Zmena typu obsahu v zozname alebo knižnici

Čo chcete urobiť?

• Pridanie šablóny dokumentu k typu obsahu

• Vykonať zmeny v stĺpcoch typu obsahu

• Pridanie pracovného postupu k typu obsahu

• Určenie typu obsahu iba na čítanie

• Zadanie politiky správy informácií pre typ obsahu

• Zmena nastavenia informačného panela dokumentu pre typ obsahu

• Odstránenie typu obsahu zo zoznamu alebo knižnice

Pridanie šablóny dokumentu do typu obsahu

Šablónu dokumentu možno priradiť len k typu obsahu dokumentu (akýkoľvek typ obsahu, ktorý je odvodený od typu obsahu nadradeného dokumentu). Priradením šablóny dokumentu k typu obsahu pomôžete zabezpečiť, aby boli všetky novovytvorené dokumenty tohto typu obsahu založené na zhodnej šablóne.

Vaša organizácia môže napríklad používať určitú šablónu dokumentu pre právne zmluvy. Ak túto šablónu dokumentu priradíte k typu obsahu, ktorý organizácia používa pre právne zmluvy, všetky nové právne zmluvy vytvorené pomocou tohto typu obsahu budú založené na tejto šablóne dokumentu právnej zmluvy.

1. Prejdite do knižnice dokumentov, v ktorej chcete aktualizovať typ obsahu šablónou dokumentu.

2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Knižnica a potom na položku Nastavenia knižnice.

3. V časti Typy obsahu kliknite na názov typy obsahu, ktorý chcete zmeniť.

   Poznámka: Ak knižnica dokumentov nebola nastavená na povolenie viacerých typov obsahu, časť Typy obsahu sa nebude zobrazovať na stránke Prispôsobenie pre danú knižnicu.

4. V časti Nastavenie kliknite na položku Rozšírené nastavenie.

5. Ak je šablóna dokumentu, ktorú chcete použiť, uložená niekde na lokalite, kliknite na položku Zadajte adresu URL existujúcej šablóny dokumentu a zadajte adresu URL šablóny, ktorú chcete použiť.

   Môžete použiť URL adresu, ktorá je vzhľadom na miesto na priečinok lokalít alebo zdrojov. Šablóny dokumentu môžu byť uložené v buď predvolené zdroja lokalita http://Server názov knižnice názov/lokality/dokumentov, zadajte názov/formuláre/obsah / alebo umiestnenia v knižnici, ktorá bola vytvorená špeciálne na ukladanie šablóny dokumentov.

   Nasledujúca tabuľka obsahuje príklady typov adries URL, ktoré možno použiť. Príklady predpokladajú existenciu predvoleného priečinka prostriedkov na šablóny dokumentov (priečinok, ktorý obsahuje súbory pre typy obsahu lokality) na adrese http://názov_servera/lokalita/názov_knižnice_dokumentov/formuláre/názov_typu_obsahu/ a názov šablóny dokumentu názov_dokumentu.doc.

1. Ak chcete odovzdať šablónu dokumentu, ktorú chcete používať, v časti Šablóna dokumentov kliknite na položku Odovzdať novú šablónu dokumentu a potom kliknite na tlačidlo Prehľadávať. V dialógovom okne Výber súboru prejdite na umiestnenie súboru, ktorý chcete použiť, kliknutím ho vyberte a potom kliknite na tlačidlo Otvoriť.

2. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Zmeny stĺpcov pre typ obsahu

Vlastnosti alebo metaúdaje, ktoré chcete zozbierať pre položku špecifického typu obsahu, môžete určiť tak, že pridáte stĺpce k tomuto typu obsahu. Organizácia môže napríklad chcieť sledovať určitú množinu metaúdajov pre všetky nákupné objednávky, ako je číslo účtu, číslo projektu a manažér projektu. Ak k typu obsahu nákupnej objednávky pridáte stĺpce pre číslo účtu, číslo projektu a manažéra projektu, používateľom sa zobrazí výzva na poskytnutie týchto metaúdajov pre položky daného typu obsahu.

Ak máte zoznam alebo knižnicu, ktorá obsahuje položky viacerých typov obsahu, môžete zhromaždiť jednoznačné metaúdaje pre položky každého typu obsahu tak, že pridáte stĺpce priamo k príslušnému typu obsahu namiesto do samotného zoznamu alebo knižnice.

Existuje niekoľko spôsobov zmeny stĺpcov pre typ obsahu. K dispozícii máte nasledujúce možnosti:

• Pridanie stĺpca

• Odstránenie stĺpca

• Zmena poradia stĺpcov

• Nastavenie stĺpca ako požadovaného, voliteľného alebo skrytého

Pridanie toku činnosti do typu obsahu

Pracovné postupy umožňujú zadať obchodný proces pre položky a dokumenty na lokalite. Organizácie môžu používať pracovné postupy na automatizáciu a správu niektorých bežných pracovných procesov, ako je napríklad schvaľovanie dokumentov alebo kontrola. Pridaním pracovného postupu k typu obsahu môžete pomôcť zabezpečiť konzistentné obchodných procesov všetky položky daného typu obsahu. Ak pracovný postup pridaný do typu obsahu, tento pracovný postup môže spustiť pre jednotlivé položky daného typu obsahu.

Tok činností možno pridať k typu obsahu pre zoznam alebo knižnicu iba v prípade, že bol nasadený pre lokalitu alebo pracovný priestor. Ak sa toky činností zobrazujú ako nedostupné, obráťte sa na centrálneho správcu.

1. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, v ktorej chcete zmeniť typ obsahu.

2. Použite niektorý z nasledujúcich postupov:

   • Ak pracujete v zozname, kliknite na kartu Zoznam a potom na položku Nastavenia zoznamu.

   • Ak pracujete v knižnici, kliknite na kartu Knižnica a potom na položku Nastavenia knižnice.

3. V časti Typy obsahu kliknite na názov typy obsahu, ku ktorému chcete pridať tok činnosti.

   Poznámka: Ak zoznam alebo knižnica neboli nastavené na povolenie viacerých typov obsahu, časť Typy obsahu sa nebude zobrazovať na stránke Prispôsobenie pre danú knižnicu.

4. Kliknite v ponuke Nastavenie na položku Nastavenie toku činností.

5. Kliknite na tlačidlo Pridať tok činností.

6. Na stránke Pridať tok činností v časti Tok činností kliknite na šablónu toku činností, ktorú chcete použiť.

7. V časti Názov zadajte jedinečný názov toku činností.

8. V sekcii Zoznam úloh zadajte zoznam úloh, ktorý chcete použiť s týmto tokom činností.

   • Použiť možno predvolený zoznam úloh alebo si môžete vytvoriť nový. Ak použijete predvolený zoznam úloh, účastníci toku činností budú môcť jednoducho vyhľadávať a zobrazovať svoje úlohy toku činností pomocou zobrazenia Moje úlohy zoznamu úloh.

   • Ak úlohy pre tento tok činností zahŕňajú alebo odhaľujú citlivé alebo dôverné údaje, ktoré chcete udržať oddelené od všeobecného zoznamu úloh, vytvorte nový zoznam úloh.

   • Ak má organizácia množstvo tokov činností alebo ak toky činností zahŕňajú početné úlohy, vytvorte nový zoznam úloh. V tomto prípade môžete vytvoriť zoznamy úloh pre každý tok činností.

9. V časti Zoznam histórie vyberte zoznam histórie, ktorý chcete používať s týmto tokom činností. Zoznam histórie zobrazuje všetky udalosti, ktoré sa vyskytujú počas každej inštancie toku činností.

   Môžete použiť predvolený zoznam histórie alebo môžete vytvoriť nový. Ak sa vo vašej organizácii používa viacero tokov činností, môžete pre každý tok činností vytvoriť samostatný zoznam histórie.

10. V sekcii Možnosti spustenia zadajte spôsob, čas a osobu, ktorá môže spustiť tok činností.

    Poznámka: Niektoré možnosti nemusia byť dostupné, ak ich nepodporuje vybratá šablóna toku činností.

11. Kliknite na položku OK alebo Ďalej.

12. Na strane Prispôsobenie toku činností vyberte ďalšie požadované možnosti a potom kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Nastavenie typu obsahu len na čítanie

1. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, v ktorej chcete zmeniť typ obsahu.

2. Použite niektorý z nasledujúcich postupov:

   • Ak pracujete v zozname, kliknite na kartu Zoznam a potom na položku Nastavenia zoznamu.

   • Ak pracujete v knižnici, kliknite na kartu Knižnica a potom na položku Nastavenia knižnice.

3. V časti Typy obsahu kliknite na názov typy obsahu, ktorý chcete nastaviť len na čítanie.

   Poznámka: Ak zoznam alebo knižnica neboli nastavené na povolenie viacerých typov obsahu, časť Typy obsahu sa nebude zobrazovať na stránke Prispôsobenie pre daný zoznam alebo knižnicu.

4. V časti Nastavenie kliknite na položku Rozšírené nastavenie.

5. V sekcii Iba na čítanie v časti Má byť tento typ obsahu iba na čítanie? kliknite na tlačidlo Áno.

6. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Zadanie politiky správy informácií pre typ obsahu

Môžete použiť existujúcu politiku kolekcie lokality do typu obsahu zoznamu. Môžete tiež vytvoriť nové politiky správy informácií , ktoré sa vzťahuje výlučne na konkrétny typ obsahu zoznamu.

Zmena nastavenia informačného panela dokumentu pre typ obsahu

Informačný Panel dokumentu, ktorý sa zobrazí v týchto programoch Microsoft Office 2010: Word, Excel a PowerPoint – umožňuje používateľom zobraziť a zmeniť vlastnosti typu obsahu pre dokument uložený na serveri na správu dokumentov priamo v aplikácii balíka Office programov, ktoré sa používajú na úpravu dokumentu. Ak k typu obsahu dokumentu pre konkrétnu knižnicu obsahuje stĺpec stav, môžete napríklad používatelia zobraziť vlastnosť stav v informačného panela dokumentu v programe Word pri úprave dokumentu. Môžete použiť aj informačný Panel dokumentu zmeniť hodnotu vlastnosť stavu z koncept na finálnu verziu. Keď je dokument uložený na serveri, tento objekt sa automaticky aktualizuje v stĺpci stav pre knižnicu.

1. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, v ktorej chcete zmeniť typ obsahu.

2. Použite niektorý z nasledujúcich postupov:

   • Ak pracujete v zozname, kliknite na kartu Zoznam a potom na položku Nastavenia zoznamu.

   • Ak pracujete v knižnici, kliknite na kartu Knižnica a potom na položku Nastavenia knižnice.

3. V časti Typy obsahu kliknite na názov typy obsahu, pre ktorý chcete zmeniť informačný panel dokumentu.

   Poznámka: Ak zoznam alebo knižnica neboli nastavené na povolenie viacerých typov obsahu, časť Typy obsahu sa nebude zobrazovať na stránke Prispôsobenie pre daný zoznam alebo knižnicu.

4. V časti Nastavenie kliknite na položku Nastavenie informačného panela dokumentu.

5. V časti Šablóna informačného panela dokumentov vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:

   • Ak chcete použiť predvolenú šablónu, ktorá zobrazuje vlastnosti (stĺpce) definované pre daný typ obsahu, kliknite na položku Používať predvolenú šablónu pre aplikácie balíka Microsoft Office.

   • Ak chcete použiť existujúcu vlastnú šablónu, kliknite na položku Použiť existujúcu vlastnú šablónu (URL, UNC alebo URN) a potom zadajte cestu k umiestneniu šablóny.

   • Ak chcete odovzdať existujúcu vlastnú šablónu (XSN), kliknite na položku Odovzdať existujúcu vlastnú šablónu (XSN) na používanie a potom kliknutím na tlačidlo Prehľadávať vyhľadajte šablónu, ktorú chcete používať.

     Poznámka: Ak plánujete odovzdať šablónu týmto spôsobom, musíte pred publikovaním a odovzdaním určitej šablóny odstrániť adresu URL pre publikovanie zo šablóny v programe InfoPath.

   • Ak chcete vytvoriť vlastný panel v programe InfoPath, kliknite na položku Vytvoriť novú vlastnú šablónu.

     Ak vyberiete túto možnosť, program InfoPath spustí a zobrazí predvolenú šablónu, ktorú môžete prispôsobiť na vytvorenie vlastného panela.

6. V časti Zobraziť vždy zadajte, či sa má tento informačný Panel dokumentu automaticky zobraziť pri dokumenty s týmto typom obsahu prvom otvorení alebo uložení v rámci programu Office 2010.

7. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Odstránenie typu obsahu zo zoznamu alebo knižnice

Keď odstránite typ obsahu zo zoznamu alebo knižnice, používatelia nebudú môcť viac vytvárať nové položky daného typu obsahu v zozname ani v knižnici. Odstránenie typu obsahu zo zoznamu alebo knižnice neodstráni žiadne položky vytvorené z daného typu obsahu.

1. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, z ktorej chcete odstrániť typ obsahu.

2. Použite niektorý z nasledujúcich postupov:

   • Ak pracujete v zozname, kliknite na kartu Zoznam a potom na položku Nastavenia zoznamu.

   • Ak pracujete v knižnici, kliknite na kartu Knižnica a potom na položku Nastavenia knižnice.

3. V časti Typy obsahu kliknite na názov typu obsahu, ktorý chcete odstrániť.

   Poznámka: Ak zoznam alebo knižnica neboli nastavené na povolenie viacerých typov obsahu, časť Typy obsahu sa nebude zobrazovať na stránke Prispôsobenie pre daný zoznam alebo knižnicu.

4. V časti Nastavenie kliknite na položku Odstrániť tento typ obsahu.

5. Ak systém zobrazí výzvu s otázkou, či naozaj chcete odstrániť daný typ obsahu, kliknite na položku OK.

Na začiatok stránky