SharePoint oferă o experiență scalabilă, bogată în caracteristici pentru gestionarea conținutului. Dacă aveți un volum mare de fișiere de gestionat, luați în considerare utilizarea unui șablon de site centru de documente. Acest șablon este optimizat pentru gestionarea documentelor pe scară largă. Poate economisi timp și vă poate ajuta să fiți mai eficient. Versiunile, ID-urile de documente, seturile de documente, navigarea în metadate și tipurile de conținut sunt incluse în șablon.
Un site centru de documente funcționează pentru ambele scenarii:
-
Crearea mediului Într-un mediu de creare a unui centru de documente, utilizatorii creează și editează mii de documente sau active media care sunt stocate într-un depozit central.
-
Arhiva de conținut Într-o arhivă de conținut, cum ar fi o bază de cunoștințe, utilizatorii stochează sau vizualizează documente.
Acest articol vă arată caracteristicile dintr-un șablon de site centru de documente.
Pentru a crea un centru de documente, consultați utilizarea șabloanelor pentru a crea diverse tipuri de site-uri SharePoint
Ce se află într-un site centru de documente?
Șablonul de site centru de documente conține caracteristici care simplifică și sunt mai eficiente pentru a crea și a gestiona seturi mari de documente. În majoritatea cazurilor, un proprietar de site poate adăuga separat fiecare dintre aceste caracteristici. Șablonul de site centru de documente activează automat caracteristicile recomandate de gestionare a documentelor. Următoarele secțiuni descriu pe scurt aceste caracteristici.
Puteți utiliza un site centru de documente ca mediu de lucru sau ca arhivă de conținut. Într-un mediu de dezvoltare, utilizatorii arhivează și extrag frecvent fișiere și creează structuri de foldere pentru acele fișiere. Versiunea este activată și sunt păstrate versiuni anterioare ale fiecărui document. În plus, fluxurile de lucru pot controla cicluri de viață ale documentului.
În schimb, se produce foarte puține creații într-o arhivă de conținut. Utilizatorii doar vizualizează sau încarcă documente. Șablonul de site centru de documente acceptă crearea unui tip de arhivă de conținut denumit arhive din baza de cunoștințe. De obicei, bazele de cunoștințe conțin versiuni unice de documente și un site poate scala la milioane de fișiere. Într-un scenariu tipic, cum ar fi un centru de asistență tehnică pentru o organizație mare, mii de persoane pot accesa conținutul, în principal pentru a-l citi. Doar unii ar încărca conținut nou pe site.
Următoarele elemente descriu câteva caracteristici SharePoint pe care le puteți include într-un site centru de documente. În plus față de aceste capacități, unele organizații particularizează aspectul și navigarea unui centru de documente. Unele adăugați părți Web particularizate.
Metadatele gestionate este un sistem care atribuie anumiți termeni pentru documente în SharePoint. Apoi, puteți utiliza acești termeni pentru a clasifica documentele. De asemenea, puteți utiliza metadate pentru a crea un instrument de navigare puternic pentru utilizatorii care îi pot ajuta să găsească rapid ceea ce doresc.
De exemplu, să presupunem că firma dumneavoastră are o bază de cunoștințe care conține articole care ajută utilizatorii să depanați problemele cu produsele. Este posibil să creați termeni de metadate care permit utilizatorilor să filtreze informațiile după produs, după tipul de problemă sau alte proprietăți.
Într-un site centru de documente, fiecare fragment de conținut primește un ID unic care nu este asociat cu locația documentului, cum ar fi un link URL. Acest lucru înseamnă că, dacă mutați sau redenumiți documentul, ID-ul rămâne identic. Puteți utiliza ID-ul pentru a crea un link permanent pentru document și a minimiza legăturile întrerupte.
Versiunile sunt activate automat într-un site centru de documente. Acest lucru înseamnă că aveți în mod automat un istoric cu toate versiunile diferite ale unui fișier. Într-un proces de revizuire a documentelor, de exemplu, aceasta înseamnă că aveți o înregistrare a tuturor actualizărilor care au fost introduse în timpul ciclului de revizuire. Puteți să urmăriți actualizările, să contactați reacții etc. În plus, dacă apare o problemă cu versiunea curentă a unui articol, puteți reveni rapid la ultima versiune cunoscută.
Un tip de conținut este un anumit tip de conținut, împreună cu un grup de setări pentru conținut. Atunci când o persoană creează un document cu un tip de conținut definit, acesta primește automat toate setările corespunzătoare pentru acel tip de conținut. Un centru de documente poate avea o colecție de tipuri de conținut – diferite tipuri de documente, video, șabloane etc.
Cu toate acestea, organizatorul de conținut nu este inclus automat într-un site centru de documente, mulți utilizatori îl adaugă. Organizatorul de conținut este o caracteristică SharePoint care vă permite să gestionați organizația și structura generală a elementelor. Prin utilizarea metadatelor sau a tipurilor de conținut, organizatorul de conținut poate distribui automat documente și alte elemente în anumite locații. De exemplu, într-o bază de cunoștințe, este posibil ca organizatorul de conținut să distribuie automat toate transmisiile noi într-o bibliotecă specială care colectează articole pentru un anumit produs.
