Microsoft Access poskytuje niekoľko rôznych možností na vytvorenie označení obsahujúcich údaje uložené v accessových tabuľkách. Najjednoduchšie je použiť Sprievodcu označeniami v Accesse na vytvorenie a tlač zostavy, ktorá je naformátovaná tak, aby vyhovovala vašim menovkám. Označenia môžu obsahovať údaje uložené v accessových tabuľkách alebo údaje importované alebo prepojené z iných zdrojov, ako sú napríklad zošity Microsoft Excelu alebo zoznamy kontaktov programu Microsoft Outlook. Označenia môžete vytvoriť ako zostavu v Accesse alebo môžete údaje zlúčiť s dokumentom microsoft Word a potom ich vytlačiť z Word. V tomto článku sú uvedené kroky, ktoré sú potrebné.
Čo vás zaujíma?
Používanie Accessu na vytváranie a tlač menoviek
V Accesse vytvoríte označenia ako zostavu naformátovanú s malou veľkosťou strany, aby sa zmestili na požadované označenie. Najbežnejšie použitie menoviek je na korešpondenciu, ale všetky accessové údaje je možné vytlačiť vo formáte označenia na rôzne účely. V prípade menoviek s adresami zostava získa údaje o adresách z tabuliek alebo dotazov obsahujúcich adresy. Pri tlači zostavy získate jedno označenie pre každú adresu zo základného zdroja záznamov.
Ďalšie informácie o prepájaní alebo importovaní údajov z iných zdrojov (ako je napríklad Microsoft Excel alebo Microsoft Outlook), ktoré sa majú použiť na menovkách, nájdete v článku Úvodné informácie o importovaní a exportovaní údajov.
Sprievodca označením vám položí niekoľko otázok týkajúcich sa menoviek a údajov, ktoré sa na nich majú zobraziť. Sprievodca vytvorí zostavu, ktorú potom môžete v prípade potreby prispôsobiť.
Create označenia pomocou Sprievodcu označeniami v Accesse
-
Na navigačnej table vyberte objekt obsahujúci údaje, ktoré chcete zobraziť na menovkách. Zvyčajne ide o tabuľku, prepojenú tabuľku alebo dotaz, ale môžete vybrať aj formulár alebo zostavu.
-
Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Zostavy na položku Označenia.
Access spustí Sprievodcu označeniami.
-
Ak poznáte výrobcu a číslo produktu menoviek:
-
V poli Filtrovať podľa výrobcu vyberte výrobcu.
-
V poli Akú veľkosť menovky chcete použiť, vyberte svoje označenie.
V opačnom prípade skúste nájsť produkt, ktorého hodnoty v stĺpcoch Dimenzie a Číslo sa zhodujú s označeniami.
Ak nemôžete nájsť podobné označenie:
-
Kliknite na položku Prispôsobiť a potom na položku Nové.
Zobrazí sa dialógové okno Nové označenie .
-
Odmerajte menovky a zadajte merania do príslušných polí v dialógovom okne Nové označenie .
-
Do textového poľa Názov menovky zadajte názov vlastných menoviek, vyberte požadovaný typ a orientáciu označenia a potom kliknite na tlačidlo OK.
Ak ste už vytvorili vlastné označenie a chcete ho vybrať:
-
Kliknite na položku Zobraziť vlastné veľkosti označení a potom kliknite na požadované vlastné označenie.
-
-
Vyberte položku Informačný kanál hárka alebo Spojitý v časti Typ označenia a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.
-
Vyberte názov písma, veľkosť, hrúbku a farbu textu, ktoré chcete mať na menovke, a kliknite na tlačidlo Ďalej.
-
Na stránke s menovkami s adresami sprievodcu vyberte zo zoznamu Dostupné polia požadované polia a dvojitým kliknutím ich pridajte do poľa Označenie prototypu .
-
Ak chcete pridať medzeru medzi polia v poli označenia prototypu , stlačte medzerník.
-
Ak chcete vytvoriť nový riadok, stlačte kláves ENTER.
-
Ak sa chcete presúvať medzi poľami a čiarami, použite klávesy so šípkami.
-
Ak chcete pole z poľa odstrániť, stlačte kláves BACKSPACE.
-
Ak chcete pridať iný text alebo interpunkciu (napríklad čiarku za názvom mesta), kliknutím umiestnite kurzor na miesto, kde sa má text zobraziť, a začnite písať. Tento text bude na každom označení rovnaký.
Poznámka: Pomocou Sprievodcu označením môžete pridávať iba polia týchto typov údajov: Krátky text (text), Dlhý text (memo), Číslo, Dátum a čas, Mena, Áno/Nie alebo Príloha. Ak chcete pridať polia iných typov údajov, po dokončení Sprievodcu označením otvorte zostavu označení v návrhovom zobrazení a potom polia pridajte pomocou tably Zoznam polí . Ak chcete otvoriť tablu Zoznam polí , keď je zostava otvorená v návrhovom zobrazení, stlačte kombináciu klávesov ALT + F8.
Po usporiadaní polí na menovke podľa vašich predstáv kliknite na tlačidlo Ďalej.
-
-
Na ďalšej stránke môžete vybrať polia, podľa ktorých sa majú označenia zoradiť. Pre veľkú poštu môžete napríklad zoraďovať podľa PSČ. Zo zoznamu Dostupné polia vyberte polia, podľa ktoré chcete zoradiť, a dvojitým kliknutím ich pridajte do poľa Zoradiť podľa . Po dokončení kliknite na tlačidlo Ďalej.
-
Na poslednej strane zadajte názov menoviek a kliknite na tlačidlo Dokončiť.
Ak vyberiete možnosť Zobraziť menovky tak, ako budú vyzerať vytlačené na poslednej strane Sprievodcu menovkami, Access zobrazí označenia v ukážke pred tlačou. Kliknutím na označenie ho môžete priblížiť a vzdialiť alebo použiť ovládací prvok priblíženia v stavovom riadku.
Ak ste na poslednej strane Sprievodcu označením vybrali možnosť Upraviť návrh označenia , Access zobrazí zostavu označení v návrhovom zobrazení.
Poznámka: Ukážka pred tlačou je jediné zobrazenie, v ktorom môžete zobraziť stĺpce tak, ako ste ich rozložili. Ak zostavu zobrazíte v zobrazení zostavy alebo zobrazení rozloženia, Access zobrazí všetky údaje v jednom stĺpci.
-
Prispôsobenie vzhľadu označenia
Ak výsledné označenia nevyzerajú podľa vašich predstáv, rozloženie môžete prispôsobiť otvorením zostavy v návrhovom zobrazení a vykonaním zmien. Pri práci s označeniami je zvyčajne jednoduchšie použiť návrhové zobrazenie, v ktorom máte presnejšiu kontrolu nad rozložením. Ak chcete zobraziť výsledky zmien vykonaných v návrhovom zobrazení, prepnite na ukážku pred tlačou.
Ak Access zobrazí hlásenie o nedostatku vodorovného priestoru na zobrazenie údajov,
Táto správa, keď sa zobrazí, je vedľajším účinkom meraní niektorých označení. Zvyčajne sa to stáva, keď sa menovky nachádzajú veľmi blízko ľavého a pravého okraja hárka menoviek. To môže spôsobiť, že sprievodca určí niektoré merania, ktoré sa nachádzajú mimo normálneho rozsahu tlače, a to následne spôsobí, že správa sa zobrazí pri zobrazení ukážky alebo tlači menoviek.
Ak ste spokojní so zarovnaním textu na menovkách a na každej ďalšej strane nedostanete prázdnu stranu, možno budete chcieť ponechať návrh zostavy tak, ako je, a jednoducho kliknúť na tlačidlo OK v správe pri každom zobrazení. V opačnom prípade môžete skúsiť upraviť niektoré možnosti nastavenia strany tak, ako je to popísané v nasledujúcej časti.
Ak vaše údaje nie sú správne zarovnujúce s označeniami
V mnohých prípadoch môžete vyriešiť menšie problémy s rozložením označenia vykonaním úprav v návrhovom zobrazení. Ovládacie prvky môžete premiestniť a veľkosť označenia môžete upraviť zmenou šírky alebo výšky sekcie Podrobností.
Ak chcete prepnúť na návrhové zobrazenie, kliknite pravým tlačidlom myši na zostavu na navigačnej table a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie .
Ak potrebujete zmeniť okraje alebo medzery medzi označeniami, môžete v návrhovom zobrazení použiť dialógové okno Nastavenie strany :
-
Na karte Nastavenie strany kliknite v skupine Rozloženie strany na položku Stĺpce. Zobrazí sa dialógové okno Nastavenie strany s vybratou kartou Stĺpce .
V troch sekciách dialógového okna Nastavenie strany môžete zmeniť tieto nastavenia:
|
Časť |
Možnosť |
Popis |
|
Nastavenie mriežky |
Počet stĺpcov |
Tento počet by sa mal rovnať počtu označení na strane. |
|
Riadkovanie |
Ak chcete zväčšiť alebo zmenšiť zvislú medzeru medzi riadkami menoviek, zadajte novú hodnotu. |
|
|
Rozstupy stĺpcov |
Ak chcete zväčšiť alebo zmenšiť vodorovnú medzeru medzi stĺpcami menoviek, zadajte novú hodnotu. |
|
|
Veľkosť stĺpca |
Šírka |
Pri nastavovaní tejto hodnoty majte na pamäti nastavenia okrajov a rozstupy medzi stĺpcami. Okraje môžete skontrolovať a upraviť kliknutím na položku Možnosti tlače v dialógovom okne Nastavenie strany . |
|
Výška |
Podľa potreby upravte výšku každého označenia. |
|
|
Rovnaké ako podrobnosti |
Výberom tejto možnosti nastavíte šírku a výšku stĺpca rovnajúcu sa šírke a výške sekcie Podrobností v návrhovom zobrazení. |
|
|
Rozloženie stĺpca |
Nadol, potom Naprieč |
Keď je vybratá táto možnosť, údaje označenia sa vytlačia nadol v prvom stĺpci, potom v druhom stĺpci atď. |
|
Priečne, potom nadol |
Keď je vybratá táto možnosť, údaje označenia sa vytlačia cez prvý riadok, potom cez druhý riadok atď. |
Poznámka: Dialógové okno Nastavenie strany môžete otvoriť aj v ukážke pred tlačou kliknutím na položku Stĺpce na karte Ukážka pred tlačou . Keď kliknutím na tlačidlo OK zavriete dialógové okno, zmeny sa okamžite prejavia v ukážke pred tlačou.
Tlač menoviek
-
Otvorte zostavu v ľubovoľnom zobrazení (alebo vyberte zostavu na navigačnej table).
-
Na karte Súbor kliknite na položku Tlačiť a potom kliknite na položku Tlačiť.
Access zobrazí dialógové okno Tlač.
-
Vyberte požadované možnosti, ako sú napríklad tlačiareň, rozsah tlače a počet kópií.
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Tlač accessových údajov pomocou Sprievodcu hromadnou korešpondenciou v microsoft Word
Ak sú adresy uložené v Accesse, ale chcete ich exportovať do Word, aby ste mohli použiť funkcie hromadnej korešpondencie na formátovanie a tlač menoviek, môžete použiť Sprievodcu hromadnou korešpondenciou v Word.
-
Na navigačnej table vyberte tabuľku alebo dotaz obsahujúci údaje, ktoré chcete vytlačiť.
-
Na karte Externé údaje kliknite v skupine Exportovať na položku Word Zlúčiť.
-
Ak ste už vytvorili dokument a chcete s ním prepojiť údaje, v dialógovom okne Sprievodca hromadnou korešpondenciou Word kliknite na položku Prepojiť údaje s existujúcim dokumentom microsoft Word. V opačnom prípade kliknite Create nový dokument a potom naň prepojte údaje.
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Ak vyberiete možnosť Prepojiť údaje s existujúcim dokumentom microsoft Word, otvorí sa dialógové okno Výber dokumentu microsoft Word. Vyberte požadovaný dokument a kliknite na tlačidlo Otvoriť. Dokument sa otvorí v Word.
Ak ste sa rozhodli vytvoriť nový dokument, Word sa otvorí s prázdnym dokumentom.
-
V Word postupujte podľa pokynov na pracovnej table Hromadná korešpondencia. Po prijatí kroku 3 procesu Word hromadnej korešpondencie (Výber príjemcov) bude zdroj údajov vybratý v kroku 1 tohto postupu už vybratý. Ďalšie informácie o Sprievodcovi hromadnou korešpondenciou Word nájdete v Pomocníkovi Word.
Poznámka: Adresy môžete vytlačiť pomocou Word bez ohľadu na to, kde sú adresy uložené. Z Word sa môžete pripojiť k zoznamom adries uloženým v rôznych programoch, ako je napríklad Excel, Outlook a Access. Ak nemáte zoznam adries, môžete ho vytvoriť v Word a potom vytlačiť menovky. Ďalšie informácie nájdete v téme Word Pomocníka.
