Utilizați șablonul de bază de date Access Student pentru a urmări informațiile despre elevii/studenții dvs., inclusiv persoanele de contact în caz de urgență, informațiile medicale și informațiile despre tutorii lor. De asemenea, puteți să căutați și să filtrați elevi/studenți, să urmăriți prezența elevilor/studenților, să afișați sau să ascundeți coloane și să mapați adresele elevilor/studenților.
Doriți să urmăriți un videoclip despre utilizarea acestui șablon? Consultați acest articol, Utilizarea șablonului de bază de date pentru elevi/studenți.
Notă: Șablonul de bază de date Elevi/studenți a fost actualizat în ultimii ani. Aceste instrucțiuni se referă la cea mai recentă versiune a șablonului disponibil pentru descărcare. Dacă pașii de mai jos nu corespund cu ceea ce vedeți, probabil că utilizați o versiune mai veche a șablonului.
Utilizarea bazei de date
În acest articol, descriem pașii de bază ai utilizării șablonului de bază de date Elevi/studenți.
Pregătirea bazei de date pentru utilizare
-
Când deschideți pentru prima dată baza de date, Access afișează formularul Bun venit. Pentru a împiedica acest formular să se afișeze data viitoare când deschideți baza de date, debifați caseta de selectare Afișare bun venit la deschiderea acestei baze de date .
Închideți formularul Bun venit pentru a începe să utilizați baza de date.
-
Pentru a vă asigura că tot conținutul bazei de date este activat, în Bara de mesaje, faceți clic pe Se activează acest conținut.
Pentru mai multe informații despre activarea conținutului bazei de date, consultați articolul Decideți dacă să acordați încredere unei baze de date.
Căutarea unui elev/student
Caseta Căutare rapidă vă permite să găsiți rapid un elev/student în formularul Listă de elevi/studenți.
-
Tastați textul pe care doriți să-l căutați în caseta Căutare rapidă , apoi apăsați enter.
Access filtrează lista pentru a afișa doar înregistrările care conțin textul căutat. Pentru a reveni la lista completă, faceți clic pe Goliți căutarea curentă. (Este X în interiorul casetei de căutare.)
Filtrarea listei de elevi/studenți
În formularul Listă de elevi/studenți, puteți să filtrați lista de elevi/studenți și să salvați filtrele preferate pentru utilizare ulterioară.
-
Aplicați filtre făcând clic dreapta pe formular și selectând filtrele dorite.
-
Faceți clic pe Salvare filtru.
-
În formularul Detalii filtru , introduceți un nume de filtru și o descriere, apoi faceți clic pe Închidere.
-
Utilizați caseta Filtrare preferințe pentru a aplica un filtru salvat sau faceți clic pe (Golire filtru) pentru a elimina filtrul.
Afișarea sau ascunderea coloanelor
În formularul Listă de elevi/studenți , unele câmpuri (coloane) sunt ascunse în mod implicit. Pentru a modifica câmpurile afișate:
-
Faceți clic pe Afișare/Ascundere câmpuri.
-
În caseta de dialog Reafișare coloane , bifați caseta de selectare de lângă fiecare coloană pe care doriți să o afișați. Debifați caseta de selectare pentru a ascunde coloana.
Afișarea detaliilor despre elevi/studenți
Formularul Detalii elev/student vă permite să vizualizați și să introduceți mai multe informații despre un elev/student, inclusiv imagini, tutori, informații de urgență și prezență. Pentru a afișa formularul Detalii elev/student :
-
În formularul Listă de elevi/studenți , faceți clic pe Deschidere lângă elementul pe care doriți să-l vedeți.
Adăugarea unei imagini
În formularul Detalii elev/student , puteți adăuga imagini și alte atașări.
-
Sub cadrul imaginii, faceți clic pe Editare imagine.
-
În caseta de dialog Atașări , faceți clic pe Adăugare.
-
În caseta de dialog Alegere fișier , navigați la folderul care conține fișierul.
-
Selectați fișierul pe care doriți să-l adăugați, apoi faceți clic pe Deschidere.
-
În caseta de dialog Atașări , faceți clic pe OK.
Notă: Puteți atașa mai multe fișiere pentru fiecare element, inclusiv tipuri diferite de fișiere, cum ar fi documente sau foi de calcul.
Adăugarea elevilor/studenților din Microsoft Outlook
Dacă utilizați Microsoft Outlook, puteți adăuga elevi/studenți din acel program fără a fi necesar să tastați din nou informațiile.
-
În formularul Listă de elevi/studenți , faceți clic pe Adăugare din Outlook.
-
În caseta de dialog Selectare nume de adăugat , selectați numele pe care doriți să le adăugați la baza de date.
-
Faceți clic pe Adăugare, apoi faceți clic pe OK.
Afișarea unei hărți cu adresa unui elev/student
În formularul Detalii elev/student , dacă ați introdus o adresă poștală pentru elev/student, puteți afișa o hartă a acelei locații:
-
Faceți clic pe Faceți clic pentru a mapa.
Afișare rapoarte
Baza de date Studenți include mai multe rapoarte, inclusiv Toți elevii, alergiile și medicamentele, informațiile de contact în caz de urgență, informațiile despre tutore și altele. Pentru a afișa un raport:
-
În Panoul de navigare, sub Rapoarte, faceți dublu clic pe raportul pe care doriți să-l afișați.
Vă puteți crea propriile rapoarte particularizate. Pentru mai multe informații, consultați articolul Create unui raport simplu.
Modificarea bazei de date Elevi/studenți
Puteți particulariza baza de date Elevi/studenți adăugând un câmp nou în tabelul Elevi/studenți, apoi adăugând câmpul respectiv în formularul Listă de elevi/studenți, în formularul Detalii despre elev/student și în raportul Toți elevii/studenții .
Adăugarea unui câmp la tabelul Elevi/studenți
-
Închideți toate filele deschise.
-
În Panoul de navigare, faceți dublu clic pe tabelul Elevi/studenți .
-
Defilați la dreapta până când vedeți coloana denumită Adăugare câmp nou. Faceți dublu clic pe titlul coloanei și tastați numele câmpului.
Prima dată când introduceți date în coloană, Access setează tipul de date pentru dvs.
Adăugarea de câmpuri la formulare sau rapoarte
După ce un câmp a fost adăugat la un tabel, îl puteți adăuga la un formular sau la un raport.
-
Faceți clic dreapta pe formular sau pe raport în Panoul de navigare, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect.
-
În fila Proiectare, în grupul Instrumente, faceți clic pe Adăugare câmpuri existente.
-
Glisați câmpul dorit din Lista de câmpuri în formular sau raport.
