Сохранение или преобразование в PDF или XPS в классических приложениях Office

В приложениях Office вы можете сохранять или преобразовывать файлы в формат PDF, чтобы делиться ими или печатать их в типографии. Дополнительное программное обеспечение или надстройки не требуются.

Использовать формат PDF, если вы хотите, чтобы файл отвечал таким условиям:

файл должен выглядеть одинаково на большинстве компьютеров;
файл должен быть меньшего размера;
требуется совместимость с отраслевым стандартом.

Примерами являются резюме, юридические документы, информационные бюллетени, файлы, предназначенные для чтения (без редактирования) и печати, а также файлы, предназначенные для профессиональной печати.

Важно:

Многие программы, включая Microsoft Word, могут открывать и редактировать PDF-файлы. Просто предоставить общий доступ к чему-либо в формате PDF недостаточно, чтобы гарантировать, что получатель не сможет изменить файл.
При преобразовании электронной таблицы в PDF-файл внутренние ссылки в электронной таблице будут потеряны во время преобразования, поэтому их потребуется проверить. Однако внешние ссылки на другие источники будут в порядке.

Чтобы просмотреть пошаговые инструкции, выберите приложение Office в раскрывающемся списке.

Используемое приложение Office:

Откройте таблицу или отчет, которые требуется опубликовать в формате PDF.
На вкладке Внешние данные в группе Экспорт выберите PDF или XPS.
В поле Имя файла введите или выберите имя документа.
В списке Тип файла выберите PDF (*.pdf).
- Если документ требует высокого качества печати, выберите Стандартный (публикация в Интернете и печать).
- Если размер файла важнее качества печати, выберите Минимальный размер (публикация в Интернете).
Выберите Параметры , чтобы задать страницу для печати, выбрать, следует ли печатать разметку, и выбрать параметры вывода. Нажмите кнопку ОК .
Выберите Опубликовать.

Примечание: Вы не можете сохранять листы Power View как PDF-файлы.

Перейдите на вкладку Файл .
Выберите Сохранить как .Чтобы открыть диалоговое окно Сохранить как в Excel 2013 или Excel 2016, необходимо выбрать расположение и папку.
В поле Имя файла введите имя файла, если вы еще этого не сделали.
В списке Тип файла выберите PDF (*.pdf).
- Если вы хотите открыть файл в выбранном формате после сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации проверка .
- Если документ требует высокого качества печати, выберите Стандартный (публикация в Интернете и печать).
- Если размер файла важнее качества печати, выберите Минимальный размер (публикация в Интернете).
Выберите Параметры , чтобы задать страницу для печати, выбрать, следует ли печатать разметку, и выбрать параметры вывода. Дополнительные сведения о диалоговом окне Параметры в Excel см. в разделе Дополнительные сведения о параметрах PDF . По завершении нажмите кнопку ОК .
Выберите Сохранить .

Перейдите на вкладку Файл .
Выберите Экспорт .
В разделе Экспорт текущего выберите часть записной книжки, которую нужно сохранить в формате PDF.
В разделе Выбор формата выберите PDF (*.pdf) , а затем выберите Экспорт .
В диалоговом окне Сохранить как в поле Имя файла введите имя записной книжки.
Выберите Сохранить .

Перейдите на вкладку Файл .
Выберите Сохранить как .Чтобы открыть диалоговое окно Сохранить как в PowerPoint 2013 или PowerPoint 2016 , необходимо выбрать расположение и папку.
В поле Имя файла введите имя файла, если вы еще этого не сделали.
В списке Тип файла выберите PDF (*.pdf).
- Если вы хотите, чтобы файл открылся в выбранном формате после сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации проверка.
- Если документ требует высокого качества печати, выберите Стандартный (публикация в Интернете и печать).
- Если размер файла важнее, чем качество печати, выберите Минимальный размер (публикация в Интернете).
Выберите Параметры , чтобы задать страницу для печати, выбрать, следует ли печатать разметку, и выбрать параметры вывода. По завершении нажмите кнопку ОК .
Выберите Сохранить .

На вкладке Файл выберите Сохранить как .Чтобы открыть диалоговое окно Сохранить как в Project 2013 или Project 2016, необходимо выбрать расположение и папку.
В поле Имя файла введите имя файла, если вы еще этого не сделали.
В списке Тип файла выберите PDF-файлы (*.pdf) или XPS-файлы (*.xps) и нажмите кнопку Сохранить .
В диалоговом окне Параметры экспорта документов выберите диапазон публикации , независимо от того, следует ли включать сведения о непечатной печати и соответствие требованиям ISO 19500-1 (только в ФОРМАТЕ PDF).

Советы по форматированию

Приложение Project не поддерживает все возможные функции форматирования документов PDF или XPS, но с помощью некоторых параметров печати вы можете изменять вид конечного документа.

Выберите Файл > Печать , а затем измените любой из следующих параметров:

даты;
ориентация;
размер бумаги;
параметры страницы.

В диалоговом окне Настройка страницы можно изменить параметры на следующих вкладках:

"Поля",
"Легенда",
"Вид".

Перейдите на вкладку Файл .
Выберите Сохранить как .Чтобы открыть диалоговое окно Сохранить как в Publisher 2013 или Publisher 2016, необходимо выбрать расположение и папку.
В поле Имя файла введите имя файла, если вы еще этого не сделали.
В списке Тип файла выберите PDF (*.pdf).
Если вы хотите изменить способ оптимизации документа, выберите Изменить . (Выберите Параметры в Publisher 2013 или Publisher 2016.)
- Внесите все необходимые изменения в разрешение изображения и непечатаемые сведения.
- Выберите Параметры печати , чтобы внести изменения в параметры печати документа.
- По завершении нажмите кнопку ОК .
Если вы хотите, чтобы файл открылся в выбранном формате после сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации проверка.
Выберите Сохранить .

Перейдите на вкладку Файл .
Выберите Сохранить как .Чтобы открыть диалоговое окно Сохранить как в Visio 2013 или Visio 2016, необходимо выбрать расположение и папку.
В поле Имя файла введите имя файла, если вы еще этого не сделали.
В списке Тип файла выберите PDF (*.pdf).
- Если вы хотите открыть файл в выбранном формате после сохранения, установите флажок Автоматически просматривать файл после сохранения проверка.
- Если документ требует высокого качества печати, выберите Стандартный (публикация в Интернете и печать).
- Если размер файла важнее качества печати, выберите Минимальный размер (публикация в Интернете).
Выберите Параметры , чтобы задать страницу для печати, выбрать, следует ли печатать разметку, и выбрать параметры вывода. Нажмите кнопку ОК .
Выберите Сохранить .

Если файл был сохранен ранее, выберите Файл > Сохранить копию.Если файл не сохранен, выберите Файл > Сохранить как.
Нажмите кнопку Обзор , чтобы выбрать расположение на компьютере, в котором вы хотите сохранить файл.
В раскрывающемся списке выберите PDF.
Нажмите кнопку Сохранить.

Выберите Дополнительные параметры > Параметры , чтобы настроить pdf-файл.

Чтобы создать PDF-файл только из некоторых страниц документа, выберите параметр в разделе Диапазон страниц.
Чтобы включить отслеживаемые изменения в PDF-файл, в разделе Опубликовать что выберите Документ с разметкой. В противном случае убедитесь, что выбран параметр Документ .
Чтобы создать набор закладок в PDF-файле, выберите Создать закладки с помощью. Затем выберите Заголовки или, если вы добавили закладки в документ, Word Закладки.
Если вы хотите включить свойства документа в PDF-файл, убедитесь, что выбраны свойства документа .
Чтобы упростить чтение документа для программного обеспечения для чтения с экрана, выберите Теги структуры документа для специальных возможностей.
Соответствие стандарту ISO 19005-1 (PDF/A) Этот параметр предписывает создать PDF-документ, используя стандарт архивации 1.7 PDF. Стандарт PDF/A позволяет гарантировать, что при открытии на другом компьютере документ будет выглядеть точно так же.
Точечный текст, если шрифты не могут быть внедрены Если невозможно внедрить шрифты в документ, при создании PDF-файла используется точечный рисунок текста, чтобы PDF-документ выглядел так же, как оригинальный. Если этот параметр не выбран и в файле используется невстраиваемый шрифт, программа чтения PDF-файлов может применить другой шрифт.
Шифрование документа с помощью пароля Выберите этот параметр, чтобы ограничить доступ к PDF-файлу людям, у которых нет пароля. При нажатии кнопки ОК Word откроется поле Шифровать pdf-документ, в котором можно ввести и повторно ввести пароль.

Открытие PDF-файла в Word и копирование содержимого из него

Вы можете скопировать из PDF-документа нужное содержимое, открыв его в Word.

Перейдите в раздел Файл > Открыть и перейдите к PDF-файлу. Word откроет PDF в новом файле. Вы можете скопировать нужное содержимое, включая изображения и схемы.

Формат PDFсохраняет форматирование документов и позволяет обмениваться файлами с другими пользователями. При просмотре PDF-файла в Интернете и выводе его на печать сохраняется его исходное представление. Формат PDF также полезен для документов, предназначенных для промышленной печати. Формат PDF используется во многих учреждениях и организациях и поддерживается большим числом средств просмотра на различных платформах, чем формат XPS.

Формат XPS — это электронный формат файла, который сохраняет форматирование документа и позволяет совместно использовать файлы. Формат XPS гарантирует, что при просмотре файла на компьютере и при его печати будет сохранено исходное форматирование и данные файла нельзя будет легко изменить.

Важно: Большинство современных веб-браузеров могут открывать и отображать PDF-файл. Однако если у вас установлена более старая операционная система, на устройстве может потребоваться средство чтения PDF, например Средство чтения Acrobat, доступное в Adobe Systems.

Сохранение или преобразование в PDF или XPS в классических приложениях Office

Дополнительные сведения

Нужна дополнительная помощь?

Нужны дополнительные параметры?

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!