В этой статье представлены основные понятия, связанные с работой с новыми функциями управляемых метаданных в SharePoint Server. Вы узнаете, как новые функции управляемых метаданных обеспечивают поддержку для внедрения формальных таксономий с помощью управляемых терминов. Здесь также поясняется, каким образом работают теги и как они связаны с функциями управляемых метаданных, такими как управляемые термины и корпоративные ключевые слова.
В этой статье
Функции управляемых метаданных
Новые функции управляемых метаданных в SharePoint Server включены в новом приложении службы управляемых метаданных, которое поддерживает два основных момента:
-
Публикация типов контента. Это совместное использование типов контента в семействах веб-сайтов и веб-приложениях. Дополнительные сведения о публикации типов контента см. в статье Общие сведения о типах контента и их публикации.
-
Таксономии. Это создание иерархических коллекций централизованно управляемых терминов (наборов терминов), которые можно использовать в качестве атрибутов элементов на сайтах SharePoint, и управление такими коллекциями. Эти наборы терминов можно совместно использовать в семействах веб-сайтов и веб-приложениях. Создавать наборы терминов и управлять ими можно с помощью специального компонента, который называется средством управления банками терминов.
Ключевые термины и понятия
Существует несколько ключевых терминов и понятий, которые полезны для понимания при работе с различными функциями метаданных в SharePoint Server. Эти знания помогут вам понять важную информацию, изложенную как в этой статье, так и в других статьях о функциях управляемых метаданных.
Таксономия
Таксономия — иерархическая классификация слов, меток и терминов с упорядочением по группам на основе сходства. Определить таксономию и управлять ею может один человек или несколько. Хорошо известный пример таксономии, которая используется для классификации экономических данных — Международная стандартная отраслевая классификация, разработанная ООН. Таксономии полезны, так как обеспечивают логическую иерархическую структуру метаданных, которые можно использовать для единообразной классификации информации.
Фолксономия
Фолксономия — это классификация, которая является результатом совместного применения слов, меток и терминов на сайте его пользователями. Если вы когда-нибудь видели облако тегов на веб-сайте, то знайте, что это визуальное представление фолксономии. На рисунке ниже показана веб-часть "Облако тегов" на сайте SharePoint. Основанный на фолксономии подход к метаданным может быть полезен тем, что при этом используются знания и опыт посетителей сайта и создателей контента, а классификация контента может развиваться вместе изменением деловых потребностей и интересов пользователей.
Набор терминов
Набор терминов — это группа связанных терминов.
В зависимости от того, где создается набор терминов, его действие может быть локальным или глобальным.
-
Локальные наборы терминов создаются в контексте конкретного семейства веб-сайтов и доступны (а также видны) только его пользователям. Например, если добавить столбец управляемых метаданных в список или библиотеку и создать для него новый набор терминов, он будет локальным для семейства веб-сайтов, которое содержит этот список или библиотеку.
-
Глобальные наборы терминов можно использовать на всех сайтах, имеющих подписку на конкретное приложение службы управляемых метаданных.
Наборы терминов можно настроить как закрытые, то есть пользователи не смогут добавлять в них новые термины при вводе значения для столбца, назначенного набору терминов. Кроме того, можно сделать так, чтобы пользователи могли добавлять новые термины в набор терминов при обновлении значения для столбца, который назначен набору терминов.
Термин
Термин — это отдельный элемент в наборе терминов, который может быть связан с определенным словом или фразой на SharePoint Server сайте. У термина есть уникальный идентификатор, и он может иметь много разных текстовых меток (синонимов). Если сайт является многоязычным, для термина могут также существовать метки на разных языках.
Существует два типа терминов.
Управляемые термины
Управляемые термины обычно предварительно определены и упорядочены в виде иерархического набора терминов. Это делает администратор банка терминов или другой пользователь с разрешениями для работы с управляемыми метаданными.
Корпоративные ключевые слова
Корпоративное ключевое слово — это слово или фраза, добавляемая к элементу SharePoint сайте. Enterprise с помощью средства управления банками терминов, который называется набором ключевых слов, в одном наборе не иерархических терминов. Так как пользователи обычно могут добавлять к элементу любое слово или фразу в качестве ключевого слова, корпоративные ключевые слова можно использовать для добавления тегов в стиле folksonomy. Администраторы магазина терминов или другие люди с разрешением на управление метаданными могут перемещать ключевые слова из набора терминов "Ключевые слова" в определенный управляемый набор, после чего они становятся доступными в контексте определенного набора терминов. Администраторы магазина терминов также могут закрыть набор ключевых слов, чтобы пользователи не могли отправлять новые ключевые слова и использовать только существующие ключевые слова.
Группа
С помощью групп можно задать ограничения, связанные с безопасностью. Группа представляет собой несколько наборов с общими требованиями к безопасности. Управлять наборами терминов, относящимися к группе, и создавать в ней новые наборы могут только пользователи, назначенные для нее на роль участников. В организациях следует создавать отдельные группы для наборов терминов с уникальными потребностями с точки зрения доступа и безопасности.
Средство управления банками терминов
Средство управления банками терминов позволяет таксономистам, администраторам и лицам, управляющим таксономиями, создавать и импортировать наборы терминов, а также управлять ими и отдельными терминами. В средстве управления банками терминов отображается глобальный набор терминов и все локальные наборы, доступные в семействе веб-сайтов, из которого вызвано это средство.
Столбец "Управляемые метаданные"
Столбец Управляемые метаданные — это новый тип столбца, который можно добавлять в списки или библиотеки, чтобы пользователи сайта или владельцы контента могли выбирать значения из определенного набора управляемых терминов и применять их к контенту. Столбец управляемых метаданных можно настроить для карты с существующим набором терминов или создать новый набор терминов специально для этого столбца. Если создать новый набор терминов специально для столбца управляемых метаданных, он будет локальным набором терминов, который доступен только для использования в том же наборе веб-сайтов, где он был создан.
Столбец "Корпоративные ключевые слова"
"Корпоративные ключевые слова" — это столбец, который можно добавлять к типам контента, спискам и библиотекам, чтобы пользователи могли помечать элементы словами или фразами по своему усмотрению. Этот столбец по умолчанию является многозначным. Когда пользователи вводят в нем слово или фразу, им предлагаются подходящие варианты, среди которых могут быть элементы как из наборов управляемых терминов, так и из набора терминов "Ключевые слова". Пользователи могут выбрать существующее значение или ввести новое (если набор терминов "Ключевые слова" открыт для добавления терминов пользователями).
Теги
Теги — это слова или фразы, которые пользователи могут применять к контенту на сайте SharePoint, чтобы классифицировать информацию удобным для себя способом. Теги также можно применять к URL-адресам за пределами SharePoint сайта. Теги подходят для пометки контента на основе фолксономии. Тег содержит указатели на данные трех типов:
-
удостоверение пользователя;
-
URL-адрес элемента;
-
термин.
Эти указатели хранятся в хранилище тегов, которое является частью приложения службы профилей пользователей. Технически теги не являются частью функций управляемых метаданных в SharePoint Server, но они подключаются к функциям управляемых метаданных несколькими важными способами, которые помогают поддерживать согласованное использование метаданных в организации. Часть тега, соответствующая термину, указывает на термин в наборе "Ключевые слова" из хранилища терминов для одного из приложений службы управляемых метаданных, к которым подключен сайт.
Например, при создании нового тега можно выбрать один из существующих терминов, которые могут включать управляемые термины, а также корпоративные ключевые слова. Если выбрать один из этих существующих терминов, тег будет отобрат на него указатель. Если вы решили не выбирать существующий термин и создаете термин, который ранее никогда не использовался, для него создается новое ключевое слово в наборе терминов "Ключевые слова" в магазине терминов, и новый тег указывает на этот термин.
Таким образом, ключевые слова, используемые в тегах, добавляются в набор терминов "Ключевые слова", видимый в средстве управления банками терминов (если они там еще не существуют), и ими могут управлять администраторы банка терминов. Кроме того, когда пользователи применяют корпоративные ключевые слова или управляемые термины к контенту путем обновления столбца "Ключевые слова Enterprise" или "Управляемые метаданные", теги можно создавать автоматически, чтобы они были видны в виде тегов в лентах новостей, облаках тегов или профилях содержимого содержимого. Владельцы списка или библиотеки могут включить или отключить публикацию метаданных, обновив Enterprise метаданные и ключевые слова Параметры для списка или библиотеки.
Добавляя тег к документу, вы можете сделать свое удостоверение и URL-адрес элемента конфиденциальными, но термин, который хранится в банке терминов, всегда будет общедоступным.
Благодаря использованию тегов пользователи могут улучшить обнаруживаемость контента и информации на сайте.
Дополнительные сведения о конфиденциальности и безопасности социальных тегов см. в теме Влияние тегов на конфиденциальность и безопасность.
Добавление тегов
В общем смысле добавление тегов может означать применение метаданных к элементу (как управляемых метаданных, так и собственно тегов). В этой статье фраза "добавление тегов" используется в широком смысле и не относится только к тегам как таковым.
Сценарии использования метаданных: от таксономий до фолксономий
Функции управления метаданными в SharePoint Server поддерживают различные подходы к управлению и использованию метаданных. Этот спектр можно представить себе в виде непрерывного отрезка прямой. У левого края отрезка находятся таксономии — формальные иерархические группы терминов с централизованным управлением. У другого края расположены фолксономии — классификации, являющиеся плодом совместной работы отдельных пользователей, которые свободно применяют теги к контенту.
SharePoint Server поддерживает обе крайние точки от этой оттени, а также точки в пути. На одном конце отрезка — возможность внедрять формальные таксономии, используя управляемые термины и наборы терминов. На другом — поддержка применения корпоративных ключевых слов и тегов для пометки контента по усмотрению пользователей сайта.
Между этими экстремумами можно применять гибкие степени структуры и управления к метаданным, а также настраивать область применения этого управления, выбирая его глобально для всех сайтов или локальных для определенных сайтов. Например, вы можете сделать наборы терминов закрытыми или открытыми для пользователей. Вы можете использовать корпоративные ключевые слова и теги в сочетании с управляемыми терминами. SharePoint Server позволяет организациям объединять преимущества формальных управляемых таксономий с динамическими преимуществами социальных тегов, настраиваемыми способами.
На схеме ниже показаны различные виды решений на базе SharePoint, для каждого из которых может потребоваться особый подход к метаданным с учетом задач бизнеса.
Преимущества управляемых метаданных
Использование управляемых метаданных на сайтах организации обеспечивает ряд преимуществ.
Согласованное использование метаданных Функции управляемых метаданных в SharePoint Server позволяют применять настраиваемые степени контроля к метаданным, добавляемым в содержимое. С помощью наборов терминов и управляемых терминов можно управлять типами терминов, которые можно добавлять в содержимое, и управлять возможностью добавления новых терминов. Вы также можете ограничить использование корпоративных ключевых слов определенным списком ключевых слов, настроив набор терминов "Ключевые слова" как закрытый.
Если на сайтах согласованно используются одни и те же термины, становится проще создавать надежные процессы или решения, основанные на метаданных. Кроме того, пользовательский интерфейс для работы с метаданными на сайтах, в списках и библиотеках, а также в клиентских приложениях Office делает применение согласованных метаданных к контенту простой задачей для пользователей сайтов.
Улучшенная обнаруживаемость контента. Когда для контента на сайтах организации используются согласованные метаданные, в нем проще искать бизнес-информацию и данные с помощью функции поиска. Новые функции поиска, например панель уточнения результатов, отображаемая в левой части страницы с результатами поиска, позволяют пользователям фильтровать результаты на основе метаданных.
Кроме того, можно настроить навигацию для метаданных в списках и библиотеках, чтобы пользователи могли создавать динамические представления данных на основе определенных полей метаданных. Пользователи могут перемещаться в библиотеках по папкам или по сводным метаданным, а затем уточнять результаты, используя дополнительные ключевые фильтры.
Повышенная гибкость Функции управляемых метаданных делают управление метаданными простым для администраторов терминов (или других пользователей с разрешением на обновление управляемых метаданных) для обслуживания и адаптации метаданных по мере развития бизнес-потребностей. Вы можете легко обновить набор терминов в средстве управления банками терминов, и новые или обновленные термины будут автоматически доступны для использования в том месте, где доступен столбец управляемых метаданных, связанный с этим набором терминов. Если объединить несколько терминов в один, содержимое, помеченное этим термином, автоматически обновляется с учетом этого изменения. Вы можете указать несколько синонимов (или меток) для отдельных терминов. Если сайт многоязычный, вы также можете указать многоязычные метки для отдельных терминов.
Управление метаданными
Планирование и настройка управляемых метаданных
Прежде чем начать использовать функции управляемых метаданных в организации, возможно, потребуется уделить внимание планированию. Объем работы по планированию примерно пропорционален степени формализации и уровню контроля, которые необходимо обеспечить для метаданных.
Если нужно, чтобы пользователи могли участвовать в развитии таксономии, можно просто разрешить им добавлять ключевые слова к элементам, а затем по мере необходимости упорядочивать эти слова в наборы терминов.
Если в вашей организации намечено внедрение предопределенных формальных таксономий на основе наборов управляемых терминов, то ключевым сотрудникам, лично заинтересованным в определении структуры таксономии, потребуется объединить свои усилия для планирования и разработки наборов терминов и самих терминов, которые предполагается использовать. Дополнительные сведения об этом процессе планирования см. в документе Планирование терминов и наборов терминов. Дополнительные сведения о настройке приложения службы управляемых метаданных см. в теме Администрирование управляемых метаданных.
После того как ключевые заинтересованные лица в организации достигнут согласия по поводу необходимых наборов терминов, вы сможете воспользоваться средством управления банками терминов, чтобы импортировать или создать наборы терминов, а также поддерживать их и управлять ими, в то время как пользователи начнут работу с метаданными. Если приложение службы управляемых метаданных настроено для вашего веб-приложения, а вы являетесь администратором семейства веб-сайтов или выделенным администратором банка терминов, вы можете запустить средство управления банками терминов следующим образом: в меню Действия сайта выберите пункт Параметры сайта, а затем в разделе Администрирование сайта щелкните ссылку Управление банком терминов.
Создание наборов терминов и управление ими
В средстве управления банками терминов доступен элемент управления в виде дерева, с помощью которого можно выполнять большинство задач. Набор доступных задач зависит от роли пользователя. Для работы со средством управления банками терминов необходимо иметь права администратора фермы, администратора банка терминов, руководителя группы или участника для наборов терминов. Подробные сведения об этих ролях см. в описании ролей управляемых метаданных.
Для выполнения действий с элементом в иерархии наведите указатель мыши на имя приложения службы управляемых метаданных, группу, набор терминов или термин, которые нужно изменить, щелкните появившуюся стрелку и выберите в меню необходимую команду.
Пример:
Если вы являетесь администратором банка терминов, то можете создавать и удалять группы в рамках приложения службы управляемых метаданных.
Если вы администратор банка терминов или руководитель группы, вы можете создавать, импортировать и удалять наборы терминов в группе. Участники наборов терминов могут создавать новые наборы.
Если вы администратор банка терминов, руководитель группы или участник набора терминов, вы можете создавать и повторно использовать термины в наборе терминов, а также копировать, перемещать и удалять выделенный набор терминов.
Если вы администратор банка терминов, руководитель группы или участник набора терминов, вы можете копировать, повторно использовать, объединять, объявлять устаревшими, перемещать и удалять отдельные термины в наборе терминов.
На каждом уровне иерархии можно настроить особые свойства для группы, набора терминов или термина с помощью области Свойства, которая отображается справа от древовидной структуры банка терминов.
Например, при настройке набора терминов в области Свойства вы можете задать такие свойства, как "Имя", "Описание", "Владелец", "Контакт" и "Заинтересованные стороны". Кроме того, есть переключатель, с помощью которого можно сделать набор терминов открытым или закрытым для отправки пользователями новых терминов. Можно также указать, разрешено ли использовать этот набор терминов для добавления тегов. Если вы запретите это, то набор терминов будет невидимым для большинства пользователей. Например, можно запретить использование набора терминов для добавления тегов, если он еще находится в стадии разработки.
Применение метаданных
Пометка контента с помощью управляемых терминов
Если столбец управляемых метаданных был добавлен к типу контента, списку или библиотеке, владельцы контента могут пометить контент управляемыми терминами из определенного набора терминов, отредактировать свойства элемента списка или библиотеки и обновить соответствующие поля в форме "Изменить свойства" для элемента или документа. Столбцы управляемых метаданных легко определить, так как в них отображается значок тегов, который можно использовать для запуска диалогового окна "Выбор терминов".
В окне выбора терминов можно выбрать термин в иерархии. Это полезно, если вы не знаете, какие термины доступны. Если набор терминов настроен как открытый, а соответствующий столбец "Управляемые метаданные" допускает варианты заполнения, то вам может быть доступно добавление нового термина в набор. Возможно также, что вы сможете просто отправить отзыв контактному лицу, ответственному за набор терминов.
По мере того как вы вводите нужный термин, на выбор предлагаются подходящие доступные варианты. За термином может следовать информация в квадратных скобках: имя набора терминов и иерархия, к которой относится термин. Это полезно, когда нужно выбрать один из нескольких похожих терминов.
Если предлагаются повторяющиеся или похожие термины, возможно, вы увидите описание, которое добавил администратор банка терминов, чтобы помочь пользователям сделать правильный выбор.
Пометка контента с помощью корпоративных ключевых слов
Если столбец Enterprise Keywords был добавлен к типу контента, списку или библиотеке, владельцы контента (или все, у кого есть разрешения на участие в списке или библиотеке) могут добавлять теги к контенту с помощью доступных управляемых терминов или ключевых слов, редактирует свойства элемента списка или библиотеки и введет нужные ключевые слова в поле Enterprise Keywords. Если совпадающий или похожий термин существует, будет предложено и вы можете выбрать его. Вы также можете добавить новое ключевое слово, если набор терминов "Ключевые слова" настроен для открытия новых терминов. Поле Enterprise "Ключевые слова" имеет несколько значений, поэтому к элементу можно добавить несколько ключевых слов.
Пометка контента с помощью тегов
Если включена функция пометки тегами, на сайте SharePoint можно добавлять теги к контенту, который вы считаете важным или интересным. Чтобы пометить тегом страницу, воспользуйтесь значком тега (в виде бирки), который отображается в ее верхней части.
Пометить тегом документы или элементы списка можно с помощью команды "Теги и заметки", которая находится на вкладке ленты Библиотека или Список.
По мере ввода тега, который вы хотите применить, на выбор предлагаются существующие ключевые слова или управляемые термины. Если набор терминов "Ключевые слова" открыт, можно также добавлять новые ключевые слова.
Кроме того, вы можете добавлять теги к содержимому внешних сайтов, например на другие сайты интрасети или в Интернете, SharePoint в браузере. Дополнительные сведения о пометке внешних сайтов см. в этой ссылке.
Дополнительные сведения о функции использования тегов см. в теме Использование тегов и заметок для обмена информацией с коллегами.
