Puteți admite că ați utilizat o foaie de calcul Microsoft Excel pentru a vă gestiona proiectele și nu vedeți un motiv întemeiat pentru a modifica. Nu ești singur.
Este tentant să începeți un plan de proiect în Excel, deoarece vă ajută să listați rapid toate proiectele, să le aranjați așa cum doriți și chiar să creați ceva care seamănă cu o vizualizare Diagramă Gantt. Dar o foaie de calcul nu funcționează bine atunci când vine vorba de calcularea modificărilor proiectului.
Atunci când vă dați seama că jonglați cu mai multe proiecte, planificări întrerupte și resurse partajate, menținerea unei planificări într-o foaie de calcul devine o activitate copleșitoare. Cu motorul de planificare dinamică, instrumentele de gestionare a resurselor și asistența pentru o comunicare mai bună, Microsoft Project vă poate ajuta să rămâneți în grafic.
Ce intenționați?
Profitați de gestionarea resurselor la nivel de întreprindere
Atunci când utilizați foi de calcul pentru a urmări proiecte, ce se întâmplă atunci când o singură resursă este atribuită mai multor proiecte? Trebuie să gestionați resursele din afara planului de proiect, manual sau cu un program terț. Resursele ajung adesea supraalocate neintenționat și puteți petrece mult timp încercând să reprogramați lucrul.
Utilizând Microsoft Project Server, toate proiectele din organizația dvs. pot desena dintr-o fond comun de resurse centrală, la nivel de întreprindere. Acest lucru le permite managerilor de proiect să vadă rapid disponibilitate unei resurse înainte de a atribui resursa respectivă unei activități.
Permiteți ca Project să calculeze efectul modificărilor de dată
Să presupunem că ați urmărit un proiect într-o foaie de calcul. Acest proiect are o activitate care nu poate porni până când un alt proiect nu produce o anumită livrabil. Acest livrabil este programat să se facă pe 18 iunie. Acum este 25 iunie și încă așteptați. Cât va dura actualizarea foii de calcul cu o nouă dată pentru activitatea care depinde de acel livrabil? Poate nu mult timp dacă activitatea se apropie de sfârșitul proiectului, dar ce se întâmplă dacă este aproape de început? Și ce se întâmplă dacă proiectul dvs. are peste 50 de activități? Peste 100 de activități?
Project vă poate ajuta să ajustați rapid planificarea proiectului și atribuirile de resurse cu motorul său de planificare dinamică. Tratează fără sincope o modificare de dată și efectele sale, contabilizandu-se pentru toate dependențele, produsele finale și atribuirile de resurse. Nu numai că recalculează automat planificarea, ci și Project evidențiază datele pe care le-a modificat, astfel încât să puteți vedea rapid efectul fiecărei modificări de planificare.
Utilizați metode de raportare flexibile
Aveți o întâlnire neașteptată cu managerul dvs. în zece minute pentru a discuta starea proiectului. Doriți să aduceți un raport cu progresul proiectului, dar, într-un timp atât de scurt, cel mai bun lucru pe care îl puteți face este să imprimați foaia de calcul și să sperați că toate datele sunt corecte. Doriți să-i oferiți managerului un raport mai robust despre proiect, dar nu este posibil într-un timp atât de scurt atunci când utilizați o foaie de calcul.
Cu Project, puteți genera rapid un raport vizual care utilizează un șablon care exportă datele într-o diagramă Pivot în Microsoft Visio Professional. Puteți să alegeți câmpurile pe care doriți să le evidențiați în raport, inclusiv câmpurile particularizate pe care le-ați configurat pentru proiect, și să prezentați un raport curat și concis pentru întâlnirea cu gestionarea.
Integrare cu Excel
Exportând datele de proiect în Excel, puteți continua să utilizați funcționalitatea sa puternică de foaie de calcul în timp ce profitați de Project pentru a urmări programul și resursele proiectului. De asemenea, puteți să importați sau să încorporați date Excel în planul de proiect.
