Центр записей предназначен для использования в качестве централизованного репозитория для хранения записей предприятия, таких как юридические и финансовые документы, и управления ими. Его возможности охватывают весь процесс управления записями — от сбора до ликвидации.
Шаблон сайта центра записей похож на другие сайты SharePoint тем, что он является общим репозиторием для документов и поддерживает совместную работу пользователей сайта. Тем не менее, это предварительно настроенный сайт, специально разработанный для того, чтобы помочь организациям реализовать систему хранения записей и управления ими. В него встроены такие полезные возможности, как управление версиями, аудит, управление метаданными, функции eDiscovery и настраиваемая маршрутизация записей.
Примечание: В SharePoint мы предоставили метки хранения для объявления содержимого в качестве записей, что эффективно заменяет необходимость в использовании центра записей. Если вы используете центр записей, вы можете продолжать использовать его вместе с метками хранения. Но в дальнейшем для управления записями рекомендуется использовать метки хранения, а не центр записей.
Определение плана управления записями
На высшем уровне процесс проектирования сайта центра записей для внедрения программы управления записями включает два основных этапа, описанных ниже.
-
Предприятию необходимо разработать стратегию и формальный план управления записями. Это совместный проект, включающий координированные действия ответственных за ведение записей, ответственных за обеспечение соответствия требованиям, ИТ-специалистов и информационных работников.
-
Затем необходимо настроить один или несколько сайтов центра записей для реализации плана управления записями.
Перечисленные ниже разделы дают краткую характеристику основных компонентов каждого их этих этапов.
Планирование управления записями
Прежде чем настраивать сайт центра записей в качестве решения для управления записями, предприятию нужно разработать формальный план своей стратегии. Конкретные элементы такого плана скорее всего будут уникальными для каждой организации или предприятия. Но практически все планы управления записями включают следующие документы и процедуры:
План файлов План файлов описывает типы документов или элементов, которые являются официальными записями предприятия. В нем указывается место хранения записей и отличительные свойства разных типов записей. Данный план служит в качестве общего набора политик, процессов и рекомендаций, используемых при создании, хранении записей и управлении ими. Этот план должен охватывать все записи на любых носителях, в том числе бумажные документы, записи в блогах и на вики-страницах, электронные файлы и сообщения электронной почты. В нем также должен быть указан способ классификации каждой их записей, ее защиты и, в конечном счете, удаления. Кроме того, в плане должно уделяться внимание вопросам, связанным с определенными категориями записей, такими как конфиденциальные сведения, жизненно важные документы, коммерческие тайны и неподлежащая разглашению информация. И наконец, в плане необходимо перечислить лиц, ответственных за управление записями каждого из типов.
Библиотеки записей Библиотеки записей — это, по сути, библиотеки документов, которые создаются для классификации и хранения важных записей. Вы создадите библиотеку записей для каждого типа записи, которую вы хотите сохранить. Записи автоматически пересылаются в соответствующую библиотеку в соответствии с параметрами, заданными в организаторе контента.
Типы контента Типы контента определяют типы записей, которые требуется хранить, и их уникальные свойства. Определив типы контента для конкретных типов записей, организация может гарантировать, что каждая из этих групп контента управляется единообразно. Документы Office, файлы PDF и TIFF (отсканированные изображения), сообщения электронной почты, разговоры в службе обмена мгновенными сообщениями, видеофайлы и физические записи можно классифицировать и хранить под созданным вами типом контента. Например, все записи с названием "контракт" в системе управления записями SharePoint будут обрабатываться одинаково. Использование типов контента для классификации и хранения записей служит альтернативой библиотекам записей.
Расписание хранения Расписание хранения задает период хранения каждого типа записей, указанного в плане файлов, и процесс его удаления по окончании этого периода. Рекомендации в расписании хранения, как правило, приводятся с учетом законодательных требований, рисков предприятия и деловых потребностей. Более того, обычно в расписании хранения описываются непредвиденные случаи, связанные с управлением рисками, которые определяют период хранения каждого типа записей.
Документ о соответствии требованиям Документ о соответствии требованиям определяет правила, которых должны придерживаться ИТ-системы, предназначенные для управления записями, обязательные возможности этих систем, а также типы постоянного контроля, которые должны поддерживаться такими системами в целях соблюдения требований.
-
Формальная процедура приостановки удаления записей Данная процедура, часто называемая удержанием, подробно описывает способ, используемый на предприятии для приостановки удаления записей в некоторых ситуациях, например в случае судебного разбирательства, аудита или расследования.
-
Система мониторинга и отчетности по управлению записями Чтобы гарантировать, что сотрудники предприятия организуют, используют записи и управляют ими в соответствии с установленными политиками и процедурами, программа управления записями должна включать процедуру или систему мониторинга и отчетности по управлению записями.
Настройка сайта центра записей
Когда специалисты предприятия приступят к подробному планированию управления записями и разработают формальный план данной процедуры, они могут создать и настроить сайт центра записей для оказания помощи при внедрении данной программы.
Чтобы настроить сайт центра записей, выполните указанные ниже действия.
-
Создайте библиотеки и списки записей для хранения каждого типа записей, указанных в плане файлов, и управления ими.
-
Для каждого типа контента в плане записей рекомендуется создать одну библиотеку.
-
Записи, передаваемые в центр, направляются в соответствующий список или библиотеку.
-
-
Создайте столбцы для соответствующих библиотек документов, списков или типов содержимого, в которых будут содержаться и отображаться метаданные для всех типов записей, указанных в плане файлов.
-
Задайте политики управления сведениями для каждого типа записей на сайте центра. Эти политики должны отражать периоды хранения и требования аудита, указанные в плане файлов, принятом на предприятии, а также в расписании хранения.
-
Настройте организатор контента для перенаправления записей каждого типа в подходящее место. При отправке записей на сайт центра записей, вручную или автоматически, приложение использует эту функцию для классификации записи на сайте центра записей и выбора места ее назначения.
