În calitate de manager de proiect, unul dintre aspectele cele mai importante ale rolului dvs. este să monitorizați atribuirile pentru fiecare dintre resursele dvs., astfel încât să le puteți echilibra efectiv sarcinile de lucru. Unele resurse pot fi supraalocate, iar altele pot fi subalocate. Puteți revizui eficiența utilizării resurse dvs. în proiect și dacă trebuie să faceți ajustări, vizualizând volumul de lucru și disponibilitatea lor în Microsoft Project.
Ce intenționați?
Revizuirea sarcinilor de lucru ale resurselor utilizând vizualizarea Utilizare resurse
-
În fila Activitate sau Resursă , faceți clic pe Utilizare resurse în meniul vertical Vizualizare .
-
Revizuiți numele resurselor și activitățile atribuite în porțiunea tabel a vizualizării Utilizare resurse.
-
Examinați porțiunea scală de timp a vizualizării pentru a vedea cum este alocat lucrul în perioada de timp selectată.
În multe vizualizări de resurse, inclusiv în vizualizarea Utilizare resurse, resursele supraalocate sunt afișate cu roșu. O supraalocare are loc ori de câte ori capacitate maximă unei resurse au fost depășite pentru orice perioadă de timp. În foile de resurse, câmpul indicator pentru resurse supraalocate include, de asemenea, indicatorul redistribuire resurse, care indică faptul că resursa să fie redistribuită. Căutați indicatorul și revizuiți atribuirile de activități pentru a evalua dacă supraalocarea este acceptabilă.
De exemplu, să presupunem că două activități au o durată de patru ore și că ambele încep și se termină la aceleași ore. Dacă atribuiți ambele activități lui Vlad, el este supraalocat din punct de vedere tehnic, deoarece în timpul acelui interval de patru ore dintre cele două activități, Vlad lucrează la 200%. Cu toate acestea, dacă redistribuirea este setată la o bază de zi cu zi, Bob nu trebuie să fie redistribuit, deoarece în timpul întregii zile el nu depășește capacitatea sa totală de opt ore de lucru.
Notă: Împreună cu atribuirile de resurse pentru activitățile din proiectul deschis în prezent, vizualizarea Utilizare resursă afișează, de asemenea, atribuirile de resurse rezumat. Atribuirile de resurse rezumat indică volumul total de lucru atribuit unei resurse în toate celelalte proiecte. Atribuirile de resurse rezumat sunt afișate doar dacă sunteți conectat la Microsoft Project Server și dacă aveți o proiect de întreprindere deschisă. Dacă nu doriți ca rândurile de atribuire rezumat să afecteze totalurile afișate în vizualizarea Utilizare resursă, puteți să selectați rândurile de atribuire rezumat, apoi să apăsați pe DELETE.
De asemenea, puteți să afișați și să modificați vizualizarea Utilizare resurse pentru a vedea toate atribuirile de resurse și procentele de lucru alocate într-o foaie de pontaj. Această vizualizare afișează toate atribuirile după resursă și arată cât de complet sunt alocate aceste resurse activităților atribuite în timp.
-
În fila Activitate sau Resursă , faceți clic pe Utilizare resurse în meniul vertical Vizualizare .
-
În fila Format , faceți clic pe Adăugare detalii.
-
În lista Câmpuri disponibile , faceți clic pe Alocare procent, apoi pe Afișare.
-
Examinați porțiunea scală de timp a vizualizării. În % alloc. pe care tocmai l-ați adăugat, puteți vedea procentul din totalul resursei disponibil timp de lucru care este alocat atribuirilor în perioada de timp selectată. În plus, porțiunea scală de timp a vizualizării afișează atât lucrul supraalocat al resursei, cât și procentul de alocare cu roșu, făcând posibilă fixarea exactă atunci când resursa devine supraalocată.
Sfat: Puteți mări perioada de timp afișată în cronologie (de exemplu, puteți modifica vizualizarea de la zile la ore) făcând clic pe Mărire (+) amplasată în colțul din dreapta jos al ferestrei. La fel, puteți micșora din perioada de timp (de exemplu, puteți modifica vizualizarea de la zile la săptămâni) făcând clic pe Micșorare (-).
Revizuiți disponibilitatea resurselor de întreprindere utilizând Project Online
Pentru a găsi resurse supraalocate sau subalocate fie în cadrul unui proiect, fie în proiecte, puteți să accesați Project Online și să vizualizați un grafic și un tabel cu disponibilitatea resurselor.
-
Din Project Online Centru proiect, faceți clic pe Resurse în meniul din stânga.
-
Selectați resursa sau resursele ale căror informații de disponibilitate doriți să le vizualizați, bifând caseta de selectare de lângă numele său, apoi, în fila Resurse , faceți clic pe Planificarea capacității în secțiunea Navigare .
Pentru a selecta resurse adiacente din listă, țineți apăsată tasta SHIFT în timp ce faceți clic pe prima, apoi pe ultima resursă. Pentru a selecta resurse neadiacente, țineți apăsată tasta CTRL în timp ce faceți clic pe fiecare resursă.
-
În secțiunea Vizualizări a filei Disponibilitate , selectați o vizualizare resursă.
-
Pentru a afișa lucrul de atribuire grupat mai întâi după resurse, apoi după proiectele în care apare resursa, selectați Lucru după resursă.
-
Pentru a afișa lucrul de atribuire grupat după proiectele în care apare resursa, selectați Utilizare resurse după Project.
-
Pentru a afișa cantitatea de timp disponibilă pentru lucru de către resursă într-o perioadă de timp specificată, selectați Disponibilitate rămasă.
-
Pentru a afișa volumul de lucru pe care este atribuită resursa, selectați Utilizare resurse.
-
-
Dacă ați selectat mai multe resurse pe pagina anterioară, puteți face clic în legenda din diagramă pentru a selecta resursele pe care doriți să le vizualizați în grafic.
Tabelul Detalii de sub grafic afișează o scală de timp care afișează volumul de lucru atribuit resursei în perioada de timp specificată.
Sfat: Pentru a vedea un alt interval de date în diagramă, faceți clic pe Setare intervale de date în fila Disponibilitate , apoi selectați date noi în casetele Setare interval de date .
Utilizarea unui grafic pentru a vizualiza fluxuri de lucru individuale
Vizualizarea Grafic de resurse afișează o bară diagramă vizualizare a volumului de lucru și a disponibilității unei anumite resurse. Această vizualizare vă permite să descoperiți rapid dacă resursa selectată este supraalocată sau subalocate pentru o anumită perioadă de timp. De asemenea, puteți vedea procentul de unități alocate pentru atribuiri, împreună cu disponibilitatea capacitate maximă a resursei.
-
În fila Resursă, selectați vizualizarea Grafic de resurse în secțiunea Vizualizare.
-
Revizuiți numele primei resurse din vizualizarea Grafic de resurse, defilând la stânga sau la dreapta în fereastra din stânga.
Dacă numele resursei este listat cu roșu, resursa este supraalocată. Resursele listate cu negru sunt alocate exact la sau sub capacitatea lor maximă.
-
Revizuiți diagrama cu bare pentru a vedea nivelul de supraalocare sau de sublocație.
Barele albastre (implicit) indică cantitatea de lucru alocată, care este la sau sub unitatea maximă a resursei și timp de lucru disponibilitate pentru acea perioadă de timp. Barele roșii (implicit) indică faptul că resursa este supraalocată, deoarece resursa a depășit unitatea maximă și disponibilitatea timpului de lucru pentru o perioadă de timp dată.
-
Revizuiți cele mai mari procente de alocare care apar în perioada de timp afișată, adică unități vârf pentru resursă în perioada de timp.
Unitățile vârf sunt listate în partea de jos a graficului.
-
Pentru a vizualiza graficul cu bare pentru următoarea resursă, apăsați PAGE DOWN sau utilizați bara de defilare sau tastele săgeată.
Vizualizarea unei liste de resurse supraalocate
Puteți vedea o listă doar cu acele resurse care sunt supraalocate afișând vizualizarea Foaie resurse sau vizualizarea Utilizare resursă, apoi filtrând pentru resurse supraalocate.
-
În secțiunea Vizualizare , faceți clic pe Foaie resurse sau Utilizare resurse din lista verticală .
-
În fila Vizualizare , faceți clic pe meniul vertical Filtrare din secțiunea Date , apoi faceți clic pe Resurse supraalocate.
-
Pentru a vedea din nou lista completă de resurse, faceți clic pe meniul vertical Filtrare , apoi faceți clic pe Fără filtru.
Notă: Chiar și fără filtrarea resurselor supraalocate, puteți vedea cu ușurință ce resurse sunt supraalocate, deoarece numele lor sunt afișate cu roșu în orice vizualizare resurse. De asemenea, în vizualizările Foaie resurse și Utilizare resurse, câmpul indicator va sugera redistribuirea resurselor supraalocate.
Vizualizările de activități pot fi utilizate și pentru a afișa supraalocări, deși nu afișează supraalocările cu roșu, așa cum fac vizualizările de resurse. Dacă lucrați într-o vizualizare de activitate, puteți parcurge fiecare activitate care are supraalocări de resurse, deși o vizualizare de activitate nu vă va arăta ce resurse (sau câte) sunt supraalocate.
În timp ce vă aflați în orice vizualizare de activitate, cum ar fi diagrama Gantt sau diagrama de rețea, în fila Resursă , faceți clic pe Următoarea supraalocare în secțiunea Nivel .
Resurse de grup supraalocate
În vizualizarea Foaie resurse sau Utilizare resurse, puteți grup resurse care sunt supraalocate. De asemenea, puteți grupa resursele după unități vârf, care indică alocările procentuale maxime pentru atribuiri în timpul proiectului. Revizuirea resurselor supraalocate în funcție de gradul de supraalocare al acestora vă poate ajuta să vă concentrați mai întâi asupra celor mai ample resurse supraalocate.
-
În secțiunea Vizualizare , faceți clic pe Foaie resurse sau Utilizare resurse.
-
În fila Vizualizare , faceți clic pe meniul vertical Grupare după , apoi faceți clic pe Grupare nouă după.
-
În caseta Nume câmp , selectați Supraalocat.
-
În caseta Ordine , selectați Ascendent sau Descendent.
Dacă faceți clic pe Ascendent, grupul de resurse care nu sunt supraalocate apare primul și grupul de resurse supraalocate apare al doilea.
-
Pentru a crea o grupare imbricată de unități vârf, faceți clic pe caseta Apoi după, apoi faceți clic pe Vârf.
-
Furnizați un nume pentru grupare, apoi faceți clic pe Se aplică.
Vizualizarea este grupată în funcție de specificațiile dvs. Orice resursă care are o atribuire care depășește 100% din unitățile de vârf în orice moment în timpul proiectului este grupată sub Supraalocată: Da. Dacă specificați o grupare imbricată de unități vârf, este posibil să aveți grupări suplimentare sub titluri, cum ar fi Vârf: 200%, Vârf: 300% și așa mai departe.
-
Pentru a vedea resursele listate în ordinea lor inițială în caseta Grupare după , faceți clic pe [Niciun grup].
Găsiți resurse care au timp disponibil
Dacă aveți resurse supraalocate, se recomandă să identificați resursele din proiect care au timp disponibil, astfel încât să puteți distribui mai uniform volumul de lucru. Această capacitate este utilă și dacă există activități neasociate suplimentare și doriți să aflați cine este disponibil pentru a lucra mai mult.
Disponibilitatea resurselor este calculată utilizând următoarea formulă:
Disponibilitate resurse = Capacitate resurse - (Atribuire resurse rezumat + Excepții de calendar)
Atribuirea resursei rezumat este suma întregului lucru efectuat de resursă, iar excepțiile de calendar sunt orice excepții din calendarul de bază al resursei.
Pentru a găsi resurse care pot lucra ore suplimentare la o lucrare, puteți să afișați și să modificați vizualizarea Utilizare resursă pentru a vedea intervalul de timp (ore, zile sau săptămâni) disponibil unei resurse pentru atribuiri suplimentare. De asemenea, puteți utiliza această vizualizare pentru a redistribui lucrul de la resursele supraalocate la cele subalocate.
-
În secțiunea Vizualizare , faceți clic pe Utilizare resurse.
-
În fila Format , în secțiunea Detalii , bifați caseta Disponibilitate rămasă .
-
În câmpul Dispon. rem. (disponibilitate rămasă), revizuiți volumul de lucru care reprezintă disponibilitatea rămasă sau o locație mai mică, pentru fiecare perioadă de timp.
De asemenea, puteți să afișați și să modificați vizualizarea Grafic de resurse pentru a vizualiza o diagramă cu bare cu volumul de lucru al unei resurse individuale, care vă poate ajuta să descoperiți cine poate lucra ore suplimentare la o activitate. Puteți revizui informațiile despre o resursă subalocate o dată, în vizualizarea Grafic de resurse. Puteți vedea volumul de lucru disponibil după perioada de timp.
-
În secțiunea Vizualizare, faceți clic pe Grafic de resurse.
-
În fila Format , faceți clic pe meniul vertical Grafic , apoi selectați Disponibilitate lucru.
-
Pentru resursa selectată, revizuiți volumul de lucru disponibil afișat în diagrama cu bare. Defilați prin scală de timp pentru a vedea sublocații în perioade diferite de timp.
-
Revizuiți intervalul de timp disponibil pentru resursa selectată în partea de jos a grafic.
-
Pentru a trece la următoarea resursă care are timpul disponibil, apăsați PAGE DOWN sau utilizați bara de defilare sau tastele săgeată din panoul din stânga.
