Applies ToOutlook для Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013

Общедоступные папки в Outlook предоставляют прекрасные возможности для сбора, упорядочивания и совместного использования сведений относительно определенных тем и проектов в пределах организации. В данном случае "общедоступный" означает видимый для сотрудников организации, а не для всех пользователей. Добавляя сообщение в общедоступную папку, вы не отправляете его электронным письмом, поэтому оно не попадает в чей-то почтовый ящик. Вместо этого пользователи могут в любое время обращаться к общедоступной папке, чтобы просмотреть интересующие их записи.

Важно: Для использования общедоступных папок с Outlook необходимы Microsoft Exchange Server и учетная запись электронной почты Exchange. Многие домашние и личные учетные записи электронной почты не используют Exchange.

Шаг 1. Сотрудничество с администратором Exchange

Ваша организация может запрещать использование общедоступных папок или вводить специальные политики их использования. Это можно узнать у администратора. Если в вашей организации разрешено и поддерживается использование общедоступных папок, но нет общедоступной папки верхнего уровня, попросите администратора Exchange создать ее.

При наличии доступа к общедоступной папке верхнего уровня нажмите клавиши CONTROL+6 для отображения ее содержимого в области папок Outlook.

Шаг 2. Создание папки

  1. Нажмите клавиши CONTROL+6 для отображения общих папок в области папок.

    Важно: Если раздел Общедоступные папки не отображается в области папок, обратитесь к локальному администратору электронной почты Exchange. Они должны настроить его для вас.

  2. Нажмите элемент Общие папки правой кнопкой мыши и выберите команду Создать папку.

    Общие папки

  3. Присвойте имя папке и нажмите ОК.

Советы: 

  • Вы можете добавить общедоступную папку в папки Избранное . Затем в Outlook Web App можно выполнять определенные функции в тех же общедоступных папках, например создавать, обновлять или удалять элементы. Эти действия можно выполнить в общедоступных папках "Календарь", "Контакт", "Почта" и "Почта".

  • Чтобы добавить общедоступную папку в избранное, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите Добавить в избранное....

  • Сведения об использовании избранных папок в Outlook Web App см. в статье Работа с папками сообщений в Outlook Web App.

Шаг 3. Назначение пользователям и группам разрешений на доступ к папке

По умолчанию Outlook предоставляет разрешения только вам, как создателю общедоступной папки, поэтому вам нужно специально предоставить разрешения пользователям, чтобы они могли читать и публиковать содержимое в папке. Затем вы должны предоставить другим пользователям разрешения на чтение и добавление записей в папку. См. статью Изменение разрешений для общедоступной папки.

Начало работы с общедоступными папками

Ниже приведены стандартные примеры использования общедоступных папок в пределах организации.

Интерактивные обсуждения

Храните каждую тему обсуждения в отдельной вложенной папке. При необходимости назначьте разрешения для каждой вложенной папки (если нужно ограничить доступ к папкам, содержащим конфиденциальные сведения). Можно также назначить модератора для каждой темы, чтобы контролировать добавление записей и удалять записи, которые не отвечают корпоративным стандартам или нарушают политику организации.

Совместное использование календарей, списков контактов и списков задач

Можно добавлять к записям календари, контакты, задачи или списки задач, чтобы поделиться ими с пользователями, у которых есть доступ к общедоступной папке. Это упрощает общение и совместную работу над командными проектами.

Отличия между почтовыми и общедоступными папками

  • При переходе от почтовой к общедоступной папке кнопка Создать сообщение над областью папок меняется на кнопку Создать запись, так как в общедоступной папке создают записи, а не отправляют сообщения.

  • При ответе на публикацию в общедоступной папке нет кнопки Ответить всем . Любой пользователь, просматривающий содержимое папки, может просмотреть вашу публикацию.

Подробнее о папках Outlook

Переключение между папками Outlook

Назначение и изменение разрешений для общедоступной папки

Нужна дополнительная помощь?

Нужны дополнительные параметры?

Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.

В сообществах можно задавать вопросы и отвечать на них, отправлять отзывы и консультироваться с экспертами разных профилей.