Utilizarea Access sau Excel pentru a vă gestiona datele

Date netede versus date relaționale    Pentru a decide ce program este cel mai potrivit pentru stocarea datelor, adresați-vă următoarea întrebare: datele sunt relaționale sau nu? Datele care pot fi conținute eficient într-un singur tabel sau într-o singură foaie de lucru se numesc date plate sau nerelaționale . De exemplu, dacă doriți să creați o listă simplă de clienți, cu o singură adresă și o singură persoană de contact pentru fiecare client, Excel ar putea fi cea mai bună alegere. Totuși, dacă doriți să stocați o listă de clienți mai complexă care conține adrese de facturare și livrare pentru fiecare client sau mai multe persoane de contact pentru fiecare client, Access este soluția mai bună.

Într-o bază de date relațională, vă organizați informațiile în mai multe tabele. Într-o bază de date relațională bine proiectată, fiecare tabel este plat și conține informații despre un singur tip de date. De exemplu, în cazul în care creați o bază de date de clienți, numele clienților ar trebui să fie stocate într-un tabel, în timp ce adresele de facturare și livrare ale acestor clienți ar trebui să fie stocate într-un tabel separat. Stocarea adreselor separat de nume este o idee bună, deoarece fiecare client poate avea mai multe adrese și doriți să puteți introduce mai multe adrese pentru fiecare client fără a fi necesar să introduceți din nou numele clientului pentru fiecare adresă.

Date locale versus externe    Puteți utiliza Access pentru a vă conecta la date dintr-o varietate de surse de date externe, astfel încât să vizualizați, să interogați și să editați datele fără a fi necesar să le importați. De exemplu, Access furnizează comenzi pentru conectarea la datele existente dintr-o bază de date Microsoft SQL Server, un fișier dBASE sau un folder Outlook, împreună cu multe alte surse de date. Puteți utiliza Excel pentru a vă conecta la o largă varietate de surse de date, inclusiv baze de date Access, SQL Server și Analysis Services, fișiere text și XML și surse de date ODBC și OLE DB. Totuși, nu puteți edita datele pentru a modifica datele sursă prin interfața utilizator Excel.

Atât Access, cât și Excel oferă comenzi pentru conectarea la datele din listele Windows SharePoint Services. Cu toate acestea, Excel furnizează doar o conexiune doar în citire la liste SharePoint; întrucât Access vă permite să citiți și să scrieți date în liste SharePoint.

Integritatea datelor versus flexibilitate    Identificatorii unici ajută la menținerea integrității datelor și asigură faptul că două rânduri (sau înregistrări) nu conțin exact aceleași date. Identificatorii unici oferă, de asemenea, cea mai rapidă modalitate de a regăsi date atunci când căutați sau sortați datele. În Access, puteți utiliza tipul de date Numerotare automată pentru a genera automat un identificator unic pentru fiecare înregistrare. Apoi puteți utiliza acești identificatori pentru a corela înregistrările dintr-un tabel cu una sau mai multe înregistrări din alt tabel.

Structura pe care Access o aplică datelor asigură integritatea datelor. Access poate solicita ca noile înregistrări dintr-un tabel să aibă o valoare corespondentă existentă într-un alt tabel, astfel încât să nu puteți crea înregistrări "solitare". De exemplu, nu se recomandă să aveți o comandă care nu include informațiile despre client. Access poate solicita ca fiecare înregistrare nouă din tabelul Comenzi să aibă o valoare de client corespunzătoare în tabelul Clienți. Această corespondență necesară de valori se numește integritate referențială.

De asemenea, vă puteți impune propriile restricții și reguli pentru a vă asigura că datele sunt introduse corect. Excel vă permite să introduceți date într-o manieră mai liberă, dar, deoarece Excel nu acceptă date relaționale, nu poate accepta integritatea referențială. Totuși, puteți utiliza comanda Validare date pentru a controla introducerea datelor în Excel.

Interogarea    Dacă adesea trebuie să vizualizați datele într-o varietate de moduri, în funcție de condițiile sau evenimentele care se modifică, Access ar putea fi cea mai bună alegere pentru stocarea și lucrul cu datele. Access vă permite să utilizați interogări SQL (Structured Query Language) pentru a regăsi rapid doar rândurile și coloanele de date dorite, indiferent dacă datele sunt conținute într-un tabel sau în mai multe tabele. De asemenea, puteți utiliza expresii în interogări pentru a crea câmpuri calculate. Utilizarea unei expresii în Access este similară cu procesul de utilizare a formulelor din Excel pentru a calcula valori. De asemenea, puteți utiliza interogări Access pentru a rezuma date și a prezenta valori agregate, cum ar fi sume, medii și contorizate.

Modelare    În Excel, puteți utiliza analiză de tip „ce-ar fi dacă” instrumente pentru a prognoza rezultatul unui model de foaie de lucru. Analiza circumstanțială vă permite să rulați scenarii diferite pentru datele dvs., cum ar fi scenariile în cel mai bun caz și în cel mai rău caz, și să comparați datele rezultate ale mai multor scenarii dintr-un raport rezumat. Nu este disponibilă nicio caracteristică similară în Access.

Pivotare și diagrame    În ambele programe, puteți crea rapoarte PivotTable și diagrame PivotTable. Cu toate acestea, Excel furnizează caracteristici de raportare și de diagrame PivotTable mai complexe decât Access. Dacă intenționați să creați rapoarte PivotTable extinse sau să furnizați cu regularitate diagrame cu aspect profesionist, ar trebui să utilizați rapoarte PivotTable sau diagrame PivotTable în Excel în locul acelorași caracteristici din Access.

Atât Access, cât și Excel pot fi utilizate în medii de colaborare, cum ar fi Windows SharePoint Services și partajările de fișiere de rețea, dar există diferențe în ceea ce privește modul în care datele pot fi accesate de mai mulți utilizatori.

Accesul mai multor utilizatori la date    În timpul funcționării normale, Access permite mai multor utilizatori să deschidă o singură bază de date în același timp; acest lucru funcționează bine, deoarece Access blochează doar datele care sunt editate; prin urmare, alți utilizatori pot edita înregistrări diferite fără conflicte. În Excel, puteți partaja un registru de lucru cu alți utilizatori, dar funcțiile de colaborare cu mai mulți utilizatori sunt cele mai bune atunci când utilizatorii lucrează la datele din acel registru de lucru în momente diferite, nu simultan. De fapt, utilizatorii unei baze de date Access colaborează la un set de date, iar utilizatorii unui registru de lucru Excel colaborează la un document.

Utilizarea Windows SharePoint Services pentru colaborare    Ambele programe se integrează cu tehnologiile Microsoft Windows SharePoint Services, cum ar fi listele SharePoint și bibliotecile de documente.

Access furnizează diverse modalități de a colabora cu mai mulți utilizatori pe un site SharePoint. De exemplu, puteți să încărcați o bază de date completă într-o bibliotecă de documente Windows SharePoint Services, să faceți formularele și rapoartele disponibile ca vizualizări Windows SharePoint Services și să legați o bază de date la datele stocate în liste SharePoint.

Excel furnizează o singură modalitate de a colabora cu mai mulți utilizatori pe un site SharePoint Services. Puteți încărca un registru de lucru în bibliotecile de documente Windows SharePoint Services, unde utilizatorii individuali pot extrage registrul de lucru pentru a face modificări, împiedicând alți utilizatori să modifice registrul de lucru în același timp. Utilizatorii pot edita un registru de lucru fără a-l extrage din biblioteca de documente, caz în care trebuie să se coordoneze cu alți utilizatori pentru a evita conflictele de date.

Utilizarea folderelor de rețea pentru colaborare    Dacă stocați o bază de date Access într-un folder de rețea partajat, mai mulți utilizatori pot deschide baza de date și pot lucra cu datele acesteia simultan. Înregistrările individuale sunt blocate atunci când un utilizator le editează. Dacă stocați un registru de lucru Excel într-un folder de rețea partajat, doar un singur utilizator poate edita registrul de lucru o dată. Pentru vizualizare, mai mulți utilizatori pot deschide registrul de lucru în timp ce alt utilizator îl editează, dar acești utilizatori nu pot efectua modificări la date până când utilizatorul care editează registrul de lucru nu îl închide.

Ambele programe oferă caracteristici similare, parole și criptare, care vă pot ajuta să preveniți pierderile de date și să vă protejați datele împotriva accesului neautorizat. Totuși, există câteva diferențe între Access și Excel în ceea ce privește modul în care funcționează protecția datelor la nivel de utilizator.

Prevenirea pierderii datelor    În Access, lucrul dvs. este salvat continuu, astfel încât, în cazul unei erori neașteptate, este puțin probabil să pierdeți mult lucru (dacă există). Totuși, deoarece Access salvează lucrul încontinuu, este posibil, de asemenea, să efectuați modificări pe care ulterior decideți că nu doriți să le comiteți. Pentru a vă asigura că puteți restaura baza de date așa cum doriți, trebuie să creați o copie backup a fișierului bază de date după o planificare care se potrivește nevoilor dvs. Puteți să recuperați o întreagă bază de date dintr-un backup sau să restaurați doar tabelul sau alt obiect de bază de date de care aveți nevoie. Dacă utilizați un utilitar de backup al sistemului de fișiere, puteți utiliza și o copie a unei baze de date dintr-un backup al sistemului de fișiere pentru a restaura datele. În Excel, puteți salva informațiile de recuperare automată la intervale stabilite în timp ce vă actualizați datele.

Protecția datelor la nivel de utilizator    În Excel, puteți să eliminați datele critice sau private din vizualizare, ascunzând coloane și rânduri de date, apoi să protejați întreaga foaie de lucru pentru a controla accesul utilizatorilor la datele ascunse. În plus față de protejarea unei foi de lucru și a elementelor sale, puteți, de asemenea, să blocați și să deblocați celulele dintr-o foaie de lucru pentru a împiedica alți utilizatori să modifice în mod neintenționat date importante.

Securitate la nivel de fișier    La nivel de fișier, puteți utiliza criptare în ambele programe pentru a împiedica utilizatorii neautorizați să vadă datele. De asemenea, puteți solicita ca o parolă fi introdusă pentru a deschide un fișier bază de date sau un registru de lucru. În plus, puteți contribui la securizarea unui fișier bază de date sau a unui registru de lucru utilizând un semnătură digitală.

Acces restricționat la date    În Excel, puteți să specificați permisiunile bazate pe utilizator pentru a accesa datele sau să setați drepturi doar în citire care împiedică alți utilizatori să efectueze modificări la datele la care au acces. Access nu furnizează caracteristici de securitate la nivel de utilizator, dar Access acceptă modelul de securitate al utilizatorului al oricărui server de bază de date la care se conectează. De exemplu, dacă creați un link la o listă SharePoint, Access acordă permisiune utilizatorului pentru lista SharePoint. Dacă doriți să păstrați utilizatorii neautorizați în afara datelor Access, puteți cripta baza de date setând o parolă. Utilizatorii trebuie să introducă parola pentru a citi datele din baza de date, chiar dacă o accesează utilizând un alt program, cum ar fi Excel.

Pentru mai multe informații despre cum să contribuiți la protejarea datelor, consultați Setarea sau modificarea securității la nivel de utilizator Access 2003 în Access 2007 sau o versiune ulterioară și Protecția și securitatea în Excel.

• Gestionarea persoanelor de contact    Puteți să gestionați persoanele de contact și adresele poștale, apoi să creați rapoarte în Access sau să îmbinați datele cu Microsoft Office Word pentru a imprima scrisori tip, plicuri sau etichete poștale.

• Urmărirea inventarului și a activelor    Puteți să creați un inventar de elemente acasă sau la birou și să stocați fotografii sau alte documente asociate împreună cu datele.

• Urmărirea comenzii    Puteți să introduceți informații despre produse, clienți și comenzi, iar apoi să creați rapoarte care arată vânzările după angajat, regiune, perioadă de timp sau altă valoare.

• Urmărirea activităților    Puteți să urmăriți activitățile pentru un grup de persoane și să introduceți activități noi în același timp în care alte persoane își actualizează activitățile existente în aceeași bază de date.

• Organizarea bibliotecilor de împrumut    Puteți utiliza Access pentru a stoca date despre cărți și CD-uri și a urmări persoanele cărora le-ați împrumutat.

• Planificarea evenimentelor    Puteți să introduceți informații despre data, locația și participanții la eveniment, iar apoi să imprimați planificările sau rezumatele cu privire la evenimente.

• Monitorizarea nutriției    Urmăriți rețetele și înregistrați activitățile de dietă și exerciții.

• Contabil    Puteți utiliza caracteristicile puternice de calcul din Excel în multe situații financiar-contabile, de exemplu, o declarație de flux de numerar, un extras de cont sau o declarație de profit și pierdere.

• Bugetarea    Indiferent dacă nevoile dvs. sunt personale sau de afaceri, puteți crea orice tip de buget în Excel, de exemplu, un plan de buget de marketing, un buget de eveniment sau un buget pentru pensionare.

• Facturi și vânzări    Excel este util și pentru gestionarea datelor de facturare și de vânzări și puteți crea cu ușurință formularele de care aveți nevoie, de exemplu, facturi de vânzări, bonuri de ambalare sau comenzi de achiziție.

• Raportarea    Puteți să creați diverse tipuri de rapoarte în Excel care reflectă analiza de date sau rezumă datele, de exemplu, rapoarte care măsoară performanța proiectului, prognozează date, rezumă date sau prezintă date de varianță.

• Planificarea    Excel este un instrument foarte bun pentru crearea planurilor profesionale sau a planificatoarelor utile, de exemplu, un plan școlar săptămânal, un plan de cercetare de marketing, un plan de plată a impozitelor la sfârșitul anului sau planificatoare care vă ajută să planificați mese săptămânale, petreceri sau vacanțe.

• Urmărire    Puteți utiliza Excel pentru a urmări datele dintr-o foaie de pontaj sau o listă, de exemplu, o foaie de pontaj pentru urmărirea lucrului sau o listă de inventar care ține evidența echipamentului.

• Utilizarea calendarelor    Datorită naturii sale ca grilă, Excel se pretează bine la crearea oricărui tip de calendar, de exemplu, un calendar academic pentru a ține evidența activităților în timpul anului școlar sau un calendar de an fiscal pentru a urmări evenimente de afaceri și jaloane.

Pentru șabloane Excel utile din oricare dintre aceste categorii, consultați Șabloane pentru Excel în Microsoft Office Online.