При запуске мастера импорта или экспорта в Access можно сохранить использованные параметры в качестве спецификации, чтобы иметь возможность повторить данную операцию в любое время.
Чтобы сохранить спецификацию, сначала следует выполнить операцию импорта или экспорта. Однако использование существующей спецификации для операции, выполняемой впервые, возможно, если она соответствует одному из следующих условий:
-
Если единственное различие между выполняемой операцией и существующей спецификацией заключается в имени исходного (для операции импорта) или конечного (для операции экспорта) файла, вы можете изменить имя исходного или конечного файла в существующей спецификации и запустить ее.
-
Если вам необходимо экспортировать форматированные данные и единственное различие между выполняемой операцией и существующей спецификацией заключается в параметрах столбцов или фильтра, вы можете изменить их в спецификации. Для экспортируемых данных всегда используются текущие параметры столбцов и фильтра, а не те параметры, которые были заданы при создании спецификации.
Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта в Access
Чтобы повторить операцию после сохранения сведений в спецификации, выполните следующие действия:
Запуск спецификации
-
Если база данных Access, которая содержит спецификацию, еще не открыта, откройте ее. При запуске спецификации импорта текущая база данных используется в качестве конечной. При запуске спецификации экспорта текущая база данных используется в качестве исходной.
-
При экспорте форматированных данных в книгу Excel или документ Word откройте объект и убедитесь, что экспортируемые поля не скрыты. Кроме того, необходимо проверить параметры фильтра и убедиться, что все экспортируемые записи отображаются в данном представлении.
-
На вкладке Внешние данные щелкните Сохраненные операции импорта или Сохраненные операции экспорта, чтобы открыть диалоговое окно Задачи управления данными.
-
В диалоговом окне Задачи управления данными на вкладке Сохраненные операции импорта или Сохраненные операции экспорта выберите нужную спецификацию.
-
Если вы хотите задать другой исходный (для операции импорта) или конечный (для операции экспорта) файл, щелкните путь к файлу и измените его.
Важно отметить, что для успешного выполнения операции новый файл должен соответствовать всем требованиям.
-
Прежде чем нажать кнопку Выполнить, следует убедиться, что исходный и конечный файлы существуют, что исходные данные готовы для импорта и что данные в конечном файле не будут случайно перезаписаны в результате операции. Сделайте все возможное, чтобы операция, созданная с помощью мастера, была выполнена успешно.
-
Щелкните Выполнить.
В Access появится сообщение о состоянии операции. В случае сбоя устраните неполадку тем же способом, что и при использовании мастера.
Совет: Если в сообщении не указана причина сбоя, попробуйте запустить мастер импорта или экспорта и проделать необходимые действия в диалоговых окнах, чтобы выполнить аналогичную операцию.
Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта в Outlook
Если операция настроена как задача Outlook, ее можно запускать из Outlook.
Примечание: При запуске спецификации в Outlook невозможно изменить путь или имя внешнего файла. Чтобы изменить имя файла в спецификации, следует запустить операцию в Access, а не в Outlook.
Перед выполнением операции в Outlook необходимо убедиться, что на компьютере установлен Access и что исходный и конечный файлы существуют. Сделайте все возможное, чтобы операция, созданная с помощью мастера, была выполнена успешно.
Запуск спецификации
-
Запустите Outlook и нажмите кнопку Задачи в области навигации. Дважды щелкните задачу, чтобы открыть ее.
-
На вкладке Задача в группе Microsoft Office Access нажмите кнопку Выполнить импорт или Выполнить экспорт. Нажмите кнопку ОК для подтверждения.
Если операция выполнена успешно, сообщение не отображается. В случае сбоя Access выводит сообщение, указывающее его возможную причину. Попытайтесь устранить неполадку тем же способом, что и при использовании мастера.
Совет: Если в сообщении не указана причина сбоя, попробуйте запустить мастер импорта или экспорта и проделать необходимые действия в диалоговых окнах, чтобы выполнить аналогичную операцию.
Дополнительные сведения
-
Дополнительные сведения о запуске спецификаций в определенное время см. в статье Планирование импорта или экспорта.
-
Сведения о том, как изменить имя спецификации, удалить ее или обновить имена исходных файлов, см. в статье Задачи управления данными.