Сортировка данных в диапазоне или таблице

1. Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.

2. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.

   • Чтобы быстро отсортировать значения по возрастанию, нажмите кнопку (Сортировка от А до Я).

   • Чтобы быстро отсортировать значения по убыванию, нажмите кнопку (Сортировка от Я до А).

1. Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.

2. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.

   • Для сортировки чисел по возрастанию нажмите кнопку (Сортировка от минимального к максимальному).

   • Для сортировки чисел по убыванию нажмите кнопку (Сортировка от максимального к минимальному).

1. Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.

2. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.

   • Чтобы отсортировать значения по возрастанию, щелкните (Сортировка от старых к новым).

   • Чтобы отсортировать значения от поздних дат или значений времени к ранним, нажмите кнопку (Сортировка от новых к старым).

Возможно, вы захотите выполнить сортировку по двум или нескольким столбцам или строкам, чтобы сгруппировать данные с одинаковыми значениями в одном столбце или строке, а затем отсортировать эти группы с одинаковыми значениями по другому столбцу или строке. Например, если есть столбцы "Отдел" и "Сотрудник", можно сначала выполнить сортировку по столбцу "Отдел" (для группировки всех сотрудников по отделам), а затем — по имени (для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке). Можно одновременно выполнять сортировку по 64 столбцам.

1. Выделите любую ячейку в диапазоне данных.

   

2. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.

   

3. В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.

   

4. В поле Сортировка выберите тип сортировки. Выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы выполнить сортировку по текстовым значениям, числам или значениям даты и времени, выберите пункт Значения.

   • Чтобы выполнить сортировку по формату, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.

5. В разделе Порядок выберите порядок сортировки. Выполните одно из следующих действий.

   • Для текстовых значений выберите От А до Я или От Я до А.

   • Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.

   • Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.

   • Чтобы выполнить сортировку по настраиваемому списку, выберите пункт Настраиваемый список.

6. Для добавления к сортировке следующего столбца нажмите кнопку Добавить уровень, а затем повторите шаги с третьего по пятый.

   

7. Чтобы скопировать сортируемый столбец, выделите его и нажмите кнопку Копировать уровень.

8. Чтобы удалить столбец для сортировки, выделите соответствующую запись и нажмите Удалить уровень.

   : В списке необходимо оставить хотя бы одну запись.

9. Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выделите запись нужного столбца и щелкните стрелку Вверх или Вниз рядом с кнопкой Параметры.
   
   Столбцы с более высокой позицией в списке будут отсортированы раньше, чем столбцы с более низкой позицией.

Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.

1. Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.

2. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.

   

3. В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.

   

4. В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.

   

5. В группе Порядок щелкните стрелку рядом с кнопкой, а затем в зависимости от типа формата выберите цвет шрифта, цвет заливки ячейки или значок ячейки.

6. Затем выберите последовательность сортировки. Выполните одно из указанных ниже действий.

   • Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вверх или влево, выберите вариант Сверху для сортировки по столбцу и Слева для сортировки по строке.

   • Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вниз или вправо, выберите вариант Снизу для сортировки по столбцу и Справа для сортировки по строке.

     : Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.

7. Чтобы задать следующий цвет ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, нажмите кнопку Добавить уровень и повторите шаги 3–5.

   Убедитесь в том, что в поле Затем по выбран тот же столбец и что сделан тот же выбор в поле Порядок.

   Повторите эти операции для каждого дополнительного цвета ячеек, шрифта или значка, которые необходимо включить в сортировку.

Для сортировки в порядке, заданном пользователем, можно применять настраиваемые списки. Например, столбец может содержать значения, по которым вы хотите выполнить сортировку, такие как "Высокий", "Средний" и "Низкий". Как настроить сортировку, чтобы сначала отображались значения "Высокий", затем — "Средний", а в конце — "Низкий"? Если отсортировать их в алфавитном порядке (от А до Я), то значения "Высокий" будут отображаться вверху, но за ними окажутся значения "Низкий", а не "Средний". А при сортировке от Я до А значения "Средний" окажутся в самом верху. В действительности значения "Средний" всегда, независимо от порядка сортировки должны отображаться в середине. Вы можете решить эту проблему, создав настраиваемый список.

1. При необходимости создайте настраиваемый список.

   1. В диапазоне ячеек введите значения, по которым необходимо выполнить сортировку, в нужном порядке, например в порядке убывания.

      

   2. Выделите диапазон ячеек, в которые были введены значения. В описанном выше примере выделите ячейки A1:A3.

   3. Выберите пункты Файл > Параметры > Дополнительно > Общие > Изменить списки, затем в диалоговом окне Списки нажмите кнопку Импорт и дважды нажмите кнопку ОК.

      : 

      • Пользовательские списки можно создавать только на основе значений (текстовых, числовых или значений даты и времени). Создать настраиваемый список на основе формата (цвета ячейки, цвета шрифта или значков) нельзя.

      • Максимальная длина пользовательского списка составляет 255 символов, и первое значение не может начинаться с цифры.

2. Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.

3. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.

   

4. В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по или Затем по укажите столбец для сортировки по настраиваемому списку.

5. В поле Порядок выберите пункт Настраиваемый список.

6. В диалоговом окне Списки выберите нужный список. В нашем примере нужно выбрать список Высокий, Средний, Низкий.

7. Нажмите кнопку ОК.

1. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.

   

2. В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.

   

3. В диалоговом окне Параметры сортировки установите флажок Учитывать регистр.

   

4. Дважды нажмите кнопку ОК.

Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.

1. Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.

2. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.

   

3. В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.

   

4. В диалоговом окне Параметры сортировки в группе Сортировать выберите пункт столбцы диапазона, а затем нажмите кнопку ОК.

   

5. В группе Строка в поле Сортировка по выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).

   

   : Если строка заголовка содержит текст, а вам нужно отсортировать столбцы по числам, добавьте новую строку над диапазоном данных и укажите в ней числа в нужном порядке.

6. Чтобы выполнить сортировку по значению, выберите один из вариантов в раскрывающемся списке "Порядок".

   1. Для текстовых значений выберите вариант От А до Я или От Я до А.

   2. Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.

   3. Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.

7. Чтобы выполнить сортировку по цвету ячейки, цвету шрифта или значку, сделайте следующее.

   1. В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.

   2. В списке Порядок выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок, а затем — вариант Слева или Справа.

Чтобы выполнить сортировку по части значения в столбце, например части кода (789-WDG-34), фамилии (Регина Покровская) или имени (Покровская Регина), сначала необходимо разбить столбец на две или несколько частей таким образом, чтобы значение, по которому нужно выполнить сортировку, оказалось в собственном столбце. Чтобы разбить значения в ячейке на части, можно воспользоваться текстовыми функциями или мастером текстов. Дополнительные сведения и примеры см. в статьях Разбивка текста по разным ячейкам и Разбивка текста по разным столбцам с помощью функций.

К счастью, Excel выдает предупреждение, если обнаруживает подобную попытку:

Если вы не собирались сортировать данные таким образом, выберите вариант автоматически расширить выделенный диапазон, в противном случае — сортировать в пределах указанного выделения.

Если результат не соответствует желаемому, нажмите кнопку Отменить .

Если результаты сортировки данных не соответствуют ожиданиям, сделайте следующее.

Проверьте, не изменились ли значения, возвращаемые формулами    Если сортируемые данные содержат одну или несколько формул, значения, возвращаемые ими, при пересчете листа могут измениться. В этом случае примените сортировку повторно, чтобы получить актуальные результаты.

Перед сортировкой отобразите скрытые строки и столбцы    При сортировке по столбцам скрытые строки не перемещаются, а при сортировке по строкам не перемещаются скрытые столбцы. Перед сортировкой данных целесообразно отобразить скрытые строки и столбцы.

Проверьте текущий параметр языкового стандарта    Порядок сортировки зависит от выбранного языка. Убедитесь в том, что на панели управления в разделе Региональные параметры или Язык и региональные стандарты задан правильный языковой стандарт. Сведения о том, как изменить параметр языкового стандарта, см. в справке Microsoft Windows.

Вводите заголовки столбцов только в одну строку    Если необходимо использовать заголовки из нескольких строк, установите перенос слов в ячейке.

Включите или отключите строку заголовков    Обычно рекомендуется отображать строку заголовков при сортировке по столбцам, так как она облегчает восприятие данных. По умолчанию значение в заголовке не включается в сортировку. Но в некоторых случаях может потребоваться включить или отключить заголовок, чтобы значение в заголовке включалось или не включалось в сортировку. Выполните одно из следующих действий.

• Чтобы исключить из сортировки первую строку данных (заголовок столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и установите флажок Мои данные содержат заголовки.

• Чтобы включить в сортировку первую строку данных (так как она не является заголовком столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и снимите флажок Мои данные содержат заголовки.