Import údajov alebo prepojenie s údajmi v textovom súbore

Obsah tohto článku

• Informácie o textových súboroch a podporovaných formátoch

• Importovanie údajov z textového súboru

• Čo ešte treba vedieť o importovaní údajov?

• Odstránenie problémov s chýbajúcimi alebo nesprávnymi hodnotami v importovanej tabuľke

• Prepojenie na textový súbor

• Odstránenie problémov s hodnotou #Num! a s nesprávnymi hodnotami v prepojenej tabuľke

Informácie o textových súboroch a podporovaných formátoch

Textový súbor obsahuje neformátované čitateľné znaky, ako napríklad písmená a čísla, a špeciálne znaky, ako sú zarážky, posuny riadkov alebo konce riadkov. Access podporuje súbory s týmito príponami – .txt, .csv, .asc a .tab.

Ak má pri importovaní alebo prepájaní byť zdrojovým súborom textový súbor, obsah súboru musí byť usporiadaný tak, aby ho sprievodcovia importovaním alebo prepájaním mohli rozdeliť na množinu záznamov (riadky) a každý záznam na súbor polí (stĺpce). Správne usporiadané textové súbory patria k jednému z dvoch typov:

• Súbory s oddeľovačmi    V súbore s oddeľovačmi sa každý záznam zobrazuje v osobitnom riadku a polia sú oddelené jedným znakom, ktorý sa nazýva oddeľovač. Oddeľovačom môže byť akýkoľvek znak, ktorý sa nezobrazuje v hodnotách poľa, napríklad tabulátor, bodkočiarka, čiarka, medzera a pod. Nižšie uvádzame príklad textu oddeleného čiarkou.

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• Súbory s pevnou šírkou    V súboroch s pevnou šírkou sa každý záznam zobrazuje v osobitnom riadku a šírka každého poľa je v rámci všetkých záznamov konzistentná. Napríklad prvé pole každého záznamu je vždy dlhé sedem znakov, druhé pole každého záznamu je vždy dlhé 12 znakov a pod. Ak sa skutočná dĺžka hodnoty poľa v jednotlivých záznamoch odlišuje, hodnoty, ktoré sú vzhľadom na požadovanú dĺžku príliš krátke, sa musia doplniť koncovými medzerami. Nižšie uvádzame príklad textu s pevnou šírkou.

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludo         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

Na začiatok stránky

Importovanie údajov z textového súboru

Ak je vaším cieľom uložiť všetky alebo časť údajov, ktoré sa nachádzajú v textovom súbore databázy Accessu, importujte obsah súboru do novej tabuľky alebo pripojte údaje do existujúcej tabuľky. Importované údaje môžete zobrazovať alebo upravovať a zmeny nebudú mať žiadny vplyv na zdrojový text.

Počas importovania môžete určiť usporiadanie zdrojového súboru, a či chcete vytvoriť novú tabuľku alebo pripojiť údaje k existujúcej tabuľke.

Na konci importu môžete uložiť podrobnosti importovania v podobe špecifikácie. Špecifikácia importovania umožní v budúcnosti zopakovať rovnaký postup bez nutnosti používať Sprievodcu importovaním textu.

Príprava zdrojového súboru

1. Otvorte zdrojový textový súbor v textovom editore, napríklad v programe Poznámkový blok.

   Poznámka: Počas importovania môžete importovať len jeden textový súbor. Ak chcete importovať viacero súborov, opakujte importovanie pre každý súbor.

2. Preskúmajte obsah zdrojového textového súboru a vykonajte príslušnú operáciu podľa nižšie uvedenej tabuľky.

   Prvok	Popis
   Súbor s oddeľovačom alebo pevnou šírkou	Skontrolujte, či je celý súbor usporiadaný podľa jedného z daných formátov. Označte oddeľovač, ak ho súbor obsahuje. Ak súbor obsahuje polia s pevnou šírkou, presvedčte sa, že každé pole vo všetkých záznamoch má rovnakú šírku.
   Textové kvalifikátory	Niektoré súbory s oddeľovačmi môžu obsahovať hodnoty polí s jednoduchými alebo dvojitými úvodzovkami, ako je znázornené tu: "Pernille Halberg",25,4/5/2017,"New York" "Daniel Brunner",27,2018,"Chicago" Znak, ktorý ohraničuje hodnotu poľa, sa nazýva Textový kvalifikátor. Textové kvalifikátory nie sú povinné, ale sú nevyhnutné, ak je splnená niektorá z nasledujúcich podmienok: Oddeľovač poľa sa zobrazuje ako súčasť hodnôt poľa. Ak sa napríklad ako oddeľovač poľa používa čiarka a hodnota New York, Chicago je platnou hodnotou poľa, hodnota sa musí umiestniť medzi dva kvalifikátory, napríklad takto: "New York, Chicago" Chcete, aby Access považoval netextové hodnoty, ako napríklad 0452934 a 0034539, za textové hodnoty a chcete ich uložiť do textového poľa. Počas importovania je možné určiť, či sa v súbore používa kvalifikátor, a ak áno, ktorý znak ním je. Skontrolujte, či sa v celom súbore používa rovnaký kvalifikátor, a či každý pár kvalifikátorov ohraničuje iba textové hodnoty.
   Počet polí	Počet zdrojových polí nesmie presiahnuť 255, pretože Access nepodporuje výskyt viac než 255 polí v tabuľke.
   Vynechanie záznamov a hodnôt	Ak máte záujem iba o časť textového súboru, pred začatím importovania upravte zdrojový súbor. Počas importovania nie je možné vynechať záznamy. Ak pridávate údaje do novej tabuľky, môžete vynechať určité polia. Táto možnosť však nie je k dispozícii, ak pripájate obsah k existujúcej tabuľke. Keď pripájate údaje k existujúcej tabuľke, štruktúra zdrojových údajov musí zodpovedať štruktúre cieľovej tabuľky. Inak povedané, zdrojové údaje musia mať rovnaký počet stĺpcov ako cieľová tabuľka a typy zdrojových údajov sa musia zhodovať s typmi údajov cieľovej tabuľky.
   Prázdne riadky a polia	Odstráňte všetky nepotrebné prázdne riadky v súbore. Ak sa tam nachádzajú prázdne polia, pokúste sa pridať chýbajúce údaje. Ak chcete pridať do tabuľky záznamy, ktoré obsahujú prázdne polia, overte, či príslušné pole v tabuľke akceptuje nulové hodnoty. Pole bude akceptovať nulové hodnoty vtedy, keď je jeho vlastnosť Povinné nastavená na hodnotu Nie a jeho vlastnosť OverovaciePravidlo nezabraňuje použitiu nulových hodnôt.
   Nadbytočné znaky	Skontrolujte a odstráňte nadbytočné znaky, ako napríklad tabulátory, znaky posunu riadka alebo posun na začiatok ďalšieho riadka.
   Typy údajov	Ak nechcete, aby počas importovania dochádzalo k chybám, uistite sa, že každé zdrojové pole obsahuje v každom riadku rovnaký typ údajov. Access určí typ polí v tabuľke kontrolou prvých 25 riadkov súboru. Dôrazne odporúčame, aby sa v prvých 25 zdrojových riadkoch nenachádzali polia s hodnotami rôznych typov údajov. Skontrolujte tiež, či netextové hodnoty, ktoré sa majú považovať za textové hodnoty, sú uzavreté do jednoduchých alebo dvojitých úvodzoviek. Ak zdrojový súbor obsahuje zmiešané hodnoty v riadkoch po 25. riadku, počas importovania môžu byť vynechané alebo nesprávne skonvertované. Informácie o riešení problémov nájdete v časti Odstránenie problémov s chýbajúcimi alebo nesprávnymi hodnotami v importovanej tabuľke.
   Názvy polí	Ak súbor s textom s oddeľovačmi neobsahuje názvy polí, je vhodné ich umiestniť do prvého riadka. Počas importovania je možné určiť, aby Access považoval hodnoty v prvom riadku za názvy polí. Pri importovaní textových súborov s pevnou šírkou Access neposkytuje možnosť použiť hodnoty v prvom riadku ako názov poľa. Poznámka: Keď pripojíte súbor s textom s oddeľovačmi do existujúcej tabuľky, overte, či názov každého stĺpca presne zodpovedá názvu príslušného poľa. Ak sa názov stĺpca odlišuje od názvu príslušného poľa v tabuľke, importovanie bude neúspešné. Ak chcete nájsť názvy polí, otvorte cieľovú tabuľku v Accesse v návrhovom zobrazení.

3. Ak je zdrojový súbor otvorený, zavrite ho. Ak by ste zdrojový súbor nechali otvorený, počas importovania môže dôjsť k chybám pri konvertovaní údajov.

Spustenie importovania v Accesse

1. Otvorte databázu Accessu, do ktorej sa uložia importované údaje. Ak nechcete uložiť údaje do žiadnej z existujúcich databáz, vytvorte prázdnu databázu.

2. Pred spustením importovania sa rozhodnite, či chcete uložiť údaje do novej alebo existujúcej tabuľky.

   • Vytvorenie novej tabuľky    Ak sa rozhodnete uložiť údaje do novej tabuľky, Access vytvorí tabuľku a pridá do nej importované údaje. Ak tabuľka so zadaným názvom už existuje, program Access prepíše obsah tabuľky importovanými údajmi.

   • Pripojenie k existujúcej tabuľke    Ak pridávate údaje k existujúcej tabuľke, počas importovania sa údaje pripoja k určenej tabuľke.

     Pri ďalšom postupe pamätajte, že väčšina chýb počas operácií pripojenia sa vyskytuje z toho dôvodu, že zdrojové údaje nekorešpondujú so štruktúrou a nastavením polí cieľovej tabuľky. Aby nedochádzalo k výskytu takýchto chýb, otvorte tabuľku v návrhovom zobrazení a preskúmajte nasledovné položky:

     • Prvý riadok    Ak prvý riadok zdrojového textu neobsahuje názvy polí, umiestnenie a typ údajov každého stĺpca sa musia zhodovať so zodpovedajúcim poľom v tabuľke. Ak v prípade súborov s textom s oddeľovačmi prvý riadok obsahuje záhlavia stĺpcov, poradie stĺpcov a polí nemusí byť zhodné, ale názov a typ údajov každého stĺpca sa musia presne zhodovať so zodpovedajúcim poľom. Pri importovaní textových súborov s pevnou šírkou Access neposkytuje možnosť použiť hodnoty v prvom riadku ako názov poľa.

     • Chýbajúce alebo nadbytočné polia    Ak v cieľovej tabuľke neexistuje jedno alebo viacero polí, pridajte ich skôr, než spustíte importovanie. Ak však cieľová tabuľka obsahuje polia, ktoré v zdrojovom súbore neexistujú, netreba ich odstrániť z tabuľky v prípade, ak akceptujú nulové hodnoty.

       Tip: Pole akceptuje nulové hodnoty vtedy, ak je vlastnosť poľa Povinné nastavená na hodnotu Nie a jeho vlastnosť OverovaciePravidlo nezabraňuje použitiu nulových hodnôt.

     • Hlavný kľúč    Ak tabuľka obsahuje pole s hlavným kľúčom, zdrojový súbor musí obsahovať stĺpec obsahujúci hodnoty, ktoré sú kompatibilné s poľom s hlavným kľúčom. Okrem toho importované hodnoty kľúča musia byť jedinečné. Ak importovaný záznam obsahuje hodnotu hlavného kľúča, ktorá už v cieľovej tabuľke existuje, importovanie vedie k zobrazeniu chybového hlásenia. V takom prípade musíte upraviť zdrojové údaje, aby obsahovali jedinečné hodnoty kľúča a opäť spustiť importovanie.

     • Indexované polia    Ak je vlastnosť poľa Indexované v tabuľke nastavená na hodnotu Áno (bez duplicít), príslušný stĺpec v zdrojovom textovom súbore musí obsahovať jedinečné hodnoty.

3. Umiestnenie sprievodcu importovaním/prepojením textu sa mierne líši podľa verzie Accessu. Vyberte kroky, ktoré zodpovedajú vašej verzii Accessu:

   • Ak používate najnovšiu verziu Accessu v predplatnom služieb Microsoft 365 alebo Access 2019, kliknite na karte Externé údaje v skupine Importovať a prepojiť na položky Nový zdroj údajov > Zo súboru > Textový súbor.

   • Ak používate Access 2016, na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovať & prepojenie na položku Text súbor.

4. V Accesse sa otvorí dialógové okno Získať externé údaje – textový súbor.

   

5. V dialógovom okne Získať externé údaje – textový súbor v poli Názov súboru zadajte názov zdrojového súboru.

6. Zadajte, ako chcete uložiť importované údaje.

   • Ak chcete uložiť údaje do novej tabuľky, vyberte položku Importovať zdrojové údaje do novej tabuľky v aktuálnej databáze. Systém vás neskôr vyzve, aby ste zadali názov tejto tabuľky.

   • Ak chcete pripojiť údaje do existujúcej tabuľky, vyberte položku Pripojiť kópiu záznamov k tabuľke a potom z rozbaľovacieho zoznamu vyberte tabuľku.

     Poznámka: Ak chcete vytvoriť prepojenie na zdroj údajov formou vytvorenia prepojenej tabuľky, prečítajte si časť Prepojenie na textový súbor.

7. Kliknite na tlačidlo OK.

   Access skontroluje obsah súboru a odporučí usporiadanie súboru. Ak sa v súbore používa oddeľovač na oddelenie jednotlivých polí, skontrolujte, či je vybratá možnosť Oddelené. Ak súbor obsahuje polia s pevnou šírkou, skontrolujte, či je vybratá možnosť Pevná šírka. Ak si nie ste istí, či súbor obsahuje polia s pevnou šírkou alebo oddeľovačmi, prečítajte si predchádzajúcu časť Príprava zdrojového súboru.

   Poznámka: Ak zdrojový text obsahuje karty alebo iné špeciálne znaky, tieto sa v Sprievodcovi importovaním textu zobrazujú ako malé štvorce medzi stĺpcami s údajmi.

8. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

   Informácie, ktoré sa zobrazujú v sprievodcovi závisia od toho, či vyberiete možnosť Oddelené alebo Pevná šírka.

   Oddelené

   Vyberte alebo zadajte znak na oddelenie hodnoty polí, ako napríklad tabulátor, bodkočiarka, čiarka, medzera alebo iný znak. Ak sa v súbore používa textový kvalifikátor, vyberte v poli Textový kvalifikátor buď dvojité úvodzovky (") alebo apostrof ('). Ak prvý riadok zdrojového súboru obsahuje názvy polí, začiarknite začiarkavacie políčko Prvý riadok obsahuje názvy polí. Potom kliknite na položku Ďalej.

   Súbory s pevnou šírkou

   Sprievodca zobrazí obsah súboru. Ak Access zistí stĺpcovú štruktúru údajov, oddelí jednotlivé polia zvislými čiarami. Skontrolujte štruktúru navrhovanú sprievodcom a ak je to potrebné, pridajte, odstráňte alebo upravte čiary podľa pokynov na stránke sprievodcu. Potom kliknite na položku Ďalej.

9. Ak sa rozhodnete pripojiť údaje, prejdite na krok 13. Ak importujete údaje do novej tabuľky, kliknite na položku Ďalej. Ako ďalší krok by ste mali skontrolovať vlastnosti polí, ktoré sa zobrazujú v sprievodcovi.

   Poznámka: Stránka sprievodcu, na ktorej je možné určiť informácie o importovaných poliach, sa nezobrazí v prípade, ak pridávate záznamy do už vytvorenej tabuľky.

10. Kliknutím na stĺpec v dolnej časti stránky sprievodcu zobrazte vlastnosti príslušného poľa. Preskúmajte a podľa potreby zmeňte názov a typ údajov cieľového poľa.

    Access preskúma prvých 25 riadkov v každom stĺpci a navrhne predvolený typ údajov pre príslušné pole. V prípade rôznych typov hodnôt v prvých 25 riadkoch stĺpca, ako napríklad text a číselné hodnoty, sprievodca navrhne typ údajov, ktorý je kompatibilný s väčšinou hodnôt v stĺpci – najčastejšie ide o textový typ údajov. Môžete si vybrať aj odlišný typ údajov, ale pamätajte, že hodnoty, ktoré nie sú kompatibilné s vybratým typom údajov, sa budú ignorovať alebo sa nesprávne skonvertujú. Ďalšie informácie o oprave chýbajúcich alebo nesprávnych hodnôt nájdete v časti Odstránenie problémov s chýbajúcimi alebo nesprávnymi hodnotami v importovanej tabuľke.

11. Ak chcete v poli vytvoriť index, nastavte vlastnosť Indexované na hodnotu Áno. Ak chcete úplne vynechať zdrojový stĺpec, začiarknite políčko Neimportovať pole (Preskočiť). Potom kliknite na položku Ďalej.

12. Ak sa záznamy pridávajú do novej tabuľky, sprievodca vás vyzve na zadanie hlavného kľúča tabuľky. Ak vyberiete položku Hlavný kľúč pridá program Access, Access pridá pole typu Automatické číslovanie ako prvé pole do cieľovej tabuľky a automaticky ho bude vkladať s jedinečnými identifikačnými hodnotami počnúc hodnotou 1. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

    Poznámka: Stránka sprievodcu, na ktorej je možné určiť informácie o importovaných poliach, sa nezobrazí v prípade, ak pridávate záznamy do už vytvorenej tabuľky.

13. Access zobrazí poslednú stránku sprievodcu. Ak importujete záznamy do novej tabuľky, zadajte názov cieľovej tabuľky. Do poľa Importovať do tabuľky zadajte názov tabuľky. Ak už tabuľka existuje, zobrazí sa výzva s otázkou, či chcete prepísať existujúci obsah tabuľky. Pokračujte kliknutím na položku Áno alebo vyberte položku Nie, zadajte odlišný názov cieľovej tabuľky.

    Na čo sa používa tlačidlo Rozšírené?

    Tlačidlo Rozšírené v Sprievodcovi importovaním textu umožňuje vytvoriť alebo otvoriť špecifikáciu importovania vo formáte, ktorý sa používal v starších verziách Accessu. Ak nemáte špecifikácie importu zo starších verzií Accessu, odporúčame nepoužívať tlačidlo Rozšírené . Ak chcete uložiť podrobnosti importovania, ďalšie informácie o tomto postupe získate v nasledujúcej časti článku.

14. Kliknutím na tlačidlo Dokončiť spustite importovanie údajov.

    Access sa pokúsi importovať údaje. Ak sa podarí importovať ľubovolné množstvo údajov, v sprievodcovi sa zobrazí dialógové okno s informáciami o stave importovania. V prípade zlyhania operácie sa v Accesse zobrazí chybové hlásenie Pri pokuse o importovanie súboru sa vyskytla chyba.

15. Otvorte cieľovú tabuľku v údajovom zobrazení. Porovnajte údaje v tabuľke so zdrojovým súborom a overte ich správnosť.

Čo ešte treba vedieť o importovaní údajov?

• Informácie o uložení podrobností importu v podobe špecifikácie, ktorú budete môcť použiť neskôr, nájdete v článku Uloženie podrobností o operácii importu a exportu ako špecifikácie.

• Informácie o spustení uložených špecifikácií pre import nájdete v článku Spustenie uloženej operácie importu alebo exportu.

• Informácie o naplánovaní spustenia špecifikácie v konkrétnom čase nájdete v článku Naplánovanie operácie importu alebo exportu.

• Informácie o zmene názvu špecifikácie, odstránení špecifikácie alebo aktualizovaní názvov zdrojových súborov v špecifikácii nájdete v článku Spravovanie úloh údajov.

Odstránenie problémov s chýbajúcimi alebo nesprávnymi hodnotami v importovanej tabuľke

Ak sa zobrazí hlásenie Pri pokuse o importovanie súboru sa vyskytla chyba, importovanie zlyhalo. Ak sa však zobrazí stránka s výzvou na uloženie podrobných informácií o operácii, importovali sa všetky alebo časť údajov. Stavové hlásenie taktiež uvedie názov tabuľky denníka chýb obsahujúceho popis všetkých chýb, ktoré sa vyskytli počas operácie importovania.

Pamätajte, že aj v prípade, ak stavové hlásenie oznámi úspešne dokončenú operáciu, preskúmajte obsah a štruktúru tabuľky a pred začatím používania sa uistite, že celá operácia prebehla správne.

Otvorte cieľovú tabuľku v údajovom zobrazení a skontrolujte, či sa do tabuľky úspešne pridali údaje. Potom otvorte tabuľku v návrhovom zobrazení a skontrolujte typ údajov a ostatné nastavenia vlastností jednotlivých polí.

Nasledujúca tabuľka popisuje kroky, ktoré možno vykonať pri oprave chýbajúcich alebo nesprávnych hodnôt.

Okrem toho je možné, že budete chcieť skontrolovať tabuľku denníka chýb uvedenú na poslednej stránke sprievodcu v údajovom zobrazení. Táto tabuľka má tri polia – Chyba, Pole a Riadok. Každý riadok obsahuje informácie o špecifickej chybe, pričom obsah poľa Chyba by mal používateľovi pomôcť pri odstraňovaní problému.

Úplný zoznam chybových reťazcov a tipy na odstránenie problémov

Na začiatok stránky

Prepojenie na textový súbor

Prepojenie sa používa na pripojenie k údajom z iného súboru bez nutnosti importovania. Týmto spôsobom môžete zobraziť najnovšie údaje v pôvodnom programe, ako aj v súbore Accessu bez nutnosti vytvárania a spravovania kópie v Accesse. Ak nechcete kopírovať obsah textového súboru do databázy v Accesse, ale chcete spúšťať dotazy a vytvárať zostavy na základe týchto údajov, mali by ste namiesto importovania vytvoriť prepojenie na textový súbor.

Keď vytvoríte prepojenie na textový súbor, v Accesse sa vytvorí nová tabuľka, ktorá je prepojená so zdrojovým súborom. Zmeny vykonané v zdrojovom súbore sa prejavia v prepojenej tabuľke. Obsah príslušnej tabuľky však nebudete môcť upravovať v Accesse. Ak chcete vykonať zmeny v obsahu alebo štruktúre údajov, otvorte zdrojový súbor a vykonajte požadované zmeny v ňom.

Odstránenie problémov s hodnotou #Num! a s nesprávnymi hodnotami v prepojenej tabuľke

Aj v prípade, ak sa zobrazí hlásenie Prepojenie tabuľky sa dokončilo, mali by ste otvoriť tabuľku v údajovom zobrazení a overiť, či sa vo všetkých riadkoch a stĺpcoch zobrazujú správne hodnoty.

Ak sa kdekoľvek v tabuľke zobrazujú chyby alebo nesprávne údaje, podľa informácií uvedených v nasledujúcej tabuľke vykonajte opravné kroky a potom sa znova pokúste o vytvorenie prepojenia. Pamätajte, že hodnoty sa priamo do prepojenej tabuľky pridať nedajú, pretože tabuľka je určená iba na čítanie.

Na začiatok stránky