Вы можете признать это— вы использовали электронную таблицу Microsoft Excel для управления проектами, и вы на самом деле не видите веских причин для изменения. Ты не одинок.
Заманчиво начать план проекта в Excel, так как он помогает быстро перечислить все проекты, упорядочить их так, как вы хотите, и даже создать что-то, похожее на представление диаграммы Ганта. Но электронная таблица не хватает, когда дело доходит до вычисления изменений в проекте.
Когда вы обнаружите, что вы жонглируете несколькими проектами, прерванными расписаниями и общими ресурсами, поддержание расписания в электронной таблице становится сложной задачей. Благодаря динамическому механизму планирования, средствам управления ресурсами и поддержке более эффективного взаимодействия Microsoft Project поможет вам оставаться в курсе событий.
В этой статье
Воспользуйтесь преимуществами управления ресурсами на уровне предприятия
Что происходит при использовании электронных таблиц для отслеживания проектов, когда один ресурс назначается нескольким проектам? Управлять ресурсами за пределами плана проекта необходимо вручную или с помощью сторонней программы. Ресурсы часто непреднамеренно обучены, и вы можете потратить много времени, пытаясь перепланировать работу.
С помощью Microsoft Project Server все проекты в организации могут извлекать из центрального корпоративного пул ресурсов. Это позволяет руководителям проектов быстро просматривать доступность ресурса перед назначением этого ресурса задаче.
Разрешить Project вычислять влияние изменений даты
Предположим, вы отслеживали проект в электронной таблице. Этот проект имеет задачу, которая не может быть запущена до тех пор, пока другой проект не выведет определенный конечные результаты. Этот конечный план запланирован на 18 июня. Сейчас 25 июня, и вы все еще ждете его. Сколько времени потребуется для обновления электронной таблицы новой даты для задачи, которая зависит от этого результата? Может быть, не долго, если задача близится к концу проекта, но что, если она близка к началу? И что делать, если ваш проект содержит более 50 задач? Более 100 задач?
С помощью динамического модуля планирования Project можно быстро настроить расписание проекта и назначения ресурсов. Он легко обрабатывает изменение даты и его последствия, учитывая все зависимости, конечные результаты и назначения ресурсов. Он не только автоматически пересчитывает расписание, но и выделяет измененные даты, чтобы вы могли быстро увидеть влияние каждой смены расписания.
Использование гибких методов отчетности
У вас есть импровизированные встречи с руководителем в течение десяти минут, чтобы обсудить состояние проекта. Вы хотите принести отчет о ходе выполнения проекта, но в таком коротком уведомлении лучше всего, что вы можете сделать, это распечатать электронную таблицу и надеяться, что все данные будут точными. Вы хотели бы предоставить руководителю более надежный отчет о проекте, но это просто невозможно в такой короткий срок, когда вы используете электронную таблицу.
С помощью Project можно быстро создать визуальный отчет, использующий шаблон, который экспортирует данные в сводную диаграмму в Microsoft Visio профессиональный. Вы можете выбрать поля, которые нужно выделить в отчете, включая все настраиваемые поля, настроенные для проекта, и представить краткий отчет для собрания с руководством.
Интеграция с Excel
Экспортируя данные проекта в Excel, вы можете продолжать использовать его функциональные возможности электронной таблицы, используя преимущества Project для отслеживания расписания и ресурсов проекта. Вы также можете импортировать или внедрить данные Excel в план проекта.
