Microsoft Access может облегчить подготовку печатной документации о структуре базы данных, которую можно автономно использовать для получения справки и планирования. Например, с помощью Access можно распечатать данные о связях между таблицами, показанные в окне схемы данных, и такие характеристики структуры объектов базы данных, как свойства объектов.
Примечание: Окно схемы данных отсутствует в веб-базе данных или веб-приложениях.
В этой статье
Подготовка окна схемы данных для печати
Окно схемы данных — это окно, в котором можно просматривать, создавать и изменять связи между таблицами и запросами. В зависимости от конфигурации в этом окне могут отображаться не все связи в базе данных. Перед печатью схемы данных следует решить, какие именно связи необходимо документировать, и соответствующим образом подготовить окно схемы данных. В нем можно отобразить или скрыть таблицы, а также изменить их макет.
Отображение и скрытие таблицы в окне схемы данных
-
На вкладке Работа с базами данных нажмите кнопку Схема данных.
-
Выполните одно из следующих действий:
-
Чтобы отобразить таблицу, на вкладке Конструктор в группе Связи щелкните Добавить таблицы (показать таблицу в Access), чтобы добавить нужную таблицу.
-
Чтобы скрыть таблицу, щелкните ее в окне схемы данных и нажмите клавишу DEL.
-
-
Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить изменения.
Изменение порядка таблиц в окне схемы данных
-
Чтобы изменить порядок таблиц, перетащите их в нужные места в окне схемы данных.
-
Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить изменения.
Печать окна схемы данных
Можно создать отчет, в котором связи в базе данных будут отображаться так, как они выглядят в окне схемы данных. По умолчанию этот отчет называется Схема данных имя_базы_данных. По умолчанию заголовок отчета содержит его имя и дату создания.
Примечание: Удобного способа редактирования отчета о связях в режиме предварительного просмотра не существует. Перед созданием отчета убедитесь, что окно "Схема данных" имеет необходимый вид.
-
Откройте базу данных Access, для которой требуется распечатать схему данных.
-
На вкладке Работа с базами данных нажмите кнопку Схема данных.
-
На вкладке Конструктор в группе Сервис щелкните элемент Отчет по схеме данных.
В режиме предварительного просмотра откроется отчет с содержимым окна схемы данных.
-
Чтобы выполнить настройку печати отчета, используйте команды на вкладке Предварительный просмотр.
-
На вкладке Предварительный просмотр в группе Печать нажмите кнопку Печать.
Печать характеристик объектов базы данных
Для печати характеристик объектов базы данных можно использовать архивариус.
-
Откройте нужную базу данных.
-
На вкладке Работа с базами данных в группе Анализ нажмите кнопку Архивариус.
-
В диалоговом окне Архивариус откройте вкладку, представляющую тип объекта базы данных, который необходимо задокументировать. Чтобы создать отчет обо всех объектах в базе данных, откройте вкладку Все типы объектов.
-
Выберите один или несколько указанных на вкладке объектов. Для выбора всех объектов нажмите кнопку Выбрать все.
-
Нажмите кнопку ОК.
Архивариус создаст отчет с подробными сведениями о каждом выбранном объекте, а затем откроет отчет в режиме просмотра перед печатью. Например, если архивариус был запущен для формы ввода данных, созданный им отчет будет содержать свойства всей формы, каждого раздела формы, всех кнопок, значков, текстовых полей и других элементов управления, а также модулей кода и пользовательских разрешений, связанных с формой.
-
Для печати отчета откройте вкладку Просмотр перед печатью и в группеПечать нажмите кнопкуПечать.
