Организационная диаграмма — это схема, на которой отображены отношения между сотрудниками, должностями и группами.
Если сведения обо всех сотрудниках содержатся, например, на листе Excel или в каталоге Exchange Server, приложение Visio может самостоятельно создать схему и добавить в нее фигуры и соединительные линии. Если не нужно создавать диаграмму автоматически, вы можете создать диаграмму без использования источника внешних данных.
Чтобы запустить мастер организационной диаграммы, выберите Файл > Создать , выберите категорию Организационная диаграмма , а затем нажмите кнопку Создать.
В Visio 2016 выберите Файл > Создать > бизнес > организационная диаграмма, а затем выберите Создать.
Автоматическое создание диаграммы на основе существующего источника данных
При выборе создания диаграммы на основе шаблона запускается мастер организационных диаграмм . На первой странице мастера установите флажок по данным из файла или базы данных и следуйте указаниям мастера.
Источники данных, которые можно использовать:
-
лист Microsoft Excel;
-
текстовый файл;
-
каталог Microsoft Exchange Server;
-
источник данных, совместимый с ODBC.
Обязательные столбцы источника данных
Источник данных должен обязательно содержать столбцы с именем сотрудника, уникальным идентификатором и именем руководителя сотрудника. Названия столбцов в источнике данных не имеют значения, так как мастер автоматически определяет содержимое этих столбцов или полей (имя сотрудника или имя руководителя).
-
Имя сотрудника. Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они введены в этом поле.
-
Уникальный идентификатор. Этот столбец может совпадать со столбцом имен сотрудников, если всех их зовут по-разному. В противном случае для каждого сотрудника необходимо задать значение, идентифицирующее его уникальным образом.
-
Руководитель сотрудника. Это поле должно содержать уникальный идентификатор каждого руководителя (его имя или код). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.
Пример текстового файла, используемого в качестве источника данных
Ниже приведен пример текстового файла с разделителями-запятыми, который состоит из пяти столбцов и пяти строк, первая строка которого является строкой заголовка. Visio создаст этот пример текстового файла. Запустите мастер организационных диаграмм, выберите Сведения, которые я вводю с помощью мастера, и нажмите кнопку Далее. На следующей странице выберите текст с разделителями, введите имя файла и нажмите кнопку Далее. Visio откроет текстовый редактор с этим образцом данных.
Имя,Руководитель,Должность,Отдел,Телефон
Джо Sampleboss, Генеральный директор,Исполнительный,x5555
Jane Samplemgr,Joe Sampleboss,Manager,Product Development Development,x6666 John Samplepos,Jane Samplemgr,Software Developer,Product Development,x6667Создание организационной диаграммы на основе нового файла данных
Если вы хотите сохранить данные в другом приложении, Visio откроет Excel или текстовый редактор с образцом данных в соответствующем формате. Замените образец данных реальными данными и завершите работу мастера по созданию организационной диаграммы.
-
Чтобы запустить мастер организационных диаграмм, выберите Файл > Создать , выберите категорию Организационная диаграмма , а затем щелкните Создать.
В Visio 2016 выберите Файл > Создать > бизнес > организационная диаграмма, а затем выберите Создать.
-
На первой странице мастера выберите Сведения, которые я вводю с помощью мастера, а затем нажмите кнопку Далее.
-
Выберите Excel или текст с разделителями, введите имя нового файла и нажмите кнопку Далее.
Если выбрать Excel, откроется лист Microsoft Excel с примером текста. Если выбрать текст с разделителями, откроется страница Блокнот с примером текста. -
В любом из этих приложений используйте образец текста как пример сведений, которые нужно включить, и введите вместо него необходимые данные. Вы можете добавлять или удалять любые столбцы, кроме обязательных столбцов с именами сотрудников и руководителей.
-
Закройте приложение Excel или Блокнот, а затем завершите работу мастера.
Изменение макета и фигур и добавление рисунков
При использовании шаблона Организационная диаграмма на ленту добавляется вкладка Организационная диаграмма. Инструменты этой вкладки можно использовать для масштабных преобразований внешнего вида схемы.
В группе Макет и Упорядочение доступны инструменты для изменения макета и иерархии фигур.
В коллекции Фигуры можно выбрать стиль фигур диаграммы. Используйте инструменты в группе Рисунок, чтобы добавить рисунок в выбранную фигуру, удалить заполнитель или изменить добавленный рисунок. Если во время работы мастера вы не добавили рисунки к некоторым фигурам, сделайте это сейчас. На вкладке Организационная диаграмма выберите Вставить > несколько рисунков. Все рисунки должны быть расположены в одной папке, а имена файлов рисунков должны быть в формате "ИмяСотрудника.ТипФайла" — например, Руслан Шашков.jpg (имя должно точно соответствовать имени в источнике данных).
Группа Данные организации содержит инструменты для импортирования данных из внешнего источника с помощью мастера, экспортирования данных в приложение Excel или в текстовый файл, а также сравнения данных схемы с данными из внешнего источника.
Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий
Создав организационную диаграмму, вы можете расположить сведения в ней таким образом, чтобы они отображали отношения внутри виртуальной группы. Соберите связанные между собой фигуры вместе и добавьте соединители из пунктирных линий, отражающие структуры подотчетности второго порядка. Кроме того, для выделения виртуальных групп можно использовать фигуру Рамка группы. Перетащите рамку группы из окна фигур в схему, а затем с помощью маркеров изменения размера по краям фигуры включите участников в виртуальную группу.
Обновление организационной диаграммы с внешним источником данных
Чтобы отразить изменения в структуре организации, можно обновить данные диаграммы или обновить организационную диаграмму вручную.
-
Выберите Данные > внешние данные > Обновить все.
Если новые данные не совсем соответствуют данным, которые вносились при создании диаграммы, возможно, вам понадобится переместить участников вручную.
Если у вас есть новая диаграмма, сравните ее со старой версией в Visio, чтобы увидеть изменения.
-
Откройте старую или новую версию организационной диаграммы.
-
Выберите Организационная диаграмма > Данные организации > Сравнить. В поле Сравнить данные организации укажите версию, с которой вы хотите выполнить сравнение.
-
В пункте Тип сравнения выберите версию, которую вы открыли.
-
В пункте Тип отчета выберите подходящий вам параметр.
-
Нажмите кнопку ОК.
Если вам так и не удалось обновить диаграмму, возможно, понадобится перестроить ее заново.
Вам нужны дополнительные возможности?
Поиск примеров шаблонов и схем Visio организационной диаграммы