Pot exista momente când doriți să sortați datele, nu după ordine alfabetică sau numerică, ci după ordinea definită de utilizator (numită și ordine particularizată sau logică). De exemplu, sortarea zilelor lucrătoare astfel încât luni să apară prima are mai mult sens decât sortarea în ordine alfabetică, unde vineri apare prima. Puteți sorta datele în vizualizarea Foaie de date a unui tabel sau a unei interogări sau în vizualizarea Formular a unui formular.
Ce intenționați?
Sortarea unui număr finit, mic de valori unice de câmp
În această procedură, veți scrie o expresie care utilizează funcția IIf pentru a clasifica titlurile angajaților.
Mai întâi, creați un tabel care conține trei câmpuri: Titlu, Prenume și Nume. În câmpul Titlu, introduceți următoarele valori pentru patru înregistrări noi:
-
Coordonator de vânzări în interiorul
-
Manager de vânzări
-
Reprezentant vânzări
-
Vicepreședinte, Vânzări
În câmpurile Prenume și Nume din cele patru înregistrări, introduceți orice nume doriți.
-
Acum deschideți tabelul în Vizualizarea foaie de date.
-
Pe fila Pornire , în grupul Sortare & Filtrare , faceți clic pe Complex , apoi faceți clic pe Filtrare/sortare complexă în meniul de comenzi rapide.
-
Adăugați câmpurile dorite, cum ar fi Prenume, Nume și Titlu, la grilă.
-
Faceți clic dreapta pe rândul Câmp din prima coloană necompletată, faceți clic pe Zoom, apoi tastați următoarea expresie:
IIf ([Titlu] = "Vicepreședinte, Vânzări", 1, IIf ([Titlu] = "Manager vânzări", 2, IIf ([Titlu] = "Reprezentant vânzări", 3, IIf ([Titlu] = "Coordonator de vânzări interior", 4, 5))))
Titlu este numele câmpului care conține valorile care sunt clasificate. Valorile încadrate între ghilimele sunt valorile individuale stocate în câmp. Valoarea numerică care urmează este rangul atribuit acesteia. Expresia anterioară atribuie rangurile de la 1 la 4 până la patru titluri diferite și atribuie rangul 5 tuturor celorlalte. Când efectuați sortarea, titlurile care nu sunt menționate în această expresie au același rang (5).
-
În rândul Sortare pentru coloana care conține expresia, faceți clic pe Ascendent.
-
Pe fila Pornire , în grupul Sortare & Filtrare , faceți clic pe Comutare filtru.
Funcția IIf returnează valoarea numerică care corespunde valorii din câmpul Titlu. De exemplu, dacă valoarea din câmpul Titlu este Manager vânzări, numărul atribuit este 2. Dacă există o valoare în câmpul Titlu care nu este listat ca argument în funcție, de exemplu, coordonator districtual, i se atribuie numărul 5. Interogarea sortează apoi aceste numere în ordine ascendentă.
Sortarea unui număr mare de valori unice de câmp
Dacă aveți un număr mare de valori de rang, o modalitate mai bună de a sorta datele este să creați un tabel de căutare.
Să presupunem că tabelul Angajați se referă la mai mult de 50 de titluri diferite. Va trebui mai întâi să creați un tabel de căutare și să pregătiți tabelul existent pentru a căuta tabelul nou. Apoi corelați cele două tabele și creați o interogare.
Crearea unui tabel de căutare și modificarea tabelului existent
-
Creați un nou tabel de căutare care va stoca titlurile. Denumiți numele tabelului TblTitles și setați câmpurile la tipurile de date indicate între paranteze, așa cum se arată în tabelul următor:
ID titlu (Numerotare automată)
Titlu (Text)
1
Vicepreședinte, Vânzări
2
Manager de vânzări
3
Reprezentant vânzări
4
Coordonator de vânzări în interiorul
-
Setați câmpul TitleID drept cheie primară.
-
Modificați tabelul Angajați astfel încât să caute tabelul TblTitles.
-
În Vizualizarea proiect, modificați numele câmpului Titlu la IDTitlu.
-
În coloana Tip de date , modificați Tip de date la Număr.
-
-
Pe fila General , sub Proprietăți câmp, modificați Dimensiune câmp la Întreg lung.
-
Salvați tabelul și ignorați avertismentul despre pierderea datelor.
-
Comutați la Vizualizarea foaie de date.
-
Populați coloana Titluri cu valoarea IDTitlu care corespunde valorii titlului.
De exemplu, pentru înregistrările în care valoarea Titlu este Manager vânzări, tastați 2. Pentru Reprezentant vânzări, tastați 3.
-
Salvați și închideți tabelul.
Corelați cele două tabele
-
În fila Instrumente bază de date, în grupul Relații, faceți clic pe Relații.
-
Pe fila Proiectare , în grupul Relații , faceți clic pe Adăugare tabele (sau Afișare tabele în Access).
-
Selectați tblTitles și Employees și faceți clic pe Add (Adăugare) pentru a le adăuga la fereastra Relații. Închideți caseta de dialog Afișare tabel.
-
Glisați câmpul IDTitrare din tabelul tblTitles în câmpul IDTitlu din tabelul Angajați.
Se deschide caseta de dialog Editare relații .
-
Asigurați-vă că numele de câmpuri afișate în cele două coloane sunt atât IdTitlu, cât și că caseta Tip relație afișează One-To-Many. Puteți modifica numele câmpurilor, dacă este necesar.
-
Bifați caseta de selectare Impunere integritate referențială.
-
Faceți clic pe Creare pentru a crea relația.
Caseta de dialog Editare relații se închide și salvează modificările.
-
Închideți fila Relații .
Creați o interogare
-
În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.
-
În caseta de dialog Adăugare tabele (Afișare tabel în Access), faceți clic pe fila Tabele , faceți dublu clic pe Angajați, apoi faceți dublu clic pe titluri tbl.
-
Adăugați câmpurile IDAngajat, Nume și Prenume din tabelul Angajați și câmpul Titlu din tabelul tblTitles în grila de proiectare a interogării.
-
Comutați la Vizualizarea foaie de date.
