Рекомендации для организаций при использовании календаря Outlook

Календарь Outlook полностью интегрируется с электронной почтой, контактами и другими функциями. Эта возможность делает календарь одним из наиболее часто используемых элементов Outlook. В этой статье рассказано о различных функциях календаря. Кроме того, в ней описаны улучшения календаря, делающие работу с ним более единообразной.

Работа в сценарии с руководителем и представителем

Если это разрешено в организации, настройте Outlook для подключения к своему почтовому ящику Exchange, используя режим кэширования Exchange. Это обеспечивает наилучшую производительность.

Новые версии Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook для iOS, Outlook для Android и Microsoft Outlook для Mac включают множество улучшений функции делегирования. Дополнительные сведения об этих версиях см. в указанном ниже разделе.

Функция делегата Outlook в смешанных версиях Microsoft Outlook и Entourage

Для новых сценариев совместного использования моделей (REST) рекомендуется использовать упрощенные уровни разрешений (может изменять, просматривать названия и расположения и т. д.), а не настраивать разрешения для делегатов. Пользовательские уровни разрешений не поддерживаются в новой модели общего доступа и могут привести к непредвиденным результатам.

Ограничение количества представителей

Outlook не ограничивает число делегатов, которые можно добавить. Однако рекомендуется предоставить разрешения редактора только одному (1) делегату. Это позволяет отслеживать, когда и как было обработано собрание. Учитывая тот факт, что делегат может использовать несколько устройств для доступа к данным, наличие большого числа делегатов с разрешениями редактора очень трудно определить, почему собрания отсутствуют или устарели.

Даже если вы предоставили разрешения уровня Редактор одному представителю, не добавляйте большое количество представителей с разрешениями уровня Читатель или Участник. Это объясняется тем, что добавление большого количества представителей может привести к исчерпанию других ресурсов. Например, может быть достигнуто ограничение размера для данных правил. При добавлении представителя происходят различные изменения:

Outlook применяет разрешения к соответствующим папкам.
Атрибут PublicDelegates Active Directory обновляется для предоставления делегату разрешений «Отправить от имени».
Outlook добавляет делегата к правилу пересылки в почтовом ящике руководителя. В результате приглашения на собрания пересылаются делегату.
Outlook сохраняет дополнительные сведения о делегате в почтовом ящике руководителя.

Каждая из этих областей может иметь разные ограничения. Приближение к ограничениям может влиять на производительность и стабильность работы.

Примечания.

Во время разработки и тестирования продукта корпорация Майкрософт использовала не более четырех (4) делегатов. Кроме того, делегаты использовали только. Устройства не тестировались.
Если делегата с разрешениями уровня Редактор необходимо заменить на некоторое время, измените разрешения уровня Редактор на Читатель или нет. Затем предоставьте разрешения редактора новому или резервному делегату.

Работа с повторяющимися собраниями

Установка дат окончания и ограничение количества повторений

Outlook позволяет легко запланировать собрание с несколькими регулярными встречами. Рекомендуется всегда задавать дату окончания и ограничивать повторяющиеся ряды определенным числом вхождений. Скорее всего, повторяющиеся собрания в какой-то момент потребуют изменений. Например, участники будут добавлены в одно событие или удалены из него, либо место или время собрания изменится в связи с датами отпуска или непредвиденными обстоятельствами. Outlook сохраняет каждое из этих уникальных изменений в виде исключения собрания. Собрания с очень большим количеством исключений приводят к серии собраний, которым трудно управлять. Кроме того, это может привести к непредвиденному поведению. Вы всегда можете создать новый ряд собраний по завершении текущего. При рассмотрении количества вхождений учитывайте частоту. В течение года дважды еженедельное собрание будет иметь примерно на 90 встреч больше, чем ежемесячное собрание в течение этого же периода.

Завершение повторяющегося собрания раньше исходной даты окончания

Хотя можно отменить повторяющееся собрание, лучше изменить дату окончания ряда собраний. Это позволяет отслеживать собрания, которые проводились в прошлом. Если совсем отменить повторяющееся собрание, эти сведения будут утрачены. Лучше всего задать новую дату окончания, а затем отправить обновление всем участникам. В результате ряд собраний будет завершен досрочно, при этом будут сохранены сведения о предыдущих собраниях.

Примечания:

Если ряд собраний завершится раньше, исключения, связанные с повторяющимся собранием, будут потеряны. Дополнительные сведения об исключениях см. в разделе "Установка дат окончания и ограничение количества повторений" выше.
Эта рекомендация также применяется, если необходимо изменить тему существующей серии собраний. Завершите серию собраний раньше и создайте новое повторяющееся собрание, используя другую тему.

Дополнительные сведения об отмене всех будущих собраний из ряда см. в статье Отмена всех будущих собраний из ряда

Изменение организатора

В Outlook изменить организатора собрания невозможно. Чтобы изменить организатора повторяющегося собрания, завершите собрание. Для этого задайте более раннюю дату окончания собрания и отправьте обновление всем участникам. После завершения этого этапа новый организатор должен создать новое повторяющееся собрание.

Дополнительные сведения о задании более ранней даты окончания см. в статье Отмена собрания

Предотвращение использования повторяющегося собрания для общего доступа к вложениям

Вложения усложняют исключения для повторяющихся собраний. Каждое исключение содержит свою копию вложений. Когда к повторяющемуся собранию добавляются исключения, создаются новые копии вложений. Если вы внесете изменения в одну группу вложений, эти изменения не распространятся на другие исключения. Если требуется, чтобы все участники имели последнюю копию изменений для любого собрания, рекомендуется по возможности сохранять вложения в SharePoint или OneDrive и предоставлять общий доступ по ссылке.

Примечание: Действия по добавлению и удалению вложений в автономные неповторяющиеся собрания полностью поддерживаются.

Обработка всех приглашений на собрания и отмен собраний

Несмотря на то что вы можете удалить приглашение на собрание непосредственно из папки "Входящие", необходимо надлежащим образом ответить на приглашение на собрание, приняв или отклонив его. Для отмены собраний всегда используйте команду "Удалить из календаря" в папке "Входящие". Избегайте удаления собраний непосредственно из модуля "Календарь".

Предотвращение копирования собраний

По умолчанию Outlook удаляет все связи между скопированным собранием и исходным собранием. Это помогает предотвратить расхождения в данных. Более новые версии Outlook добавить в тему текстовую строку Copy:. Благодаря ней можно легко определить, что собрание является копией.

Начиная с Outlook версии 2311 копирование собраний больше не поддерживается. Это намеренное изменение, чтобы предотвратить копирование собраний. Действия с копиями собраний приводят к непредвиденным результатам, поэтому собрания не рекомендуется копировать. Это уже давно задокументированная лучшая практика. Чтобы ограничить непредвиденные результаты, команда Outlook реализовала блокировку копирования собраний.

Дополнительные сведения о недавнем обновлении для блокировки копирования собраний см. в следующих разделах:

Outlook блокирует копирование собраний с параметром "Копирование собраний не поддерживается".

Пересылка приглашений на собрание

При использовании Outlook для пересылки собрания пользователю, который изначально не был приглашен на собрание, Outlook отправляет организатору собрания уведомление о переадресации собрания. Когда организатор получает уведомление, новый участник добавляется в его собрание. Если существующим участникам необходимо знать, что к собранию был добавлен дополнительный участник, организатор должен открыть собрание и отправить его обновление всем участникам.

Примечание: Если вы хотите сообщить кому-то о собрании, но не пригласить его, просто перетащите приглашение на собрание из календаря на значок Почта в левой нижней части Outlook. При этом открывается сообщение электронной почты, содержащее сведения о собрании, которые вы хотите отправить. Имейте в виду, что получатели этого сообщения не добавляются к собранию, а только получают сведения о нем, такие как дата, время, тема и повестка дня.

Пользователям Microsoft Exchange

В Microsoft Exchange Server 2007 уведомление о пересылке приглашения на собрание является одной из функций помощника по ведению календаря. Если вы используете Outlook для подключения к почтовому ящику в организации Exchange Server, поведение перенаправления уведомлений о собрании может зависеть от параметров Exchange, если это настроено администратором Exchange. Например, администратор Exchange может запретить отправку таких уведомлений в удаленные домены.

Участникам обычно рекомендуется не пересылать приглашения на собрания, если они не относятся к той же организации Exchange, что и организатор. Пересылать их приемлемо, если выполняются все указанные ниже условия.

Участник использует Microsoft Outlook 2010 или более поздней версии.
Администратор Exchange участника разрешил отправку уведомлений о пересылке приглашений на собрания в удаленные домены.
Организатор использует клиент Microsoft Outlook.

Если участник собрания использует почтовую систему, отличную от Exchange, обычно рекомендуется не пересылать ему приглашение на собрания. Исключением являются следующие случаи:

Участник использует Microsoft Outlook 2010 или более поздней версии.
Организатор использует клиент Microsoft Outlook.

Если по какой-либо причине организатор не получат уведомление о пересылке приглашения на собрание, участники собрания не добавляются в собрание. Если организатор впоследствии изменит собрание и разошлет обновление, оно будет отправлено только исходным приглашенным. Участники, получившие пересланную копию приглашения на собрание, не получат обновление.

Если указанные выше ограничения не позволяют успешно и единообразно пересылать приглашения на собрания, лучше всего просто попросить организатора собрания добавить нужных участников. Это важно сделать в том случае, если вы не уверены, что ваша среда и среды нужных участников соответствуют указанным выше условиям.

Примечание: Делегаты Outlook не получают уведомления о пересылке приглашений на собрания.

Дополнительные рекомендации для пользователей Microsoft Exchange

Обслуживание устройств, подключающихся к календарю

Убедитесь, что на любом устройстве, которое подключается к вашему календарю, установлены все обновления. Некоторые устройства используют для синхронизации календаря и других папок службу Exchange ActiveSync. К этим устройствам относятся Устройства Outlook для iOS, Outlook для Android, Apple iOS и Android. Устройства BlackBerry Research In Motion (RIM) и некоторые другие также могут синхронизироваться с календарем.

Дополнительные сведения о некоторых известных проблемах см. в статье Текущие проблемы с Microsoft Exchange ActiveSync и сторонними устройствами.

Примечание: В некоторых случаях несколько клиентов Outlook и устройств могут одновременно изменять элементы, что приводит к конфликтам. Чтобы снизить вероятность этого, не работайте с одним и тем же элементом в нескольких клиентах или на нескольких устройствах в течение относительно короткого периода времени.

Поддержка надстроек, которые интегрируются с Outlook

Большинство, если не все, Outlook надстройки обращаются к Outlook данным. Надстройка может изменить элемент Outlook, который вы редактируют одновременно, в Outlook или на другом устройстве. Это может привести к конфликтам. Чтобы свести к минимуму вероятность, установите последние обновления для всех надстроек или программ, которые интегрируются с Outlook. Удалите или отключите любые из этих программ и надстроек, которые не используются или которые не нужно интегрировать с Outlook.

См. также

О помощнике по поддержке и восстановлению Microsoft

Сведения о средстве проверки календаря для Outlook (CalCheck)