Sfaturi pentru personalizarea publicației

De ce să personalizați?

Clienților le place, de obicei, să fie reamintiți și ajutați, dacă nu există alt motiv, deoarece obțin ceea ce doresc mai repede în acest fel. Acest tip de atenție personală construiește loialitatea clienților. Atunci când magazinele și restaurantele continuă să țină evidența intereselor clienților, clienții răspund, de obicei, revenind și cheltuind mai mult timp și bani acolo.

Corespondența poate funcționa în același fel. Atunci când includeți conținut într-o corespondență care se adresează intereselor specifice ale clienților, clienții sunt mult mai susceptibili să acorde atenție și să răspundă.

Colectați informațiile de client de care aveți nevoie

Evident, urmărirea intereselor și caracteristicilor clienților individuali poate fi o activitate complexă. Trebuie să colectați informațiile, să le stocați într-un formular pe care îl puteți regăsi cu ușurință și să-l filtrați pentru caracteristicile care au sens pentru firma dvs., iar acest lucru vă va ajuta să profitați la maximum de investiția prin e-mail. Cu cât puteți identifica mai clar clienții care partajează interese comune, cu atât este mai mare rentabilitatea investiției.

Microsoft Office Publisher vă poate ajuta. Puteți să introduceți datele de client într-o bază de date pe care o creați direct în Microsoft Publisher sau în alte programe, cum ar fi Excel, Outlook, Outlook cu Business Contact Manager și Access. De asemenea, puteți utiliza listele pe care le cumpărați, cum ar fi cele din Microsoft List Builder.

După ce ați colectat informațiile, puteți să-l analizați pentru a afla ce au cei mai buni clienți în comun, să grupați clienții după afinitate și să vă personalizați corespondența pentru a atrage atenția asupra intereselor lor specifice.

Configurarea fișierului de date

Adresele și informațiile personale pe care le adăugați la publicații trebuie să provină de undeva. De aceea, primul pas în pregătirea pentru o corespondență în masă este să configurați un fișier de date care conține informații de contact despre clienții dvs. Pentru fișierul de date, puteți utiliza o foaie de lucru Microsoft Office Excel, un tabel Microsoft Office Word, o bază de date Microsoft Office Access sau chiar un folder de persoane de contact Microsoft Office Outlook. Lista de corespondență va fi construită din acest fișier de date.

Atunci când configurați fișierul de date, țineți cont de următoarele puncte (pe măsură ce citiți prin listă, consultați următoarea imagine, care afișează coloanele dintr-o foaie de lucru Excel și câmpurile de îmbinare pe două laturi ale unei cărți poștale):

Tipuri de informații din coloane Fiecare coloană din fișierul de date corespunde unui fragment de informații pe care doriți să-l adăugați la o publicație. Dacă, de exemplu, doriți să adăugați adresa unui client și o notă personală la fiecare copie a unei cărți poștale pe care o imprimați, trebuie să aveți coloane în fișierul de date pentru nume, adresă de stradă, localitate, stat, cod poștal și o notă personală.
O intrare pe rând Fiecare rând din fișierul de date conține informații care se află într-o copie a publicației. De exemplu, toate informațiile din rândul 2 din foaia de lucru Excel intră în cartea poștală pe care o trimiteți clientului 1, toate informațiile din rândul 3 intră în cartea poștală pe care o trimiteți clientului 2 etc.
Adăugarea câmpurilor din publicație Pentru a utiliza informațiile care se află în fișierul de date, amplasați câmpurile în publicație-un câmp pentru fiecare porțiune de informații care doriți să apară. De exemplu, dacă doriți să imprimați numele, adresa de stradă, orașul, statul, codul poștal și o notă personală pe fiecare copie a unei cărți poștale, publicația poștală trebuie să conțină un câmp pentru fiecare dintre aceste informații.

Coloanele dintr-o foaie de calcul Excel se potrivesc câmpurilor dintr-o publicație carte poștală

Sfat: Dacă doriți să îmbinați imaginile în publicațiile pe care intenționați să le corespondență, fișierul de date trebuie să includă o coloană care conține date de nume de fișier imagine. Fiecare rând din acea coloană trebuie să conțină numele de fișier al unei anumite imagini, de exemplu: Firstphoto.jpg. Dacă imaginile nu se află în același folder în care se află sursa de date, includeți calea către fiecare imagine.

Adăugarea unui bloc de adrese și a unui mesaj de întâmpinare

Un bloc de adrese imprimat într-un buletin informativ (mai degrabă decât o etichetă poștală aderentă) și o formulă de salut care include numele clientului sunt tehnici simple de personalizare care indică faptul că corespondența dumneavoastră este destinată în mod specific fiecărui destinatar.

Adăugarea unui bloc de adresă care are nume, adresă și alte informații

Pe fila corespondență , în grupul scriere & Inserare câmpuri , faceți clic pe bloc adresă.
În caseta de dialog Inserare bloc adrese, selectați elementele de adresă pe care doriți să le includeți, apoi faceți clic pe OK.

Notă: Dacă numele câmpurilor de date din sursa de date nu se potrivește cu numele câmpurilor pe care le utilizează Publisher pentru blocul de adrese, poate fi necesar să faceți clic pe se potrivește câmpurile din caseta de dialog Inserare bloc adresă . În caseta de dialog potriviri câmpuri , utilizați listele verticale pentru a selecta câmpurile din sursa de date care corespund câmpurilor Publisher.

Adăugarea unei linii de salut

Pe fila corespondență , în grupul scriere & Inserare câmpuri , faceți clic pe linie de salut.
În caseta de dialog Inserare linie de salut , selectați formatul liniei de salut, care include salutul, formatul de nume și punctuația următoare. Sau tastați o intrare nouă în fiecare casetă text.
Introduceți textul care doriți să apară în cazurile în care Publisher nu poate interpreta numele destinatarului, de exemplu, atunci când sursa de date nu conține nume de familie sau prenume pentru un destinatar, ci doar un nume de firmă.
Faceți clic pe OK.

Notă: Dacă numele câmpurilor de date din sursa de date nu se potrivește cu numele câmpurilor pe care le utilizează Publisher pentru linia de salut, poate fi necesar să faceți clic pe se potrivește câmpurile din caseta de dialog linie de salut . În caseta de dialog potriviri câmpuri , utilizați listele verticale pentru a selecta câmpurile din sursa de date care corespund câmpurilor Publisher.

Adăugarea unei imagini la o adresă

Puteți să adăugați o imagine sau o fotografie într-un bloc de adrese, precum și în orice zonă din publicație. Ce imagine este afișată poate fi variată pentru a se potrivi cu dobânda de marcă a clientului, vârsta, sexul sau alte câmpuri de date pe care le urmăriți.

În publicație, faceți clic în locul în care doriți să inserați câmpul de îmbinare pentru o imagine (de exemplu, lângă blocul adresă).
Pe fila corespondență , în grupul scriere & Inserare câmpuri , faceți clic pe imagine > Inserare câmp imagine.
În caseta de dialog Inserare câmp imagine , selectați câmpul care corespunde cu informațiile despre fotografie din fișierul de date, apoi faceți clic pe OK.

Publisher inserează un câmp de îmbinare într-un cadru imagine în publicație, la punctul de inserare selectat. Puteți să redimensionați sau să mutați cadrul imaginii.

Adăugarea de note și hyperlinkuri

Dacă ați configurat fișierul de date pentru a stoca informații personale relevante despre clienții dvs., așa cum se descrie în Sfaturi pentru listele de corespondență, puteți utiliza informațiile colectate pentru a livra conținut care este vizat specific intereselor clienților. Livrarea conținutului care se potrivește intereselor clienților este o formă puternică de personalizare. De exemplu, este posibil să:

Personalizarea corespondenței separate după sex Anunțați o nouă linie de produs pentru doar bărbații sau doar femeile, inclusiv sexul fiecărui client ("bărbat" sau "femelă") din lista de expediere poștală, apoi filtrați pe fiecare sex sau pur și simplu filtrați lista pe diferitele intrări din câmpul titlu ("Domnul" și "MS."). Puteți să includeți un URL (în imprimare) sau să creați un link direct la o pagină Web (prin e-mail) pentru fiecare gen care le descrie opțiunile. Pentru a face acest lucru, adăugați adresa URL corespunzătoare pentru fiecare înregistrare dintr-o coloană desemnată în acest scop.
Focalizarea pe destinatarii unei anumite vârste Notificați clienții cu privire la produsele sau serviciile care sunt adecvate pentru faza de viață a clienților (cum ar fi planificarea pentru pensionare în anii ' 20, comparativ cu planificarea pentru pensionare în cincizeci de minute), prin colectarea datelor de naștere ale clienților ca naștere Year (cum ar fi "1945").

Dacă doriți să oferiți un cadou promoțional tuturor clienților a căror zi de naștere se încadrează în luna curentă, ați putea colecta datele de naștere ca lună, zi, an (cum ar fi "1 ianuarie, 2008").
Utilizați istoricul achizițiilor Trimiteți anunțuri speciale celor care au efectuat achiziții importante recente sau notificați-i pe clienți atunci când aveți modele noi de branduri preferate. Dacă urmăriți achizițiile specifice ale acestora, puteți sorta fișierul de date pentru a identifica istoricul achizițiilor de mărci atunci când primiți un nou transport al liniei de produse sau pentru a-i informa despre produsele asociate pe care alți clienți le-au achiziționat ("clienții care au cumpărat elementul au găsit și acest element util").

Adăugarea unei note personale

Puteți trimite un mesaj text particularizat fiecărui segment de client care partajează un interes comun. Pentru a face acest lucru, adăugați un câmp (sau o coloană) la fișierul de date pentru a conține aceste mesaje, apoi adăugați mesajul corespunzător la fiecare înregistrare (sau rând). Este posibil să asociați un anumit mesaj cu clienții care au același sex, care au aceeași vârstă sau dată de naștere sau care au efectuat achiziții în ultimele șase luni. Pentru mai multe informații despre pregătirea listei de corespondență, consultați Sfaturi pentru listele de corespondență.

Faceți clic pe o casetă text din publicație unde doriți să apară informații personalizate. Ca alternativă, faceți clic pe Desenare casetă text pe fila pornire , apoi glisați un dreptunghi la dimensiunea dorită.
- Dacă există deja text în caseta text și doriți să înlocuiți acel text, selectați-l și pe acesta.
- Dacă există deja text în caseta text și doriți să păstrați acel text, poziționați cursorul în locul în care doriți să inserați mesajul personalizat.
În panoul de activități Îmbinare corespondență , faceți clic pe câmpul de îmbinare corespunzător din caseta listă din panoul de activități.

Adăugarea unui hyperlink personalizat

Aveți posibilitatea să includeți un hyperlink care vă indică clienții la o pagină web care se adresează intereselor sau atributelor lor particulare. Puteți să adăugați numele sau alte câmpuri de date ale clienților la textul hyperlinkului pentru a-l face cu adevărat personal.

Pe fila corespondență , în grupul scriere & Inserare câmpuri , faceți clic pe faceți clic pe Inserare hyperlink personalizat.
În caseta de dialog Inserare hyperlink personalizat , tastați textul pe care doriți să-l afișați și adresa site-ului web la care doriți să accesați destinatarii atunci când fac clic pe hyperlink.
Dacă doriți să utilizați un câmp de date în textul afișat, faceți clic pe textul afișat, apoi, în caseta listă din partea dreaptă, faceți clic pe câmpul de date pe care doriți să-l inserați.

Notă: Dacă inserați un câmp de date, puteți specifica un text de afișare substituent și o adresă web pentru orice intrări necompletate care corespund câmpului de date inserat. Bifați casetele de selectare Utilizare text implicit pentru intrări necompletate și Utilizați hyperlinkul implicit pentru intrările necompletate , după cum este necesar, apoi tastați textul înlocuitor și adresa web.