В этой статье рассматривается базовый процесс запуска Access и создания базы данных, которая будет использоваться на настольных компьютерах, а не через Интернет. В ней рассказано о том, как создать классическую базу данных на основе шаблона или с нуля с собственными таблицами, формами, отчетами и другими объектами. Кроме того, в статье рассмотрены способы импорта существующих данных в новую базу данных.
В этой статье
Обзор
При первом запуске Access или при закрытии базы данных без закрытия Access отображается представление Microsoft Office Backstage.
Представление Backstage — это отправная точка, с которой можно создать новую базу данных, открыть существующую базу данных, просмотреть рекомендуемое содержимое из Office.com — все, что можно использовать access для работы с файлом базы данных или за ее пределами , а не в базе данных.
Создание базы данных
При открытии Access в представлении Backstage отображается вкладка Создать . На вкладке Создать можно создать базу данных несколькими способами:
-
Пустая база данных Вы можете начать с нуля, если хотите. Это хороший вариант, если у вас есть очень конкретные требования к проектированию или есть существующие данные, которые необходимо разместить или включить.
-
Шаблон, установленный вместе с Access Если вы запускаете новый проект и хотите начать работу, рассмотрите возможность использования шаблона. Access поставляется с несколькими шаблонами, установленными по умолчанию.
-
Шаблон из Office.com В дополнение к шаблонам, поставляемым с Access, много других шаблонов доступно на сайте Office.com. Для их использования даже не нужно открывать браузер, потому что эти шаблоны доступны на вкладке Создать.
Добавление объектов в базу данных
При работе с базой данных в нее можно добавлять поля, таблицы и части приложения.
Части приложения — это функция, позволяющая использовать несколько связанных объектов базы данных как один объект. Например, часть приложения может состоять из таблицы и формы, основанной на ней. С помощью части приложения можно одновременно добавить в базу данных таблицу и форму.
Также можно создавать запросы, формы, отчеты, макросы — любые объекты базы данных, необходимые для работы.
Создание базы данных с помощью шаблона
В Access есть разнообразные шаблоны, которые можно использовать как есть или в качестве отправной точки. Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, которые можно использовать для отслеживания вопросов, управления контактами или учета расходов. Некоторые шаблоны содержат примеры записей, демонстрирующие их использование.
Если один из этих шаблонов вам подходит, с его помощью обычно проще и быстрее всего создать необходимую базу данных. Однако если необходимо импортировать в Access данные из другой программы, возможно, будет проще создать базу данных без использования шаблона. Так как в шаблонах уже определена структура данных, на изменение существующих данных в соответствии с этой структурой может потребоваться много времени.
-
Если база данных открыта, нажмите на вкладке Файл кнопку Закрыть. В представлении Backstage откроется вкладка Создать.
-
На вкладке Создать доступно несколько наборов шаблонов. Некоторые из них встроены в Access, а другие шаблоны можно скачать с сайта Office.com. Дополнительные сведения см. в следующем разделе.
-
Выберите шаблон, который вы хотите использовать.
-
Access предлагает имя файла для вашей базы данных в поле Имя файла . При необходимости имя файла можно изменить. Чтобы сохранить базу данных в папке, отличной от папки, которая отображается под полем имени файла, щелкните
-
Нажмите кнопку Создать.
Access создаст базу данных на основе выбранного шаблона, а затем откроет ее. Для многих шаблонов при этом отображается форма, в которую можно начать вводить данные. Если шаблон содержит примеры данных, вы можете удалить каждую из этих записей, щелкнув область маркировки (затененное поле или полосу слева от записи) и выполнив действия, указанные ниже.
На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Удалить.
-
Щелкните первую пустую ячейку в форме и приступайте к вводу данных. Для открытия других необходимых форм или отчетов используйте область навигации. Некоторые шаблоны содержат форму навигации, которая позволяет перемещаться между разными объектами базы данных.
Дополнительные сведения о работе с шаблонами см. в статье Создание базы данных Access на компьютере с помощью шаблона.
Создание базы данных без использования шаблона
Если вы не заинтересованы в использовании шаблона, вы можете создать базу данных, создав собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев это связано с одним или обоими из следующих действий:
-
Ввести, вставить или импортировать данные в таблицу, которая создается вместе с базой данных, и повторить эту процедуру для новых таблиц, которые создаются с помощью команды Таблица на вкладке Создание.
-
Импортировать данные из других источников, при этом создав таблицы.
Создание пустой базы данных
-
На вкладке Файл щелкните Создать и выберите вариант Пустая база данных.
-
В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы изменить расположение файла по умолчанию, нажмите кнопку Обзор расположения, чтобы поместить базу данных
-
Щелкните Создать.
Access создаст базу данных с пустой таблицей "Таблица1" и откроет ее в режиме таблицы. Курсор будет помещен в первую пустую ячейку столбца Щелкните для добавления.
-
Чтобы добавить данные, начните вводить их или вставьте из другого источника (см. раздел Копирование данных из другого источника в таблицу Access).
Ввод данных в режиме таблицы очень похож на работу на листе Excel. Структура таблицы создается при вводе данных. При добавлении нового столбца в таблицу в таблице определяется новое поле. Access автоматически задает тип данных каждого поля на основе введенных данных.
Если вы не хотите вводить данные в таблицу Table1 в настоящее время, нажмите кнопку Закрыть 
Совет: Access ищет файл с именем Blank.accdb в папке [диск установки]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049\Access\. Если он существует, Blank.accdb — это шаблон для всех новых пустых баз данных. Все новые базы данных наследуют содержимое этого файла. Это отличный способ распространения содержимого по умолчанию, например номеров компонентов или заявлений об отказе от ответственности и политик компании.
Важно: Если хотя бы один раз закрыть таблицу "Таблица1" без сохранения, она будет удалена полностью, даже если в нее введены данные.
Добавление таблицы
Добавление таблиц к существующей базе данных осуществляется командами группы Таблицы на вкладке Создать.
Создание таблицы в режиме таблицы. В режиме таблицы можно начать ввод данных сразу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами ("Поле1", "Поле2" и т. д.), а тип данных автоматически задается с учетом вводимых данных.
-
на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.
Access создаст таблицу и выделит первую пустую ячейку в столбце Щелкните для добавления.
-
На вкладке Поля таблицы в группе Добавить & удалить выберите тип поля, которое нужно добавить. Если вы не видите нужный тип, щелкните Дополнительные поля
-
Откроется список часто используемых типов полей. Выберите необходимый тип поля, и Access добавит в таблицу новое поле в точке вставки.
Поле можно переместить путем перетаскивания. При этом в таблице появляется вертикальная полоса вставки, указывающая место, где будет расположено поле.
-
Чтобы добавить данные, начните вводить их в первую пустую ячейку или вставьте из другого источника (см. раздел Копирование данных из другого источника в таблицу Access).
-
Для переименования столбца (поля) дважды щелкните его заголовок и введите новое название.
Присвойте полям значимые имена, чтобы при просмотре области Список полей было понятно, что содержится в каждом поле.
-
Чтобы переместить столбец, щелкните его заголовок для выделения столбца и перетащите столбец в нужное место. Можно выделить несколько смежных столбцов и перетащить их одновременно. Чтобы выделить несколько смежных столбцов, щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.
Создание таблицы в режиме конструктора. В режиме конструктора сначала следует создать структуру таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой способ, например вставить данные из буфера обмена или импортировать их.
-
На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц.
-
Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.
-
При желании можно ввести описание для каждого поля в столбце Описание. Это описание будет отображаться в строке состояния, когда в режиме таблицы курсор будет находиться в данном поле. Описание также отображается в строке состояния для любых элементов управления в форме или отчете, которые создаются путем перетаскивания этого поля из области списка полей, и любых элементов управления, которые создаются для этого поля при использовании мастера отчетов или мастера форм.
-
Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу:
-
На вкладке Файл щелкните Сохранить.
-
-
Вы можете начать вводить данные в таблице в любое время, переключившись в режим таблицы и щелкнув первую пустую ячейку. Вы также можете вставить данные из другого источника, как описано в разделе Копирование данных из другого источника в таблицу Access.
Задание свойств полей в режиме конструктора. Независимо от способа создания таблицы рекомендуется проверить и задать свойства полей. Хотя некоторые свойства доступны в режиме таблицы, другие можно настроить только в режиме конструктора. Чтобы перейти в режим конструктора, в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор. Чтобы отобразить свойства поля, щелкните его в сетке конструктора. Свойства отображаются под сеткой конструктора в области Свойства поля.
Щелкните свойство поля, чтобы просмотреть его описание рядом со списком Свойства поля. Более подробные сведения можно получить, нажав кнопку справки.
В следующей таблице описаны некоторые наиболее часто изменяемые свойства полей.
|
Свойство |
Описание |
|---|---|
|
Размер поля |
Для текстовых полей это свойство указывает максимально допустимое количество знаков, сохраняемых в поле. Максимальное значение: 255. Для числовых полей это свойство определяет тип сохраняемых чисел ("Длинное целое", "Двойное с плавающей точкой" и т. д.). Для более рационального хранения данных рекомендуется выделять для хранения данных наименьший необходимый размер памяти. Если потребуется, это значение позже можно изменить. |
|
Формат поля |
Это свойство определяет формат отображения данных. Оно не влияет на фактические данные, сохраняемые в этом поле. Вы можете выбрать встроенный формат или задать собственный. |
|
Маска ввода |
Это свойство используется для определения общего шаблона для ввода любых данных в поле. Это позволяет обеспечить правильный ввод и нужное количество знаков для всех данных. Для получения справки по созданию маски ввода нажмите кнопку |
|
Значение по умолчанию |
Это свойство позволяет задать стандартное значение, которое будет отображаться в этом поле при добавлении новой записи. Например, для поля "Дата/время", в котором необходимо записывать дату добавления записи, в качестве значения по умолчанию можно ввести "Date()" (без кавычек). |
|
Обязательное поле |
Это свойство указывает, обязательно ли вводить значение в поле. Если для него задано значение Да, невозможно будет добавить запись, если в это поле не введено значение. |
Копирование данных из другого источника в таблицу Access
Если ваши данные хранятся в другой программе, например Excel, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Как правило, этот метод работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как в таблице Excel. Если данные находятся в текстовом редакторе, перед копированием рекомендуется разделить столбцы данных с помощью табуляции или преобразовать данные в таблицу. Если необходимо изменить данные или выполнить с ними другие операции (например, разделить полное имя на имя и фамилию), рекомендуется сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.
При вставке данных в пустую таблицу приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от того, какие данные в нем находятся. Например, если во вставляемом поле содержатся только значения даты, для этого поля используется тип данных "Дата/время". Если же вставляемое поле содержит только слова "Да" и "Нет", для этого поля выбирается тип данных "Логический".
Access присваивает имена полям в зависимости от того, что он находит в первой строке вставленных данных. Если первая строка вставленных данных по типу похожа на следующие строки, Access определяет, что первая строка является частью данных, и назначает полям универсальные имена (F1, F2 и т. д.). Если первая строка вставленных данных не похожа на следующие строки, Access определяет, что первая строка состоит из имен полей. Access присваивает полям соответствующие имена и не включает первую строку в данные.
В Access имена присваиваются полям автоматически, поэтому во избежание путаницы поля следует переименовать. Это можно сделать следующим образом:
-
Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить таблицу.
-
В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите описательное имя поля для каждого столбца.
-
Еще раз сохраните таблицу.
Примечание: Кроме того, для изменения имен полей можно переключиться в режим конструктора. Для этого в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор. Чтобы вернуться в режим таблицы, дважды щелкните таблицу в области навигации.
Импорт, добавление или связывание данных из другого источника
Возможно, у вас есть данные, хранящиеся в другой программе, которые вы хотите импортировать в новую таблицу Access или добавить в существующую. Кроме того, если ваши коллеги хранят данные в других программах, может потребоваться создать связь с такими данными. В обоих случаях работа с данными из других источников не представляет сложности. Вы можете импортировать данные из листа Excel, таблицы в другой базе данных Access, списка SharePoint и других источников. Процесс импорта для разных источников немного различается, однако всегда начинается так, как описано ниже.
-
В Access на вкладке Внешние данные в группе Импорт & link выберите Новый источник данных, а затем выберите команду для типа импортируемого файла.
Например, если вы импортируете данные с листа Excel, щелкните Создать источник данных > из файла > Excel.
Примечание: Если не удается найти нужный тип формата в группе Импорт и связи, может потребоваться запустить программу, в которой созданы эти данные, а затем сохранить в ней данные в файле общего формата (например, как текстовый файл с разделителями) перед импортом данных в Access.
-
В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор, чтобы найти исходный файл данных, или введите в поле Имя файла полный путь к нему.
-
Выберите нужный параметр (все программы позволяют импортировать, а некоторые позволяют добавлять или связывать) в разделе Укажите, как и где нужно хранить данные в текущей базе данных. Можно создать новую таблицу, которая использует импортированные данные, или (с помощью некоторых программ) добавить данные в существующую таблицу или создать связанную таблицу, которая поддерживает связь с данными в исходной программе.
-
Если будет запущен мастер, следуйте инструкциям на экране. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.
При импорте объектов или связывании таблиц из базы данных Access открывается диалоговое окно Импорт объектов или Связь с таблицами. Выберите нужные элементы и нажмите кнопку ОК.
Точная последовательность действий зависит от выбранного способа обработки данных: импорт, добавление или связывание.
-
Access предложит сохранить сведения о только что завершенной операции импорта. Если вы планируете повторить ее, нажмите кнопку Сохранить шаги импорта и введите нужные сведения. Затем можно легко повторить операцию в будущем, щелкнув Сохраненные импорты
Если вы решили импортировать таблицу, Access импортирует данные в новую таблицу и отображает ее в группе Таблицы в области навигации. Если выбрано добавление данных к существующей таблице, данные добавляются к ней. Если вы связываете данные, в группе Таблицы в области навигации создается связанная таблица.
Добавление части приложения
Части приложения можно использовать для расширения функциональности баз данных. Часть приложения может быть просто отдельной таблицей, а может включать несколько объектов, таких как таблицы и связанные формы.
Например, часть приложения "Примечания" состоит из таблицы с полем идентификатора, имеющим тип "Счетчик", поля даты и поля MEMO. Ее можно добавить в базу данных и использовать как есть или с минимальными изменениями.
-
Откройте базу данных, в которую вы хотите добавить часть приложения.
-
Откройте вкладку Создание.
-
В группе Шаблоны нажмите кнопку Части приложения. Появится список доступных частей.
-
Щелкните часть приложения, которую вы хотите добавить.
Открытие существующей базы данных Access
-
На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.
-
В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую нужно открыть.
-
Выполните одно из следующих действий.
-
Чтобы открыть базу данных в режиме по умолчанию, дважды щелкните ее (режим по умолчанию может быть указан в диалоговом окне Параметры Access или установлен административной политикой).
-
Нажмите кнопку Открыть, чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде и предоставить другим пользователям возможность выполнять в ней чтение и запись.
-
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Открыть для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения, то есть для просмотра без возможности внесения изменений. При этом другие пользователи смогут выполнять запись в базу данных.
-
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно, чтобы открыть базу данных в монопольном режиме. Если ее затем попытается открыть другой пользователь, он получит сообщение "Файл уже используется".
-
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения. Другие пользователи при этом смогут открывать базу данных только для чтения.
-
Примечание: Вы можете напрямую открывать файлы данных внешних форматов, например dBASE, Microsoft Exchange или Excel. Кроме того, можно открыть напрямую любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server. Access автоматически создаст базу данных Access в одной папке с файлом данных и добавит ссылки на все таблицы внешней базы данных.
Советы
-
Чтобы открыть одну из недавно использовавшихся баз данных, щелкните Последние на вкладке Файл и выберите имя файла базы данных. Access откроет базу данных, используя параметры, которые применялись при ее открытии в прошлый раз. Если список последних использовавшихся файлов не отображается, щелкните Параметры на вкладке Файл. В диалоговом окне Параметры Access нажмите кнопку Параметры клиента. В разделе Вывод на экран укажите количество документов, которые необходимо отобразить в списке "Последние документы" (не больше 50).
Вы также можете отобразить последние базы данных на панели навигации в представлении Backstage для доступа двумя щелчками: 1) вкладка Файл , 2) последняя база данных, которую вы хотите открыть. В нижней части вкладки Последние выберите поле Быстрый доступ к этому количеству последних баз данных проверка, а затем настройте количество баз данных для отображения.
-
При открытии базы данных с помощью команды Открыть на вкладке Файл можно просмотреть список ярлыков недавно открывавшихся баз данных, нажав в диалоговом окне Открыть кнопку Последние.
