Proiectele pot fi de ajutor rapid. Înainte să vă dați seama, un simplu proiect de construcție devine un colaj de proiecte mai mici, cum ar fi proiectarea, excavarea, lucrările de fundație și marketingul. Puteți avea mai mult control asupra proiectului creând proiecte mai mici în Project, apoi legându-le într-un singur fișier Project, pentru a afișa locul în care se încadrează în proiectul principal.
În acest articol
Prezentare generală a proiectelor principale
Gândiți-vă la o proiect principal ca la o colecție de proiecte consolidate care afișează o ierarhie între mai multe proiecte asociate. Proiectele inserate într-un proiect principal se numesc subproiecte.
Atunci când inserați un subproiect în proiectul principal, cele două proiecte sunt legate și puteți vizualiza toate informațiile din subproiect din proiectul principal.
Atunci când actualizați un subproiect din proiectul principal, acesta este actualizat și în fișierul sursă. Dacă trebuie doar să combinați fișiere pentru a crea un raport sau a imprima o vizualizare a informațiilor de proiect combinate, le puteți sintetiza temporar și într-o vizualizare.
Crearea unui proiect principal și a subproiectelor vă permite să despicați un proiect mare și să delegați părțile sale persoanelor necesare. În termenii de management de proiect, atribuirea subproiectelor în acest mod dă responsabilitate celor care fac munca și corespunde responsabilității autorităților. În termenii Project, crearea de subproiecte într-un proiect principal îi ajută pe managerii de proiect să obțină acces și să controleze părțile lor din planificare.
Pentru a determina dacă ar trebui să împărțiți un proiect mare într-un proiect principal și subproiecte, luați în considerare următoarele:
-
Proiectul dvs. este foarte mare și detaliat. Dacă proiectul dvs. conține mai mult de câteva sute de activități, împărțirea lui în subproiecte îl poate face mai ușor de gestionat. Dacă unele părți ale proiectului conțin lucrări care sunt împărțite în mai multe detalii decât altele, poate fi logic să transformați acele părți în subproiecte, astfel încât majoritatea utilizatorilor să vadă doar o descriere cumulată a subproiectului, dar părțile interesate îl pot vizualiza în detaliu. Un singur fișier este aproape întotdeauna alternativa mai rapidă, dar posibilitatea de a vă concentra doar pe o parte a proiectului poate merita compromisul.
-
Organizația dvs. nu este centralizată. Într-o organizație decentralizată sau distribuită, un proiect principal și subproiecte le oferă angajaților mai mult control asupra propriei activități decât un fișier de proiect centralizat.
-
Doriți să creșteți eficiența metodelor de planificare ale organizației dvs. Dacă managerii de nivel inferior sunt responsabili și știu ce activități sunt necesare pentru proiect, poate fi mai logic să le permiteți să planifice lucrul echipelor și apoi să-și consolideze fișierele de proiect într-un proiect principal. Dacă planificarea de sus în jos este o regulă, se recomandă să reorganizați planul inițial în subproiecte atunci când este implementat, astfel încât managerii individuali de proiect sau echipele să aibă acces la propriile planificări și să le controleze.
-
Lucrați la mai multe proiecte. Managerii de proiect pot avea un set de proiecte la care lucrează tot timpul, indiferent dacă proiectele sunt interconectate sau nu. În loc să le deschideți unul câte unul, puteți deschide toate subproiectele în același timp atunci când deschideți proiectul principal. De asemenea, această abordare vă ajută să generați mai ușor rapoarte despre mai multe proiecte. Dacă proiectele sunt interconectate, managerul de proiect poate crea dependențe de activități între activitățile din proiecte diferite. Crearea dependențelor între proiecte îi ajută pe managerii de proiect să vadă mai ușor cum le afectează planificarea lucrul de către alți manageri de proiect.
-
Unele proiecte sunt subordonate altora. Puteți reflecta cu precizie ierarhia mai multor proiecte, inserând diverse proiecte în alte fișiere. Structura rezultată a subproiectelor ar trebui să reflecte prioritățile și responsabilitățile membrilor echipei, precum și relațiile dintre activitățile din diferite domenii și termenul limită general.
-
Mai multe persoane vă pot modifica proiectul. În mod ideal, un fișier de proiect este deținut, gestionat și modificat de un singur manager de proiect. Dar, adesea, un proiect face parte dintr-un program mai mare, pe care poate fi necesar să îl gestioneze managerii de nivel superior. Membrii echipei de proiect își pot păstra concentrarea asupra lucrului lor vizualizându-l ca fișier separat, iar managerul de proiect care controlează proiectul principal poate coordona programul fiecărei echipe de subproiecte.
Poate fi logic ca jaloanele proiectului principal să conducă jaloanele fiecărei echipe de subproiecte, pentru a păstra programările coordonate pentru un termen limită. Puteți coordona jaloane creând o dependență între jaloane sau copiind și lipind activitățile jalon din proiectul principal în fiecare subproiect.
-
Proiectul dvs. are mai mulți participanți direct interesați cărora le pasă de diferite părți ale proiectului. Atunci când utilizatorii doresc să aflați detalii diferite, managerii de proiect pot să amplaseze toate fișierele de proiect pe un server și să particularizeze vizualizări diferite pentru diverșii participanți direct interesați. Același fișier de proiect poate fi utilizat ca subproiect în proiecte principale diferite pentru a particulariza informațiile afișate.
-
Doriți ca subproiectele să fie doar în citire. Puteți păstra controlul suplimentar asupra părților unui proiect mutând activitățile într-un subproiect și restricționând accesul la persoanele cheie.
-
Doriți să analizați calea critică pentru fiecare etapă, în plus față de proiectul general. Fiecare proiect individual conține un cale critică. Unirea mai multor proiecte într-un singur proiect principal vă ajută să vedeți imaginea de ansamblu ca mai multe căi critice în proiectul principal, păstrând în același timp căi critice separate pentru fiecare subproiect.
Aflați mai multe
Lucrul cu subproiecte într-un proiect principal
Atunci când inserați un subproiect într-un proiect principal, subproiectul este reprezentat ca activitate rezumat în lista de activități și un indicator pictogramă Proiect apare în câmpul Indicatori . Subproiectul este indentat la nivelul schiței rândului în care îl inserați, dar îl puteți indenta sau indenta negativ la fel cum procedați cu orice altă activitate. Deoarece subproiectul este reprezentat ca activitate rezumat, nu puteți edita informațiile rezumat, dar puteți extinde schița pentru a afișa activitățile subproiectului și a edita informațiile de proiect în fișierul proiect principal.
Notă: Orice formatare aplicată activităților rezumat sau barelor Gantt dintr-un subproiect nu apare în proiectul principal. Informațiile de formatare sunt stocate în fiecare fișier și trebuie aplicate separat la proiectul principal.
Când salvați proiectul principal, modificările din subproiect sunt salvate și în fișierul sursă al subproiectului. Dacă doriți să lucrați direct în fișierul sursă fără a deschide fișierul proiect principal, modificările la fișierul sursă al subproiectului sunt actualizate automat în fișierul proiect principal.
Notă: Dacă nu mai trebuie să păstrați proiectul principal și subproiectul sincronizat, le puteți anula legătura. Apoi, dacă se efectuează modificări la subproiect sau la proiectul principal, celălalt fișier rămâne neschimbat.
Aflați mai multe
Cum sunt afectate resursele atunci când combinați fișiere
După ce sintetizați fișierele într-un fișier de proiect principal, resursele pentru ambele fișiere rămân separate, la fel cum activitățile dintr-un subproiect rămân în subproiect. Puteți modifica informațiile despre resurse în proiectul principal, iar modificările vor fi reproduse în fișierul sursă al subproiectului. Puteți vizualiza toate resursele din proiectul principal și din subproiecte împreună în vizualizarea Foaie resurse , dar nu puteți atribui o resursă niciunui proiect în afară de subproiectul de la care provine.
Notă: Dacă aceleași resurse sunt utilizate în mai multe subproiecte, vedeți nume de resurse dublate, deoarece resursele nu sunt combinate. Totuși, dacă doriți să atribuiți resurse în subproiecte diferite și să rezolvați nume de resurse dublate, le puteți combina într-o fond comun de resurse și le puteți face disponibile pentru celelalte fișiere.
Alte modalități de a combina fișiere
Proiectele principale și subproiectele vă permit să creați o ierarhie de proiecte care reflectă relația dintre ele și, în unele cazuri, structura organizației dvs. Dar este posibil să aveți alte motive pentru a sintetiza fișierele de proiect. De exemplu, poate doriți să le combinați temporar pentru o revizuire rapidă sau pentru imprimare.
Sintetizarea fișierelor necorelate
Utilizați fișiere unificate dacă aveți mai multe fișiere pe care doriți să le combinați într-o singură fereastră, indiferent dacă fișierele sunt asociate sau nu. Combinarea fișierelor neasociate într-un proiect consolidat vă ajută să vedeți mai ușor informațiile din mai multe proiecte în diverse vizualizări și să le imprimați. Puteți sintetiza fișierele de proiect dacă trebuie să urmăriți multe proiecte în curs de desfășurare, cum ar fi atunci când dezvoltați produse diferite în același timp. Puteți sorta și grupa după numele de produse, termenele limită ale proiectelor și manageri pentru a găsi și a evalua informațiile specifice de care aveți nevoie. De exemplu, puteți imprima un vizualizare Diagramă Gantt care include toate proiectele dvs.
Crearea unui spațiu de lucru
O alternativă la sintetizarea proiectelor este să creați un spațiu de lucru care conține fișiere de proiect individuale, fiecare deschis în propria sa fereastră. Utilizați un spațiu de lucru dacă lucrați frecvent cu aceleași fișiere de proiect și nu doriți să le consolidați într-un proiect mare.
Atunci când deschideți fișierele și le salvați apoi ca spațiu de lucru, Project salvează fișierele și setările lor curente într-un singur fișier spațiu de lucru. Apoi, când deschideți fișierul spațiu de lucru, deschideți toate fișierele incluse în același timp. Fiecare proiect are propriul buton pe bara de activități, simplificând comutarea de la un proiect la altul.
Pentru a crea un spațiu de lucru, selectați sau deschideți fișierele de proiect, apoi alegeți Fișier >Salvare spațiu de lucru.
