Arhivarea datelor Access

Modalități de arhivare a datelor

Următorul tabel listează metodele de arhivare a datelor, o descriere a metodei, explicarea momentului când trebuie să utilizați fiecare metodă și alte considerații specifice pentru metodă.

Lucrul cu integritatea referențială

Dacă înregistrările pe care doriți să le arhivați sunt asociate cu înregistrări din alte tabele, poate fi necesar să evitați relația. Dacă înregistrările pe care doriți să le arhivați sunt înregistrări "fiu" (acestea aparțin părții "mulți" a unui relație unu-la-mai mulți ), probabil că le puteți arhiva în siguranță fără probleme. Dacă înregistrările pe care doriți să le arhivați sunt înregistrări "părinte" (acestea aparțin părții "unu" a unui relație unu-la-mai mulți ), atunci când le arhivați înregistrările "fiu" asociate pot:

• Împiedicați ștergerea înregistrărilor "părinte". Acest lucru poate provoca probleme dacă ați adăugat deja înregistrările "părinte" la tabelul arhivă.

  - Sau -

• Deveniți "orfani" - înregistrări care aparțin unui "părinte" care nu există. Acest lucru poate provoca probleme cu integritatea și funcționalitatea datelor din baza de date, care utilizează înregistrările "solitare".

Pentru a ține cont de integritatea referențială, urmați acești pași:

1. Determinați ce înregistrări "fiu" aparțin înregistrărilor pe care doriți să le arhivați. De exemplu, pentru a arhiva înregistrări ale activelor care sunt împrumutate într-o bibliotecă, determinați mai întâi dacă există tranzacții deschise în activele respective, adică dacă activele au fost extrase, dar nu au fost returnate.

2. Alegeți una dintre următoarele:

   • Dacă înregistrările "fiu" pot fi întotdeauna șterse în siguranță, asigurați-vă că relația impune integritatea referențială, cu ștergeri în cascadă. Acest lucru asigură că toate înregistrările "fiu" asociate vor fi șterse.

   • Dacă înregistrările "fiu" nu se pot șterge întotdeauna în siguranță, luați în considerare arhivarea tuturor tabelelor din baza de date.

   • Create o interogare care selectează înregistrările "părinte" care nu au înregistrări "fiu". Apoi utilizați prima interogare pentru a crea interogările de arhivare (consultați secțiunea Mutarea periodică a înregistrărilor într-un tabel arhivă), în loc să utilizați tabelul "părinte".

Începutul paginii

Pregătirea unei copii goale a unei baze de date back-end

Mai întâi, importați definițiile de tabel pentru toate tabelele din baza de date back-end.

1. Pe fila Fișier, faceți clic pe Nou, selectați Bază de date necompletată, apoi faceți clic pe Create.

2. Închideți Tabel1.

3. Pe fila Date externe , în grupul Import & legătură , faceți clic pe Access.

4. În caseta de dialog Preluare date externe - bază de date Access , selectați Import tabele, interogări, formulare, rapoarte, macrocomenzi și module în baza de date curentă, apoi faceți clic pe Răsfoire.

5. În caseta de dialog Deschidere fișier , selectați baza de date back-end. Faceți clic pe Deschidere pentru a închide caseta de dialog Deschidere fișier , apoi faceți clic pe OK.

6. În caseta de dialog Import obiecte , faceți clic pe Opțiuni.

7. Sub Import tabele, selectați Numai definiția.

8. Pe fila Tabele , faceți clic pe Selectare totală, pe OK, apoi pe Închidere.

Adăugarea datelor la orice tabele de căutare în copia necompletată 

Pentru fiecare tabel de căutare, efectuați pașii următori:

1. Creați o legătură la tabelul de căutare din baza de date back-end existentă.

2. Create o interogare de adăugare care adaugă toate înregistrările din original la copie.

Înlocuirea bazei de date back-end cu o copie goală

Mai întâi, redenumiți baza de date back-end existentă pentru a indica faptul că aceasta este acum o arhivă. Apoi deschideți copia goală și salvați-o utilizând numele original al bazei de date back-end.

1. Faceți clic pe fila Fișier , apoi faceți clic pe Salvare bază de date ca. Vi se poate solicita să închideți toate obiectele deschise; dacă este așa, faceți clic pe OK. Se deschide caseta de dialog Salvare ca .

2. În caseta Salvare în (în partea de sus a casetei de dialog Salvare ca ), asigurați-vă că salvați fișierul în același loc ca baza de date back-end originală.

3. În caseta Nume fișier , introduceți numele bazei de date back-end originale.

4. În caseta Salvare cu tipul , selectați Bază de date Access (*.accdb).

Începutul paginii

Pasul 1: Create unui tabel arhivă

Pentru a păstra toate înregistrările arhivate într-un singur tabel, efectuați acest pas o dată. Tabelul arhivă pe care îl creați în acest pas va conține toate înregistrările arhivate.

Pentru a șterge tabelul arhivă vechi atunci când creați unul nou, în loc să efectuați acest pas, puteți utiliza o interogare de creare tabel pentru a copia datele în tabelul arhivă. Pentru a face acest lucru, treceți la Pasul 2.

Pentru a utiliza un tabel arhivă nou de fiecare dată când arhivați, dar și pentru a păstra tabelele de arhivă vechi, redenumiți tabelul arhivă vechi înainte de a crea unul nou. Dacă arhivați pe baza unei date calendaristice, luați în considerare denumirea vechilor tabele arhivă în funcție de intervalul de date pe care îl reprezintă.

1. În Panoul de navigare, selectați tabelul care are înregistrări de arhivat, apăsați CTRL+C, apoi apăsați CTRL+V.

2. În caseta Nume tabel , ștergeți cuvintele Copie a și adăugați un caracter de subliniere și cuvântul "arhivă" la numele tabelului existent, apoi faceți clic pe OK. De exemplu, dacă tabelul original se numește Tranzacții , tabelul arhivă se numește Transactions_archive.

   

3. În caseta de dialog Lipire tabel ca , sub Opțiuni lipire, selectați Numai structură.

Pasul 2: Create o interogare de adăugare pentru a copia datele în tabelul arhivă

1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

2. Adăugați tabelul cu înregistrările pe care doriți să le arhivați.

3. În fereastra de proiectare a interogării, faceți dublu clic pe asterisc (*) în tabelul pe care tocmai l-ați adăugat. Numele tabelului și un asterisc apar în prima coloană a grilei de proiectare a interogării.

   Notă: Asteriscul indică faptul că interogarea ar trebui să includă toate câmpurile din tabel în rezultatul interogării. Atunci când utilizați asteriscul, dacă sunt adăugate sau eliminate câmpuri din tabel, rezultatul interogării se ajustează în mod corespunzător.

4. În fereastra de proiectare a interogării, faceți dublu clic pe câmpul pe care doriți să-l utilizați pentru a specifica o condiție pe care înregistrările ar trebui să o îndeplinească înainte de a le arhiva. De exemplu, dacă tabelul Tranzacții are un câmp denumit Dată arhivată și doriți să arhivați toate înregistrările în care data respectivă are mai mult de un an, faceți dublu clic pe câmp și apare în următoarea coloană necompletată din grila de proiectare a interogării.

   

   Repetați acest pas dacă doriți să utilizați criterii cu câmpuri suplimentare.

5. Utilizați rândul Criterii pentru a specifica criteriile pentru câmpurile pe care tocmai le-ați adăugat. De exemplu, puteți specifica ca Data arhivată să fie anterioară datei de 1 ianuarie 2019, utilizând expresia <#1/1/2019# din rândul Criterii .

   Dacă valorile criteriilor se modifică de fiecare dată când arhivați, ar trebui să faceți interogarea să solicite date de intrare. Pentru a face acest lucru, utilizați un parametru în rândul Criterii , astfel încât interogarea să solicite date de intrare. Pentru a utiliza un parametru, utilizați o expresie așa cum procedați în mod normal, dar, în loc de o valoare specificată, utilizați o scurtă întrebare încadrată de paranteze drepte. De exemplu, puteți utiliza expresia <[Arhivare tranzacții finalizate înainte:], astfel:

   

   Pentru mai multe informații despre utilizarea parametrilor, consultați articolul Introducere în interogări.

   De asemenea, se recomandă să utilizați rândul sau pentru a specifica condiții alternative. Pentru mai multe informații despre utilizarea criteriilor, consultați articolul Exemple de criterii de interogare.

   Sfat: Dacă utilizați un câmp dată pentru a specifica criterii și doriți să arhivați toate înregistrările mai vechi decât data curentă, introduceți <Date() în rândul Criterii pentru câmpul dată.

6. Alegeți una dintre următoarele variante:

   Dacă ați creat deja tabelul arhivă, utilizați o interogare de adăugare pentru a adăuga înregistrările specificate la acel tabel:

   1. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Adăugare.

   2. În caseta de dialog Adăugare , în caseta Nume tabel , selectați numele tabelului arhivă, apoi faceți clic pe OK.

      

      În grila de proiectare a interogării, apare rândul Adăugare la .

   3. Debifați rândul Adăugare la pentru toate câmpurile pe care le-ați utilizat pentru a specifica criterii. (Numai asteriscul trebuie să aibă o valoare pentru Adăugare la.)

      

      Dacă nu ați creat tabelul arhivă, utilizați o interogare de creare tabel pentru a crea tabelul arhivă utilizând înregistrările specificate:

   4. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Creare tabel.

   5. În caseta de dialog Creare tabel , în caseta Nume tabel , tastați numele tabelului arhivă, apoi faceți clic pe OK.

7. Apăsați CTRL+S pentru a salva interogarea.

Pasul 3: Create o interogare de ștergere pentru a elimina datele din tabelul original

1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

2. Adăugați tabelul cu înregistrările pe care doriți să le arhivați.

3. În fereastra de proiectare a interogării, faceți dublu clic pe asterisc (*) în tabelul pe care tocmai l-ați adăugat. Numele tabelului și un asterisc apar în prima coloană a grilei de proiectare a interogării.

4. În fereastra de proiectare a interogării, faceți dublu clic pe aceleași câmpuri pe care le-ați utilizat pentru a specifica o condiție în interogarea de adăugare.

5. Utilizați rândul Criterii pentru a specifica criteriile pentru câmpurile pe care tocmai le-ați adăugat. Pentru mai multe informații despre utilizarea criteriilor, consultați articolul Exemple de criterii de interogare.

   Important: Dacă interogarea de adăugare sau creare tabel a utilizat un parametru, asigurați-vă că și interogarea de ștergere face acest lucru. De asemenea, rețineți că introduceți aceeași valoare pentru ambele interogări. Dacă introduceți valori de parametri diferite, este posibil să pierdeți date. Pentru a preveni pierderea de date, luați în considerare utilizarea unui formular pentru a colecta valorile și a face interogările să solicite de la formular valorile de intrare. Pentru mai multe informații, consultați articolul Introducere în interogări.

6. Pe fila Proiectare, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Ștergere.

   Rândul Ștergere apare în grila de proiectare a interogării.

   

7. Apăsați CTRL+S pentru a salva interogarea.

Pasul 4: Create o macrocomandă pentru a rula atât interogări de adăugare, cât și de ștergere

1. În fila Creare, în grupul Macrocomenzi și cod, faceți clic pe Macrocomandă.

2. Faceți clic pe săgeata verticală de lângă Adăugare acțiune nouă, apoi faceți clic pe DeschidereInterogare.

   Acțiunea DeschidereInterogare apare și afișează argumentele sale.

3. În caseta Nume interogare , selectați interogarea (adăugare sau creare tabel) pe care ați creat-o la Pasul 2.

4. Faceți clic pe săgeata verticală de lângă Adăugare acțiune nouă, apoi faceți clic pe DeschidereInterogare.

   Acțiunea DeschidereInterogare apare și afișează argumentele sale.

5. În caseta Nume interogare , selectați interogarea de ștergere creată la Pasul 3.

6. Apăsați CTRL+S pentru a salva macrocomanda.

   Atunci când doriți să arhivați înregistrări, rulați macrocomanda.

Începutul paginii