či operácia hľadania alebo nahradenia, ktoré používajú vyhľadávacie pole, fungujú očakávaným spôsobom.
Nasledovný obrázok zobrazuje bežné vyhľadávacie pole. Majte na pamäti, že nastavenia zobrazené vo vlastnosti Zdroj riadka daného poľa sa budú líšiť.
Vyhľadávacie pole, ktoré je tu zobrazené, použije dotaz na načítanie údajov z inej tabuľky. Takisto sa môže zobrazovať iný typ vyhľadávacieho poľa nazývaný zoznam hodnôt, ktorý používa naprogramovaný zoznam možností. Tento obrázok zobrazuje bežný zoznam hodnôt.
Zoznamy hodnôt predvolene používajú typ údajov Text.
Najlepším spôsobom nájdenia vyhľadávacích zoznamov a zoznamov hodnôt je zobrazenie karty Vyhľadávanie a následné kliknutie na položky pre jednotlivé polia tabuľky v stĺpci Typ údajov. Ďalšie informácie o vytváraní vyhľadávacích polí a zoznamov hodnôt nájdete prostredníctvom prepojení uvedených v časti Pozrite tiež.
Zobrazenie vzťahov medzi tabuľkami
Ak chcete zobraziť grafické znázornenie tabuliek v databáze, polia v každej tabuľke a vzťahy medzi tabuľkami, použite kartu objektu Vzťahy. Karta objektu Vzťahy poskytuje celkový obraz o štruktúre tabuliek a vzťahov v databázach – dôležité informácie potrebné pri tvorbe alebo zmene vzťahov medzi tabuľkami.
Poznámka: Kartu objektu Vzťahy možno použiť aj na pridávanie, zmenu alebo odstraňovanie vzťahov.
-
Otvorte databázu, ktorú chcete analyzovať.
-
Na karte Databázové nástroje v skupine Vzťahy kliknite na položku Vzťahy.
Zobrazí sa karta objektu Vzťahy vyjadrujúca vzťahy medzi všetkými tabuľkami v otvorenej databáze.
Pozrite tiež
Použitie tably Závislosti objektov na zobrazenie vzťahov objektov
