Руководство по импорту данных в Excel и созданию модели данных

Разделы учебника

• Импорт данных из базы данных

• Импорт данных из электронной таблицы

• Импорт данных с помощью копирования и вставки

• Создание связи между импортированными данными

• Контрольная точка и тест

В конце учебника есть тест, с помощью которого можно проверить свои знания.

В этой серии учебников используются данные, описывающие олимпийские медали, страны размещения и различные олимпийские спортивные мероприятия. Мы рекомендуем вам ознакомиться с каждым руководством по порядку. 

Импорт данных из базы данных

Начнем работу с учебником с пустой книги. В этом разделе вы узнаете, как подключиться к внешнему источнику данных и импортировать их в Excel для дальнейшего анализа.

Сначала загрузим данные из Интернета. Эти данные об олимпийских медалях являются базой данных Microsoft Access.

1. Щелкните следующие ссылки, чтобы скачать файлы, которые мы используем в этой серии учебников. Скачайте каждый из четырех файлов в удобное расположение, например "Загрузки" или "Мои документы", или в новую папку, которую вы создаете:
   база данных
   Access > OlympicMedals.accdb книга
   Excel >OlympicSports.xlsx книга
   Excel >Population.xlsxкнига Excel >DiscImage_table.xlsx

2. Откройте в Excel пустую книгу.

3. Выберите пункт ДАННЫЕ > Получение внешних данных > Из Access. Лента динамически изменяется по ширине книги, поэтому команды на ленте могут выглядеть не так, как в представленных ниже окнах. В первом окне показана лента при развернутой книге, а во втором ширина книги изменена таким образом, что она занимает лишь часть окна.
   
   
   
   
   
    

4. Выберите файл ОлимпийскиеМедали.accdb и нажмите кнопку Открыть. Появится окно "Выбор таблицы", в котором отобразятся таблицы, найденные в базе данных. Таблицы в базе данных похожи на листы или таблицы в Excel. Установите флажок Разрешить выбор нескольких таблиц. Затем нажмите кнопку ОК.
   
   

5. Появится окно "Импорт данных".

   : Обратите внимание на флажок в нижней части окна, который позволяет добавить эти данные в модель данных, показанную на следующем экране. Модель данных создается автоматически при импорте или работе с двумя или несколькими таблицами одновременно. Модель данных интегрирует таблицы, обеспечивая расширенный анализ с помощью сводных таблиц, Power Pivot и Power View. При импорте таблиц из базы данных существующие связи между этими таблицами используются для создания модели данных в Excel. Модель данных в Excel прозрачна, но ее можно просматривать и изменять напрямую с помощью надстройки Power Pivot. Модель данных рассматривается более подробно далее в этом руководстве.

   
   Выберите параметр Отчет сводной таблицы , который импортирует таблицы в Excel и подготавливает сводную таблицу для анализа импортированных таблиц и нажмите кнопку ОК.
   
   

6. После завершения импорта данных будет создана сводная таблица на основе импортированных таблиц.
   
   

Теперь, когда данные импортированы в Excel и автоматически создана модель данных, можно приступить к их просмотру.

Просмотр данных в сводной таблице

Просматривать импортированные данные удобнее всего с помощью сводной таблицы. В сводной таблице можно перетаскивать поля (похожие на столбцы в Excel) из таблиц (например, таблиц, импортированных из базы данных Access) в разные области, настраивая представление данных. Сводная таблица содержит четыре области: ФИЛЬТРЫ, СТОЛБЦЫ, СТРОКИ и ЗНАЧЕНИЯ.

Возможно, придется поэкспериментировать, чтобы определить, в какие области следует перетащить поле. Можно перетаскивать из таблиц любое количество полей, пока представление данных в сводной таблице не примет нужный вид. Не бойтесь перетаскивать поля в любые области сводной таблицы — это не повлияет на базовые данные.

Рассмотрим в сводной таблице данные об олимпийских медалях, начиная с призеров Олимпийских игр, упорядоченных по дисциплинам, типам медалей и странам или регионам.

1. В разделе Поля сводной таблицы разверните таблицу Medals, щелкнув расположенную рядом с ней стрелку. В развернутой таблице Medals найдите поле NOC_CountryRegion и перетащите его в область СТОЛБЦЫ. Аббревиатура NOC обозначает Национальный олимпийский комитет — организационную единицу уровня страны или региона.

2. Затем перетащите виды спорта из таблицы Disciplines в область СТРОКИ.

3. Давайте отфильтруем дисциплины, чтобы отображались только пять видов спорта: стрельба из лука (Archery), прыжки в воду (Diving), фехтование (Fencing), фигурное катание (Figure Skating) и конькобежный спорт (Speed Skating). Это можно сделать в области Поля сводной таблицы или в фильтре Метки строк в самой сводной таблице.

   1. Щелкните в любом месте сводной таблицы, чтобы убедиться, что выбрана сводная таблица Excel. В списке Поля сводной таблицы , где развернута таблица "Дисциплины ", наведите указатель мыши на поле "Дисциплина", а справа от поля появится стрелка раскрывающегося списка. Щелкните раскрывающийся список, щелкните (Выбрать все), чтобы удалить все выделенные фрагменты, а затем прокрутите вниз и выберите стрельба из лука, дайвинг, фехтование, фигурное катание и конькобежный спорт. Нажмите кнопку ОК.

   2. Либо щелкните в разделе сводной таблицы Метки строк стрелку раскрывающегося списка рядом с полем Метки строк, нажмите кнопку (Выбрать все), чтобы снять отметку со всех выбранных параметров, а затем прокрутите вниз и выберите пункты Archery, Diving, Fencing, Figure Skating и Speed Skating. Нажмите кнопку ОК.

4. В разделе Поля сводной таблицы перетащите поле Medal из таблицы Medals в область ЗНАЧЕНИЯ. Поскольку значения должны быть числовыми, Excel автоматически изменит поле Medal на Count of Medal.

5. В таблице Medals снова выберите поле Medal и перетащите его в область ФИЛЬТРЫ.

6. Давайте отфильтруем сводную таблицу таким образом, чтобы отображались только страны или регионы, завоевавшие более 90 медалей. Вот как это сделать.

   1. В сводной таблице щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с полем Метки столбцов.

   2. Выберите Фильтры по значению, а затем — Больше...

   3. Введите 90 в последнем поле (справа). Нажмите кнопку ОК.
      

Сводная таблица будет иметь следующий вид:

Не затрачивая особых усилий, вы создали сводную таблицу, которая содержит поля из трех разных таблиц. Эта задача оказалась настолько простой благодаря заранее созданным связям между таблицами. Поскольку связи между таблицами существовали в исходной базе данных и вы импортировали все таблицы сразу, приложение Excel смогло воссоздать эти связи в модели данных.

Но что делать, если данные происходят из разных источников или импортируются не одновременно? Обычно можно создать связи с новыми данными на основе совпадающих столбцов. На следующем этапе вы импортируете дополнительные таблицы и узнаете об этапах создания новых связей.

Импорт данных из таблицы

Теперь давайте импортируем данные из другого источника, на этот раз из существующей книги, а затем укажем связи между существующими и новыми данными. Связи позволяют анализировать коллекции данных в Excel и создавать интересные и иммерсивные визуализации на основе импортируемых данных.

Начнем с создания пустого листа, а затем импортируем данные из книги Excel.

1. Вставьте новый лист Excel и назовите его Sports.

2. Перейдите к папке, в которой содержатся загруженные файлы образцов данных, и откройте файл OlympicSports.xlsx.

3. Выберите и скопируйте данные на листе Sheet1. При выборе ячейки с данными, например, ячейки А1, можно нажать клавиши Ctrl + A, чтобы выбрать все смежные данные. Закройте книгу OlympicSports.xlsx.

4. На листе Sports поместите курсор в ячейку А1 и вставьте данные.

5. Нажмите клавиши Ctrl + T, чтобы отформатировать выделенные данные в виде таблицы. Кроме того, можно отформатировать данные в виде таблицы через ленту, выбрав команду ГЛАВНАЯ > Форматировать как таблицу. Поскольку у данных есть заголовки, установите флажок Таблица с заголовками в окне Создание таблицы, как показано ниже.
   
   
   
   Форматирование данных в виде таблицы имеет множество преимуществ. Таблице можно присвоить имя, чтобы ее было легче идентифицировать. Также можно установить связи между таблицами, позволяющие просматривать и анализировать данные в сводных таблицах, Power Pivot и Power View.

6. назовите таблицу; В разделе СРЕДСТВА ТАБЛИЦЫ > КОНСТРУКТОР > Свойства найдите поле Имя таблицы и введите Sports. Книга выглядит так, как показано на следующем экране.
   

7. Сохраните книгу.

Импорт данных с помощью копирования и вставки

Теперь, когда данные из книги Excel импортированы, давайте сделаем то же самое с данными из таблицы на веб-странице или из любого другого источника, дающего возможность копирования и вставки в Excel. На следующих этапах мы добавим из таблицы города, принимающие Олимпийские игры.

1. Вставьте новый лист Excel и назовите его Hosts.

2. Выделите и скопируйте приведенную ниже таблицу вместе с заголовками.

1. В Excel поместите курсор в ячейку А1 на листе Hosts и вставьте данные.

2. Отформатируйте данные в виде таблицы. Как описано выше, для форматирования данных в виде таблицы нажмите клавиши Ctrl + T или выберите пункт меню ГЛАВНАЯ > Форматировать как таблицу. Поскольку у данных есть заголовки, установите флажок Таблица с заголовками в окне Создание таблицы.

3. Присвойте таблице имя. На вкладках РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ > КОНСТРУКТОР > Свойства найдите поле Имя таблицы и введите слово Hosts.

4. Выберите столбец Edition и на вкладке ГЛАВНАЯ задайте для него числовой формат с 0 десятичных знаков.

5. Сохраните книгу. Книга будет иметь следующий вид:

Теперь, когда у нас есть книги Excel с таблицами, можно создать отношения между ними. Создание связей между таблицами позволяет объединить данные двух таблиц.

Создание связи между импортированными данными

Мы уже можем начать использовать поля в сводной таблице из импортированных таблиц. Если не удается определить, как объединить поля в сводную таблицу, нужно создать связь с существующей моделью данных. На следующих этапах вы узнаете, как создать связь между данными, импортированными из разных источников.

1. На листе 1 в верхней частиполя сводной таблицы щелкнитеВсе , чтобы просмотреть полный список доступных таблиц, как показано на следующем экране.
   

2. Прокрутите список, чтобы увидеть новые таблицы, которые вы только что добавили.

3. Разверните пункт Sports и выберите пункт Sport, чтобы добавить в сводную таблицу. Обратите внимание, что Excel выдаст запрос на создание связи, как показано ниже.
   
    

   Это уведомление появляется по той причине, что вы использовали поля таблицы, которая не является частью базовой модели данных. Один из способов добавить таблицу в модель данных заключается в создании связи с таблицей, которая уже есть в модели данных. Для создания связи в одной из таблиц должен содержаться столбец уникальных, не повторяющихся значений. В образце данных в таблице Disciplines, импортированной из базы данных, содержится поле с кодами видов спорта SportID. Эти же коды присутствуют в виде поля в импортированных нами данных Excel. Попробуем создать связь.

4. Нажмите кнопку СОЗДАТЬ... в выделенной области Поля сводной таблицы, чтобы открыть диалоговое окно Создание связи, как показано на приведенном ниже снимке экрана.
   
   

5. В области Таблица выберите пункт Disciplines из раскрывающегося списка.

6. В области Столбец (чужой) выберите пункт SportID.

7. В области Связанная таблица выберите пункт Sports.

8. В области Связанный столбец (первичный ключ) выберите пункт SportID.

9. Нажмите кнопку ОК.

Сводная таблица изменится с учетом новой связи. Но пока она имеет не совсем правильный вид из-за порядка полей в области СТРОКИ. Дисциплина — это подкатегория вида спорта, но поскольку мы расположили дисциплины выше видов спорта в области СТРОКИ, она не организована должным образом. Этот нежелательный порядок показан на приведенном ниже снимке экрана.

1. В области СТРОКИ переместите пункт Спорт над дисциплиной. Это гораздо лучше, и в сводной таблице отображаются данные, как вы хотите их видеть, как показано на следующем экране.
   
   

При этом Excel создает модель данных, которую можно использовать глобально во всей книге в любой сводной таблице и диаграмме, а также в Power Pivot и отчете Power View. Основой модели данных являются связи между таблицами, определяющие пути навигации и вычисления данных.

В следующем руководстве расширение связей модели данных с помощью Excel, Power Pivotи DAX вы будете опираться на полученные здесь знания и пошагово расширить модель данных с помощью мощной и визуальной надстройки Excel под названием Power Pivot. Вы также узнаете, как вычислять столбцы в таблице и использовать этот вычисляемый столбец, чтобы в модель данных можно было добавить несвязанную таблицу.

Контрольная точка и тест

Повторение изученного материала

Теперь у вас есть книга Excel, которая содержит сводную таблицу с доступом к данным в нескольких таблицах (некоторые из них были импортированы отдельно). Вы освоили операции импорта из базы данных, из другой книги Excel, а также посредством копирования и вставки данных в Excel.

Чтобы данные работали вместе, потребовалось создать связь между таблицами, которую Excel использует для согласования строк. Вы также узнали, что наличие в таблице столбцов, согласующих данные в другой таблице, необходимо для создания связей и поиска связанных строк.

Вы готовы перейти к следующему учебнику этого цикла. Вот ссылка:

Учебник. Расширение связей модели данных с использованием Excel, Power Pivot и DAX

ТЕСТ

Хотите проверить, насколько хорошо вы усвоили пройденный материал? Приступим. Этот тест посвящен функциям, возможностям и требованиям, о которых вы узнали в этом учебнике. Внизу страницы вы найдете ответы на вопросы. Удачи!

Вопрос 1. Почему так важно преобразовывать импортируемые данные в таблицы?

A. Их не нужно преобразовывать в таблицы, потому что все импортированные данные преобразуются в таблицы автоматически.

Б. При преобразовании импортированных данных в таблицы они будут исключены из модели данных. Только если они исключены из модели данных, они доступны в сводных таблицах, Power Pivot и Power View.

C. Если преобразовать импортированные данные в таблицы, их можно включить в модель данных, и они будут доступны в сводных таблицах, Power Pivot и Power View.

D. Импортированные данные нельзя преобразовать в таблицы.

Вопрос 2. Какие из указанных ниже источников данных можно импортировать в Excel и включить в модель данных?

A. Базы данных Access и многие другие базы данных.

B. Существующие файлы Excel.

C. Все, что можно скопировать и вставить в Excel, а также отформатировать как таблицу, включая таблицы данных на веб-сайтах, документы и любые иные данные, которые можно вставить в Excel.

D. Все вышеперечисленное.

Вопрос 3. Что произойдет в сводной таблице, если изменить порядок полей в четырех областях полей сводной таблицы?

A. Ничего. После размещения полей в области полей сводной таблицы их порядок изменить нельзя.

B. Формат сводной таблицы изменится в соответствии с макетом, но это не повлияет на базовые данные.

C. Формат сводной таблицы изменится в соответствии с макетом, но при этом базовые данные будут изменены без возможности восстановления.

D. Базовые данные изменятся, что приведет к созданию новых наборов данных.

Вопрос 4. Что необходимо для создания связи между таблицами?

A. Ни в одной из таблиц не может быть столбца, содержащего уникальные, не повторяющиеся значения.

B. Таблица не должна быть частью книги Excel.

C. Столбцы не должны быть преобразованы в таблицы.

D. Ни один из вышеперечисленных ответов не является правильным.

Ответы на вопросы теста

1. Правильный ответ: C

2. Правильный ответ: D

3. Правильный ответ: B

4. Правильный ответ: D