Nastavenie pravidiel pre hromadnú korešpondenciu

Predpokladajme, že odošlete tú istú pozvánku na štvrťročnú schôdzu. Zdroj údajov neukladá dátumy schôdze a dátum schôdze sa v pozvánke zobrazí viackrát.

Umiestnením záložiek do dokumentu a zahrnutím poľa ASK môžete pre každú schôdzu spustiť rovnakú zlučovanie. Jediné, čo budete musieť zadať, je dátum schôdze a zadáte ho len raz.

1. V dokumente hromadnej korešpondencie stlačte kombináciu klávesov CTRL + F9 a potom zadajte názov na vytvorenie záložky. Tento postup zopakujte s použitím rovnakého názvu na každom mieste, kde sa má v dokumente Zobraziť odpoveď na pole ASK.

2. Umiestnite kurzor na ľubovoľné miesto v dokumente, kým sa nevytvorí prvá Záložka, ktorú ste práve vytvorili.

3. Na karte korešpondencia prejdite na položku pravidlá> opýtaťsa.

4. Vyberte záložku, ktorú ste práve vytvorili (alebo zadajte jej názov), a do poľa výzva zadajte výzvu, napríklad dátum udalosti?.

5. Kliknite na tlačidlo OKa potom znova na tlačidlo OK .

6. Po skončení procesu kliknite na položku dokončiť & zlúčeniea vyberte položku Upraviť jednotlivé dokumenty. Zobrazí sa výzva na odpoveď pre každého príjemcu. Táto odpoveď sa vloží do zadaných záložiek v dokumentoch, ktoré sú výsledkom hromadnej korešpondencie.

Ďalšie informácie: kódy polí: pole ASK

Predpokladajme, že odošlete tú istú pozvánku na štvrťročnú schôdzu. Zdroj údajov neukladá dátumy schôdze a dátum schôdze sa zobrazí len raz v pozvánke.

Umiestnením poľa na vyplnenie v dokumente môžete spustiť rovnakú zlúčenie pre každú schôdzu. Jediné, čo budete musieť zadať, je dátum schôdze.

1. Umiestnite kurzor na miesto, kde chcete vyplniť text vyplnenia.

2. Na karte korešpondencia prejdite na položku pravidlá> vyplnenie.

3. Do poľa výzva zadajte výzvu, napríklad dátum udalosti?.

4. Kliknite na tlačidlo OKa potom znova na tlačidlo OK .

5. Po skončení procesu kliknite na položku Dokončiť & zlúčenie a vyberte položku Upraviť jednotlivé dokumenty. Zobrazí sa výzva na odpoveď pre každého príjemcu. Táto odpoveď sa vloží do poľa vyplniť v dokumentoch, ktoré sú výsledkom zlúčenia.

Ďalšie informácie: kódy polí: pole vyplniť

Predpokladajme, že odosielate korešpondenciu na zoznam účastníkov konferencie, ktorí cestujú na domácom aj medzinárodnom trhu. Pole krajina alebo oblasť v zdroji údajov môže byť pre domácich účastníkov prázdne. Môžete použiť IF... Potom... Else... pravidlo na prispôsobenie správy všetkým príjemcom. Napríklad príjemcovia, ktorých pole krajina alebo oblasť je prázdne, sa môžu zobraziť, "pri príchode vás privíta brána," kým všetci ostatní príjemcovia môžu vidieť, "budete vítaní na stole v blízkosti colnice."

1. Umiestnite kurzor na miesto, kde sa má podmienené text vrátiť.

2. Na karte korešpondencia prejdite na položku pravidlá> if... Potom... Iného.

3. V zozname názov poľa vyberte pole zo zdroja údajov, ktoré bude určovať podmienený text.

4. V zozname porovnanie vyberte spôsob porovnania hodnoty údajov.

5. Do poľa porovnať s zadajte hodnotu porovnania (túto možnosť vynechajte, ak ste vybrali možnosť je prázdna alebo nie je prázdna ako porovnanie).

6. Do poľa vložiť tento text zadajte text, ktorý sa nachádza v dokumente pri splnení kritérií porovnania.

7. Do poľa inak vložiť tento text zadajte text, ktorý sa nachádza v dokumente, keď nie sú splnené kritériá porovnania.

8. Vyberte tlačidlo OK.

Ďalšie informácie: kódy polí: pole IF

Predpokladajme, že chcete, aby korešpondencia zobrazovala každému príjemcovi svoju pozíciu v waitlist. Zoznam príjemcov by ste mali zoradiť v chronologickom poradí registrácií a potom na zobrazenie očíslovanej pozície príjemcu v zozname použiť pravidlo zlúčenia.

Číslo záznamu odráža akékoľvek zoradenie alebo filtrovanie, ktoré ste použili na zdroj údajov pred zlúčením.

1. Umiestnite kurzor na miesto, kde sa má zobraziť číslo záznamu.

2. Na karte korešpondencia prejdite na položku pravidlá> zlúčiť záznam #.

Ďalšie informácie: kódy polí: pole MERGEREC

Predpokladajme, že chcete, aby korešpondencia zobrazovala každému príjemcovi celkový počet ľudí, ktorí sa zaregistrovali na udalosť. Pravidlo hromadnej korešpondencie # obsahuje počet záznamov v zlúčenom dokumente.

1. Umiestnite kurzor na miesto, kde sa má zobraziť číslo záznamu.

2. Na karte korešpondencia prejdite na položku pravidlá> zlučovacej sekvencie #.

Ďalšie informácie: kódy polí: Pole MERGESEQ

Predpokladajme, že používate hromadnú korešpondenciu na tlač zoznamu kontaktov na jeden hárok papiera. Použite ďalšie pravidlo záznamu na to, aby Word mohol pristúpiť k ďalšiemu záznamu bez toho, aby ste museli začať novú stranu.

1. Umiestnite kurzor na miesto, kde sa majú zobraziť údaje z nasledujúceho záznamu.

2. Na karte korešpondencia prejdite na položku pravidlá> ďalší záznam.

3. Vloženie zlučovacieho poľa pre údaje, ktoré chcete ďalej
   Napríklad zoznam názvov spoločností môže vyzerať takto:

   «Company_Name»
   «Ďalší záznam» «Company_Name»
   «Ďalší záznam» «Company_Name»

Ďalšie informácie: kódy polí: pole Next

Predpokladajme, že chcete zobraziť zoznam účastníkov konferencie na vnútroštátnej úrovni v jednom hárku papiera a účastníkov medzinárodnej konferencie, ktorí sú uvedení v inom hárku papiera. Pole krajina alebo oblasť v zdroji údajov môže byť pre domácich cestujúcich prázdne. Ďalší záznam môžete použiť, ak pravidlo zabraňuje tomu, aby Word od začiatku novej strany nedosahoval príjemcov, ktorých pole krajina alebo oblasť nie je prázdne. Na dosiahnutie tohto cieľa by ste najprv zoradili zdroj údajov podľa krajiny alebo oblasti.

1. Umiestnite kurzor na miesto, kde sa majú zobraziť údaje z nasledujúceho záznamu.

2. Na karte korešpondencia prejdite na položku pravidlá> ďalší záznam, ak.

3. V zozname názov poľa vyberte názov zlučovacieho poľa, napríklad mesto.

4. V zozname porovnanie vyberte spôsob porovnania hodnoty údajov. Na vyčlenenie príjemcov v konkrétnom meste vyberte napríklad operátor Rovná sa.

5. Do poľa porovnať s zadajte hodnotu, ktorú chcete použiť. Ak chcete napríklad vybrať jedného z príjemcov v Tokiu, zadajte Tokio (túto možnosť vynechajte, ak ste vybrali možnosť je prázdna alebo nie je prázdna ako porovnanie).

Ďalšie informácie: kódy polí: Pole NEXTIF

Predstavte si, že pripravujete pozvánky na konferenciu, kde hlavný rečník ešte nebol dokončený. Zástupné symboly pre meno lektora môžete ponechať v celom dokumente a zahrnúť pravidlo množiny záložiek, v ktorom sa raz zadáte názov reproduktora, a zobrazí sa vo všetkých zástupných prvkoch.

Zástupné objekty sú polia ref; v pravidle množiny záložiek sa vloží pole, ktoré sa v dokumente nezobrazuje (pokiaľ nestlačíte kombináciu klávesov ALT + F9 na odhalenie kódov polí).

1. Umiestnite kurzor na ľubovoľné miesto v dokumente.

2. Na karte korešpondencia prejdite na položku pravidlá> položku nastaviť záložkua zadajte názov a potom kliknite na tlačidlo OK.

3. Umiestnite kurzor na ľubovoľné miesto, kde sa má zobrazovať text záložky.

4. Na karte Vložiť prejdite na polerýchle časti > a vyberte položku ref.

5. Vyberte názov záložky, ktorý ste práve vytvorili, a vyberte tlačidlo OK.

6. Pole REF vložte všade, kde sa má zobraziť text záložky.

7. Pred spustením hromadnej korešpondencie kliknite pravým tlačidlom myši na pole set, vyberte položku Upraviť polea do textového poľa zadajte požadovaný text.

8. Vyberte tlačidlo OK.

Ďalšie informácie: kódy polí: pole set 

Predpokladajme, že vlastníte Obchod s oblečením a zistíte, že máte prezásobený konkrétny T-shirt, ale nie v najpopulárnejšej veľkosti. Keď sa chystáte odoslať predajný leták, budete vylúčení zákazníkov, ktorí nosia určitú veľkosť. Ak chcete porovnať obsah údajov o veľkosti zákazníkov s veľkosťou, ktorú chcete vylúčiť, použite položku Preskočiť záznam.

1. Na karte korešpondencia prejdite na položku pravidlá> Preskočiť záznam if.

2. V zozname názov poľa vyberte názov zlučovacieho poľa, napríklad veľkosť.

3. V zozname porovnanie vyberte spôsob porovnania hodnoty údajov. Ak chcete napríklad vymedziť zákazníkov, ktorí nosia konkrétnu veľkosť, vyberte položku rovná sa.

4. Do poľa porovnať s zadajte hodnotu, ktorú chcete použiť. Ak chcete napríklad vyplatiť zákazníkov, ktorí nosia veľkosť extra-Sall, vyberte položku XS (túto možnosť vynechajte, ak ste vybrali možnosť je prázdna alebo nie je prázdna ako porovnanie).

Ďalšie informácie: kódy polí: pole SKIPIF