Spravovanie údajov pomocou Accessu alebo Excelu

Ploché a relačné údaje    Ak chcete pomôcť rozhodnúť sa, ktorý program je najvhodnejší na ukladanie údajov, položte si nasledujúcu otázku: či sú údaje relačné alebo nie? Údaje, ktoré môžu byť efektívne obsiahnuté v jednej tabuľke alebo hárku, sa nazývajú ploché alebo nesúvisiace údaje. Ak napríklad chcete vytvoriť jednoduchý zoznam zákazníkov s iba jednou adresou a kontaktnou osobou pre každého zákazníka, Excel môže byť lepšou voľbou. Ak však chcete uložiť zložitejší zoznam zákazníkov, ktorý obsahuje fakturačné a prepravné adresy pre každého zákazníka alebo viacero kontaktných osôb pre každého zákazníka, Access je lepším riešením.

V relačná databáza usporiadate informácie do viacerých tabuliek. V dobre navrhnutej relačnej databáze je každá tabuľka plochá a obsahuje informácie len o jednom type údajov. Ak napríklad vytvoríte databázu zákazníkov, mená zákazníkov by mali byť uložené v jednej tabuľke, zatiaľ čo fakturačné a prepravné adresy týchto zákazníkov by mali byť uložené v samostatnej tabuľke. Ukladanie adries oddelene od mien je vhodné, pretože každý zákazník môže mať viac ako jednu adresu a chcete mať možnosť zadať viac adries pre každého zákazníka bez toho, aby ste museli znova zadávať meno zákazníka pre každú adresu.

Lokálne a externé údaje    Access môžete použiť na pripojenie k údajom z rôznych externých zdrojov údajov, aby ste ich mohli zobraziť, dotazovať a upravovať bez toho, aby ste ich museli importovať. Access napríklad poskytuje príkazy na pripojenie k existujúcim údajom v databáze Microsoft SQL Servera, súbore dBASE alebo priečinku Outlooku spolu s mnohými ďalšími zdrojmi údajov. Excel môžete použiť na pripojenie k širokej škále zdrojov údajov vrátane accessových, SQL Serverových a analytických databáz, textových a XML súborov a zdrojov údajov ODBC a OLE DB. Nemôžete však upravovať údaje a zmeniť tak zdrojové údaje prostredníctvom používateľského rozhrania programu Excel.

Access aj Excel poskytujú príkazy na pripojenie k údajom v zoznamoch Windows SharePoint Services. Excel však poskytuje iba pripojenie k sharepointovým zoznamom iba na čítanie. Keďže Access umožňuje čítať údaje zo zoznamov SharePointu a zapisovať ich do týchto zoznamov.

Integrita údajov verzus flexibilita    Jedinečné identifikátory pomáhajú zachovať integritu údajov a zabezpečujú, že žiadne dva riadky (alebo záznamy) neobsahujú presne tie isté údaje. Jedinečné identifikátory tiež poskytujú najrýchlejší spôsob načítania údajov pri vyhľadávaní alebo zoraďovaní údajov. V Accesse môžete použiť typ údajov Automatické číslovanie na automatické generovanie jedinečného identifikátora pre každý záznam. Tieto identifikátory potom môžete použiť na vytvorenie vzťahu záznamov v jednej tabuľke s jedným alebo viacerými záznamami v inej tabuľke.

Štruktúra, ktorú Access použije na vaše údaje, pomáha zabezpečiť integritu údajov. Access môže vyžadovať, aby nové záznamy v jednej tabuľke mali existujúcu zodpovedajúcu hodnotu v inej tabuľke, aby ste nemohli vytvoriť "osamotené" záznamy. Nechcete mať napríklad objednávku, ktorá neobsahuje informácie o zákazníkoch. Access môže vyžadovať, aby mal každý nový záznam v tabuľke Objednávky zodpovedajúcu hodnotu zákazníka v tabuľke Zákazníci. Táto požadovaná zhoda hodnôt sa nazýva referenčná integrita.

Môžete tiež uložiť vlastné obmedzenia a pravidlá, aby ste zabezpečili správne zadávanie údajov. Excel umožňuje zadávať údaje voľnejším spôsobom, ale keďže Excel nepodporuje relačné údaje, nemôže podporovať referenčnú integritu. Na ovládanie zadávania údajov v Exceli však môžete použiť príkaz Overenie údajov.

Dotaze    Ak často potrebujete zobraziť údaje rôznymi spôsobmi v závislosti od meniacich sa podmienok alebo udalostí, Access môže byť lepšou voľbou na ukladanie údajov a prácu s nimi. Access umožňuje používať dotazy JAZYKA SQL (Structured Query Language) na rýchle načítanie len riadkov a stĺpcov údajov, ktoré chcete, bez ohľadu na to, či sú údaje obsiahnuté v jednej tabuľke alebo v mnohých tabuľkách. Na vytvorenie vypočítavaných polí môžete použiť aj výrazy v dotazoch. Používanie výrazu v Accesse je podobné ako pri výpočte hodnôt pomocou vzorcov v Exceli. Accessové dotazy môžete použiť aj na zhrnutie údajov a prezentovanie agregovaných hodnôt, ako sú napríklad súčty, priemery a počty.

Modelovanie    V Exceli môžete použiť citlivostná analýza nástroje na prognózu výsledku modelu hárka. Analýza hypotéz umožňuje spúšťať rôzne scenáre údajov, napríklad scenáre najlepšieho prípadu a najhoršieho prípadu, a porovnávať výsledné údaje niekoľkých scenárov v súhrnnej zostave. V Accesse nie je k dispozícii žiadna podobná funkcia.

Kontingenčné a grafy    V oboch programoch môžete vytvárať zostavy kontingenčných tabuliek a grafy kontingenčnej tabuľky. Excel však poskytuje pokročilejšie funkcie vytvárania zostáv a grafov kontingenčnej tabuľky ako Access. Ak plánujete pravidelne vytvárať rozsiahle zostavy kontingenčných tabuliek alebo grafy s profesionálnym vzhľadom, mali by ste namiesto rovnakých funkcií v Accesse použiť v Exceli vytváranie zostáv kontingenčných tabuliek alebo grafy kontingenčnej tabuľky.

Access aj Excel možno použiť v prostrediach spolupráce, ako sú napríklad Windows SharePoint Services a zdieľané sieťové súbory, ale existujú rozdiely v spôsobe prístupu k údajom viacerými používateľmi.

Prístup viacerých používateľov k údajom    Pri normálnej prevádzke access umožňuje viacerým používateľom naraz otvoriť jednu databázu. funguje to dobre, pretože Access uzamkne iba údaje, ktoré sa upravujú. v dôsledku toho môžu ostatní používatelia upravovať rôzne záznamy bez konfliktov. V Exceli môžete zdieľať zošit s inými používateľmi, ale funkcie spolupráce viacerých používateľov sú najvhodnejšie vtedy, keď používatelia pracujú na údajoch v danom zošite v inom čase a nie súčasne. Používatelia accessovej databázy v skutočnosti spolupracujú na množine údajov a používatelia excelového zošita spolupracujú na dokumente.

Používanie služby Windows SharePoint Services na spoluprácu    Oba programy sa integrujú s technológiami microsoft Windows SharePoint Services, ako sú napríklad zoznamy SharePointu a knižnice dokumentov.

Access poskytuje rôzne spôsoby spolupráce s viacerými používateľmi na lokalite SharePoint. Môžete napríklad nahrať úplnú databázu do knižnice dokumentov služby Windows SharePoint Services, sprístupniť formuláre a zostavy ako zobrazenia služby Windows SharePoint Services a prepojiť databázu s údajmi uloženými v zoznamoch SharePointu.

Excel poskytuje iba jeden spôsob spolupráce s viacerými používateľmi na lokalite sharepointových služieb. Zošit môžete nahrať do knižníc dokumentov služby Windows SharePoint Services, kde môžu jednotliví používatelia vziať zošit z projektu a vykonať zmeny, čím zabránite ostatným používateľom v tom istom čase upravovať zošit. Používatelia môžu upravovať zošit bez toho, aby ho museli vziať z projektu z knižnice dokumentov. V takom prípade sa musia koordinovať s ostatnými používateľmi, aby sa predišlo konfliktom údajov.

Používanie sieťových priečinkov na spoluprácu    Ak uložíte accessovú databázu do zdieľaného sieťového priečinka, databázu môžu otvoriť viacerí používatelia a pracovať s jej údajmi súčasne. Jednotlivé záznamy sú uzamknuté, keď ich používateľ upraví. Ak uložíte excelový zošit do zdieľaného sieťového priečinka, zošit môže naraz upravovať iba jeden používateľ. Na účely zobrazenia môžu zošit otvoriť viacerí používatelia, zatiaľ čo ho upravuje iný používateľ, ale títo používatelia nemôžu v údajoch vykonávať žiadne zmeny, kým ho používateľ, ktorý zošit upravuje, ho zavrie.

Oba programy poskytujú podobné funkcie – heslá a šifrovanie – ktoré vám môžu pomôcť zabrániť strate údajov a ochrániť údaje pred neoprávneným prístupom. Medzi Accessom a Excelom však existujú určité rozdiely v tom, ako funguje ochrana údajov na úrovni používateľa.

Ochrana pred únikom údajov    V Accesse sa vaša práca neustále ukladá, takže v prípade neočakávaného zlyhania pravdepodobne nestratíte veľa práce (ak sa vyskytne). Keďže však Access ukladá vašu prácu priebežne, môžete vykonať aj zmeny, ktoré neskôr rozhodnete, že ich nechcete potvrdiť. Ak chcete zabezpečiť, aby sa databáza obnovila požadovaným spôsobom, mali by ste vytvoriť záložnú kópiu databázového súboru podľa plánu, ktorý bude vyhovovať vašim potrebám. Zo zálohy môžete obnoviť celú databázu alebo môžete obnoviť iba tabuľku alebo iný databázový objekt, ktorý potrebujete. Ak používate pomôcku na zálohovanie systému súborov, môžete na obnovenie údajov použiť aj kópiu databázy zo zálohy systému súborov. V Exceli môžete počas aktualizácie údajov ukladať informácie automatického obnovenia v nastavených intervaloch.

Ochrana údajov na úrovni používateľa    V Exceli môžete kritické alebo súkromné údaje zo zobrazenia odstrániť skrytím stĺpcov a riadkov údajov a potom zabezpečiť celý hárok, aby ste mohli riadiť prístup používateľov k skrytým údajom. Okrem zabezpečenia hárka a jeho prvkov môžete zamknúť a odomknúť bunky v hárku, aby ostatní používatelia nemohli neúmyselne upravovať dôležité údaje.

Zabezpečenie na úrovni súborov    Na úrovni súboru môžete použiť šifrovanie v oboch programoch, aby ste neoprávneným používateľom zabránili zobraziť údaje. Môžete tiež vyžadovať, aby sa na otvorenie databázového súboru alebo zošita zadali heslo. Okrem toho môžete zabezpečiť databázový súbor alebo zošit použitím digitálny podpis.

Obmedzený prístup k údajom    V Exceli môžete zadať používateľské povolenia na prístup k údajom alebo nastaviť práva iba na čítanie, ktoré zabránia ostatným používateľom vykonávať zmeny v údajoch, ku ktorým majú prístup. Access neposkytuje funkcie zabezpečenia na úrovni používateľa, ale Access podporuje model zabezpečenia používateľa každého databázového servera, ku ktorému sa pripája. Ak napríklad prepojíte so zoznamom SharePointu, Access bude rušiť povolenia používateľov pre zoznam SharePointu. Ak chcete nepovoleným používateľom zabrániť v prístupových údajoch, môžete databázu zašifrovať nastavením hesla. Používatelia musia zadať heslo na čítanie údajov z databázy, a to aj v prípade, že k nim pristupujú pomocou iného programu, ako je napríklad Excel.

Ďalšie informácie o ochrane údajov nájdete v téme Nastavenie alebo zmena zabezpečenia na úrovni používateľov Accessu 2003 v Accesse 2007 alebo novšom a Ochrana a zabezpečenie v Exceli.

• Spravovanie kontaktov    Môžete spravovať kontakty a poštové adresy a potom vytvárať zostavy v Accesse alebo zlúčiť údaje s Microsoft Office Wordom na tlač listov formulárov, obálok alebo menoviek s adresami.

• Sledovanie zásob a aktív    K dispozícii je možnosť vytvoriť inventár položiek v domácnosti alebo v podniku a spolu s týmito údajmi uložiť fotografie alebo iné súvisiace dokumenty.

• Sledovanie objednávok    Môžete zadať informácie o produktoch, zákazníkoch a objednávkach a potom vytvoriť zostavy, ktoré budú obsahovať údaje predaja podľa zamestnanca, oblasti, časového obdobia alebo inej hodnoty.

• Sledovanie úloh    K dispozícii je možnosť sledovať úlohy skupiny osôb a zadávať nové úlohy v čase, keď iní používatelia aktualizujú svoje existujúce úlohy v rovnakej databáze.

• Usporiadanie knižníc poskytujúce pôžičky    Access môžete použiť na ukladanie údajov o knihách a CD a sledovať, komu ste ich požičali.

• Plánovanie udalostí    K dispozícii je možnosť zadávať informácie o dátumoch, miestach a účastníkoch udalostí a vytlačiť plány alebo súhrny týchto udalostí.

• Sledovanie výživy    Majte prehľad o receptoch a zaznamenávajte diétne a cvičebné aktivity.

• Účtovnícke    Výkonné výpočtové funkcie Excelu môžete použiť v mnohých finančných účtovných výkazoch, napríklad v výkaze peňažných tokov, výkaze o príjme alebo výkaze o zisku a strate.

• Vytváranie rozpočtu    Bez ohľadu na to, či vaše potreby súvisia s osobnými alebo obchodnými záležitosťami, môžete v Exceli vytvoriť ľubovoľný typ rozpočtu, napríklad plán marketingového rozpočtu, rozpočet udalosti alebo dôchodkový rozpočet.

• Fakturácia a predaj    Excel je užitočný aj pri spravovaní údajov o fakturácii a predaji a môžete jednoducho vytvárať formuláre, ktoré potrebujete – napríklad predajné faktúry, balenie alebo nákupné objednávky.

• Vytváranie zostáv    V Exceli môžete vytvoriť rôzne typy zostáv, ktoré odrážajú analýzu údajov alebo sumarizujú údaje – napríklad zostavy, ktoré merajú výkon projektu, prognózujú údaje, sumarizujú údaje alebo prezentujú údaje o odchýlke.

• Plánovanie    Excel je skvelý nástroj na vytváranie profesionálnych plánov alebo užitočných plánovačov, napríklad týždenný rozvrh tried, plán marketingového výskumu, koncoročný daňový plán alebo plánovače, ktoré vám pomôžu plánovať týždenné stravovanie, večierky alebo dovolenky.

• Sledovanie    Excel môžete použiť na sledovanie údajov v časovom hárku alebo zozname, napríklad na časový výkaz na sledovanie práce alebo zoznam inventára, ktorý uchováva záznamy o zariadení.

• Používanie kalendárov    Vzhľadom na charakter mriežky excel dobre prepožičá vytváranie akéhokoľvek typu kalendára – napríklad akademického kalendára na sledovanie aktivít počas školského roka alebo kalendára fiškálneho roka na sledovanie obchodných udalostí a medzníkov.

Užitočné excelové šablóny v ktorejkoľvek z týchto kategórií nájdete v téme Šablóny pre Excel na lokalite Microsoft Office Online.