Проекты могут быстро приступить к работе. Прежде чем вы узнаете, простой строительный проект становится коллажом небольших проектов, таких как проектирование, раскопки, фундаментные работы и маркетинг. Вы можете получить больший контроль над проектом, создав небольшие проекты в Project, а затем связав их в один файл Project, чтобы показать, где они вписываются в проект master.
В этой статье
Обзор проектов master
главный проект можно рассматривать как коллекцию объединенных проектов, которые показывают иерархию между несколькими связанными проектами. Проекты, вставляемые в проект master, называются подпроектами.
При вставке подпроекта в проект master два проекта связываются, и вы можете просмотреть всю информацию в подпроекте из проекта master.
При обновлении подпроекта из проекта master он также обновляется в исходном файле. Если необходимо просто объединить файлы для создания отчета или печати представления сведений о объединенном проекте, вы также можете временно объединить их в представлении.
Создание проекта master и подпроектов позволяет разбить большой проект и делегировать его части необходимым пользователям. С точки зрения управления проектами назначение подпроектов таким образом возлагает ответственность на тех, кто выполняет работу, и сопоставляет полномочия с подотчетностью. В терминах Project создание подпроектов в проекте master помогает руководителям проектов получить доступ к своим частям расписания и контролировать их.
Чтобы определить, следует ли разбить большой проект на master проект и подпроекты, рассмотрите следующее:
-
Ваш проект очень большой и детализированный. Если проект содержит более нескольких сотен задач, разделение его на подпроекты может упростить управление. Если некоторые части проекта содержат работы, разбитые на более подробные, чем другие, может быть целесообразно сделать эти части подпроектами, чтобы большинство пользователей видели только свернутое описание подпроекта, но заинтересованные стороны могли просмотреть его более подробно. Один файл почти всегда является более быстрой альтернативой, но возможность сосредоточиться только на части проекта может стоить компромисса.
-
Ваша организация не централизована. В децентрализованной или распределенной организации master проект и подпроекты предоставляют сотрудникам больший контроль над собственной работой, чем один централизованный файл проекта.
-
Вы хотите повысить эффективность методов планирования организации. Если руководители более низкого уровня отвечают за и знают, какие задачи требуются в проекте, может быть более целесообразно, чтобы они могли планировать работу своих команд, а затем объединять файлы проекта в проект master. Если планирование сверху вниз является нормой, вам может потребоваться реорганизовать первоначальный план в подпроекты при его реализации, чтобы отдельные руководители проектов или команды имели доступ к собственным расписаниям и контроль над ними.
-
Вы работаете над несколькими проектами. Руководители проектов могут иметь набор проектов, над которых они работают постоянно, независимо от того, связаны они или нет. Вместо того, чтобы открывать их по одному, можно одновременно открывать все подпроекты при открытии проекта master. Этот подход также упрощает создание отчетов по нескольким проектам. Если проекты взаимосвязаны, руководитель проектов может создать зависимости задач между задачами в разных проектах. Создание зависимостей между проектами упрощает для разных руководителей проектов, чтобы увидеть, как работа других руководителей проектов влияет на их расписания.
-
Некоторые проекты подчинены другим. Можно точно отразить иерархию нескольких проектов, вставив различные проекты в другие файлы. Итоговая структура подпроектов должна отражать приоритеты и обязанности членов команды, а также взаимосвязь между задачами в разных областях и общим сроком выполнения.
-
Несколько пользователей могут изменить проект. В идеале файл проекта принадлежит, управляется и изменяется одним руководителем проектов. Но часто проект является частью более крупной программы, которая может потребоваться руководителям верхнего уровня. Участники команды проекта могут сосредоточиться на своей работе, просматривая ее как отдельный файл, а руководитель проекта, который управляет master проектом, может координировать расписание каждой группы подпроекта.
Может быть целесообразно, чтобы вехи проекта master управляют вехами каждой команды подпроекта, чтобы обеспечить координацию графиков в течение крайнего срока. Вы можете координировать вехи путем создания зависимости между вехами или путем копирования и вставки задач вех из проекта master в каждый подпроект.
-
В проекте есть несколько заинтересованных лиц, которым важны различные части проекта. Если пользователи хотят просмотреть различные сведения, руководители проектов могут поместить все файлы проекта на сервер и настроить различные представления для различных заинтересованных лиц. Один и тот же файл проекта можно использовать в качестве подпроекта в разных проектах master для настройки отображаемой информации.
-
Вы хотите, чтобы ваши подпроекты были доступны только для чтения. Вы можете сохранить дополнительный контроль над частями проекта, переместив задачи в подпроект и ограничив доступ для ключевых людей.
-
Вы хотите проанализировать критический путь для каждого этапа в дополнение к общему проекту. Каждый отдельный проект содержит критический путь. Объединение нескольких проектов в один проект master позволяет легко увидеть общую картину в виде нескольких критических путей в проекте master при сохранении отдельных критических путей для каждого подпроекта.
Дополнительные сведения
Работа с подпроектами в проекте master
При вставке подпроекта в проект master подпроект представляется в виде сводной задачи в списке задач, а в поле Индикаторы появляется индикатор значка проекта. Подпроект имеет отступ на уровне структуры строки, в которой вы вставляете его, но вы можете отступ или отступ, как и любая другая задача. Так как подпроект представлен как суммарная задача, вы не можете изменить его сводную информацию, но вы можете развернуть структуру, чтобы отобразить задачи подпроекта и изменить сведения о проекте в файле проекта master.
Примечание: Форматирование, примененное к суммарным задачам или гистограммам в подпроекте, не отображается в проекте master. Сведения о форматировании хранятся в каждом файле и должны применяться отдельно к проекту master.
При сохранении проекта master изменения в подпроекте также сохраняются в исходном файле подпроекта. Если вы хотите работать непосредственно в исходном файле, не открывая файл проекта master, изменения в исходном файле подпроекта автоматически обновляются в файле проекта master.
Примечание: Если вам больше не нужно синхронизировать master проекта и подпроекта, их можно удалить. Затем, если в подпроект или проект master внесены изменения, другой файл останется без изменений.
Дополнительные сведения
Влияние на ресурсы при объединении файлов
После объединения файлов в файл проекта master ресурсы для обоих файлов остаются отдельными так же, как задачи в подпроекте остаются в подпроекте. Вы можете изменить сведения о ресурсе в проекте master, и изменения будут реплицированы в исходном файле подпроекта. Вы можете просмотреть все ресурсы в проекте master и подпроектах вместе в представлении "Лист ресурсов", но нельзя назначить ресурс ни одному проекту, кроме подпроекта, из который он был получен.
Примечание: Если одни и те же ресурсы используются в нескольких подпроектах, вы увидите повторяющиеся имена ресурсов, так как ресурсы не объединяются. Однако если вы хотите назначить ресурсы в разных подпроектах и разрешить повторяющиеся имена ресурсов, их можно объединить в пул ресурсов и сделать доступными для других файлов.
Другие способы объединения файлов
Главные проекты и подпроекты позволяют создать иерархию проектов, отражающую связь между ними и, в некоторых случаях, структуру организации. Но у вас могут быть другие причины для консолидации файлов проекта. Например, может потребоваться временно объединить их для быстрой проверки или печати.
Консолидация несвязанных файлов
Используйте объединенные файлы, если у вас есть несколько файлов, которые вы хотите объединить в одном окне, независимо от того, связаны они или нет. Объединение несвязанных файлов в консолидированном проекте упрощает просмотр сведений из нескольких проектов в различных представлениях и их печать. Вы можете консолидировать файлы проекта, если необходимо отслеживать множество текущих проектов, например при одновременной разработке различных продуктов. Вы можете сортировать и группировать по названиям продуктов, крайним срокам проектов и менеджерам, чтобы найти и оценить нужную информацию. Например, можно распечатать представление диаграммы Ганта, включающую все проекты.
Создание рабочей области
Альтернативой консолидации проектов является создание рабочей области, содержащей отдельные файлы проекта, каждый из которых открывается в собственном окне. Используйте рабочую область, если вы часто работаете с одними и теми же файлами проекта и не хотите объединять их в один большой проект.
При открытии файлов и последующем сохранении их в рабочей области Project сохраняет файлы и их текущие параметры в одном файле рабочей области. Затем при открытии файла рабочей области одновременно открываются все включенные файлы. Каждый проект имеет собственную кнопку на панели задач, что позволяет легко переключаться с одного проекта на другой.
Чтобы создать рабочую область, выберите или откройте файлы проекта, а затем выберите Файл >Сохранить рабочую область.
