Ak sa chcete uistiť, že Word dokáže nájsť stĺpec v údajovom súbore, ktorý zodpovedá každej adrese alebo prvku pozdravu, možno bude potrebné priradiť polia hromadnej korešpondencie vo Worde k stĺpcom v údajovom súbore.
Po kliknutí na položku Priradiť polia v skupine Zapísať & Vložiť polia na karte Korešpondencia sa otvorí dialógové okno Priradiť polia .
Prvky adresy a oslovenia sú uvedené vľavo. Záhlavia stĺpcov zo súboru s údajmi sú uvedené vpravo.
Program Word vyhľadáva stĺpec na priradenie k jednotlivým prvkom. Word na obrázku automaticky prisúdi stĺpcu Názov údajového súboru názov s názvom Zdvorilosť. Program Word však nemohol priradiť ostatné prvky. V tomto údajovom súbore sa napríklad Word nemôže zhodovať so stredným menom.
V zozname na pravej strane je možné vybrať stĺpec z údajového súboru, ktorý sa zhoduje s prvkom na ľavej strane. Je v poriadku, že názov zdvorilosti, jedinečný identifikátor sa nezhoduje. Menovka hromadnej korešpondencie nevyžaduje použitie každého poľa. Ak je pridané pole, ktoré neobsahuje údaje zo súboru s údajmi, v zlúčenom dokumente sa zobrazí prázdny zástupný symbol – zvyčajne prázdny riadok alebo skryté pole.
Word pre Mac momentálne neposkytuje spôsob opravy nezhodných polí. Alternatívnym riešením je otvoriť zdroj údajov v Exceli, Worde alebo inej aplikácii a skontrolovať názvy polí a vykonať opravy vo Worde alebo v zdroji údajov.
